淺談檔案管理存在的問題、應對措施及信息化對檔案管理的積極影響

魏致南

檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業性較強的工作，隨著各項制度的改革檔案管理工作如何主動順應時代發展的要求，更新檔案管理的內容、范圍、檔案收集的方式、方法以及檔案服務的對象等，是各級管理部門需要面對和認真思考的問題，要充分認識到該項管理工作的重要性，加強對檔案的管理，及時研究解決檔案管理工作中遇到的問題，現就檔案管理現狀、存在的問題和解決辦法進行分析。

1 檔案管理現狀及存在的問題

1.對檔案的重視程度不夠。長期以來，相當一部分人員包括部分領導干部對檔案工作的認識都存在一些誤區，認為檔案工作就是抄抄寫寫，保管的事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創造經濟效益，在檔案方面不做預算，財政投入幾乎為零。輕視檔案工作的思想表明了一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作已無法適應現代管理需求。

2.管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后，大部分人員沒有經過專業檔案知識的學習，對檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不甚了解，檔案收集意識淡薄，而且大多數檔案員身兼數職，對檔案工作精力投入不足，僅在年底時集中幾天進行檔案的收集、整理、歸檔，一些材料還不盡真實和準確。

3.檔案室硬件環境設施不齊全。對檔案管理必備的條件解決落實差，個別單位沒有專用檔案室；有的單位檔案室不達標準，狹窄、潮濕，“六防”設備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。

2 應對方法

1.深化認識，完善各項規章制度。一方面，要充分認識檔案工作的重要性，單位領導要把檔案管理工作作為一項經常性、基礎性的工作常抓不懈，檔案工作人員要增強責任感，檔案部門要積極主動地向單位匯報檔案管理工作情況及工作中遇到的困難，增加必要的投入，創造良好的環境，要經常組織檔案管理人員學習檔案法律法規，樹立檔案工作的責任感，提高做好檔案工作的自覺性。

另一方面，健全檔案管理制度，進一步提高規范化管理水平，根據我國《檔案法》等法律法規和有關檔案管理規定，結合實際，從檔案的收集、歸檔、保管、保密、利用、鑒定等方面入手，制度一套完整的檔案管理制度。

2.積極采用新方法和新手段。信息技術迅猛發展，網絡信息等已成為檔案管理工作不可缺少的技術和工具之一，實現檔案思想和技術的現代化、數字化是我們檔案管理工作的唯一出路，也是檔案管理發展的必然方向。利用計算機等現代化手段整理檔案，可以收到事半功倍的效果，利用計算機要工作的性人工立卷，然后按類別歸屬于條目的內容和打印出來，作為以前的那種以“卷”為單位時案卷目錄，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發揮計算機的管理優勢，減少了手工操作，提高了工作效率，更好地服務于社會。

3.加強對歸檔文件材料的收集。做好歸檔文件材料的收集工作是確保檔案齊全、完整、準確、系統的基礎，工作人員必須熟悉和掌握收集工作的各種渠道和方法，處理好檔案形成過程中各個環節，對檔案形成的全過程進行動態監督和檢查，同時要不斷提高全員檔案意識，實現全方位的有效管理，采取各項有力措施，做好檔案材料的收集工作。

4.強化檔案室設施配備。加強檔案保護，包括對紙質檔案和電子檔案的保護。對紙質檔案，要加強庫房“八防”建設，使檔案室做到防火、防盜、防高溫、防潮、防光、防蟲、防有害氣體、防塵的安全防護要求，杜絕檔案霉變、褪色、污損、蟲蛀、鼠咬現象及各類事故的發生；對電子檔案，一方面要采取必要措施，加強對電子檔案載體的保護，另一方面，要加強對電子檔案信息安全的保護。

3 現代技術應用對檔案的影響

1.信息化使檔案資源共享的幾率擴大。過去檔案都是由文件轉化而來。按照檔案歸檔文件的要求，文件歸檔后只保存一份，如果想利用檔案材料必須找檔案部門。在信息化的今天，電子政務的飛速發展，使得電子文檔的存儲更加方便，存儲空間極大縮小，使用者使用起來更加方便。

2.電子檔案的使用使得檔案資料檢索更為高效化。電子計算機具有強大的檢索功能，不僅速度快，而且查準率也十分高。計算機的檢索功能為檔案資料管理查找提供了許多便利條件。過去通過手工錄入建立各種檢索目錄的工作，費時費力。現在有了計算機，特別是網絡的開通更方便使用者參詢，減少了過去人工檢索時間的浪費。特別是建立檔案的全文數據庫后，使用者可以不看檔案原件就能解決諸如時間、地點、文號、標題等的查詢需求。對于研究、出版需求的使用者來說，可以非常方便地復制，然后在計算機上編輯，極大地提高了工作效率。

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