特色檔案資源建設

楊寅慶

摘要獨具特色的檔案資源建設是檔案資源建設的重中之重，是檔案館和高校生存發展的必要條件，是檔案工作的物質基礎和基本前提。但是特色檔案資源建設方面逐漸顯現其不足和存在的問題。本文從以下五個方面建設特色檔案資源：建立相關高校檔案管理辦法和制度，加大檔案宣傳力度；拓寬特色檔案資源征集渠道；改進和創新檔案編研工作，打造文化精品；優化館藏資源，滿足師生和社會的需要求；加強特色檔案資源信息化建設力度，實現資源利用共享局面。

關鍵詞特色檔案資源建設

檔案資源作為國家信息資源的重要組成部分其價值與作用日益凸現，尤其是高校檔案部門肩負著服務高校和服務社會的雙重責任，更加突出檔案資源的重要性。高校檔案資源真實的記載了高校學生學籍、教學、科研、基建及黨政管理等職能活動及高校發展的歷史軌跡，是高校進行服務和改革的重要信息來源，而獨具特色的檔案資源建設則是檔案資源建設的重中之重，是檔案館和高校生存發展的必要條件，是檔案工作的物質基礎和基本前提。

隨著社會對高校利用需求的增長，高校檔案部門在服務范圍，服務的廣度和深度不夠方面的問題日益凸顯。特色檔案涉獵較少這也導致了高校檔案資源門類與內容的相對單一，檔案資源利用對象和類型也相對集中，服務面狹窄的現象。特色檔案資源建設方面逐漸顯現其不足和存在的問題。

首先體現在檔案觀念淡薄，依法治檔意識不強。由于傳統觀念的影響，高校檔案工作在校領導眼中一直屬于邊沿工作，重視度不夠，這就造成了檔案工作人員日常工作難以開展，經常會出現通知掛出，下面兼職檔案員不配合或敷衍的局面產生，致使歸檔材料收集不全，種類單一，雜亂無章。其次，歸檔范圍不合理。不少人把豐富館藏資源理解為館藏數量的增加，沒有意識到質量的重要性，沒有精品意識、特色意識。服務對象狹窄，檔案部門的功能類型、建設目標沒能顯現。各個門類和載體的檔案資源、入藏材料和館藏檔案比例有失調現象，致使資源收集的歸檔模式無法以用戶為向導，檔案服務的針對性和時效性不足。再次，檔案資源建設征集渠道狹窄。特色檔案資源是吸引用戶的重要途徑。高校檔案部門大多沒有根據實際事物的發展變化從動態中分析目標客戶的需求，因此無法及時、主動收集材料，有效拓寬收集渠道。更別說有效搭建一個種類齊全、系統完整、館藏豐富、網上網下相結合的有特色的檔案資源體系，不能更好的為校內學生、教師、學校和校外社會服務。最后，檔案信息化與數字化觀念深入人心與其整體程度較低的現狀共存。各高校購買信息化基礎設施，建立檔案資源數據庫，紙質檔案實現數字化，建設檔案查詢網頁，在檔案利用方面取得較大進步。但是單一的信息化工具的更新換代是不夠的，檔案資源建設信息化的整體布局缺陷眾多，諸如，電子文件歸檔方式和數據標準多樣，無法實現校與校之間資源共享，檔案資源局域網大多無法與校園網、其他外部網絡連通，全文數據庫、多媒體數據庫建設不夠等問題突顯，影響檔案信息資源有效的開發和利用，阻礙了檔案信息事業的發展。

“檔案是人們在社會實踐活動中形成的，具有保存備查的原始記錄，是一種信息資源，影響著人類生活的方方面面。”高校特色檔案資源是高校在從事教學、科研、黨政管理及其他各項活動中形成精華部分，是對學校和社會有保存價值的檔案總和。他沉積這學校特色專業、人物和反應悠久的歷史或現代文化，其為校內外的各項活動服務發揮著不可忽視的作用。所以建設特色檔案資源對當今高校尤為重要。那我們建設特色檔案資源的有效途徑和方法是什么呢？

（一）建立相關高校檔案管理辦法和制度，加大檔案宣傳力度。

高校檔案館應經過調研、考察、學習建立相關，并行之有效的檔案管理辦法和制度。加大《檔案法》及制度規章的宣傳學習，逐步提高廣大師生員工的檔案意識，保管好并及時上交有特色的檔案資源。利用校內報紙和校園網進行檔案宣傳，開設專欄專門刊登無涉密范圍的有價值的檔案信息或根據史料撰寫的關于檔案類的文章登載在校內報紙或校園網上。通過特色館藏資源的展覽，豐富史料的講解，定期的講座與培訓，讓廣大師生真正了解檔案的重要性，更好的利用特色檔案。

