關于推進城建檔案管理信息化的思考

魏巍

摘 要：一直以來，城建檔案管理由于信息量大、涵蓋面廣、涉及領域多等特點，相關工作人員一直肩負著很大的工作壓力和負擔。本文結合筆者在實際工作中對城建檔案管理信息化系統的研究、設計和使用，通過對比和分析，總結出了一些經驗和注意事項，希望能為相關領域的工作人員提供有價值的參考。

關鍵詞：城建檔案；管理；信息化

近些年，隨著我國城鎮化進程的加快，城建檔案管理的工作量也迅速的增加，重要性日益凸顯。這項工作涉及到大量的具體數字和精確資料，稍有不慎便會為今后工作造成難以估量的困難和損失，對嚴謹性和細致度要求很高。為了進一步提高工作的質量和效率，適應新常態對檔案管理工作的新要求，我們就如果更好地利用先進信息技術服務城建檔案管理工作做了一些探索性的思考和研究，力爭通過對信息技術的使用，使我部門檔案管理工作再上新臺階，更好地為我市的全面振興服務。

1 城建檔案管理現狀

城建檔案對于新城區的開發建設非常重要，管理工作又是檔案工作的重要部分，具體工作內容就是把相關信息和數據匯集起來，進行集中主要整理和留存，并對部分主要數據進行統計，同時，提供信息的檢索、查閱、利用等相關服務。這部分檔案的內容非常復雜，不只是本單位的業務檔案，同時涵蓋很多相關部門與地區的檔案，比如工程承建單位的相關資料、文件等。因此，在檔案歸檔管理時，分類和統籌便顯得非常重要，要統一成相同的制式進行管理，以統一的格式進行編排。

目前，本單位、本地區，以致周邊地區的城建檔案管理仍然主要以紙質載體為主。紙質載體的優點是建檔起步容易、使用方便，但是，也存在著不易保存、容易損壞等問題，尤其是隨著時間和數據量得累積，檔案的規模會越來越大，要占用大量空間，整理、查閱等都需要耗費大量的人力、物力和精力。同時，因為檔案管理量較大，一些工作經驗較少，或者業務能力有限的工作人員，容易在操作中造成失誤，對檔案管理的質量和準確度會產生影響，有時甚至會造成難以估量的損失。

2 對城建檔案管理信息化系統的理解與嘗試

推進檔案管理的信息化，其實就是用計算機等數字媒介和技術完成檔案的儲存、查詢等管理工作。在這些數字化手段的基礎上，形成一套信息化管理系統，對檔案進行數字化統一管理。結合實際工作，我們認為，判斷一個新的信息化檔案管理系統是否切實可用，至少應該參照以下四點依據：一是存儲檔案的有效性，二是管理的便捷性，三是與傳統媒介管理的檔案之間是否能夠轉換，四是數據共享范圍是否廣泛。起初，我們對于這套信息系統的要求比較簡單，主要是用于基本的數據錄入和查詢，這也是一般信息化檔案管理系統的基礎功能。隨著不斷的探索和嘗試，以及對信息技術手段的進一步掌握，我們對這套系統又有了更高的要求，逐漸發展成為可將文字、數據和圖像數據統一進行數字化錄入，并能夠實現自動匹配，形成圖文一體化檔案儲存的管理模式，從而達到檔案管理的全面數字化。下一步，我們要對系統進行進一步的升級，借助網絡手段，實現內部和外部管理設備的聯網，提升系統的便捷程度和檔案的管理質量。

這種信息化城建檔案管理系統的優點主要是，可以更好地保證數據的安全性和長久性，只要定期對數據進行備份，即使數據突然丟失，還可以通過數據還原將數據全部恢復。此外，數字化管理還可以幫助工作人員快速地從大量的信息中找到所需的部分，減少了人力和物力的消耗，更主要的是可以節省時間，大大提高工作效率。數字化信息管理簡單易學，容易被人掌握，相關工作人員只要經過簡單的培訓就可進行操作。

3 總結與體會

嘗試設計和使用這套信息化檔案管理系統，最終目的還是為了更好更有效地對我地區城建檔案進行管理，進而形成一個使用快捷、管理方便的數字化檔案庫，并將這套系統的應用逐漸擴展到整個地區和相關部門。在具體操作中，我們遇到了很多問題和障礙，也收獲了很多經驗，認為設計這樣一個系統，應該重點關注以下四方面要點。

一是要重視統一標準模板的建立。不同的項目檔案之間都是存在著一定關聯性的，并對互相的運行產生影響。每一個工程所涉及的信息格式，并不僅僅適應于這一項工程，也適用于類似或者相關工程的數據組成。所以，為了保證項目之間的完整關聯和數據的順利銜接，系統需要提取一些共性的特質，并制定一個通用的標準，用于數據的統一采集和查詢，我們稱之為“模板”。要善于找到最合適的兼容模式，妥善的分成幾類，注意不能不細致，又不能太繁瑣。模板的設計，這是整個系統非常關鍵的環節，直接關系到系統的便捷性和有效性，是數據管理的基礎，對系統日后的使用、升級會產生非常大的影響。

二是注意平臺操作界面和方法的簡便易用性。評價一個信息采集、查詢系統的好壞，用戶的操作體驗尤為重要，簡單、易用、易懂的操作方式是關鍵。數據本身是枯燥繁雜的，如果錄入和查詢等操作也過于復雜，就抬高了系統使用者的門檻，會在使用推廣和普遍性方面造成障礙。“簡潔明了、方便易用”是這項工作的基本標準，這就要求平臺的界面要突出體現出數據的基本使用方法，對于常用的功能要放在界面的顯著位置，采取較為通用和習慣性的操作方式，通過簡單的操作既能實現常用的查詢、錄入功能。對于較為專業的管理和業務操作，則可以在專門的維護平臺上得以實現。

三是注意參數設計的統一和齊全。城建工程檔案中，往往包含很多的數據和參數，每項都有各自的單位、計量方法和標準，每個案卷也都具有各自的格式。因此，在設置數據參數時，一定要更注意參照相關文件，聘請專業人員把關，按照統一的標準執行，絕不可根據自己的主觀理解或者為了方便系統設計而擅自更改。同時，還要注意保障各項信息的要點完備、內容齊全，避免實際操作中發生相關參數找不到合適位置錄入、主要指標沒有途徑查詢等嚴重失誤。尤其要注意計量單位的規范性，可以參照國際上通用的系統，并且做到各模塊間計量單位和制式的嚴格統一。

四是建立統一的數據溝通機制。我們采取信息化的檔案管理模式，主要目的之一就是為信息的錄入和查詢提供便捷。因此，數據間交流的標準和機制便尤為重要，這樣才能保證文字、圖片、參數等數據通過網絡進行傳輸和識別。同時，為了實現聯網共享，我們需要建立一個穩定的網絡服務和操作平臺，這里要注意的是一定要重點保障服務器的穩定性，應使用更穩定的主機、交換機等網絡服務設備，確保全天候不間斷的網絡運行服務，減少由于網絡不穩定造成數據傳輸錯誤的可能性。

城市建設是城市發展的重要環節，更是新城區建設的重中之重，城建檔案管理工作做得是否到位，一定程度上決定了城市發展的質量和效率。因此，在當前信息化的大潮中，利用信息技術對城建檔案進行全面和系統的管理已經是大勢所趨，也是時代交給我們的重任。作為城建檔案管理工作者，更要腳踏實地，以敢于爭先、敢于創新、敢于實踐的精神和勇氣，為新常態下加快推進我國信息化、城鎮化建設做出新的更大的貢獻。