淺析文書檔案管理工作的創(chuàng)新

李曉燕

摘 要：文書檔案作為重要的參考信息，對(duì)各個(gè)社會(huì)組織而言都有著十分重要的意義。因此，只有加強(qiáng)對(duì)文書管理，促使管理方式科學(xué)到位，才能夠協(xié)助組織處理好各項(xiàng)工作，促進(jìn)組織的發(fā)展，提高實(shí)際的辦事效率，尤其是在新的形式下加強(qiáng)對(duì)文書方案的管理更顯得尤為重要。然而隨著時(shí)代的發(fā)展，文書檔案的管理工作明顯的跟不上時(shí)代的節(jié)拍，呈現(xiàn)出各種弊端。文章通過(guò)對(duì)文書檔案管理模式的探析，提出了新的管理方法，希望更好的服務(wù)于社會(huì)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；新形勢(shì)；創(chuàng)新；

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-3520（2015）-06-00-01

一、文書檔案管理工作的重要意義

做好文書檔案工作是機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)單位健康發(fā)展的前提。文書檔案工作是企事業(yè)單位管理工作的一部分，是提高工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。檔案記載著企事業(yè)單位發(fā)展的優(yōu)秀成果，對(duì)研究本單位的經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)和科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料。文書檔案工作為決策者及時(shí)了解本單位整體經(jīng)營(yíng)狀況、適時(shí)調(diào)整經(jīng)營(yíng)策略提供準(zhǔn)確依據(jù)，為經(jīng)營(yíng)決策提供支持性證據(jù)。因此，創(chuàng)新文書檔案工作對(duì)于促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)全面發(fā)展、不斷提升企事業(yè)單位在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中的競(jìng)爭(zhēng)力具有重要意義。

二、新形勢(shì)下創(chuàng)新文書檔案管理工作的必要性、迫切性

改革開(kāi)放以來(lái)，我國(guó)的經(jīng)濟(jì)水平發(fā)生了翻天覆地的變化，在經(jīng)濟(jì)全球化和政治民主化的影響下，人們對(duì)檔案服務(wù)的要求越來(lái)越高。手工管理的落后手段已無(wú)法解決當(dāng)前檔案工作面臨的種種難題，因此，改革落后的檔案管理手段已成為十分緊迫的任務(wù)。

（一）文書檔案管理工作存在的滯后表現(xiàn)。制度創(chuàng)新缺乏，與科學(xué)化管理的要求不適應(yīng)。新的發(fā)展形勢(shì)下，大部分國(guó)企、事業(yè)單位制度創(chuàng)新力度很大，大的制度建設(shè)有分管領(lǐng)導(dǎo)主抓，而具體到檔案規(guī)制修編就很少有人問(wèn)津，這嚴(yán)重地影響了檔案管理的科學(xué)化、法制化、規(guī)范化。缺乏大局意識(shí)，機(jī)制變革遲緩，與新的外部環(huán)境不適應(yīng)；工作手段落后，與高效便捷的時(shí)代要求不適應(yīng)；人才隊(duì)伍素質(zhì)參差不齊，與豐富的人文需求不適應(yīng)。

（二）創(chuàng)新文書檔案管理工作面臨的機(jī)遇。改革發(fā)展使文書檔案工作面臨新的人文環(huán)境。瞬息萬(wàn)變的信息社會(huì)，對(duì)企事業(yè)單位信息的運(yùn)轉(zhuǎn)效率提出了更高的要求；國(guó)企及事業(yè)單位改革破題攻堅(jiān)，伴有大量的深層次歷史問(wèn)題，需要文書檔案工作提供佐證；激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，使得信息的收集、整理和利用比任何一個(gè)時(shí)期都更加重要，檔案部門理應(yīng)承擔(dān)起這些重任。

三、文書檔案管理工作的創(chuàng)新研究

文書檔案的管理不能固守陳舊，要根據(jù)實(shí)際的工作需求不斷的創(chuàng)新，要通過(guò)檔案的管理工作，使文書檔案能夠真正的發(fā)揮價(jià)值，而不是簡(jiǎn)單的檔案收集與整理這就要求加強(qiáng)文書檔案管理工作的創(chuàng)新研究，不斷的開(kāi)辟新途徑，不斷的發(fā)展。

