數字檔案集成管理系統建設

肖相金　劉小青

摘 要：本課題所研究的檔案集成管理旨在解決大量各類電子文件和異構數據歸檔、歷史數據電子化問題，還原電子檔案原件的真實性、完整性問題，有利于電子檔案的長期有效性；遵循OAIS模型，更好地實現各檔案系統之間共享與互通，實現檔案知識的深層挖掘和真正價值。課題以“高校檔案實體分類規范”為藍本，根據警察學院檔案館實際（含黨群、行政、教學、科研、基建、設備、出版、外事、財會、聲像、人事、學生及校史實物共十三大類，80余個細目）實現檔案的靈活分類，使檔案分類這一難題得以破解、簡單化。

關鍵詞：數字檔案；集成管理；建設；

中圖分類號：G 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-09-00-03

一、系統維護業務設計

（一）用戶管理

用戶管理工作是創建用戶信息以及用戶相關信息的功能。用戶管理的主要功能是用戶組信息創建、修改，用戶信息的創建、修改以及用戶權限的分配。用戶權限包括兩部分，一部分為系統本身所具有的功能權限，另一部分為檔案數據相關的數據權限。用戶權限的建立是通過建立用戶角色的方式實現的，建立用戶角色后給該角色分配相應的權限，并將符合該種權限的所有用戶分配成已有的角色即可，不需要對每個用戶進行權限分配，方便快捷。

用戶可以進行口令修改。修改后的口令在下次登錄前生效。在修改口令時，需要用戶輸入原有的口令。該模塊的主要功能有：用戶管理：用戶的瀏覽、添加、刪除、修改。用戶組管理：用戶組的瀏覽、添加、刪除、修改。修改密碼：修改當前登錄用戶自己的系統登錄密碼。

（二）權限管理

權限管理是整個檔案管理系統的權限控制中心，整個系統的權限控制模型為：角色、系統的所有模塊的功能點、用戶群、用戶的對應。具備角色定義功能，可根據需要建立各種角色，將不同的功能、不同的數據范圍組合賦予角色。權限分為兩種，數據權限和功能權限，數據權限是對不同檔案類型進行開放和受控的設定，功能權限則是操作的組合。角色是功能權限的組合，也同時包含對數據權限的設定，一個邏輯用戶可以對應一個或者多個角色，不允許直接對用戶賦權。角色管理功能：角色的瀏覽、添加、刪除、修改。權限管理：為角色設置權限，包括功能權限和數據權限。

（三）日志管理

為了保證數據的邏輯安全，系統除了具有完備的權限管理方案以外，還有詳細的日志記錄，日志包括：登錄日志、系統日志、數據操作日志。系統管理員可以通過日志查詢，查看所有用戶在系統中的操作。系統還提供導出功能，該功能支持*.XML、*.XLS、*.CSV 等多種格式文件的數據導出。日志管理工作是對本系統所進行的操作進行記錄并且以列表的形式供用戶查看。主要功能包括登錄日志查看、數據日志查看、系統日志查看。系統日志記錄了檔案數據所有的操作信息，并且以檔案庫的形式展現，以供用戶查看日志導出。

（四）回收站管理

保存在檔案一覽畫面刪除的檔案信息。可以撤銷刪除，將檔案恢復到檔案一覽中；也可徹底刪除回收站內的檔案。回收站管理功能：可對進入回收站的電子文件進行還原、刪除、清空操作。

（五）全宗管理

對系統所用單位以及下屬單位所使用的全宗的整體管理和維護。系統以列表的形式展現所有的全宗信息。提供快捷檢索功能，通過全宗代碼或者全宗名稱可以快捷的檢索出相應的全宗信息。支持全宗信息導入導出。全宗管理功能：全宗信息的增加、刪除和修改。導入全宗信息。導出全宗信息。

（六）機構管理

對系統所用單位內部所有組織機構的管理和維護。系統以樹型結構的形式展現所有的組織機構，以便清楚的了解組織結構之間的層級關系，并且系統提供了快捷檢索功能，通過機構代碼或者機構名稱能夠快捷的檢索出相應的機構信息。 機構管理功能：增加、刪除、修改和查詢。

（七）庫管理

庫管理的工作主要是對系統中所有檔案庫的管理和維護。其中主要功能包括：庫定義管理、檔號規則設置、流水號規則設置、顯示設置、排序設置、報表管理、定制畫面編輯。庫定義管理的主要功能是建立檔案庫，定制檔案庫中可能使用的所有的項目，并且為所有的項目設置必要的屬性。

（八）定制編輯畫面

定制畫面編輯的主要功能是對檔案信息著錄畫面進行維護。在定制畫面編輯中可以通過拖拽的方式輕松的增加或者去掉各個著錄項目以及修改各個項目之間的布局方式、屬性等等。調整著錄畫面布局，設置每個著錄項屬性，設置默認值和快捷輸入。

（九）報表模版管理

報表維護：可設置各檔案類型的打印報表樣式；載入檔案類型，根據選擇的檔案類型設計報表；新建：創建某檔案的新報表，包括名稱，備注；設計：設計報表的樣式，打印字段信息等；刪除：刪除指定檔案報表；

（十）數據字典

設置代碼庫管理功能，來專門管理碼庫的數據結構和基本數據，可防止錯漏，在著錄過程中，有一些常用的著錄項是相當固定的，對于一般用戶需要將這些著錄項能夠變成可選的下拉框使著錄速度更有效率。在自定義編輯界面功能中，需提供了著錄項和代碼庫的關聯手段，其主要實現的途徑是將著錄項變成可選的下列列表框或可選框。

（十一）文件存儲配置

設置各電子文件存儲方式及各檔案門類的存儲目錄結構。添加文件存儲配置：可添加本地目錄和文件服務器兩種類型。刪除文件存儲配置，修改文件存儲配置，對配置的文件存儲服務器進行連接測試。

