論民辦高校院系辦公室工作的困境與對策

黃春愉（南通理工學院,江蘇南通226002）

論民辦高校院系辦公室工作的困境與對策

黃春愉
（南通理工學院,江蘇南通226002）

高等學校的院系辦公室是學校二級管理下的基層單位，在日常工作中起著聯系內外、承上啟下的作用。在新形勢下，隨著民辦學校辦學層次和辦學質量的不斷提升，院系辦公室的工作面臨很多新的挑戰，辦公室工作人員也面臨著前所未有的壓力。因此，本文通過對民辦高校院系辦公室工作的職能和特點、辦公室工作人員的工作現狀和壓力等方面來分析原因并提出幾點建議與對策。

民辦高校；院系辦公室；困境；對策

在新形勢下，隨著民辦高校辦學規模的不斷擴大、辦學層次的不斷提升、辦學質量的不斷提高，學校對于二級管理制度的不斷落實，使二級院系辦公室的工作職能和工作任務不斷加強，導致辦公室的管理人員和工作人員的工作壓力大大加強。長期處在高強度高壓力下工作的辦公室人員，必然會產生一些負面情緒并造成職業倦怠，最終會影響到二級院系的教學工作和其他各項工作的正常開展。如何在可行的條件下改善這種局面，使民辦高校的院系辦公室發揮其真正的作用是我們研究和探討的目的。

1　民辦高校院系辦公室的工作職能

1.1行政管理職能

民辦高校院系辦公室是院系黨政管理的重要職能部門，在整個學院運作中處于舉足輕重的位置，肩負著承上啟下、協調左右、聯系內外的職能，同時又起著傳遞信息、輔助決策的重要作用，是民辦高校院系改革和發展中的重要環節[1]。具體的工作包括輔助院系領導編制和落實學年工作計劃、院系教師的檔案和科研學術等資料的收集管理、人事考勤的管理、文件的收發、材料和檔案的管理、部門日常辦公室工作、上級各個行政管理部門和院系領導布置的其他工作。

1.2教務管理職能

教學工作是學校的中心工作，一切的其他工作都是圍繞教學工作展開的，因此，院系的教務管理工作是舉足輕重的。教務管理工作能力的高低在很大程度上會影響教學工作的順利開展，甚至會起到相反的作用，導致教學事故的發生。具體的工作包括教學任務的安排、課表的編排與調停課、教科研工作量核算、考務管理、學生學籍與學籍異動管理、學生評教與教師評學、教材管理與教學資料的發放、上級教務部門和院系領導布置的其他工作。

1.3資產與安全管理職能

院系辦公室負責院系的資產管理和后勤保障，是院系的“管家”。具體工作包括院系資產、辦公和教學設備的管理與維護、辦公用品的發放和防火防盜設施的檢查維護等。

1.4學生管理與思想教育職能

院系的輔導員隊伍是學生管理工作和思想教育工作的主力軍。一個政治思想堅定、工作能力強、作風正派、多才多藝的輔導員能成為學生的榜樣和楷模，帶領班級爭優創優。具體的工作包括學生思想與安全的教育、心理輔導、日常管理、就業跟蹤等。

2　民辦高校院系辦公室的特點

隨著二級管理制度的不斷落實，二級院系辦公室的工作職能和工作任務不斷加強，為使院系的各項工作能高效有序的完成，一般需設置以下幾個崗位：辦公室主任、行政秘書、教學秘書、學工秘書和輔導員。但是由于民辦院校的特殊性，要求精兵簡政、一人多崗，所以在很多二級院系，除了學工秘書和輔導員崗，其他全部崗位只能安排1-2人兼任。因此對于民辦高校院系辦公室人員的素質要求和隊伍建設顯得尤為迫切。

3　民辦高校院系辦公室人員的困境

3.1辦公室工作人員的結構不合理，人員素質高低參差不齊

由于民辦高校內部錯綜復雜的關系，再加上辦公室工作人員的門檻比較低，因此有很多裙帶關系的人員被安排到辦公室工作。據調查，高校院系辦公室人員多是過去留校的本校畢業生，部分是高層次領導的家屬，其中研究生學歷極少，整體學歷水平偏低。再加上現行的職稱評定辦法對教育管理研究類的限定較多，所以辦公室人員的職稱也相對普遍較低[2]。其次，由于辦公室人員的專業背景和工作經歷各不相同，有管理專業和管理經歷的人員屈指可數，這些都會影響到院系辦公室工作的有序開展。

3.2辦公室工作事務多、壓力大、薪酬低

院系辦公室是服務師生的窗口，是院系和上級聯系的樞紐。在工作中會涉及到行政、教務、學生、人事、科研、資產、安全等各方面的事務，這些都需要辦公室工作人員來具體參與執行。事務的繁雜導致辦公室人員無法專心做好同一件事，尤其在學期初和學期末，各項工作同時進行，讓辦公室工作人員疲于應付，被動的在工作。且由于院系辦公室事務繁雜和人流量大，辦公室工作經常會被打擾，包括接待外來人員、處理突發事件、接待老師和學生、接電話、領導的臨時任務等等。有統計顯示，辦公室一般每8分鐘就會受到1次打擾，其中大約50%～80%的打擾是沒有意義或者是極少有價值的[3]。

民辦高校院系辦公室由于人手較少、事務繁多，因此院系辦公室人員的壓力要比同等公辦院校的院系辦公室更大。適當的壓力可以轉化為動力，使辦公室工作更加地高效，但是過大的壓力則會使人出現緊張情緒，并會影響工作效率。