（一）健全體制，促進(jìn)檔案管理有效。文書檔案的管理工作長(zhǎng)期以來(lái)處于較低發(fā)展水平，主要是缺乏系統(tǒng)有效的管理制度對(duì)大難管理行為進(jìn)行系統(tǒng)、科學(xué)的規(guī)范，導(dǎo)致文書檔案的管理雜亂無(wú)章，這就要求根據(jù)時(shí)代發(fā)展特點(diǎn)制定新的檔案管理體制，如：檔案管理責(zé)任制、電子檔案管理體制以及鼓勵(lì)員工參與文書檔案管理的主動(dòng)參與機(jī)制等。同時(shí)還要加強(qiáng)監(jiān)管力度，保證檔案管理體制的有效實(shí)施。要制定文書檔案管理的戰(zhàn)略性目標(biāo)，用發(fā)展的嚴(yán)管對(duì)文書檔案進(jìn)行管理。

（二）技術(shù)創(chuàng)新，促進(jìn)檔案信息化。傳統(tǒng)的檔案管理手段國(guó)語(yǔ)陳舊和繁雜，已經(jīng)不能適應(yīng)信息化條件下檔案的管理。計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，要求文書檔案的管理必須要與現(xiàn)代科技相結(jié)合，使得文書檔案的管理變得更高效化。文書檔案的創(chuàng)新管理要求能夠充分的利用現(xiàn)代信息技術(shù)，加強(qiáng)信息化進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)檔案管理一體化、電子化。這樣不但簡(jiǎn)化了文書檔案的管理工作也使文書檔案在查詢余調(diào)度中更為便捷，促進(jìn)了整個(gè)社會(huì)組織以及相關(guān)的單位快速高效的運(yùn)轉(zhuǎn)。

（三）樹(shù)立檔案管理意識(shí)，建設(shè)專業(yè)管理隊(duì)伍。文書檔案管理方式的落后，另一個(gè)重要原因是，實(shí)際的文書檔案管理的操作者專業(yè)技能不強(qiáng)，對(duì)先進(jìn)的管理技術(shù)了解不夠，管理意識(shí)淡薄。這就要求加強(qiáng)文書檔案的專業(yè)管理隊(duì)伍建設(shè)，樹(shù)立較高的、較為先進(jìn)的檔案管理意識(shí)。文書檔案的創(chuàng)新管理要加強(qiáng)對(duì)管理人員的技能培訓(xùn)，沒(méi)有足夠?qū)I(yè)知識(shí)和豐富檔案管理經(jīng)驗(yàn)的人員是很難勝任檔案管理工作的。同時(shí)，要定時(shí)的對(duì)檔案管理人員盡行專業(yè)技能的考核，建立健全人才考核制，實(shí)行優(yōu)勝劣汰制，從而形成一批專業(yè)技能較高的文書檔案管理隊(duì)伍。另外，提高文書檔案的管理意識(shí)也是促進(jìn)文書檔案管理規(guī)范化的重要手段。以便使檔案充分的發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值與功用，提升單位的實(shí)際競(jìng)爭(zhēng)力。

四、實(shí)施文檔管理現(xiàn)代化是加強(qiáng)文檔管理工作的必由之路

隨著改革的深入發(fā)展，文檔管理面臨著許多亟待解決的問(wèn)題，諸如文件和檔案數(shù)量越來(lái)越多，給保管和提供利用帶來(lái)困難。管理方法手段的落后直接影響了文件和檔案質(zhì)量等，只有實(shí)現(xiàn)文檔管理現(xiàn)代化，才能有效地加以解決。

（一）掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)。電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在文檔管理中的運(yùn)用，使文件的形成、運(yùn)行、積累、轉(zhuǎn)換等各個(gè)環(huán)節(jié)與自動(dòng)化辦公相銜接，系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、統(tǒng)計(jì)等工作，這種現(xiàn)代化管理技術(shù)，迫切需要文檔管理工作者去掌握和運(yùn)用。文檔管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對(duì)文檔工作的必然要求，也是文檔工作者的努力方向。所以，文檔管理人員要結(jié)合本崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，特別要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。

（二）利用現(xiàn)代化技術(shù)整理檔案。紙質(zhì)檔案的整理工作繁瑣，勞動(dòng)強(qiáng)度大。而利用計(jì)算機(jī)整理文件，則可以收到事半功倍的效果。在人工立卷時(shí)，立卷人根據(jù)自己的理解對(duì)文件進(jìn)行分類，雖然都按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，但因每個(gè)人的理解不同，對(duì)同一個(gè)文件的分類不盡相同，就不可避免地產(chǎn)生分類不準(zhǔn)確的現(xiàn)象，影響案卷的質(zhì)量，給今后的利用工作帶來(lái)不便。而按照新的《歸檔文件整理規(guī)則》，不需要擬定案卷標(biāo)題，以件為單位，不僅省時(shí)省力，而且利用計(jì)算機(jī)檢索達(dá)到方便快捷，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又可發(fā)揮計(jì)算機(jī)管理優(yōu)勢(shì)，提高了工作效率。真正達(dá)到了簡(jiǎn)化整理、深化檢索的目的。

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