檔案數字化服務發展瓶頸及其解決

陳榕馨

摘 要：隨著科學技術日新月異的發展，檔案管理的新需求的出現，檔案數字化服務備受關注。了解其概況，從現狀發現其管理瓶頸，并從檔案行政管理部門、檔案服務機構及檔案服務對象等主體的角度提出瓶頸解決的方法。

關鍵詞：檔案服務機構 數字化服務 發展瓶頸 解決措施

本文為2014年國家級大學生創新創業訓練項目（項目號：201411498005）成果之一

1 檔案數字化服務的概況

檔案數字化是指在文件材料歸檔后，通過計算機技術、OCR技術（Optical Character Recognition，光學字符識別）、攝影攝像掃描技術等多媒體體的綜合運用，按照國家相關的政策法規要求將紙質版的檔案信息轉化成電子檔案信息數據庫的過程。

檔案數字化的理論研究最初始于美國，而我國對該理論的研究起步晚尚處于初步的探索階段。目前，已有的研究著重于探索檔案數字化概念上的探討，幾乎沒有結合各地方實際、具有可操作性的論文研究。而隨著辦公自動化的推廣以及電子文件的大量產生，傳統的紙質檔案管理、人工檢索和利用已無法適應現代社會發展的需求，為檔案數字化提供理論操作依據顯得十分緊迫。

國家檔案局已經在檔案事業總體規劃體現出對檔案數字化重視。2000年以來，國家檔案局出臺了一系列的檔案數字化建設的方針政策和規范標準，2000年，制定《全國檔案信息化建設實施綱要》； 2003年，發布《電子公文歸檔管理暫行辦法》；2005年，制定《紙質檔案數字化技術規范》（DA/T 31—2005），對檔案數字化工作提出詳細、具體的方法步驟、管理規范、技術標準和質量要求。這些政策和標準為檔案數字化服務的發展提供了政策支持和統一標準，特別是近年來提出“數字檔案”、“智慧檔案”建設的戰略構想，為檔案數字化服務提供了廣闊的發展空間。

以福建省為例，迄今為止，僅有8%以上的市縣區綜合檔案館、部分專業檔案館和企業檔案館以及少數單位的檔案室已經穩步進行檔案數字化工作。據筆者的調查研究發現，大部分地區無法跟上省檔案局步驟的原因是檔案數字化的技術不成熟且不經濟。因此，多數地區都能擱置一邊，只有經濟較發達的地區率先開展這項工作。高成本投入雖然讓檔案數字化成果微小但也為檔案服務業提供了廣闊的市場。為規避高投入的資本浪費，許多地區檔案館采取檔案數字化外包方式。由檔案服務機構進行規模化處理。因此，據不完全統計，通過福建省檔案備案的檔案服務機構有56家其中有36家提供檔案數字化服務，占64.3%。雖然，該省提供檔案數字化服務的機構眾多，但水平參差不齊尤其是受人才資源、技術水平、管理水平、安全保密和市場無序競爭的制約，檔案數字化服務正面臨發展瓶頸期。

2 檔案數字化服務發展的瓶頸

2.1 人力資源制約

在各行各業存在“用人難，留人更難”的情況下，檔案數字化服務行業也同樣不能例外。福建省某大型檔案數字化服務公司從事檔案數字化服務已進6年，因人事更替成本高，收益甚微；該省某一信息技術有限公司表示從事檔案數字化的工作人員少有長期員工。公司中從事基礎工且在1年以上的比例約占17%，常常出現用工難問題，而公司中沒有招聘到相關開發數字化軟件的人才，另一小型檔案數字化團隊則是分工模糊、管理重疊。這三類公司負責人一再強調開展檔案數字化服務缺少高中低三個層次的員工，且聲明人力資源制約著整個數字化服務的質量和效率。綜合該公司情況筆者認為：檔案數字化首先亟需既精通數字化軟件開發、圖像智能處理、系統維護，又熟悉檔案管理的復合型人才。這方面的人才需要接受專業高等教育，有著較高的專業水平要求和豐富的工作經驗，而培養這方面人才的高校甚少，無法滿足社會的需求。其次缺乏善經營、懂管理、能籌劃的管理型人才。檔案數字化大多工作點多，地區分散，管理存在一定的難度。而目前的中介服務機構大多是技術人員與資金持有者合作設立的，管理經驗相對不足，部分機構還存在家族式管理的缺陷，不能適應機構發展的需要。再次，進行檔案數字化需要大量熟練掌握掃描技術和圖像處理的熟練工人。這些人雖然對知識水平和工作經驗要求不高，只要經過簡單的培訓的即可。但工作強度大，待遇不高，且工作地點不固定，很多人無法長期堅持。上述三方面人才的匱乏，很大程度上制約檔案服務業的發展。

