淺析信息系統在人力資源管理中的應用

潘瑞潔

【摘 要】人力資源管理從最早的人事管理到現今，許多企業以其作為強化和支持企業運營，來對企業的盈利性、質量改善以及其他經營目標做出貢獻的一種有效手段。IT技術和信息系統帶給我們的國家一個迅速實現現代化的機會，帶給我們的民族工業一個迅速縮短與世界頂級企業差距的機會。本文淺析了信息系統在現代人力資源管理中的作用。

【關鍵詞】信息系統；人力資源；電子化

一、人力資源管理信息系統的產生和發展

在美國，提高人事數據地位的動力源于20世紀60年代到70年代之間頒布的政府法令，如EEO（平等雇傭機會）、OSHA（職業安全與健康管理）及AAP（積極行動計劃）。企業要向政府提交統計報表，以表明企業的人事管理與法律相吻合的程度。于是，企業很快就意識到如果沒有計算機幫助，就無法跟得上不斷提高的報表要求。在技術上，人力資源管理信息系統的雛形可追溯到20世紀60年代末的計算薪酬的財務軟件，當時只不過是一種自動計算薪酬的工具一一屬于財務系統的一部分。20世紀80年代，計算機系統工具以及數據庫技術的發展，為HRMIS的階段性發展提供了可能。但當時只將HRMIS中勞資、人事的部分功能附在財務軟件、ERP等系統中，人事和勞資的小部分得到關聯。HRMIS的革命性變革出現在20世紀90年代，變革的原因主要有以下兩個方面：一方面，90年代初歐美國家相繼興起了人力資源管理熱潮，人力資源管理理論獲得迅速發展，為HRMIS的真正形成奠定了理論基礎。在實踐中，出于市場競爭的需要，吸引和保留人才，激發員工創造性、責任感和工作熱情己成為關系企業興衰的重要因素，由此又導致了人力資源管理方法與手段日臻完善。另一方面，電腦的普及，以及數據庫技術、客戶服務器技術及動態服務器頁面、企業資源計劃技術的推廣，為HRMIS提供了良好技術條件。與此同時，加上高新企業提倡的無紙化辦公理念等信息技術理念的催化作用，使原來只不過是ERP系統的一部分的HRMIS的作用日益突出，獨立的HRMIS應運而生。

二、信息系統對人力資源管理的影響

信息技術的高速發展對傳統的人力資源管理提出了新的挑戰與功能要求，引發了人力資源管理的深刻變革，呼喚著與信息技術發展相適應的新的管理理念和管理方式的誕生。在此背景下，將當代信息技術融入企業人力資源管理過程中，建立靈活高效的管理信息系統己成為企業提高人力資源管理水平的必由之路。

（一）人力資源管理信息系統（HRMIS）

目前HRMIS主要運用于人力資源管理的三個較大的職能領域之中：事務處理系統（transactionprocessing）、決策支持系統（decisionsupportsystems）和專家系統（expertsystems）。

1.事務處理系統

HRMIS以前，企業主要通過手工記錄和處理事務信息，信息分散性加大了工作的難度，在信息采集、整理和記錄中常常會由于人為因素使信息喪失了原有功能，產生偏差。記錄了員工信息的檔案不僅占據著組織的空間，耗費巨大的成本，而且在信息重整和更新的過程中會造成重復勞動，造成人工的浪費，它的保存和查找也是比較困難的，從職業環境而言也不利于員工的發展。HRMIS能夠創建并整合這些信息源，保證信息之間的相容，形成集中的信息中心，操作者能夠任意的取用、合并或分離出需要的信息，信息系統也可以根據操作者的具體要求對各種信息進行統計分析并自動生成相關報表。HRMIS在數據的定量分析統計方面也具有極大的潛力，通常可用于管理企業薪資和福利計算的全過程，它可以根據企業的薪資和福利政策的設定，自動計算個人所得稅，社會保險等代扣代繳項目，利潤分享額，最終計算出員工具體的薪資福利水平并生成薪資等級。另外HRMIS還可以根據企業的政策設置專門的考勤系統，并將考勤系統的結果納入員工的薪資福利系統中，計算由于年假、事假、病假等帶薪假期以及遲到、早退、曠工等形成的對薪資和福利的扣減，能夠存儲完整的歷史信息應對員工的質疑并生成報表。當社會分工日益完善時，企業從自身利益出發有可能會將信息處理和薪資發放等職能活動虛擬外包給其他的專業組織，但是HRMIS仍然能夠通過提供終端使企業能夠容易的獲得結果。

