關(guān)于人事代理和人才流動(dòng)中檔案管理的思考

摘 要：隨著社會(huì)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，人才的發(fā)展形勢(shì)也在不斷發(fā)生著變化，人才流動(dòng)現(xiàn)象也更加普遍。人事檔案管理面臨著巨大的挑戰(zhàn)，因此對(duì)于人事檔案管理也提出了新的要求。本文針對(duì)人事代理和人才流動(dòng)中檔案管理出現(xiàn)的相關(guān)問(wèn)題，提出一些具體的切實(shí)可行的改革建議。

關(guān)鍵詞：人事代理；人才流動(dòng)；檔案管理

人事代理做為政府人事部門(mén)所屬的人才交流服務(wù)中心的主要業(yè)務(wù)，按照國(guó)家相關(guān)法規(guī)接受單位或個(gè)人委托，為公有制經(jīng)濟(jì)單位、多種所有制經(jīng)濟(jì)單位、各類(lèi)人才提供人事檔案管理、職稱(chēng)評(píng)估等全方面的服務(wù)。由于社會(huì)各行業(yè)和崗位的不同需求，導(dǎo)致人才流動(dòng)現(xiàn)象嚴(yán)重，也產(chǎn)生了一系列對(duì)于人才流動(dòng)的爭(zhēng)議。所以人事代理對(duì)于人才流動(dòng)也產(chǎn)生了專(zhuān)門(mén)的委托代理，形成以人事檔案管理為依托的基礎(chǔ)性代理。

1 人事代理和人才流動(dòng)中的檔案管理

人才流動(dòng)檔案主要是指人們?cè)谌耸禄顒?dòng)中形成記錄個(gè)人資料和反映個(gè)人經(jīng)歷、品行、不同階段的工作能力和水平、所受獎(jiǎng)勵(lì)或處罰等歸檔保存的個(gè)人原始信息。其中流動(dòng)人員的人事檔案只負(fù)責(zé)記錄部分人的信息，如：辭職或被單位辭退的政府機(jī)關(guān)人員，與用人單位解除勞動(dòng)合同的企、事業(yè)員工，自費(fèi)出國(guó)的留學(xué)人員、高校專(zhuān)畢業(yè)生，企業(yè)中辭職或被辭退的員工，外商投資、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)、各類(lèi)民營(yíng)企業(yè)等，駐華外國(guó)企業(yè)機(jī)構(gòu)中中方雇員等。

只有縣級(jí)及縣級(jí)以上的政府人事行政部門(mén)和黨委組織部門(mén)下的人才流動(dòng)服務(wù)管理部門(mén)，才具有流動(dòng)人員人事檔案管理的職能。檔案管理的主要工作是收集整理、保管轉(zhuǎn)遞人員的檔案信息；流動(dòng)人員的身份確認(rèn)、出國(guó)出境的政審工作、檔案工資記載；還有一些社會(huì)化服務(wù)性質(zhì)的工作，如：職稱(chēng)資格考試、社會(huì)保險(xiǎn)等 [1]。國(guó)家在1995年推行了人事代理的政策后，受到了廣大用人單位和個(gè)人的一致好評(píng)，這是社會(huì)制度改革的體現(xiàn)，同時(shí)也是社會(huì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)建立后發(fā)展的必然趨勢(shì)。

2 人事代理和人才流動(dòng)檔案管理中存在的諸問(wèn)題

人事代理對(duì)檔案的管理是人事代理服務(wù)中的一項(xiàng)重要工作，從本質(zhì)上講就是用人單位以集體或個(gè)人代理的方式委托人事部門(mén)的人才交流機(jī)構(gòu)根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)，代管人員的人事檔案業(yè)務(wù)。以合同的形式明確用人單位、代理人、人才交流中心三方的權(quán)利與義務(wù)，實(shí)現(xiàn)人事關(guān)系管理與人才使用相分離的人才服務(wù)模式[3]。但是，這三方在實(shí)際運(yùn)行中存在著很多問(wèn)題，從而影響了人事代理檔案工作的運(yùn)行。

2.1 檔案趨于商品化和利益化

“檔案商品化”和“檔案盈利化”的程度日益加深，導(dǎo)致檔案管理混亂。由于我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，法律體系不健全等條件的制約，造成流動(dòng)人員的人事檔案管理要實(shí)行收費(fèi)，并沒(méi)有做到完全公益化。所以導(dǎo)致了某些部門(mén)利用這一便利條件謀取私利，私自提高檔案管理費(fèi)用。導(dǎo)致檔案管理一片混亂，更有中介機(jī)構(gòu)的參與，通過(guò)收取中介費(fèi)來(lái)私自截留、騙取、扣壓、泄露檔案信息等非法手段來(lái)謀取利益。各中介之間也存在惡性競(jìng)爭(zhēng)的情況，影響了人才市場(chǎng)的正常運(yùn)行，嚴(yán)重的擾亂了人事檔案管理的工作秩序，同時(shí)也阻礙了人才交流活動(dòng)的進(jìn)行。