2.2 技術水平制約

科學技術是第一生產力，能否充分發揮技術的優勢決定是否能進行現代化的數字化服務。

目前檔案數字化正處于發展的起始階段，對檔案數字化的技術研究一直停滯不前。紙質檔案數字化的一般流程為：①將目錄數據導入數字化系統→②逐件進行掃描成圖像→③對圖像進行擺正、去污等處理→④對處理后的圖像進行逐件進行質量檢查→⑤將檢查合格后的圖像導入檔案管理系統，在上述②③④三個環節中，目前大部分只能靠人工去完成，尚無法依靠系統智能處理來完成，造成人工操作的工作量大，工作效率低下，且容易出現重復或漏掃現象。以福建省檔案數字化服務為例，在提供檔案數字化服務的機構中僅有1家開發了自己專用的數字化軟件。其他機構都使用該軟件，但是該軟件也不具備智能化處理功能。因此，原始的人工操作占工作量的絕大部分，人工效率低，程序繁瑣易出現錯誤等缺陷，不能適應數字化發展的要求。這樣十分不利于大中檔案館開展數字化工作，如果無法破除技術的瓶頸，數字化服務將舉步維艱并制約檔案數字化服務的發展。

2.3 管理水平制約

現行的檔案數字化服務機構、規模大小不一，水平參差不齊。以福建省為例，一些小微型機構人數就三四人，一個人身兼數職，造成職責不清、管理模糊的現象。而大中型機構雖有一定規模，由于起步晚，對檔案數字化服務行業發展規律和發展趨勢的摸索還不成熟，依然存在崗位重疊和人浮于事的狀況。這造成服務機構資源浪費、管理成本高、靈活性差，進而使檔案數字化服務的效率和質量受到制約。特別是檔案服務對象分布各地，點多面廣時，機構會對派遣員工駐外工作的事情犯難，有些服務機構則放棄這些二、三線地區的業務。從而造成一些二、三線地區檔案數字化的空白。長此以往，如若不能管理好人這一因素，將會影響檔案數字化服務的規模化、集團化發展。

2.4 安全保密制約

檔案是“國家機關、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。”檔案具有憑證價值和情報價值，將維護檔案的完整與安全是檔案工作的基本原則。[1]目前的檔案服務機構無法確保服務對象檔案數字化外包的安全性及保密性，在檔案數字化服務中泄密現象時有發生，尤其是在有科研項目或具有保密性質的單位。以福建省科研單位（偏向技術型）為例，大中小型服務機構承攬這些單位檔案數字化業務的比例為每年8%、3%、1%。然而，這些科研單位中有80%推行無紙化辦公，但科研檔案幾乎采用自設軟件或紙質保存。通過調查發現其原因是對數字化服務機構的安全保密工作心存顧慮，不敢將科研等保密性強的檔案信息讓服務機構承包進行數字化處理。因此，數字化固有千般好，但無法保證服務對象信息的安全保密，一切都是空談。如何提高數字化成果的安全保密也成了檔案數字化服務必須直面的瓶頸。

2.5 無序競爭制約

檔案服務業是新興產業，檔案數字化服務機構更是新生兒。縱觀該行業，其發展前進中被許多“傳統勢力”禁錮，造成市場競爭中起點不一。具體存在以下的制約因素：一是“找靠山、接關系”。有的機構千方百計地對檔案行政管理部門進行所謂的“公關”，或聘請檔案行政管理部門相關人員加入，通過業務工作的上下級關系，與服務建立了“千絲萬縷”的聯系，許多客戶都“不請自來”。這種現象破壞了市場競爭的公平性，它會使得有實力企業得不到應有的市場，使其失去對該領域的信心。不利于整個檔案數字化行業的健康發展；二是非法侵占他人成果。部分機構存在“不勞而獲”思想或受技術和人才制約，沒有進行自主的技術研發，而是通過非法手段竊取他人技術成果，給他人帶來巨大的損失，打擊大家技術研發的積極性，影響了技術水平的提升；三是超低價沖標競爭。有的機構為爭得眼前的“蠅頭小利”不惜犧牲應有的利潤，降低價格進行惡性競爭。這不但減少機構自身的利潤，也打破了行業的底線，只得依靠降低服務質量來維持可憐的利潤，機構的再發展將面臨嚴峻的資金考驗，整個行業發展也會因無序競爭而受到制約。