（十二）處置節點配置

配置檔案生命周期中捕獲元數據的依據、類型和時機。處置流程配置功能：配置系統流程主要處置節點。在系統初始化時，對系統中處置節點及流程的定義。

二、元數據

（一）元數據信息包功能

鑒于目前具體的元數據標準僅有針對文書檔案的 DA/T46、DA/T 48，最終用戶還需要根據自身的實際需求進行擴展，并且依據上述標準制定其他檔案類型的元數據。因此元數據的元素需要可以靈活增加和減少，生成和解析元數據包的 xml 格式可以進行配置，并依據配置生成 xsd 模版，對模版進行版本控制和登記，每次變更模版都需要記錄變更的背景和相關人員，并且應觸發元數據封裝包的遷移計劃，定期升級到新版本。并及時更新前端數據接收的校驗模版，以新的模版校驗接收數據。

（二）電子檔案元數據方案的結構

電子檔案元數據方案的主要設計依據是國際標準——《ISO23081-2信息與文獻—文件管理過程—文件元數據第 2 部分：概念與實施問題》（以下簡稱 ISO 23081-2）、DA/T46、DA/T 48，其基本架構由頂層結構、實體結構和封裝結構組成。頂層結構由于國際標準——《ISO23081-1 信息與文獻—文件管理過程—文件元數據第 1 部分：原則》已經被采標為我國國家標準，有關文獻《論電子文件管理元數據頂層框架設計的標準化》也專門探討了該國際標準在我國文件管理中的應用，它實際上已成為制定我國電子檔案元數據標準頂層框架的首選基礎性標準。因此，以 ISO23081-2 為標準，結合電子檔案管理活動實際需求，文件、業務、機構人員、法規及關系等五個元數據實體是其元數據方案頂層結構的必要組成部分，其結構如圖：文書類電子檔案文件實體元數據結構示意圖所示。各實體元數據設置，除文件實體隨著檔案門類變化而具有不同的元數據外，其他四個實體元數據設置完全相同，它們的具體定義如“表1：業務、機構人員、法規及關系實體元數據表”所列：

（三）文件實體結構

文件實體是有關電子檔案自身的元數據，包括電子檔案內容、權限、密級、存儲地址及技術結構等元數據。從有利于元數據方案有序擴展、XML（可擴展置標語言，下同）文件查看方便等角度，根據 ISO23081-2實體屬性類元數據框架，在封裝時可以對文件實體作進一步分類，將其第一層設計為四個容器型元數據，即標識元數據、描述元數據、使用元數據、文件關系元數據，并將相關元數據元素歸入各個元數據容器中，如“圖1：文書類電子檔案文件實體元數據結構示意圖”所示。

根據 ISO23081-2的定義，法規實體在實際應用中可以記錄各種電子檔案管理活動的依據，比如：機構人員履行公務應具備的法定職能（責），電子檔案移交、接收的依據及規范程序，進行開放控制、升降解密、銷毀等鑒定業務的依據，下載電子檔案原文的許可，將電子檔案從當前格式轉換為另一種長期保存格式的管理標準等，如“圖2：元數據主要實體及其關系”所示。

就檔案管理活動而言，法規實體是業務處置依據的記錄載體，它可以證明處置行為的合規性，既有利于保存電子檔案所處的業務環境信息，有助于維護電子檔案的憑證性，又具有較強的實用性，因而，設置法規實體是十分必要的。

《文書電子文件元數據標準》的業務實體僅設置了有關文件與檔案管理活動的元數據，即處置元數據，未設職能業務描述信息。基于文件構成三要素理論，職能業務是具有憑證價值的電子檔案的重要組成部分，是重要的背景信息；而且，ISO23081-2也將職能業務定義為業務實體的主要內容，文件管理業務則被集成在業務實體之中，這種定義在圖：元數據主要實體及其關系中給予了明確描述。圖：元數據主要實體及其關系所列業務實體即由文件業務與職能業務兩類元數據構成，其中，業務名稱、業務類型、業務開始時間等 5個元數據元素用于描述電子檔案得以形成的業務活動。在法規四元組框架下，將業務實體元數據專用于描述形成文件的職能業務，把文件處置元數據設置于文件實體之中。二者的設計印證了職能業務元數據的必要性。

（四）電子檔案元數據元素值的獲取

信息來源是 DA/T46、 DA/T48 定義的元數據屬性，它用于描述電子檔案元數據的獲取賦值方式，它與系統業務流程、功能節點密切關聯。在實際應用中，通常有七種獲取方式：緊藉合捕獲、從移出系統接收、手工錄入、默認賦值、自動捕獲、半自動化賦值以及自動提取賦值。元數據獲取點及獲取內容參見“表2：元數據獲取點及獲取內容一覽（部分）”：

參考文獻：

[1]《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《全國檔案信息化建設化建設實施綱要》。

[2]《數字檔案館建設指南》（國家檔案局，2010年 6月）、《全國檔案事業發展“十二五”規劃綱要》、《關于加強檔案信息資源開發利用工作意見》（檔發[2005] 1 號）、《全國檔案信息化建設實施綱要》（國檔發[2002] 8 號）

[3]《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894-2002）

[4]《公務電子郵件歸檔與管理規則》（DA/T32-2005）

[5]《文書類電子文件元數據方案》（DA/T 46-2009）

[6]《檔案交接文據格式》（GB/T13968-92）

[7]《檔案分類標引規則》（GB/T 15418-94）

[8]《檔案著錄規則》（DA/T 18-1999）

[9]《歸檔文件整理規則》（DA/T 22-2000）

[10]《檔號編制規則》（DA/T 13-1994）