每年我國(guó)人員流動(dòng)量都在不斷增加，也為人員流動(dòng)的檔案管理帶來(lái)了較多問(wèn)題，檔案管理的商品化、利益化和不合理的操縱，導(dǎo)致我國(guó)人事檔案管理部門(mén)辦事效率低下、公信力下降、信譽(yù)降低等問(wèn)題，嚴(yán)重阻礙了人事檔案管理部門(mén)的發(fā)展和改革。

2.2 人事檔案多頭管理的混亂局面

人事檔案的管理應(yīng)由政府人事部門(mén)所屬的人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理，但現(xiàn)實(shí)情況是不僅有人才流動(dòng)機(jī)構(gòu)管理，還有很多管理流動(dòng)人員人事檔案的機(jī)構(gòu)，如：地區(qū)性勞動(dòng)部門(mén)、勞動(dòng)部門(mén)所屬的待業(yè)職工檔案管理部門(mén)、教育部門(mén)人事處、各企業(yè)中的人事管理部門(mén)、外企人才服務(wù)中心等機(jī)構(gòu)也都根據(jù)相關(guān)文件或自行制定文件，私自保留流動(dòng)人員的人事檔案。

在人事檔案多頭管理的同時(shí)，也存在著流動(dòng)人員人事檔案無(wú)人管理的局面。各機(jī)構(gòu)之間相互推諉，有的管理單位甚至只是簡(jiǎn)單地收、發(fā)流動(dòng)人員的檔案，甚至留封皮都不曾打開(kāi)，走過(guò)場(chǎng)、重形式，使得原本規(guī)范、統(tǒng)一、科學(xué)的管理變得混亂。

2.3 檔案管理人員的管理模式存在弊端

我國(guó)從事人事檔案管理工作的人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不足是導(dǎo)致檔案管理混亂的重要原因之一。由于受教育水平不同，知識(shí)素養(yǎng)和專(zhuān)業(yè)素質(zhì)也不盡相同，人員無(wú)法將人事檔案進(jìn)行更科學(xué)、合理化的分類(lèi)保管，并且一些人員的思想狹隘，個(gè)人主義嚴(yán)重，考慮事情不周全。這些都阻礙了人事檔案管理的發(fā)展，因此，要提高雇傭人員的素質(zhì)，確保檔案管理的質(zhì)量。

目前我國(guó)對(duì)于人事檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)還不太完善，甚至在管理上的諸多思想都是借鑒的一些發(fā)達(dá)國(guó)家的模式，但某些管理理念還是不太適合我國(guó)管理體制的發(fā)展，所以就造成了我國(guó)人事檔案管理制度的空缺。因此，一定要大力完善我國(guó)法律、管理制度。

2.4 檔案管理科學(xué)化程度不高，軟硬條件不足

現(xiàn)如今人事檔案的管理多利用計(jì)算機(jī)設(shè)備，計(jì)算機(jī)信息儲(chǔ)量達(dá)，時(shí)效性強(qiáng)的特點(diǎn)使得檔案更容易查找、分類(lèi)。但我國(guó)檔案管理信息化的硬件設(shè)備與發(fā)達(dá)國(guó)家有較大差距，，一些系統(tǒng)軟件也比較落后，導(dǎo)致硬件與軟件的不相適應(yīng)。軟件條件的落后還導(dǎo)致檔案管理信息交流和信息資源的共享的不及時(shí)，在檔案管理中仍然采用比較傳統(tǒng)的管理手法，使得檔案信息更新不及時(shí)。

3 人事代理和人才流動(dòng)檔案管理的改革

我們所處的是一個(gè)信息化程度高、開(kāi)放性強(qiáng)的時(shí)代，經(jīng)濟(jì)實(shí)力的日益增強(qiáng)，人力資源的競(jìng)爭(zhēng)力也越來(lái)越激烈，所以對(duì)人事管理部門(mén)的要求也越來(lái)越高。

3.1 利用網(wǎng)絡(luò)信息化處理

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)有信息儲(chǔ)量大，時(shí)效性強(qiáng)的特點(diǎn)。因此利用這一特點(diǎn)完善檔案信息管理。

