強化工程檔案管理工作的策略探究

黨政

摘 要：加強對工程檔案管理工作的策略的研究，有利于提高工程檔案管理水平。本文筆者對工程檔案管理工作的策略進行了探討，希望對相關從業人員具有借鑒意義。

關鍵詞：工程；檔案管理；策略

我國城市工程檔案工作是二十世紀中后期，伴隨著國家建設和在改革開放大潮中突飛猛進的城市建設產生的一項新興事業，它經歷了二十世紀五六十年代的初創，八九十年代的迅速發展，很快形成全國規模的管理體系，成為我國檔案事業的重要組成部分，也是我國城市建設走向科學管理的重要標志。當然，我們必須看到工程檔案管理中存在的一些問題。特別是越來越多的工程檔案資料與尚未實現自動化管理之間的矛盾，不容忽視。 本文將結合筆者的工程檔案管理工作實踐，從當前工程檔案管理的問題與現實出發，就強化工程檔案管理與工程檔案管理自動化問題進行一些探討。

1 工程檔案管理的重要意義

1.1 工程檔案管理工作的內容

工程檔案的具體內容包括工程準備階段的文件資料、工程實施階段的文件資料、工程完成階段的文件資料、驗收報告、質量評定報告與驗收鑒定書等內容，每項資料中也包括各類具體的資料，如圖紙、預決算編制、招投標等。工程檔案管理要求從業者嚴謹認真、準確規范，特別是對于關鍵的圖紙、財務等文件， 均應更加注意文件編排的格式與規范，確認關鍵文件的準確。

1.2 工程檔案管理工作的重要意義

通過上文的簡述可以總結出，工程檔案管理工作的意義主要存在于這樣幾個方面。 首先，工程檔案管理也是工程項目建設與管理的有機組成部分，記錄著城市發展的歷史和脈絡，它的史料性、權威性、閱讀性、參考性比較強，對研究過去、現在和未來的城市建設乃至經濟社會發展具有重要的憑證、依據和參考作用。其次，河北省是全國工程建設檔案工作起步較早的省份之一，加強我省工程建設管理，不僅能夠保證建設工程檔案的質量，同時通過實際操作也能夠提高工程建設檔案資料專業技術管理人員的素質，并為城鄉規劃、建設、管理工作提供齊全、完整、準確的建設工程檔案資料，更好的為城市建設服務。

2 工程檔案管理的現狀探討

2.1 工程檔案管理的現狀

當前工程檔案管理所面臨和處理的客體是越來越多的文件資料和越來越復雜的工程項目，在這種情況下，大部分通行的工程檔案管理方法是手動查閱，缺乏自動化管理系統，下文將就此問題提出初步設想。除此之外，全過程的工程檔案管理中，往往在工程竣工后就已結束，不夠負責；此外，一些文件在編排時并沒有將格式統一，關鍵文件存在未加蓋公章等細節問題。 事實上，這也是工程檔案管理的復雜性和嚴密性帶來的。在當前我國工程檔案管理方法逐漸定型的總趨勢下，出現問題的往往是一些細節之處。

2.2 工程檔案管理工作的幾點問題

工程檔案存在的細節問題可從以下幾方面探討。首先工程檔案管理從業者嚴重缺乏工作責任心。在一些工程建設完成投入使用后，施工單位不重視工程檔案的存檔，認為這應該是城建單位來進行存檔，更有甚者只保留一些竣工驗收證書或竣工圖等少量 “有用”文件；其次，沒能很好的樹立檔案管理的意識，不能將現實工作中的檔案業務與現代化電子系統有效的結合起來；當前，由于高校課程很少開設檔案學專業，造成了專門從事工程檔案管理的人才缺乏，而其相關專業的人才初入工程檔案管理工作，由于缺少專業的知識和實際操作，也常常不能勝任，過渡期過長。就目前在崗的工程檔案管理工作人員來說，他們大多缺乏先進技術的操作方法和知識，往往采用傳統的管理辦法，對于使用電子自動化系統不熟悉、不了解，導致不易查閱；在對文件的編排中，以文字為主，沒有圖片、圖表、數據等具有說服力的信息內容，文件缺乏可觀性；許多文件資料是為了保證檔案完成性而制作，并非平時的記錄與積累，因而真實性和連續性也沒有辦法得到保證。對于工程部門來說，受工程進度和技術難度的影響，引進的人才均以技術人員為主，基本很少或根本不會考慮檔案管理的人員，造成了許多中小工程項目大量聘用兼職人員的現實，使工程檔案管理在后期查驗等方面的許多問題。第三，因為工程項目種類繁多，在一些中小型的工程管理項目中，沒有專門進行工程檔案管理的人員，許多資料也是為了應付工程質量安全檢查而做的，其結果就是造成資料的缺失甚至是丟失等。