2.決策支持系統

當組織需要做出人事決策時，可以通過HRMIS提供的信息和分析結果完成相應管理活動，而且該系統還能給組織和員工之間建立互動平臺，為組織對員工的調查（比如人力資源管理制度和實踐的實際感受）提供簡捷的界面，有利于評價人力資源管理活動的成效。在ERP（企業資源計劃）引入組織時，HRMIS也參與其中，與生產系統、財務系統、銷售系統等一起組成高效而且具有高度集成性的企業資源系統。HRMIS對于決策所需要的數據改變敏感度比人為的市場調查強得多，它能讓系統使用者清楚看到，當人事活動的假設或者數據發生改變后，結果會出現怎樣的變化。HRMIS決策支持系統可以提高企業發現和解決問題的能力，縮短決策時間，并提高可靠性，甚至協助管理人員制定企業的遠景規劃，當然最終的決定權還在企業高層。

3.專家系統

專家系統實際上是組織創造的知識系統，是把在某領域中具有專業知識和經驗的人所遵循的工作規則進行整理形成的信息系統。該系統可以根據使用者提供的信息向他們提出具體行動建議，而建議使用者采取的行動往往都是現實中專家在類似的情況下會采取的行為。專家系統使得員工和管理者能夠根據個人需要隨時獲得相應知識，而且也會讓招募、培訓等管理活動變得更加容易。從人力資源管理的角度來看，人力資源管理者要考慮的是當勞動合同簽訂以后，員工確實將自己才能的使用權轉讓給了組織并與組織共同分享收益。但如果員工流失或不按組織期望工作，組織過去沉淀在員工本人身上的投資就不能在未來收回應有的回報。所以組織要將已實現的投資成果轉化為組織的資產，而不因員工的意愿的變化而發生改變，并使得組織的其他成員能夠共享，專家系統就應運而生。專家系統在學習型組織變革以及新的人力資源職能領域內得到不斷嘗試：有些組織運用專家系統來為管理人員確定各種項目的進度安排，協助管理者進行甄選面試，為員工提供必要的培訓支持等等。專家系統可以通過較高的質量和較低的成本來提供建議，有助于避免因為疲勞或決策偏見而導致的誤差。在使用專家系統以后，企業能夠比原來用更少的員工或者花費更少的時間完成同樣的操作，這樣專家系統的效率就得以實現。HRMIS雖然在人力資源管理實踐中有著廣闊的發展前景，但它不能代替管理人員的主體地位。企業組織在開發和使用HRMIS時也得根據自身具體情況和現實需要，充分發揮信息系統對人力資源管理的輔助作用。

（二）電子化人力資源管理（e-HR）

隨著Internet的發展，電子商務的應用，一種基于成熟的網絡技術和企業信息化平臺上的人力資源管理模式e-HR（電子化人力資源管理）應運而生。e-HR是包括內聯網（Intranet）和互聯網（Internet），建立標準的人力資源管理流程，以實現人力資源管理信息共享及企業資源有效整合的信息化管理模式。e-HR是企業人力資源管理信息化過程中，經歷了計算機管理、ERP集成以及HRMIS之后，向縱深、高端發展的人力資源管理信息化解決方案。這項技術通過系統自動化、員工自助化和工作流程化讓人力資源管理能力變得更強大，讓人力資源管理者把注意力更多地集中于商務或戰略行動。

三、小結

傳統人力資源管理已不能適應新環境下的挑戰，其職能重心必須向組織變革管理和戰略性人力資源管理方向轉移，而電子化人力資源管理則是實現人力資源管理職能轉型的催化劑。合理的運用信息系統工具，就可以使HR人員把更多的精力集中到戰略性人力資源管理和轉型與變革管理上。

【參考文獻】

[1]閆麗霞.人力資源管理信息系統的設計應用[J]. 企業改革與管理，2014，15：47.

[2]周燕.基于信息系統的人力資源管理新模式探究[J]. 企業改革與管理，2014，15：56.

[3]劉勇.集團企業人力資源管理信息系統的構建[J]. 企業改革與管理，2015，03：47-48.

[4]本刊編輯部. 變革時代的人力資源管理[J]. 中國人力資源開發，2014，12：3.