以微信為主的現(xiàn)代通訊對(duì)提升高校檔案服務(wù)力的探討

魏紅

摘 要：如今，微博、微信等現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)公眾平臺(tái)正以其強(qiáng)大的信息傳播力、社會(huì)參與力、迅猛發(fā)展的影響力，改變著商業(yè)、教育、醫(yī)療、公民參政甚至小到垃圾內(nèi)容監(jiān)測(cè)等。微博、微信等作為一種現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)新媒體，其龐大的用戶群及其精準(zhǔn)、快捷、多元的傳播特點(diǎn)使其應(yīng)用于檔案信息服務(wù)的優(yōu)勢(shì)凸顯。本文首先介紹了微信這一現(xiàn)代通訊工具在檔案信息服務(wù)方面的優(yōu)勢(shì)，并對(duì)微信在高校檔案服務(wù)中的影響和功能進(jìn)行了簡(jiǎn)單分析，最后就如何利用微信來(lái)提升高校檔案服務(wù)力進(jìn)行了簡(jiǎn)單探討。

關(guān)鍵詞：微信；高校檔案；信息服務(wù)

移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，以微博、微信為主要代表的移動(dòng)通信工具在社會(huì)各領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，為高校檔案信息服務(wù)工作提供了借鑒，將微博、微信公眾平臺(tái)等應(yīng)用于高校檔案工作之中，既是互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代發(fā)展的必然要求，又是提升高校檔案服務(wù)能力的重要途徑。本文主要以微信對(duì)提升高校檔案服務(wù)力方面進(jìn)行簡(jiǎn)單的探討。

1 微信應(yīng)用于檔案信息服務(wù)的優(yōu)勢(shì)

1、微信廣泛的現(xiàn)行應(yīng)用載體。微信是依托智能手機(jī)及3G移動(dòng)通信網(wǎng)的普及而產(chǎn)生的，主要在智能手機(jī)的平臺(tái)上運(yùn)行，其手機(jī)適用版本也不斷更新，現(xiàn)已包括Symbian、iPhone、Android、WindowsPhone以及Blackberry正式版本，可謂支持多平臺(tái)，溝通無(wú)障礙。而智能機(jī)的廣泛應(yīng)用程度是有目共睹的，據(jù)調(diào)查，截至2014年底，我國(guó)智能網(wǎng)民滲透率已達(dá)到84.5%。同時(shí)，在“微信網(wǎng)頁(yè)版”的基礎(chǔ)上，用戶可通過(guò)二維碼掃描和安裝插件以電腦平臺(tái)應(yīng)用微信，并實(shí)現(xiàn)電腦與智能手機(jī)的互動(dòng)。該優(yōu)勢(shì)有利于突破信息傳播路徑和顯示載體對(duì)檔案信息用戶群的局限，為檔案信息的傳播營(yíng)造了現(xiàn)實(shí)可行的技術(shù)環(huán)境。

2、微信強(qiáng)大的網(wǎng)絡(luò)聯(lián)動(dòng)機(jī)制。微信可與多種網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行綁定和共享，形成強(qiáng)大的網(wǎng)絡(luò)聯(lián)動(dòng)機(jī)制。首先，微信可與騰訊QQ進(jìn)行綁定，當(dāng)用戶登錄微信之后，QQ頁(yè)面就會(huì)顯示“微信在線”，還可通過(guò)微信接收QQ消息，通過(guò)微信與QQ互補(bǔ)促進(jìn)線上線下消息的暢通。其次，微信可與騰訊微博進(jìn)行綁定，還可把微信號(hào)與新浪微博進(jìn)行共享，充分利用同樣炙手可熱的“微博”平臺(tái)。再次，微信可與QQ郵箱進(jìn)行綁定，獲得QQ郵箱的提醒服務(wù)，及時(shí)查看郵箱信息。該優(yōu)勢(shì)有利于以微信為主干道連結(jié)其他信息傳播渠道，以微信為主平臺(tái)輻射其他信息宣傳平臺(tái)，以實(shí)現(xiàn)檔案信息的廣泛傳播和深度滲透。