3 工程檔案管理系統的設計與實現

由于工程檔案室一直沒有實現系統化的軟件管理，一般翻查檔案需要通過手工操作才能實現，工作比較原始，這大大影響了工程檔案管理工作的效率與效果，影響了行業的社會勞動時間與社會生產效率。而且，工程檔案管理目前面對的是越來越多的檔案資料，如何設計一套工程檔案管理的自動化系統成為了業界必須要面對和探討的問題。

3.1 工程檔案管理自動化系統的需求分析

對于任何行業都是如此，探討一項工作是否可以進行自動化和自動化軟件的設計，首先都要考量自動化系統的需求， 對于工程檔案來說也是如此。上文已經粗淺表明了，當前工程檔案管理工作中需要一個自動化管理系統。 具體來說，可以從以下幾個方面考慮。首先，繪制關聯圖，這張關聯圖包括工程管理所要處理的對象—原始數據與資料和處理的信息流—編制好文件，特別是對于信息流的分析要尤其注意。第二，創建開發型，它涉及到自動化系統不同適用對象的需求量不同而產生的信息流變化，因而對于用戶（工程檔案資料提供者）與管理者（工程檔案資料管理者）要設計出不同的用戶接口。 第三，確定優先型，建立使用模型并分析可行性，這一步后，便可以初步建立起不同的用戶所產生的信息流數量。 第四，建立數據模型字典，自動化的關鍵就是信息與數據的流動與共享， 而這都依靠著數據完成， 為每個數據建立一套模型中的字典就指的是每個用戶都依靠一定的對應關系發布信息，通過轉碼變成數據，在其他用戶或管理者接受時，再以信息的形式出現，而數據則用于文件與資料的編制。

3.2 工程檔案管理自動化系統的設計要求

要設計一個檔案管理自動化系統，首要就是能夠讓使用者或管理者錄入數據，因而數據錄入是工程檔案管理自動化系統的基礎功能。第二，這樣的自動化系統還應具有一定的管理模塊， 用于工程檔案編制過程中的基礎管理工作。筆者認為，工程檔案管理自動化系統的管理模塊應根據上文的需求分析設計為不同的層級，如普通的職員管理方面，它用于單位檔案室所有員工之間的內部通信與基本的數據檢索，而如管理員管理方面，專門是負責自動化系統和工程檔案管理的員工對系統的操作；再如基本的管理內容，包括密碼管理、參數設置等；還有如系統升級、系統維護、員工操作等帶來的系統日志，也需要進行相關的管理工作。

4 工程檔案管理工作的發展策略

工程檔案管理工作絕對是當今工程管理與項目管理中仍需要提升管理水平的一個支項。從筆者上文所列舉的一項項工作中的細節問題來說，這些都需要在未來的工作中進行提升和改進，細節管理和全過程管理的思路也應該納入到工程檔案管理工作中來。對于當前亟待解決的工程檔案管理自動化系統的建設， 筆者認為在操作中應特別提高系統的安全性，并采用較為高效的編碼來進行數據的編輯。 除此之外，一些輔助功能如漢字識別、圖片編輯、歷史記錄等功能也必不可少，以防止檔案編輯中出現的意外。

5 結束語

本文從當今的工程檔案管理現狀出發，探討了新形勢下工程檔案管理的目標、內容以及出現的問題，并對這些問題進行了較為深入的原因分析。 對于工程檔案管理自動化問題，筆者從自動化管理系統的需求分析、 設計要求以及設計流程等方面，對此進行了初步的探討，希望通過本文的討論，對業界能夠提供幫助。

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