由于院系辦公室進人的門檻較低、學校領導層對于院系辦公室工作的不重視，因此民辦高校院系辦公室人員的工資待遇普遍較低。據調查，很多院系的行政、教學秘書的工資均低于學校平均工資水平，甚至沒有輔導員高，在院系中拿著最低的工資。而這種情況也會增加院系辦公室人員的生活壓力而影響工作。

3.3辦公室工作人員個人提升空間少

由于辦公室人員長期忙碌在院系的各種瑣事中，沒有時間和精力去提升自身的學歷和職稱，也沒有時間去完成自己本專業的教學、科研等工作，造成了教學資源的浪費。

3.4辦公室工作不被重視，晉升機會少

辦公室工作得不到領導和師生的重視，很多領導和老師認為這是完全沒有技術含量的工作，甚至有些學生認為辦公室工作人員和物管人員沒什么分別。很多院系辦公室的工作人員尤其是一些行政教學秘書，沒法和老師、輔導員一樣有參加各種比賽并獲獎的機會。他們在工作中有條不紊、兢兢業業，從沒出過工作差錯和教學事故，卻一直默默無聞，工作成績沒法被衡量，也得不到任何晉升的機會。長此以往就會滋生出不公平的情緒并產生職業倦怠。

4　改進民辦高校院系辦公室工作的對策

4.1院系辦公室工作人員自身方面的應對措施

4.1.1強化認識，認準自身的職業定位，增強服務意識

首先要認識到院系辦公室工作的重要性，院系辦公室工作并不是“打雜”的工作，要以主人翁的精神投入工作、完成任務，替領導排憂解難。其次要更新傳統的管理觀念，增強服務意識。以教學工作為中心開展工作，在新形勢下不斷探索、勇于創新，更好地為老師和學生服務。

4.1.2強化自身的綜合能力和業務水平

院系辦公室的形象代表了院系甚至是學校的形象，而優秀的院系辦公室離不開優秀的辦公室人才。從事辦公室工作需要有多方面的能力，包括管理能力、溝通協調能力、文字材料處理能力、計算機操作能力、檔案管理能力等。因此，辦公室工作人員需要不斷的學習、不斷的歷練。

4.1.3擅于自我解壓

工作中遇到壓力在所難免，因此辦公室工作人員要學會自我解壓，以積極樂觀的心態去面對壓力和挑戰。如做好時間管理、增加運動量、練習放輕松及尋求周邊支持，努力平衡好生活與工作的關系[4]。

4.1.4學會科學地管理時間

繁雜瑣碎的工作要求院系辦公室工作人員擁有科學管理時間的能力。很多擅于管理時間的辦公室人員看起來很悠閑，而不會管理時間的人則不停的在忙碌，工作效率卻很低。因此，在工作中要多向管理經驗豐富的同事請教與交流，學會制定工作計劃、合理安排工作內容，擅于發掘時間資源，提高工作效率。

4.2學校政策與管理制度方面的應對措施

4.2.1加強辦公室隊伍建設

首先，針對用人問題，高校應做到“按需設崗、按崗聘任”，合理設置辦公室崗位，且公平公開地選聘優秀的人才，這是辦公室隊伍建設的前提。其次，加強對于辦公室人員的培養，積極派出辦公室人員參加各種學習和培訓或者組織校內的業務培訓，如邀請資深的管理專家來做演講等。不斷地提高辦公室人員的業務水平，開闊其視野，使辦公室工作做得更好。

4.2.2加強制度規范建設

民辦高校領導層應加強對院系辦公室工作人員的重視，且具體落實到各項制度和政策中。首先，明確院系辦公室工作人員的崗位職責與考核辦法，切忌因職責不清而導致的諸如工作推諉、越權、一薪多崗等情況的發生。其次，切實改善院系辦公室工作人員的待遇，讓其享受與其他崗位同等學歷、同等職稱人員相同的待遇。有條件的民辦院校可以考慮在原有辦公室工作人員的崗位工資上加入兼職崗位補助，充分發揮民辦院校的制度靈活性來調動辦公室人員的工作積極性。第三，在辦公室人員學歷學位的提升、職稱的評審、教學與科研等方面應加大鼓勵與政策的支持。

4.2.3加強院系辦公自動化建設

辦公自動化是辦公室工作不斷向前發展的必然方向，而辦公室內的硬件設施是辦公自動化的必要條件。因此，學校應適當增加辦公經費，將老舊的辦公電腦更新換代，增添掃描、復印、打印、傳真等設備，使工作的效率不斷提高。

5　結語

民辦高校院系的辦公室工作看似平凡卻不可或缺，是整個院系各項工作正常運轉的中流砥柱。在辦公室的工作中，辦公室人員會不斷遇到各種困境與挫折、機遇與挑戰，這就要求我們辦公室工作人員學會正確面對困難、不斷強化自身，并利用民辦高校機制的優勢，來優化院系辦公室的管理機制、提高工作水平與工作效率，從而更好地為民辦高校教育事業的發展提供保障。

[1]朱桂元.淺析民辦高校院系辦公室的功能定位和作用發揮[J].市場周刊,2013(11).

[2]宋銀玲.淺析高校院系辦公室的優化管理[J].科技信息,2009(34).

[3]陳琦敏.論高校院系辦公室主任的時間管理[J].綏化學院學報,2010(12).

[4]李亮.高校辦公室管理人員工作壓力及應對策略探討[J].現代商貿工業,2010(22).