3、微信豐富的信息傳播功能。可傳播信息形式多樣化。微信支持文字、圖片、視頻和語(yǔ)音等信息的傳遞，具有富媒體屬性。傳播模式時(shí)效性強(qiáng)。微信傳播屬于點(diǎn)對(duì)點(diǎn)的對(duì)等傳播模式，雙人對(duì)聊或多人群聊都可實(shí)現(xiàn)分組或地域控制范圍內(nèi)100%的精確消息即時(shí)推送，曝光率低，還可進(jìn)行有效反饋和互動(dòng)。微信關(guān)系網(wǎng)的建立以手機(jī)通訊錄和QQ好友錄為基礎(chǔ)，以相對(duì)私密的社交圈為用戶奠定了牢靠的關(guān)系網(wǎng)基礎(chǔ)，又通過(guò)“搖一搖、漂流瓶、二維碼掃描和查看附近的人”不斷輻射和拓展關(guān)系網(wǎng)。該優(yōu)勢(shì)有利于改善檔案信息服務(wù)滯后、刻板和繁復(fù)的不足，實(shí)現(xiàn)用戶所需信息的精確傳送，并結(jié)合半娛樂(lè)化手段吸引更多的高校學(xué)術(shù)檔案信息用戶。

4、微信先進(jìn)的集群推廣平臺(tái)。微信精心打造了“公眾平臺(tái)”和“開(kāi)放平臺(tái)”。就公眾平臺(tái)而言，個(gè)體品牌用戶可公布公眾號(hào)二維碼讓微信用戶隨手添加；通過(guò)設(shè)置規(guī)則或編程開(kāi)發(fā)自動(dòng)回復(fù)消息為用戶服務(wù)；通過(guò)一對(duì)多地發(fā)送消息實(shí)現(xiàn)信息傳遞和品牌傳播。就“開(kāi)放平臺(tái)”而言，則側(cè)重于借助個(gè)人關(guān)注頁(yè)和朋友圈，通過(guò)用戶口碑推廣實(shí)現(xiàn)品牌的病毒式傳播。該優(yōu)勢(shì)可實(shí)現(xiàn)一定需求下無(wú)時(shí)限、無(wú)人工的檔案信息服務(wù)，并有利于以高校檔案室為信息源有意識(shí)地推廣特定檔案信息。

2 微信在高校檔案工作中的影響和功能分析

任何組織要想實(shí)現(xiàn)其目標(biāo)，獲得自己的生存與發(fā)展，都必須營(yíng)造良好的內(nèi)外關(guān)系環(huán)境。高校檔案部門(mén)也是一樣，微信公眾平臺(tái)這一新興社交網(wǎng)絡(luò)自媒體平臺(tái)的出現(xiàn)為高校檔案宣傳提供了新的“利器”，并具有以下優(yōu)勢(shì)和特點(diǎn)。

1、傳播迅速，時(shí)效性強(qiáng)。微博是一種互動(dòng)及傳播性極快的工具，傳播速度甚至比媒體還要快。它不受印刷、運(yùn)輸、發(fā)行等因素的限制，信息上網(wǎng)的瞬間便可同步發(fā)送到所有關(guān)注“粉絲”用戶手中。

2、傳播范圍廣，集成性強(qiáng)。可以借助微信朋友圈轉(zhuǎn)發(fā)和共同“關(guān)注”，對(duì)信息進(jìn)行主動(dòng)性篩選與過(guò)濾，也可以通過(guò)私信、漂流瓶等消息功能實(shí)現(xiàn)定向或不定向傳遞。微信通過(guò)這種裂變式的傳播方式和網(wǎng)絡(luò)口碑效應(yīng)，實(shí)現(xiàn)信息有效集成和傳遞。

3、成本較低，利用微信公眾平臺(tái)巨大的宣傳影響力，發(fā)掘散落于社會(huì)組織和個(gè)人的歷史檔案，具有很強(qiáng)的針對(duì)性和可操作性，為檔案征集開(kāi)辟了新渠道。同時(shí)，通過(guò)定期關(guān)注校內(nèi)外師生員工、社團(tuán)等組織和個(gè)人的微博、微信賬號(hào)，從中也可以發(fā)現(xiàn)與學(xué)校歷史有關(guān)的歷史檔案資料信息，進(jìn)行有針對(duì)性的征集，同樣具有重要實(shí)踐意義。

3 應(yīng)用微信傳播的高校檔案信息類型

正如時(shí)下廣泛流行的“微議錄”、“微直播”、“微評(píng)論”，就其“微”而言，要求所傳播的檔案信息精練簡(jiǎn)約，主題鮮明，以小見(jiàn)大。而微信作為媒介可在主要傳送文字、圖片信息的基礎(chǔ)上注重語(yǔ)音、視頻形式的檔案信息的傳送。從檔案信息內(nèi)容著手可將其分類如下：

