企業檔案內部資源的知識管理探析

趙語心

[摘 要]知識管理是21世紀企業管理的新方向。企業檔案作為企業各項活動的真實記錄，在知識管理中具有很大作用。本文分析了檔案在知識管理中的作用和企業對內部資源進行知識管理的重要性，列舉了數種對企業檔案內部資源實施知識管理的方法。

[關鍵詞]企業；知識管理；檔案管理；內部資源

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2015.09.089

1 企業檔案管理的現狀

在知識管理思想的指導下，企業要想保持核心競爭力應該注重對企業隱性知識的挖掘，這是企業檔案開發利用的一個創新點。要想積極有效地參與知識管理，從根本上改變檔案部門“看攤守攤”的被動局面，應在實體保管的基礎上，更深一層次地加強對隱性知識的挖掘。

在知識經濟和信息技術的推動下，檔案人員開始由實體保管者向知識管理者過渡，企業檔案以其豐富的知識性也開始被納入到知識管理的視野中。這一客觀要求給企業檔案工作帶來了強有力的沖擊，企業檔案工作目標必須調整，檔案部門必須準確把握環境的脈搏，再也不能僅僅只關心檔案實體和信息的安全管理與責任管理，而必須集中精力攻克檔案知識資源管理的難題。

現在，企業檔案實體管理保管機制比較健全，保管手段比較先進，保管方式日趨合理。針對檔案實體管理，管理人員理順收集渠道，對收集到位的檔案整理、鑒定保管等也駕輕就熟，這些成果都顯示出檔案實體保管的日趨成熟與完善。但是在知識管理的方面還很欠缺，存在很多的問題，大部分的檔案館的管理模式都還停留在保管的階段，存在重實體保管、輕知識挖掘的缺點。針對顯性知識，未形成健全的挖掘機制；針對隱性知識，也未及時進行歸檔操作。應該說，大部分企業對檔案的管理仍停留在信息管理階段，對檔案的利用也停留在信息利用階段，在顯、隱性知識挖掘上所做的工作遠遠不夠。

在企業中普遍存在這樣的現象，即企業信息部門收集來的信息與創新的知識，不能暢通的傳達給需要這些信息的部門與個人，企業中部門與部門之間、個人與個人之間信息流通出現障礙，形成“信息孤島”。在資訊發達的今天，“信息孤島”現象致使企業永遠比市場的節奏慢半拍，將極大地削弱企業的競爭力與生存能力。相對于其他知識而言，檔案知識的共享基本上比較滯后，這一方面由檔案信息的特殊性引起，另一方面也由長期以來形成的檔案利用思維所導致。但在知識經濟時代，檔案工作的出路在于實現檔案知識共享，發揮檔案知識的經濟效益。

2 知識管理的定義

知識可以分為隱性知識和顯性知識，顯性知識是指可以用語言文字表達傳遞的信息，隱性知識是指需要靠實踐和體驗來獲得的，可意會而不可言傳的信息。知識管理就是應用現代技術對知識資源進行管理，以促進知識創新的活動。它能夠幫助人們對擁有的知識進行反思，調整和發展企業內部結構，提高人民進行知識交流的技巧，增加獲得知識的來源，促進知識交流，利用組織的無形資產創造出價值。

3 通過企業檔案對內部資源實施知識管理的必要性

3.1 企業實施知識管理的必要性

知識管理是為了有效地提高企業的競爭力，而綜合企業內部和的各種信息、知識，并加以識別、收集、科學的加工和充分的運用，并通過建立知識共享機制，鼓勵知識創新，實現知識的增值，利用企業所蘊含的集體智慧提高企業的應變和創造能力。因此，知識資源對于當今企業具有舉足輕重的作用。在知識經濟社會中，知識管理將為企業創新增添動力，要使每個員工都能接觸并有效地運用企業的知識，將合適的知識在合適的時間給合適的人。企業將主要依靠知識來贏得競爭的優勢，最終實現低成本高收益。

3.2 企業檔案在知識管理中的作用

企業檔案是企業活動的記錄，忠實的記載了企業員工在從事生產、管理等各項活動過程中的情況，積累了大量的企業顯性知識。通過對這些顯性知識資源的開發，企業可以更加便捷地建立知識管理系統，實現企業知識共享。企業檔案是保護企業知識產權的有力武器，它真實地記錄了企業進行知識創新活動的時候的過程、內容、結果，是企業擁有某一知識產權的法律憑證。檔案的憑證作用可以有效地證明知識產權的所有者，當發生知識產權糾紛時，企業檔案可以有效地保護知識產權。企業檔案可以反映和培養企業文化，它形成和產生于企業家和企業員工各種企業活動過程中，記錄著企業經歷的成功與失敗。企業檔案是企業員工知識培訓的必備教材，通過企業檔案為企業員工培訓提供教材，使企業員工能迅速融入本企業，提高業務能力。