首先要利用網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)等設(shè)備加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理信息化的處理，實(shí)現(xiàn)對(duì)于流動(dòng)人員的全面了解。同時(shí)還需要對(duì)檔案信息管理人員的加強(qiáng)培訓(xùn)，熟悉網(wǎng)絡(luò)技術(shù)者優(yōu)先錄用。

其次是利用計(jì)算機(jī)等網(wǎng)絡(luò)設(shè)備將傳統(tǒng)的人事檔案管理信息化，達(dá)到資源的共享性，更有利于查詢(xún)和使用。隨著經(jīng)濟(jì)交流和人員流動(dòng)越發(fā)普遍，信息化、服務(wù)化、開(kāi)放化的人事管理模式必然會(huì)成為總的發(fā)展趨勢(shì)。所以我們要緊隨時(shí)代腳步，提供信息化、開(kāi)放化的檔案管理優(yōu)質(zhì)服務(wù)，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)進(jìn)步與發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

3.2 規(guī)范檔案管理制度

人事檔案管理應(yīng)該隨著市場(chǎng)機(jī)制的改革而改革。人事檔案是社會(huì)發(fā)展不可或缺的資源，應(yīng)該隨社會(huì)的需求不斷完善管理體制。只有制定切實(shí)可行的制度才能更好的管理流動(dòng)人員檔案。首先要明確人事代理的職責(zé)范圍和義務(wù)，盡量避免各部門(mén)之間對(duì)流動(dòng)人員檔案管理的相互推諉、多頭檔案的現(xiàn)象。人事檔案的管理應(yīng)由政府人事部門(mén)所屬的人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理，要認(rèn)真監(jiān)管其他機(jī)構(gòu)私自保留流動(dòng)人員的人事檔案的現(xiàn)象。其次，在明確自身職責(zé)之后要嚴(yán)格遵循人事檔案工作的規(guī)章制度，管理人員不能利用這一便利條件謀取私利，私自提高檔案管理費(fèi)用。最后要制定出一套有章可循的制度，建立健全對(duì)流動(dòng)人員檔案的收集、審核、保存、轉(zhuǎn)遞等制度，使人事檔案管理更加規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。最后，還要做好檔案管理的后期保障服務(wù)工作，可以實(shí)施一對(duì)一的服務(wù)，對(duì)流動(dòng)人員的檔案做到實(shí)時(shí)跟蹤。

3.3 提升人事檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)

人事檔案管理工作是一份嚴(yán)謹(jǐn)性、專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的工作，任職這一職業(yè)的人員一定要有較高的文化知識(shí)素養(yǎng)和專(zhuān)業(yè)技能，同時(shí)還要有較高的思想道德修養(yǎng)，能?chē)?yán)格執(zhí)行黨和國(guó)家頒布的關(guān)于流動(dòng)人員檔案管理的新政策，要熟悉人事代理制度，掌握相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)。禁止相關(guān)工作人員思想狹隘，個(gè)人主義嚴(yán)重，工作不積極相互推諉的現(xiàn)象。擁有一批高素質(zhì)、高技能的人事檔案管理隊(duì)伍是做好人事代理的關(guān)鍵所在，只有全體管理人員的素質(zhì)提升，才能使管理工作更加高效率、服務(wù)更到位。還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，進(jìn)行法律法規(guī)、專(zhuān)業(yè)技能的培訓(xùn)工作做好保障工作，特別是進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的培訓(xùn)，使其能夠利用網(wǎng)絡(luò)管理流動(dòng)人員檔案。不斷優(yōu)化檔案管理的隊(duì)伍，提高整體水平。

4 結(jié)語(yǔ)

實(shí)現(xiàn)流動(dòng)人員人事檔案管理從控制型轉(zhuǎn)向服務(wù)型的管理，從封閉式管理轉(zhuǎn)向開(kāi)放式管理，從利益化、商品化管理轉(zhuǎn)為無(wú)盈利性管理，從傳統(tǒng)式管理轉(zhuǎn)向科技型管理，做好人事代理人員、用人單位、人才流動(dòng)中心三者的關(guān)系，不斷提高和完善人事檔案管理的服務(wù)，創(chuàng)新人事檔案管理的模式，更好地為流動(dòng)人員提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，發(fā)揮人事檔案管理的價(jià)值。

參考文獻(xiàn)

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[3]劉琴.人事檔案管理的問(wèn)題與對(duì)策[J].檔案學(xué)通訊，2007（03）.

作者簡(jiǎn)介

盧顯陽(yáng)，男，漢族，河南鄧州市人，濟(jì)南陸軍學(xué)院本科，助理館員，研究方向：檔案管理，河南機(jī)電高等專(zhuān)科學(xué)校。