1、檔案界信息。該類信息可借助微信通報(bào)檔案界可以或需要告知公眾的信息，如檔案方面政策法規(guī)的出臺(tái)、更新，檔案機(jī)構(gòu)工作動(dòng)態(tài)、檔案界學(xué)術(shù)動(dòng)態(tài)及相關(guān)知識(shí)講座的開(kāi)設(shè)信息等。

2、檔案知識(shí)。該類信息可借助微信宣傳檔案常識(shí)、檔案保管和利用知識(shí)、檔案工作基本內(nèi)容、檔案法規(guī)基本條款等。

3、檔案館藏信息。該類信息可借助微信介紹本館館藏概況、歷史文件和現(xiàn)行文件的全宗信息、當(dāng)?shù)貧v史沿革和風(fēng)土人情以及特色檔案等。

4 微信應(yīng)用于提升高校檔案服務(wù)的方式

1、利用微信提供在線咨詢服務(wù)。首先，高校檔案辦公室可開(kāi)通微信服務(wù)并公布微信號(hào)碼或者其公眾號(hào)二維碼，使用微信的用戶搜索到高校檔案辦公室微信賬號(hào)并進(jìn)行添加后，可以向高校檔案辦公室發(fā)送信息咨詢請(qǐng)求。其次，反饋信息的形式可以根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行選擇或搭配以提供生動(dòng)形象的信息服務(wù)。再次，高校檔案辦公室可對(duì)用戶咨詢問(wèn)題進(jìn)行頻率統(tǒng)計(jì)，針對(duì)出現(xiàn)頻率較高的問(wèn)題建立對(duì)應(yīng)的解答信息數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)微信進(jìn)行自動(dòng)回復(fù)，以提供全天候的信息服務(wù)。

2、利用微信向?qū)W生傳播檔案文化。以微信為途徑進(jìn)行檔案文化傳播，主要建立在微信傳播信息形式多樣化的基礎(chǔ)上，并彰顯其即時(shí)、精確傳達(dá)的優(yōu)勢(shì)。主要體現(xiàn)在兩方面：首先，以圖文并茂的形式為用戶傳播檔案知識(shí)、檔案技術(shù)常識(shí)以及檔案界新的學(xué)術(shù)成果等。其次，以文字、圖片、語(yǔ)音、視頻組合或混搭的形式展示檔案館藏。而接觸到這些真實(shí)的文字、聲音或影像會(huì)更有效地提高用戶對(duì)檔案的關(guān)注度及自身檔案意識(shí)。

3、利用微信完善檔案信息資源共享機(jī)制。高校檔案辦公室可利用群聊增強(qiáng)其與用戶之間的交流、互動(dòng)，又可針對(duì)擁有共同或交叉研究背景的用戶建立討論組進(jìn)行主題探討，加強(qiáng)信息溝通。其次，高校檔案辦公室可發(fā)揮信息源或意見(jiàn)領(lǐng)袖的作用，在檔案信息的發(fā)布和擴(kuò)散過(guò)程中占據(jù)主導(dǎo)地位，并以“高校檔案辦公室—用戶—用戶”的傳播模式引導(dǎo)其用戶進(jìn)行檔案信息分享，在不斷的分享、共享過(guò)程中，會(huì)出現(xiàn)越來(lái)越多的微信用戶環(huán)繞在檔案信息資源中心周圍，在潛移默化中成為檔案信息接收者。另外，高校檔案辦公室可通過(guò)微信這一廣泛而精確的傳播信息渠道向?qū)W生及其他公眾發(fā)布通知進(jìn)行檔案征集，開(kāi)發(fā)民間檔案信息資源，不斷充實(shí)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)校檔案室與學(xué)生及群眾領(lǐng)域更深程度的檔案信息資源共享。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，高校檔案辦公室可將微信充分應(yīng)用于檔案信息服務(wù)中，注重發(fā)揮其現(xiàn)行應(yīng)用載體廣泛、網(wǎng)絡(luò)聯(lián)動(dòng)機(jī)制新穎、信息傳播功能強(qiáng)大、集群推廣平臺(tái)先進(jìn)的優(yōu)勢(shì)，完善在線咨詢服務(wù)，促進(jìn)高校檔案文化傳播，優(yōu)化檔案信息資源，并不斷改善高校檔案信息服務(wù)模式。

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