（二）拓寬特色檔案資源征集渠道。

高校要拓寬征集渠道，要加強收集和征集工作力度，開展史料檔案、人物檔案、事物檔案的收集和征集工作。應從檔案載體、內容、形式等方面拓寬收集門類，加強與各級各類檔案館、博物館、文化館及高校間的合作與交流，征集有關高校發展的特色檔案史料；通過發布“征集公告”，擴展檔案資源建設的視野，搜集、查找散落于社會、民間、個人手中的檔案史料；積極開展“口述校史”、“學校記憶”工程，搶救瀕臨遺失的校史資源和歷史記憶。主動采取各種方式和渠道，能動地、創造性地開展名人檔案的收集、征集工作，將學校里有突出教學科研貢獻的領軍人物、專家、學者、教學名師和行政領導納入征集范圍，征集他們在在教學、科研及管理工作中所形成的檔案材料，這是高校辦學歷程的真實記錄，也是學校寶貴的獨具特色的精神財富。建立校友人物檔案，因為知名校友是學校的“品牌”與特色，這些學生畢業后在社會各種崗位上繼續發揚學校精神，做出突出了貢獻，我們要利用一切可以利用的時機進行“零距離”的征集與采訪，利用各種信息技術，從各大報刊網絡媒體中征集知名校友信息，收集他們的相關報道。加強基建活動檔案資料的征集，校內從教學樓、辦公樓、宿舍樓、餐廳、道路的命名，到各種人文景點、標語牌、校園廣場設計創意、室內裝飾布局，處處都是學校特色精神文化的物質體現；加強各種證件、書稿、小型儀器設備、紀念品、榮譽證書等，建立實物檔案特藏室。

（三）改進和創新檔案編研工作，打造文化精品。

“檔案編研是通過對檔案信息的搜集、選擇、加工、整理并進行有效開發和整合，將檔案信息資源轉化為社會需要的文化產品的過程?！泵嫦驈V大利用者，我們充分發揮館藏資源優勢，有選擇并且目標明確的開展史料編纂和創造性的編研工作，將檔案中有特色的文化價值挖掘出來。將編研工作與大眾傳媒相結合，利用現代技術，編撰圖案文并茂的具有特定內容的專題匯編，并利用多媒體技術，舉辦各類有特色的專題性展覽，宣傳高校歷史、名人、辦學特色、辦學理念。根據實施文化精品工程需要，積極發掘檔案特色資源，為影視劇創作、專題片、美術作品創作等提供基礎性材料，從而實現檔案的文化價值開發與特色文化建設雙贏的局面，擴大檔案服務和以史育人的教育功能。

（四）優化館藏資源，滿足師生和社會的需求。

隨著社會的不斷進步，檔案的社會化服務功能越來越明顯，為了創造更好地為公眾服務的特色檔案資源。檔案部門要從現在做起，不斷豐富館藏檔案的特色館藏資源。采取征集和捐贈相結合，與相關單位建立合作、交換關系，把館藏中珍藏在個人和其他單位的反映本高校發展足跡的資源吸收進來，補充館藏資源的不足。豐富知名學者，專家、校友、自然環境、重大活動的檔案，作為愛校、愛國熱情的鮮活教材，改變高校檔案館館藏載體單一的局面。著重接收那些能否反映本校教學、科研、行政管理及重大活動狀況的和能夠突顯辦學特色的重點學科的檔案資料，如教學安排、教學設計，教師學術科研成果、項目、著書等，展現高校教學辦學風貌。擴大與師生民情密切相關的民生檔案的收集，注重學生學籍、學生活動、學生榮譽、教職工晉升、教職工職稱、工資、福利、黨政文件的收集，不斷豐富館藏，合理改善結構，不斷實現靜態資源和動態需求的結合，整合出有特色的高校館藏檔案資源，滿足師生和社會的利用要求。

（五）加強特色檔案資源信息化建設力度，實現資源利用共享局面。

要以檔案信息化建設為抓手，利用現代信息技術，整合檔案資源，實現資源共享。整合檔案館與檔案館之間的檔案資源，實現檔案系統內部的跨地區資源共享。高校檔案部門要盡快實現檔案現代化管理與學校辦公平臺的銜接和電子文件的全文查詢與規范歸檔，確保網上信息的采集和檔案信息資源的社會利用更加方便、快捷，實現資源共享。要加強館藏檔案數字化與特色專題數據庫的建立及增量檔案數字化建設，建立完善的信息化館藏特色資源服務體系，有效推動特色館藏資源系統的建設，最大程度達到資源共享。

進一步建設和完善學校特色檔案資源建設，牢牢掌握檔案信息資源建設的主動權，有利于擴大檔案資源的服務廣度和深度；有利于內接學校、外連社會的有效檔案資源利用系統的形成；有利于更好的豎立高校的外部形象，更是當今高校檔案資源建設的重要組成部分。

參考文獻：

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[2]魏超.淺析檔案工作與文化建設[J].山東檔案，2014：6，28.

（作者單位：三峽大學檔案館）