談文秘工作對檔案管理的重要性

陳麗

文秘工作與檔案管理有著密切的聯(lián)系，可以說檔案管理工作與文秘工作是相輔相成、密不可分的。如何讓文秘工作與檔案管理工作高效銜接是現(xiàn)代文秘工作中不能回避的問題。公文是檔案的前身，當(dāng)其處在傳遞、承擔(dān)和執(zhí)行過程中，具有現(xiàn)行效用，但不能稱其為檔案。檔案是完成了公文處理程序，作為歷史記錄保存起來以備考查的，作為憑證的文字、圖像、聲音的文書和信息材料。因此，公文形成是檔案工作的起點，規(guī)范公文處理，把好公文形成關(guān)，是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。環(huán)境衛(wèi)生管理處是基層事業(yè)單位，由于受人員、編制的限制，文秘人員既是教務(wù)辦的編制同時還兼任檔案管理人員，在基層事業(yè)單位中具有一定的代表性。本文就文秘工作促進(jìn)檔案管理工作進(jìn)行探討和分析，以及檔案在文秘檔案管理中的重要作用。

一、文秘工作與檔案管理工作的聯(lián)系

文秘工作與檔案管理工作兩者是密不可分、相輔相成的。

文秘工作的性質(zhì)決定了文秘部門加強(qiáng)檔案管理勢在必行，極為關(guān)鍵也相輔相成。

首先，文秘工作離不開檔案管理。文秘工作的性質(zhì)在實踐中凸顯檔案信息的重要，文秘工作必然涉及許多上呈下傳的文件材料，這些文件要及時遞呈領(lǐng)導(dǎo)批閱，然后催辦、歸檔，會直接影響整個企業(yè)的工作效率;能夠使企業(yè)更好地貫徹落實好上級領(lǐng)導(dǎo)部門的精神;為人員提供學(xué)習(xí)進(jìn)修的信息，使人員的技術(shù)水平不斷提高，有效地促進(jìn)經(jīng)濟(jì)效益。可以說，文秘工作的優(yōu)質(zhì)服務(wù)對企業(yè)的經(jīng)濟(jì)和社會建設(shè)都起著不可估量的作用。因此，以基礎(chǔ)檔案管理為起點，規(guī)范運(yùn)作方法才能夠有效地推動文秘工作規(guī)范有序地健康發(fā)展。

其次，做好檔案管理能夠保證文秘工作的科學(xué)性和全面性。重要活動的重要信息來源和物質(zhì)基礎(chǔ)直接關(guān)系到文秘工作本身。檔案資料科學(xué)性、準(zhǔn)確性增強(qiáng)，全面性、可選性擴(kuò)增，是文秘工作科學(xué)、準(zhǔn)確、全面開展的重要前提和保障。因此，建立健全檔案管理體制是新形勢下對文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理工作和首要任務(wù)。檔案管理是一項比較復(fù)雜的系統(tǒng)工作，在開展的過程中要求工作人員具備一定的專業(yè)技能，同時還要具備一定的責(zé)任心，這樣才能夠最大限度的保障檔案管理工作的開展。檔案管理工作是文秘工作中的重要構(gòu)成部分，對于文秘人員來講，在工作開展的過程中必須要具備良好的檔案管理技能，這樣才能夠促進(jìn)自身工作的順利開展。在實踐的過程中，做好檔案管理工作可以很好的保障文秘工作的全面性和科學(xué)性，是文秘工作準(zhǔn)確、科學(xué)開展的前提和重要保障。

所以在新的歷史時期，健全檔案管理工作體制是文秘工作開展的重要任務(wù)和管理手段，同時也是新時期文秘工作的必然要求。

二、檔案和文秘工作規(guī)范化管理的措施探討。

1.文秘人員與檔案工作的關(guān)系

文秘人員和檔案工作有著十分密切的關(guān)系。從某種意義上說，文秘工作是檔案的基礎(chǔ)，檔案工作是文秘工作的歸宿。作為機(jī)關(guān)文秘人員是檔案館檔案材料“入口”的關(guān)鍵主要力量。隨著高校行政管理、教學(xué)科研、外事、基建等各項活動文件材料的日益增多，文件轉(zhuǎn)化為檔案，專業(yè)性強(qiáng)、程序復(fù)雜、直接影響檔案工作的質(zhì)量高低。全面、完整地收集檔案材料是一個科學(xué)的過程。因而作為文秘人員需要具有較強(qiáng)的檔案意識，認(rèn)真細(xì)致地控制文件材料的走向和運(yùn)轉(zhuǎn)，要將具有查考價值的來文、發(fā)文、內(nèi)部文件等材料千方百計地收集齊全，真正理解和掌握檔案工作的需求，是對文字秘書人員需要努力學(xué)習(xí)實踐的要求。

2.檔案管理工作對文秘人員的要求

做好歸檔文件的收集。收集是學(xué)校檔案工作的一項長期的基礎(chǔ)工作。高校文秘人員不僅擔(dān)負(fù)著部門來往文件的收發(fā)、傳閱、催發(fā)等文書處理工作，也是第一時間接觸文件材料的工作者，完整收集各項文件材料為將來學(xué)校工作做好實證性的研究及領(lǐng)導(dǎo)決策和研究工作中處理重大問題的使用提供便利。所以必須熟悉文件材料的形成過程，把握住進(jìn)出文件材料的流程，這就要求文秘人員必須有較強(qiáng)的檔案意識，發(fā)揮工作中熟悉文件內(nèi)容及形成的優(yōu)勢，做好既不丟失或扣留一份有價值的文件，也不把毫無意義的材料作為檔案保存。同時最大限度地保持文件之間的歷史聯(lián)系，維護(hù)文件形成的系統(tǒng)性、成套性和完整性。這樣才能及時有效地收集好各類文件材料，為檔案工作打下良好的基礎(chǔ)。這就要求文秘人員首先將具有查考利用價值的文件材料收集齊全、完整。 參考文獻(xiàn)：

[1]徐艷.試論檔案工作創(chuàng)新[J].赤峰學(xué)院學(xué)報，2005，（02）.

[2]高德武，周愛東，李文.檔案工作創(chuàng)新思路[J].科學(xué)與管理，2005，（02）.

[3]王曉燕.全省檔案工作會議在長沙召開[J].檔案時空，2005，（02）.

[4]陳相安.檔案工作的創(chuàng)新思考[J].蘭臺世界，2001，（10）.

[5]龐衛(wèi)青.檔案工作創(chuàng)新小議[J].攀登，2004，（05）.