淺議如何運用學籍檔案為高校學生做好認證服務

胡曉彤

【摘 要】學籍檔案是高校檔案館藏的重要內容之一，各高校的師生

出國、工作、就業等諸多方面都需要通過查考學籍檔案出具權威性的認證材料。認證服務已成為學籍檔案利用價值的主要體現方式。本文通過加強檔案認證服務工作的管理手段和工作環節，實現學籍檔案資源的開發利用。

【關鍵詞】認證 認證服務 學籍檔案

中圖分類號：G4 文獻標識碼：A DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2015.07.218

學籍檔案是高校檔案館藏的重要內容之一，也是高校學生一生中的第一份檔案，它是一個人學生時期的學習、生活和基本素質的原始記錄，是非常寶貴且不可再生的資源，具有法律憑證的作用。何加強學籍檔案管理工作，使學籍檔案在認證服務工作起到應有的作用，是高校檔案管理工作者要思考的問題。

一、檔案認證工作是一種社會需求和以人為本的價值體現

隨著世界范圍的金融危機的蔓延、國內就業壓力的增大，高校畢業生出國繼續深造、工作的人數逐年上升，使我國成為“留學大年”，學歷認證工作已經成為一種社會需求，為畢業生出國深造提供認證服務已成為高等學校檔案工作的共性問題。這種社會需求主要反應在四個層面：一是政府層面開展認證工作以滿足來自社會的需求，為了進一步維護國家學歷制度和學歷證書的嚴肅性；二是各專門行業對認證工作的需求，如會計師、工程師、營養師、評估師等專業技術型人員資格認證的需求；三是國內外各專業機構對認證的需求，如國外三大認證機構對來國學習深造的我國留學生進行學習資質的認證。四是個人對認證的需求，如個人申請科研基金等實際需求而對本人申請資格的認證等。這些社會認證需求在高校檔案的認證工作主要體現在對“人”的一種證明、認可，高校檔案認證服務工作具有個性化的特點，應“以人為本”。

二、檔案認證工作是一種誠信活動，也是學籍檔案價值的彰顯

1.“認證”的英文原意是一種出具證明文件的行動。具體就是由可以充分信任的第三方證實某一經鑒定的產品或服務符合特定標準或規范性文件的活動。這就是說，第三方的認證活動必須公開、公正、公平，才能有效。這就要求第三方必須有絕對的權力和威信，必須獨立于第一方和第二方之外，必須與第一方和第二方沒有經濟上的利害關系，才能獲得雙方的充分信任。高校檔案館不僅擁有本校所有畢業生的原始記錄—學籍檔案這一信息資源，同時也是國家認可的第三方的“認證機構”。所以，高校檔案館的認證服務工作是一種誠信活動。

2.檔案利用工作是整個檔案工作的根本意義所在，體現了檔案形成時“以備查考”的原始目的。而檔案部門也正是通過檔案利用實現了與社會的聯系，也只有通過利用工作與社會互動，才能從真正意義上判斷整個檔案的優劣，才能知道基礎工作是否真的切合利用者需求，同時發現工作漏洞。目前學籍檔案的利用工作涉及到的有學歷、學位、成績等認證工作，主要集中于人才錄用和選拔、出國留學和移民、各種升學考試、專業技能認定及補發學歷證明等方面。高校檔案館的認證工作具體內容包括：學歷認證工作，即利用學籍檔案這一館藏資源，承擔來自駐華使領館、國內、國外認證機構和用人單位的各類不同性質的畢業生學歷、學位、成績單等認證工作。除直接與國外學校、專業認證機構和使領館的業務接觸外，還負責出具教育部學位認證中心、全國學位與研究生教育發展中心、國內各省教育廳用人單位，各省高校就業指導中心等機構的認證工作；負責出具國外ECFMG 、WES、LSAT等考試認證機構的認證報告等等。高校學歷認證工作的流程有接待（來訪、來電、來函）、調檔和核實、出具各類認證材料等工作環節。高校檔案認證工作不僅是學籍檔案資源利用的直接體現方式，也充分發揮了學籍檔案的憑證價值。

三、檔案認證工作需學籍檔案材料做堅實的基石

1.當前，學歷認證業務主要通過兩個途徑一是在教育部官方網站查詢相關認證信息；另一個是在高校的相關網站上查詢。而我國教育部在1991年才開展認證工作，在2001年才建立全國高校畢業生信息網上查詢系統，提供的相關畢業生信息只有2001年以后的。這樣就出現了有部分認證信息比如自考、成教等其他國家承認學歷的教育形式因一些不是個人的原因、問題查不到；還有建國后的高中、大學畢業信息在網上也不能查到等情況。這種情況下，作為記載學生原始信息的學籍檔案就發揮了主要作用，高校檔案館也是通過查閱學籍檔案完成各種特殊的認證服務工作的。

2.社會上學歷文憑造假、販賣案件時有發生，破壞了國家高等教育學歷制度的嚴肅性，造成了極為不好的影響。

學籍檔案是學生時期的一個重要記錄，它可以全面了解學生在某個歷史階段中的真實的歷史情況。以齊全完整、準確的學籍檔案材料為依據，提供可信度很強的認證服務，在畢業生的定職、晉級、出國等方面起憑證作用，就可以有效防止當今社會上不法之徒假造學歷證書的惡行，發揮打假的作用。

四、檔案認證工作需要建立夯實的學籍資源系統和完善的認證服務體系

1.檔案認證工作需要既熟悉檔案業務知識，又有服務創新意識的檔案人才。同時檔案服務人員在認證工作中需樹立高度的責任心和敬業精神，要兢兢業業，任勞任怨，不為任何利益所誘惑，秉公辦事，熱情接待回母校辦理出國留學、就業及各種證明的畢業生，為廣大畢業生提供優良服務，使畢業生在走出校門后，感受到來自母校的關懷和溫暖，為他們的就業、留學提供幫助。在認證工作中還要開拓視野，不斷創新認證服務工作方式、方法，提升自身綜合的文化底蘊和外語水平，賦予“檔案人”新的內涵。

2.加強檔案認證工作管理手段和工作環節，制定相關工作規范，為認證工作提供有序工作保障。在一定程度上杜絕和遏制了虛假學歷證書在社會上的泛濫，為構建誠信社會、促進用人機制的完善，維護高等學校的聲譽，發揮了一定的作用。

3.加強學籍檔案現代化管理手段，為檔案認證工作服務。

隨著人們法律意識的加強，“用法維權”成為一個不爭的事實。作為檔案提供利用的信息源——學籍檔案涉及范圍廣、數量大、內容復雜，提供利用又需要及時、準確；作為檔案提供利用的主要形式——認證服務也呈現由校內向校外、由學校利用向社會利用的發展趨勢，這就使得學籍檔案朝著規范化、網絡化的管理方向發展。運用現代化的手段管理學籍檔案是網絡化時代的要求，也是高校學籍管理現代化的重要標志。

參考文獻

[1]高校檔案管理的問題與對策分析 《齊齊哈爾學報》2008年29 李玉萍

[2]淺談高校檔案管理存在的問題與對策 《廣西大學學報》2008年2黃錦旺

[3]加強高校學歷認證工作的思考 《山西檔案》2008年 增刊 石瑛