企業檔案知識管理不僅是一項重要的管理活動，更是一種管理理念，企業檔案不僅具備知識特征，還是企業一種重要的知識資源，已成為許多企業戰略行為和價值觀的一部分。

3.3 企業內部資源知識管理中存在的問題

現在很多大型企業中，知識管理已經開始啟動，但企業內部的各種知識資源卻并未得到合理利用。實施了知識管理，建立了知識服務中心，但非常重視競爭情報、市場動態等外部知識資源的獲取、分析，不重視企業內部的檔案、圖書資料、視頻圖像等知識資源的挖掘，讓大部分有效知識資源閑置。這種知識管理模式叫做“情報導向性”知識管理模式。實施這種知識管理模式的企業忽視了企業的原生性信息，致使企業內部的知識資源得不到盤活，仍是死水一潭。因此，在獲取外部知識的同時，企業也應該重視內部信息資源的開發，先將自身具有的資源充分利用才能真正掌握知識管理。

4 對企業檔案內部資源實施知識管理的方法

4.1 建立企業知識庫

通過建立面向知識管理的知識庫，積累和保存企業各種文檔信息和知識資產，能夠更好地實現檔案及其他信息的共享和整合。總體來說，企業知識庫基本由下列一些知識和信息組成：企業基本信息、包括公共關系信息、年度報告、預測分析報告、產品和服務信息、經營業務信息、業務經驗信息、基本流程信息、顧客信息等。借助網絡傳輸，把企業各個部門連為一體，使知識可以最短時間零距離地向每個員工、每個崗位延伸，促進了知識的共享和傳播。每個人、每個小組形成的信息和知識都必須存儲到知識庫中，而需要知識的人也能從知識庫的知識存儲系統或者專家系統中找到所要的知識。而且，知識庫還能起到蓄水池的作用。企業人員流動不可避免，知識庫通過將每個員工所創造的知識成果、業務經驗文檔化，避免了才隨人走從而削弱企業的知識儲量。

4.2 對館藏檔案進行分類整理，提供知識服務

企業檔案館的檔案資源非常豐富，但是它們的利用率卻并不高，檔案人員只是被動地對歸檔的文件進行接收和管理，而且在服務中較少考慮用戶的需要，造成大量寶貴的資源白白堆積。如何能夠改變這種管理現狀，深入挖掘其中的知識，為企業貢獻其價值，是檔案館進行知識管理的重中之重。而對館藏檔案進行分類整理，提取其中的信息，為企業提供知識服務就是一個方法。檔案人員通過對館藏檔案的開發，可以建立專門性的檔案信息庫。如武漢市城建檔案館，根據武漢市城市建設的實際情況，開發了《武漢市城市綜合管網管理信息系統》和《正格城建檔案管理系統》，并于2007年，開展了《建設工程電子文件歸檔與管理》的項目研究，這些系統的開發和項目的進行都是武漢市城建檔案館為了更好地管理館藏檔案、尋找其中關聯、挖掘檔案知識而做出的努力，這些項目的成果都得到了有關專家的認可，有非常高的實用性。另外，收集企業內的信息資源，制作企業人才信息庫也是一個提供知識服務的途徑。

4.3 鼓勵員工的隱性知識顯性化，將個人隱性知識轉變為組織知識資產

企業知識不僅涵蓋了文件、檔案等大家熟知的顯性知識，還包括隱藏在員工腦海中的隱性知識。人們頭腦中的隱性知識主要體現在兩個方面：一類是技術方面的隱性知識，包括那些非正式的難以表達的技能、經驗、技巧和社會關系等；另一類則是認識方面的知識，包括心智模式、信念、價值觀等。人是知識的重要載體，企業在知識管理時代必須建立吸引人才、留住人才的長效機制，同時還要充分利用員工頭腦中的經驗知識，擴大知識共享的范圍。而企業檔案部門則應與企業員工保持密切的交流與聯系，共享知識，并及時進行知識歸檔。我們可以通過訪談、會議記錄、交流互動形式，將本企業管理者與員工的經驗型知識挖掘并記錄下來，將個人的經驗知識轉化為企業的知識財富。知識管理要求實現隱性知識和顯性知識的轉化與互動，利用知識的流轉運動來增加知識創新能力是企業知識管理的特點，也是企業的人本管理及流程重組思想的體現，企業檔案工作應該而且能夠成為這種運動的中介之一。

5 結 論

隨著知識經濟時代的發展，知識管理越來越重要。企業在獲取外部知識的同時，企業也應該重視內部信息資源的開發，通過對企業檔案的管理和挖掘來獲得更高級的知識服務，做好對自身的知識管理。企業檔案工作應該抓住這次機遇，調整工作目標，準確把握環境的脈搏，通過多種工作方法，集中精力做好顯性、隱性知識的挖掘，努力為企業創造價值。

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