文書檔案按“卷”與按“件”管理之比較

蒙天池

摘 要：本文分別闡述按“卷”管理和按“件”管理的定義，并對新舊兩種立卷方式進行優缺點比較，提出一些看法

關鍵詞：立卷歸檔；優缺點

立卷歸檔是文書檔案管理過程的一個重要環節，傳統的文書檔案采取案卷管理方式，但是隨著辦公自動化的普及和計算機在檔案管理工作中的廣泛運用，形成了大量的電子文件，傳統的文書檔案立卷管理的方式已經不能適應現代化檔案管理。2000 年 12 月 6 日，國家檔案局頒布了《歸檔文件整理規則》（以下簡稱《規則》），《規則》中提出了將文書立卷以“卷”改為以“件”為保管單位，它是我國國家機關行政事業單位檔案管理 進入了一個全新的階段，是在新形勢下實現歸檔文件整理規范化、檔案管理科學化的一項重要措施?，F將傳統的按“卷”管理和改革后的按“件”管理做一比較。

1 傳統的按“卷”管理

傳統的文書檔案的歸檔是檔案人員首先接收、收集、整理文件，將有保存價值的文件歸檔，根據立卷的原則和方法，按照它們之間的聯系、價值、保管期限組合成案卷，并編寫案卷題名。一個案卷題名是對卷內文件的概括，可以揭示出卷內文件的內容和成份，為文件的查找利用提供線索；然后按照文件的重要程度和時間順序排列卷內文件和編號，填寫和編制卷內目錄；對每份文件的排列順序，一般按照“印制件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；批復件在前，請示件在后”的原則整理；最后按保管期限、年度、組織機構或保管期限、年度、問題的方法進行案卷排列及編制案卷目錄。

2 改革后的按“件”管理

國家檔案局發布的《規則》是以“簡化整理、深化檢索”為宗旨，對“立卷”進行改革，采用按“件”管理，極大地簡化了歸檔文件的整理工作過程。按“件”管理，顧名思義按每份文件進行管理，正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復制件為一件，轉發文與被轉發文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊為一件，來文和復文可為一件。按保管期限、年度、機構結合問題、時間進行分類、排列，每一份文件用不銹鋼釘裝訂，并加蓋檔號章、裝盒、編制檔案目錄。

3 兩種管理方法的比較

無論是傳統的案卷級管理還是改革后的文件級管理，在歸檔過程中都必須“遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區別不同價值，便于保管和利用”的整理原則，只是整理程序和操作方法有所不同。下面通過闡述兩種管理方法的優缺點來進行比較

3.1 按“卷”管理的優缺點

1、優點。按“卷”管理的優點是具有系統性、成套性。不依賴于計算機檢索，可以按照案卷目錄查找到所需要的文件；按“卷”管理的文件安全性較好，由于文件都是裝訂起來的，所以不易被拆卷或抽取而造成檔案遺失。

2、缺點。按“卷”歸檔是一項工作量大、專業性強、程序復雜的工作，檔案人員的素質直接影響案卷質量，不同的檔案人員，看問題的角度不同，理解能力不同，對一卷相同的檔案會組出不同的樣式案卷，形成的案卷題名也五花八門，這給檔案的查詢利用帶來困難與不便。由于是按“卷”管理，一卷檔案由若干份文件組成，利用者只需查詢其中一份，但在查詢時會看到其它無關的文件，不利于檔案的保密。

3.2 按“件”管理的優缺點

1、優點。改革后的文件級管理，大大簡化了歸檔工作程序，減少了不必要的手工勞動和財務的投入，縮短了文件歸檔的時間，提高了工作效率，把檔案人員從繁重的整理工作中解脫出來，把更多地時間和精力放在檔案編研和信息開發利用上，更好的發揮檔案的價值；按“件”歸檔相比起按“卷”歸檔對于檔案人員來說更容易更簡單，只需區別不同的保管期限，把同一保管期的內容放在一起，按時間先后排列，不用耗費大量的精力進行分類，同時也減少了檔案人員對文件歸檔的主觀隨意性，更加遵循文書自然形成規律；檔案以“件”為單位歸檔后，可以隨時增加和補充遺漏文件或材料，無需拆卷和裝訂，只需將漏歸的文件插到相關類別的卷盒中，在備注中說明即可；改革后的管理更有利于檔案的利用，過去查閱檔案是整卷提供利用，現在是每份檔案都以“件”為單位存在，可以有針對性地提供利用者所需要的檔案，不用接觸到其他無關的文件，大大提高了保密性；便于現代化計算機管理，便于掃描和復制，檔案軟件里不用再分為案卷和卷內兩級目錄，直接一個件盒目錄，檢索起來更方便、快捷，也有利于檔案的日常統計工作。

2、缺點。采用按“件”管理的歸檔方式是有條件的，只有信息化管理比較成熟，可以對庫存檔案實現文件級計算機檢索的單位，才適用此方法。因為沒有分卷管理，以件為單位的文件之間沒有有機的聯系，是以個體存在的，如果不借助于計算機檢索，很難找到所需檔案。計算機管理水平，在一定程度上決定了檔案的管理水平，這就對檔案人員的計算機應用水平和能力要求相對比較高。所以按“件”管理具有依賴性、局限性。

按“件”管理是信息時代的產物，是檔案管理工作的發展趨勢，給檔案工作者帶來了新的機遇與挑戰。雖然按“件”管理有不足，但總體來說還是利大于弊，如何取“卷”之長補“件”之短，是每個檔案工作人員在日后工作中需要總結和改進的。只有不斷研究、改進檔案管理辦法，才能促進檔案事業的發展。

參考文獻

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