探究圖書館檔案優(yōu)化管理的措施和思考

張賀平

摘 要：隨著當今信息化管理建設步伐的加快，伴隨著圖書館檔案材料種類的數(shù)量在不斷增加，提高圖書館檔案管理系統(tǒng)必須能夠更好地促進信息和專業(yè)的檔案管理庫的建 設。文章論述了圖書館檔案優(yōu)化的重要性，接著分析了圖書館檔案管理的現(xiàn)狀，重點探討如何提高運用現(xiàn)代圖書管理理念和技術庫文件的管理問題。

關鍵詞：圖書館檔案；優(yōu)化管理；措施；

中圖分類碼：G25 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-09-00-01

引言

圖書館檔案管理是高校圖書館現(xiàn)代化建設的重要組成部分。通過分析高校圖書館檔案的作用以及管理工作中存在的問題，提出了優(yōu)化檔案管理的新思路，要從增強檔 案管理意識、提高檔案管理人員的素質(zhì)等方面入手，不斷優(yōu)化高校圖書館檔案管理水平，提高檔案利用率，可以促進高校圖書館各項服務工作更好發(fā)展。

一、圖書館檔案管理的問題分析

圖書館的檔案管理有著較好的資源基礎，在隨著信息化的技術不斷進步的同時，以往的檔案管理模式也逐漸的凸顯出其不足之處，對于這些問題必須要得到重視，下面就對于這些問題紛紛進行闡述：

（一）檔案數(shù)字化進程緩慢。在檔案整體的結構上的不足檔案數(shù)字化的進程緩慢，對于圖書館的館藏文書檔案相對的重大，尤其是一些業(yè)務檔案，在這方面較為的豐富，檔案的形 式基本都是紙質(zhì)為主，在當今的信息化日趨成熟的今天，從量以及載體上就可以明顯的發(fā)展，這樣的管理模式已經(jīng)與當前的發(fā)展不相適應，在整體的結構上的優(yōu)勢愈 來愈小。

（二）檔案管理上操作不規(guī)范。在管理上操作不規(guī)范，在圖書館的檔案管理方面的一些基礎的設施以及條件等都要比其它的一些部門滯后，這也是對于圖書館的檔案管理沒有得到足 夠的重視造成的，有相當多一部分的圖書館檔案管理方面沒有專業(yè)的人員進行管理，這對于圖書館的檔案管理的整體發(fā)展起到了阻礙作用，也不能夠有效的對于圖書 館的發(fā)展起到很好的促進參考的作用。

（三）檔案管理意識薄弱。許多圖書館都沒有意識到圖書館檔案管理的重要性，工作人員主觀認為圖書管理就是按照傳統(tǒng)方法進行針對圖書進行簡單的文件分類，建立索引就可以了。更 糟糕的是一些領導經(jīng)常在會議重點討論了檔案管理考核的重要性，但在實際工作中也沒有實行有效貫徹執(zhí)行，甚至放棄檔案管理。

（四）檔案管理制度不完善、檔案管理水平不高。目前的檔案管理現(xiàn)狀表明，從正規(guī)術語文件管理，沒有完整的分類法可循，圖書館檔案管理大多是按照傳統(tǒng)分類方法，如數(shù)字法，子母法進行排序放置，而這 種管理方法絕大多數(shù)是無法形成真正意義上的相對分類查找。由于檔案管理機構水平不高，崗位職責不明確，責任分工不清，再加上一些圖書館檔案管理人員不固 定，服務質(zhì)量不均衡，造成了檔案工作發(fā)展滯后。有的圖書館甚至沒有專門的檔案管理機構及其專職人員，最終導致圖書館管理水平偏低。

二、圖書館檔案優(yōu)化管理的必要性

（一）優(yōu)化檔案管理能夠有效確保圖書館工作的順利進行。圖書館檔案涉及到的內(nèi)容非常多，包括圖書館工作的原始記錄，圖書館工作人員的工作成果，經(jīng)驗，對圖書館人員編制進行詳細的記錄，并通過檔案信息反映 了圖書館和博物館的情況及其業(yè)務發(fā)展中存在的問題是圖書館發(fā)展的跟蹤記錄，圖書館的管理和重要的參考價值，以及圖書館的未來發(fā)展的真正目標。

（二）檔案管理是圖書館進行科學管理的重要手段。通過建立和完善圖書館檔案管理的科學性，圖書館可以進一步提高其自身檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)標準化和規(guī)范化的管理，充分發(fā)揮其在圖書館管理中的作用。另外，對于讀者服務工作的管理過程，能夠進行詳細記錄工作，都是為未來圖書館進一步提升讀者服務質(zhì)量打下堅實的基礎。

三、圖書館檔案優(yōu)化管理的措施

（一）優(yōu)化完善圖書館檔案管理機制?？茖W規(guī)劃圖書館檔案管理機制，優(yōu)化圖書館檔案信息技術基礎設施建設，提高圖書檔案管理的信息化服務能力，不是幾名圖書館工作人員就可以單獨做的很好 的，有很多檔案材料往往涉及到多個部門，需要協(xié)調(diào)多方工作進行系統(tǒng)優(yōu)化服務才行，在健全檔案管理制度，建立檔案保管期限表，文件和資料歸檔范圍，明確保管 期限表制，分保管期間，評估文件，文件規(guī)范的符合法律的發(fā)展，提高人們的意識，進一步推動圖書館檔案管理建設。

（二）加強檔案數(shù)字化建設，建立圖書管理數(shù)據(jù)庫。所謂圖書管理數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，指的是圖書檔案信息的接收，傳輸，存儲，以實現(xiàn)共享檔案信息管理系統(tǒng)的文件。在今天加速全球化的進程中，實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫管 理系統(tǒng)也使得文件管理從傳統(tǒng)到紙質(zhì)載體轉變?yōu)殡娮虞d體，檔案管理員能夠針對圖書信息進行存檔數(shù)據(jù)處理，有效開展圖書業(yè)務管理，共同實現(xiàn)圖書管理信息的協(xié)調(diào) 處理。

（三）提升圖書檔案管理人員的綜合業(yè)務素質(zhì)。圖書館應設置專職工作人員負責檔案管理，注重員工的檔案管理及其專業(yè)技能培訓工作，盡量選擇有著較高教育水平和業(yè)務經(jīng)驗豐富的員工。對于檔案管理人 員，應盡量保持其工作的穩(wěn)定性。檔案管理人員要定期進行培訓，能夠熟練掌握電腦等現(xiàn)代信息技術，精通圖書館檔案管理系統(tǒng)。要充分認識到圖書管理人員對圖書 館發(fā)展工作的重要性，在工作中不斷提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，不斷轉變其工作觀念，以適應現(xiàn)代社會發(fā)展的要求。圖書館檔案管理人員也應提高工作的嚴肅 性，增強工作責任感，及時的準確地對檔案材料進行分類管理。

隨著社會的發(fā)展以往的圖書館檔案管理模式慢慢的開始退出了市場，這就要求要有著新的管理模式來更好的促進圖書館的檔案管理，做好這一工作能夠對于組織機構 的可持續(xù)的發(fā)展有著最為基礎的保障，對于圖書館的檔案管理工作進行創(chuàng)新發(fā)展能夠對于自身的水平得到有效的提高，對于其中的一些不足還需要進一步的得到創(chuàng)新 加強，從而把圖書館的檔案管理更現(xiàn)代化的體現(xiàn)出來。

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