當前我國社會保險檔案管理工作存在的弱勢及改善措施

摘 要：隨著我國各項事業的不斷深入，社會保障體系也取得了一定的發展。然而當前的社會保險檔案管理工作仍存在一定的問題，無法真正為社會的和諧與穩定提供保障。這就對社會保險檔案信息的管理提出了更高的要求。本文主要對當前我國社會保險檔案管理工作存在的弱勢及改善措施進行探析。

關鍵詞：社會保險；檔案管理；弱勢；措施

近年來，社會保險制度在我國取得突破性的進展，保險范圍的不斷擴大、業務量的屢創新高，使檔案管理工作也變的越來越重要。以正確的方式進行檔案管理，才能為我國社會保險事業的發展提供保障。

1 社會保險檔案的概念界定

社會保險檔案主要指對社會保險業務中的個人或單位參保情況以及繳納費用情況進行檔案建立，做好全面的、詳細的記錄，為參保人員享受保險待遇提供重要的根據。一般檔案內容會涉及到很多專業性的材料如書面檔案、電子檔案或聲音圖像材料等，具有規范性、廣泛性、權益性以及變動性的特征。社會保險檔案的信息內容主要包括：參保企業、職工與離退休人員信息；保險業務臺帳；各級社會保險機構的統計與財務報表[1]。

2 社會保險檔案管理工作中存在的弱勢

2.1 管理意識淡薄

現階段，大多社會保險機構的領導與管理人員將工作中心集中在保險業務方面，缺乏對檔案管理工作的認識，忽視對檔案管理的資金與技術支持。而且宣傳工作的不到位，使檔案管理人員無法真正意識到社會保險檔案管理工作的重要性，降低了工作效率與檔案質量。

2.2 管理方法與手段落后

隨著我國社會保險的發展，逐漸形成了多頭管理的方式。因為社會保險檔案的內容范圍較廣，涉及到的保險資料可能存放在多個保險機構，當參保人員想查詢自己的參保信息，需到所有的保險機構進行訪問，為參保人員帶來諸多麻煩。另外，受資金、設備、人員素質等因素影響，社會保險檔案管理在現階段仍未實現信息化，很多機構仍以紙質材料為主進行檔案管理，為檔案查詢工作帶來很大的困難。而且很多比較落后地區的社會保險機構沒有專門的檔案室，檔案資料的保管及其不合理，經常出現資料遺漏或者丟失的情況。

2.3 管理制度不規范

目前，對社會保險檔案管理工作，很多地區的社會保險機構會根據自身需求制定一些規范制度，以滿足社會保險改革的要求。但由于不同地區的社會保險存在一定差異，缺乏統一的檔案管理規范，使檔案的管理與應用出現了很多問題。

2.4 管理人員綜合素質低下

社會保險檔案管理工作中，管理人員的素質直接影響著檔案管理的質量。很多地區的社會保險機構為節約自身成本，對專業的檔案管理人才很少聘用，甚至出現以業務人員充當管理人員的情況。缺乏專業的檔案管理知識，直接影響參保人的利益，降低了檔案管理的質量。

2.5 檔案信息開發力度不足

大部分的社會保險機構在檔案信息開發方面仍屬于初級管理型的階段，沒有做到以當地社會保險實際情況為依據，進行檔案信息資源的開發利用，浪費了大量的信息資源，不利于社會保險改革的推動[2]。

3 社會保險檔案管理工作的改善措施

3.1 社會保險檔案管理意識的培養

社會保險檔案管理機構，應加大宣傳力度，適時的進行關于檔案管理工作的講座，對其重要性與必要性進行認真分析。同時，日常的檔案管理工作中，社會保險機構內部各部門也應加強關于檔案管理方面的知識交流，使檔案管理工作能夠順利展開。因此培養人們的社會保險檔案管理意識是強化社會保險檔案管理工作的必要手段。

3.2 加強基礎設施的建設

對社會保險機構的基礎設施建設，首先要建立起檔案室與檔案查閱室。其次要完善檔案管理工作的硬件設備如計算機、掃描儀等。管理人員需在計算機上建立起相應的檔案數據庫，將參保人信息以及人事信息等進行存儲，實現信息化管理。

3.3 打造專業的檔案管理團隊

各級社會保險機構應適時展開對工作人員的業務培訓，加強檔案管理專業技能。而且，要建立健全用人機制，聘用專業的管理人才。另外，對管理人員的職業道德素質也應注意培養，保證檔案管理工作任務完成的同時，可為參保人提供更好的服務。尤其現階段，隨著國家法律法規的不斷完善，社會保險機構可將如《保密法》、《檔案法》、《國家檔案局3號令》以及《社會保險法》等相關法律內容列入檔案管理人員學習的內容中，提高檔案管理人員的法律意識。

3.4 完善社會保險檔案管理制度

針對現階段存在多頭管理方式，社會保險機構可根據相關法律法規，將保險檔案管理工作集中化，構建完善的社會保險檔案管理體系，尤其對檔案的鑒定、銷毀、查閱以及借閱等方面應做出相關的規范與標準。從而使檔案接收、保管以及清理等工作趨于標準化。

3.5 以現代化手段科學管理

信息化時代的到來要求社會保險檔案管理工作應實現數字化與動態化管理。在加強基礎設施建設、培養專業的管理人才的基礎上，開發新的計算機程序軟件，保證各級社會保險機構、社會企業以及政府實現聯網，方便對參保人信息的查詢與利用。另外，對企事業單位的人事檔案數據、繳費發票數據、離退休人員檔案、人員增減變化表等應及時錄入計算機系統數據庫，加強對檔案信息資源的開發與利用，使檔案管理規劃更加合理化、科學化[3]。

4 結論

加強社會保險檔案管理工作對完善社會保障體系有重要的意義。只有不斷加強對社會保險檔案的管理工作，以新的管理方法促進社會保險檔案管理向科學化、規范化的方向發展，才能為社會和人們提供更優質的服務。

參考文獻

[1]錢均.社會保險檔案管理存在的問題及其解決方法研究[J].辦公室業務，2013（11）：179-181.

[2]王彥英.淺談社會保險檔案管理存在的問題及其解決方法[J].公共管理，2012（8）：71-73.

[3]辛玲.論提高社會保險業務檔案管理水平的若干途徑[J].管理論壇，2013（9）：47-48.

作者簡介

蔡建峰（1974-），女，江蘇張家港，檔案員，研究方向：社會保險檔案。