談房產檔案數字化管理改革

李瑤

摘 要：隨著計算機網絡、信息數字化的推廣和運用，房產檔案的數字化建設已迫在眉睫，這就需a要提高實現房產檔案數字化管理的思想認識，創造統一規范的數字化標準，制定長遠規劃和短期目標，擬定詳細的數字化管理細則，而最為關鍵的是建立一支既懂房產檔案又懂數字化管理的復合型人才隊伍。

關鍵詞：檔案數字化；房產檔案；房地產管理處；房產管理

一、房產檔案的主要特征

房地產檔案管理與一般的檔案管理有很大的區別，房地產檔案產生于房地產專業部門，是房地產權屬登記管理中形成的歷史記錄，而房地產權屬登記管理是依法進行的，是其他任何部門都不能代替的工作。房地產權屬登記管理工作面廣量大、政策性強，形成的檔案材料專業性強，在內容和形式上與一般公文有明顯的區別。在內容上，反映了房地產權屬狀況、房地產位置和面積大小，文件名稱多采用房地產專業術語；在形式上，結構規范，多為表格式、填寫式。房地產檔案形成后，房地產權屬和房地產情況并不是固定不變的，隨著產權人的變化，房屋的損壞折舊、城市建設的發展、房地產市場的活躍，房地產的買賣、交換、繼承、贈與等交易行為的發生使房地產所有權不斷發生變化，房屋的拆遷、翻建、擴建、滅失、土地分割與合并等變更不可避免。因而，房地產檔案處于不斷轉移和變更之中，具有極強的動態性。房地產檔案作為房屋變化中的原始記錄，必須隨著房屋及房屋所有權人的變化而變化，房地產檔案只有全面真實地反映房屋變化的全貌，才具有其利用的價值。房地不可分，房屋總是建筑在地上的，因此，房地產檔案應當遵循房屋所有權與房屋占用范圍內土地使用權的權利主體一致的房屋權屬登記原則，登記管理房地產檔案，確保土地與房屋檔案的完整。不能破壞房地產檔案之間的有機聯系。房地產檔案主要以圖、檔、卡、冊為其主要內容。圖，是指房地產平面圖，包括分丘圖、分層分戶圖，反映權屬范圍，形象直觀；檔，是指產權文字檔案，反映產權的來龍去脈，詳盡細致，真實可靠；卡，是指房地產卡片，包括錄入電腦的房地產情況表，它概括了檔案的內容，彌補了圖的不足，反映產權簡潔明白；冊。即房地產登記簿冊。包括登記收件簿、發證記錄簿、房屋產權發證審批總冊等，是根據房屋所有權登記成果和分類管理需要而填制的，是產權狀況和房屋狀況管理的縮影。只有圖檔結合，才能真正把產權反映準確。

二、對房產檔案數字化管理的未來猜想

應建立基于房地產管理業務規則的管理體系。房地產權屬檔案數字化應建立完整的產權認證體系，實現業務數據、電子檔案及GIs數據的一體化存儲管理和應用集成，這是建立全方位房地產管理的難點和關鍵。在三者之間建立有效的數據連接和完整性、業務性規則的基礎之上，一方面可對權屬登記實施全程管理，充分保證產權認證的準確性、排他性、關聯性和制約性。另一方面，實現房地產管理的地理空間可視化，建立和維護檔案的地理相關性，實現權屬界限精確管理。由此可以實現“圖-證-檔”一體化，達到圖檔結合，以圖管房的管理層面。應建立基于房地產管理業務規則的動態更新機制。與其它靜態的檔案不同。房地產權屬檔案應隨時因房地產權屬的異動而發生變化，構成一個動態、面向業務的數字化檔案系統。通過在數字化檔案系統中內置基于業務規則的動態更新機制，并為房地產測繪應用和房地產管理應用提供相應的系統接口。

三、國內外房產檔案數字化管理的發展形勢

通訊技術和計算機技術的有效融合，促使世界檔案管理朝著網絡化、數字化方向發展，美國無疑是走在前列的國家，其普遍采用一體化管理模式，以三項基礎性文件綱要為房產檔案數字化管理建設提供了依據，并借助NAIL實現了房產檔案信息的網上查詢、檢索和利用，同時利用完善的管理制度和技術優勢使房產檔案信息的完整性和安全性大大提高。而緊隨其后的英國也不甘落后，通過推行《電子文件管理系統功能需求》、《元數據標準》、《鑒定和保護指南》等規定切實為房產檔案數字化管理提供了制定標準，并輔以合理規劃和技術支持，促使房產檔案管理事業健康發展。總之，國外房產檔案數字化管理發展形勢良好，值得我們學習和借鑒。相比之下，我國房產檔案數字化管理由于缺乏先進的理論指導和相關經驗，發展形勢不容樂觀，雖然部分地區取得了較大進展，但問題依舊層出不窮，其中急需解決的問題就是房產檔案數字化管理標準的構建，此外還有不同程度的問題，如數字化管理意識不高、缺乏合理規劃、基礎設施建設不到位、房產檔案信息不完整、管理人員素質不高、忽視檔案信息安全等，這些都嚴重制約著我國房產檔案數字化管理的建設進程，因此我們必須吸收和借鑒先進理念和經驗，立足國情，解決現實問題，促進房產檔案數字化管理健康發展。

四、結語

隨著房地產業的快速發展，房屋交易日益增多，房產檔案面更廣、量更大、變更也更加頻繁，必須深刻認識房產檔案管理的時代特征，加快推進房產檔案管理的數字化，不斷運用信息技術改造檔案管理流程，實現檔案管理的電子化和網絡化。

參考文獻：

[1] 于百園. 淺析房產檔案的數字化管理[J]. 赤子（上中旬）. 2015（07）

[2] 高原. 淺析新形勢下房產檔案的數字化管理[J]. 黑龍江史志. 2015（02）

[3] 李紅偉. 淺析新形勢下房產檔案的數字化管理[J]. 黑龍江史志. 2014（11）

[4] 宣冬柏. 淺談房產檔案的數字化管理[J]. 辦公室業務. 2013（21）

（作者單位：延吉市房地產交易中心）