淺析圖書館檔案管理信息化發展

張賀平

摘 要：圖書館檔案的管理信息化發展，對圖書館檔案管理提出了更高的要求。文章首先分析圖書館的檔案管理中存在的主要問題，其次，基于圖書館檔案管理信息化的安全 性、設備配備的匹配性和管理人員的綜合素質等方面來探討了一些有效措施，希望能夠為我國圖書館檔案管理的信息化進程提供有益借鑒。

關鍵詞：圖書館；檔案管理；信息化發展；

中圖分類碼：G25 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-08-00-01

作為一種記錄文獻，圖書館所自有的檔案資料是圖書館工作的重要信息，也是圖書館自身的寶貴財產。圖書館檔案資料是對圖書館各項工作的全面記錄，也是對圖書 館工作人員進行考核評估的主要參考依據之一。圖書館檔案對于圖書館工作總結、工作計劃的制訂以及管理工作的開展等，都有著非常重要的作用，所以，提升圖書 館檔案管理信息化水平具有重要的現實意義。

一、圖書館檔案管理工作的重要性

（一）歷史價值

檔案資料之所以要長期地進行保存，為后人所利用，這是由于它具有自身特定的作用。對于圖書館來說，建立和完善科學的檔案管理信息化系統，不僅是現代管理對其的要求，同時也是進行科學評價的依據，檔案資料可以準確全面地反映出圖書館的發展歷程。

（二）參考依據

拿圖書館的業務檔案來說，每一年的業務檔案都對圖書館內部各個部門工作人員這一年來所進行的各項業務活動進行了詳細的記錄，如業務情況、業務成果、經驗教訓等，這些內容都全面仔細地記載到檔案材料中，能夠為將來圖書館的建設管理提供更多的參考資料。

（三）科學依據

圖書館檔案資料是其在進行管理和其他活動中可以參考與借鑒的依據，在長期的積累過程中，圖書館檔案具有較高的可操作性和可靠性，圖書館管理人員可以將它作為第一手參考資料來使用，這有利于提升圖書館管理水平。

二、圖書館檔案信息化管理存在的問題

（一）基礎建設薄弱，信息化建設不足

圖書館檔案管理信息化建設的基礎工作通常來說包含有檔案材料的收集、資料整理、文件歸檔等階段，基礎檔案材料的加工是檔案信息化管理的基本前提。在當前圖書館檔案信息化管理系統的建設中，某些圖書館因為沒有建立與本館實際情況相符合的、科學合理的檔案信息化管理制度，導致相關檔案資料的收集、整理等工作無 章可循。檔案信息化管理建設過程中基本上都存在著一些問題，主要有檔案資料收集不全面、存檔期限劃定不準確、檔案分類不清楚等，這些問題在很大程度上影響 著檔案信息化管理系統的建設。

（二）圖書館信息化資源利用率不高

信息化的檔案資源主要有簡潔、方便、高效等優勢，因此其在社會資源中所占的比重日益提升，信息化資源的開發利用率直接關系到圖書館各項工作的正常開 展。基于網絡平臺的圖書館檔案信息化建設和科學地對其進行開發利用是未來圖書館檔案管理工作的一大發展趨勢，如果不將這項工作做好，那么將會在很大程度上 降低圖書館各項工作的開展效率，同時也會極大地阻礙圖書館的現代化發展進程。

（三）圖書館信息化服務層次較低

當前，圖書館的檔案資源信息化服務依舊還停留在對檔案材料的收集存檔環節上，僅僅為少數用戶提供簡單的咨詢服務和閱覽服務等層次上。隨著社會基礎建 設進程加快，各項現代化設備逐漸得到普及和完善，云計算平臺在圖書館檔案管理中的應用，這些條件都為圖書館檔案管理工作帶來了更多的發展空間。但是圖書館 信息化服務的效果依舊不是很理想，在圖書館檔案信息化管理的過程中，計算機網絡技術的優勢沒有充分地發揮出來，很多圖書館并不能提供全方位的信息化服務， 也沒有將用戶網上交流平臺建立起來，信息化服務層次過低，很多例如檔案材料報道、資源共享、專題提供等服務還沒有得到挖掘和開發。

三、圖書館檔案管理信息化發展的主要措施

（一）對圖書館檔案管理的信息化的安全問題加以高度重視。

高速發展的網絡化為管理利用檔案帶來了極大的便利，可網絡安全的難以保證性也同樣嚴重地制約了圖書檔案管理的數字化發展。為保證圖書館的檔案管理工作的安 全，要對網絡的安全管理進行加強，使用加解密、訪問控制和數字簽名等手段保護信息動態傳輸、靜態存儲和可驗證信息的交換過程等。為提高檔案管理安全性，有 效防止泄露檔案的信息，首先要不斷地發展科技，為圖書館檔案管理信息化改革存儲必要的技術設備；其次，要求相關人員甚至是普通的民眾均要對檔案管理安全性 和重要性真正意識到，要提高全民的素質和引起全民的重視及關注。

（二）加強開發利用圖書館檔案。

圖書館管理水平的重要體現就是對其的開發利用，這也是圖書館檔案管理最終的目的。當前的信息化的時代，無紙化、網絡化及電子化檔案管理能夠有效提高工作的 效率，提高檔案的查閱與利用的效率。利用各職能部門的電子文檔檔案材料，通過網絡信息管理部門的文件傳輸可以直接在系統信息文件管理有關的校內網進行傳輸 文件系統的綜合圖書信息管理。該系統可以存儲，檢索，使用可以選擇其它功能。

（三）要按照檔案管理信息化標準要求進行管理。

因各個單位不同的信息化的進程和配置的設施造成了大多數檔案信息和數據難以實現共享和兼容，這阻礙了檔案管理的信息化的進程。為此，我們要統一配備專業數 字化的設備，建立起專業檔案管理的系統。這樣，通過設備和系統的統一來實現全體檔案的信息資源的兼容共享，同時要保持同步更新換代來應對新的發展和挑戰。 在全國范圍之內著力于檔案管理信息化的統一標準的建立，使其達到更大范圍的資源共享。綜上所述，信息化網絡化時代圖書館的管理既面臨這傳統工作方式的束縛和物質人員等條件的限制，但是網絡的普及化和信息技術的迅速發展也為其發展提供了優越 的條件。因此，圖書館檔案的管理信息化建設要兼顧網絡的安全、專業化設施的配備和系統的統一、相關工作人員綜合素質的整體提高等來進行，促進圖書館檔案的 管理信息化順利健康的發展。

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