3 解決檔案數字化服務管理瓶頸的方法

3.1 拓寬渠道，加大各層次人才培養力度

人才是產業發展的關鍵因素，檔案數字化行業人才不足的現象將在較長時間內存在，機構只有通過多渠道培養和吸納人才，才能擺脫人才不足的窘境：一是與高校合作，培養高層次復合人才。機構可選擇與檔案、計算機專業實力較強的高校合作，根據檔案數字化工作的特點，向高校提出人才培養的需求，實行訂單式培養，以滿足機構對高層次復合型人才的需求；二是從社會上招聘管理型人才。機構可根據自身的特點，從社會上招聘企業管理和技術管理方面的人才，以取得“立竿見影”的效果。三是積極舉辦專門培訓。采取自行或委托中介舉辦專門短期培訓，吸引社會人員積極參加，加強熟練技術工的人才儲備，以備不時之需。

3.2 加大技術投入，提高競爭力

革新技術能使行業煥發生命力，檔案數字化服務機構應加大人才和資金投入，開發或引進具有自主知識產權智能化檔案數字化軟件，提高工作效率，增強機構的核心效力。

但在開發或引進軟件時應以滿足實際工作需要為目標：一是必需滿足檔案安全保密工作的需要。檔案數據和數字化后的圖像信息必須封裝在軟件內部并進行加密處理，只有具備相應權限的管理人員才能對數據和圖像信息進行交換操作；二是必需具有較強圖像智能化處理能力。圖像處理是制約檔案數字化工作效率的核心問題，掃描后圖像的擺正、去污、質檢工作幾乎要靠人工完成，軟件的自動去底色、擺正、去污、質檢等智能化處理能力是評價軟件質量的主要指標。

3.3 開拓創新，提升機構管理水平

科學高效的管理能讓機構明確自身的發展方向，增強企業的運作效率，提高生產效率，調動員工的積極性。“科學用人，調動積極性”是提升檔案服務機構管理水平的根本途徑。一是要創新人才管理模式，不以條條框框的傳統集權制管人，而以分權的方式管理。即將一個任務劃給相應的負責人，由負責人調動機構內有空閑的技術人員組成小分隊完成相應的數字化服務；二是要建立任務激勵體制。調動積極性最有效的方法就是激勵，按任務的完成速度和質量高低給小分隊評定等級，等級越高的可以獲得額外的獎勵（例如獎金、升職等）。對于表現突出的個人要提供相應的學習機會，使之能夠獲得更多的專業學識，并通過實踐轉化為生產力，納入公司的頂層人員培養范疇。

3.4 制定標準，多角度確保信息安全保密

保密工作是制約檔案數字化發展的重要因素，要做好檔案數字化的安全保密需要檔案行政管理部門、數字化服務機構及服務對象三方的共同努力。一是作為檔案行政管理部門要制定有效的安全保密管理標準、規范及行業準入制度，加強能服務機構的資質認定，并在公眾服務平臺上建立服務機構誠信記錄，進一步加強對機構的監管。二是作為檔案數字化服務機構應履行安全保密的責任和義務，加強保密管理，自覺接受檔案部門和保密部門的監管，取得相應的保密資質。從技術上、制度上加強防范，消除可能存在的安全隱患。同時，加強對員工保密知識的教育，了解泄密行為可能產生的后果和應承擔的法律責任，簽訂保密承諾書，進一步增強保密意識。三是作為服務對象做好服務機構保密資質的審查，配備相應監控的設備，提供相應的硬件設施，為其提供一個安全的數字化服務環境，并加強數字化過程中的監督和檢查，確保檔案實體和數據的萬無一失。

3.5 市場政府雙管齊下，創造良好市場環境

規范的市場環境，創造良好的市場環境不僅需要市場主體的自覺更需要政府強有力的調控措施。檔案數字化服務的競爭實質上就是檔案服務機構之間的競爭。市場中同樣存在這樣的生存法則：適者生存。為利忘義、不擇手段的做法時有出現。

因此，作為規范市場的有形手——政府（本文即指檔案行政管理部門），應該在規范經營中揮好指揮棒。一是出臺相關法律法規來減少服務機構在市場中無序競爭的行為；二是制定行業規范守則，以制度保障市場的有序競爭，促進檔案數字化服務發展培育檔案服務也新業態。

作為市場運行的主體——檔案服務機構也不能袖手旁觀。必須牽好有形手一起向前走：一是應充分樹立經營意識，積極主動參與市場競爭，丟掉“保護傘”，通過自身機構經營意識的確立來重振雄風，將固有的優勢擴散開來，將積蓄已久的經驗分享出來，重塑自我。二是所有機構應在機遇與挑戰并存的當下，面向市場，自覺遵守市場機制，公平、公正、公開地參與市場競爭，共同提升檔案數字化服務的水平，讓有序的市場競爭帶來更多利處。

參考文獻

[1] 陳祖芬.秘書文檔管理[M]. 北京：中國人民大學出版社，2011.