論如何加強事業(yè)檔案管理信息化建設(shè)

劉冬梅

[摘要]文章從事業(yè)檔案管理信息化的重要意義出發(fā)，針對事業(yè)檔案管理信息化所面臨的挑戰(zhàn)，提出加強事業(yè)檔案管理信息化的有效措施。

[關(guān)鍵詞]事業(yè)檔案；管理；信息化；作用；挑戰(zhàn)；措施

引言

隨著科學技術(shù)的不斷發(fā)展，信息產(chǎn)業(yè)化的不斷進步，事業(yè)檔案要想實現(xiàn)很好的管理必須做到與時俱進，在檔案管理上實現(xiàn)信息化建設(shè)。目前，在檔案管理的信息化建設(shè)上已經(jīng)取得了一定程度的發(fā)展，但是仍然存在諸多問題，在全球范圍內(nèi)，產(chǎn)業(yè)信息化已經(jīng)成為一種發(fā)展的趨勢，事業(yè)要想在激烈的市場競爭中占有一席之地，保證事業(yè)能夠健康穩(wěn)定的發(fā)展，就必須要緊跟時代的發(fā)展潮流，實現(xiàn)事業(yè)檔案管理上的信息化，在對公司事業(yè)內(nèi)部的各種檔案運用先進的科學技術(shù)如信息存儲和數(shù)據(jù)庫技術(shù)等進行整理和分析，通過網(wǎng)絡(luò)信息平臺對事業(yè)信息實現(xiàn)傳遞，通過這樣的方式提高事業(yè)整體的工作效率，從而實現(xiàn)事業(yè)經(jīng)濟效益的提高，更好的為社會服務(wù)。

一、事業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的重要作用

檔案管理在事業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營中是一個重要的環(huán)節(jié)，良好的事業(yè)檔案管理能夠幫助事業(yè)實現(xiàn)良好的技術(shù)，信息資源的反應(yīng)，同時借助檔案管理也能在一定程度上幫助事業(yè)更好的維護自己的合法的權(quán)益。近年來，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化管理已經(jīng)在各行各業(yè)得到了廣泛的應(yīng)用和發(fā)展，并且取得了很好的成效，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不能滿足當前事業(yè)的需要，所以我們需要改善事業(yè)檔案管理的工作，而檔案的信息化管理就是很好的管理方法，一方面通過管理信息化能夠幫助公司從自我封閉的狀態(tài)中解救出來，縱向開放，一方面，檔案管理的信息化能夠很好的幫助公司實現(xiàn)轉(zhuǎn)型，從原來僅有的保管和利用檔案中信息資源向信息資源的采集和開發(fā)轉(zhuǎn)型，這樣更加的有利于信息資源的合理配置，充分的開發(fā)利用檔案中的有價值的信息，更好的讓檔案為公司服務(wù)為社會服務(wù)。

公司事業(yè)在一些重大的決策上必須要做到準確和及時，這樣就必須擁有足夠有價值的信息作為決策的依據(jù)，事業(yè)檔案中因為記錄了公司歷來的管理上的經(jīng)驗以及失敗項目的原因等，這樣公司的重大決策可以依賴這些有價值的信息作為參考。在一定程度上有利于公司事業(yè)的重大決策的制定，同時在事業(yè)的文化上，檔案管理能夠把公司的各項活動記錄下來，這樣能夠?qū)崿F(xiàn)公司事業(yè)文化的醞釀和積累，同時公司的一些重要信息通過信息化管理能方便員工的查閱，這樣大大的提高了員工的工作效率，這樣就會實現(xiàn)公司事業(yè)經(jīng)濟效益的提高。

二、事業(yè)檔案信息化管理上所面臨的挑戰(zhàn)分析

（一）意識淡薄

事業(yè)檔案的信息化管理是一重要的環(huán)節(jié)，但是目前在很多事業(yè)的檔案管理中，高層領(lǐng)導人員不能認識到檔案信息化管理的積極作用，知識覺得檔案管理會投入很大的資金，不能給公司帶來效益，他們不能很好的站在公司長久發(fā)展的角度來正確對待事業(yè)檔案的信息化管理，公司對檔案管理信息化的投入資金嚴重不足，檔案信息化管理的設(shè)備缺乏，同時很多事業(yè)不重視事業(yè)檔案管理工作人員的培訓和錄用，導致這部分員工的整體實力不強，經(jīng)驗缺乏，不能正確的處理和進行事業(yè)檔案的信息化管理。這樣就不能充分的發(fā)揮事業(yè)檔案信息化管理在促進公司發(fā)展中的積極作用。

（二）事業(yè)檔案信息系統(tǒng)的安全措施不到位

事業(yè)檔案的安全主要體現(xiàn)在兩個方面，第一方面是電子文件的安全；第二方面是電子檔案數(shù)據(jù)的安全。在實際的運行過程當中，因為各種客觀因素的存在，事業(yè)檔案的安全往往受到不同程度的影響，這會間接影響事業(yè)檔案信息化管理的進程。事業(yè)檔案的管理主要靠的是工作人員的操作，這就難免的會出現(xiàn)操作的問題，導致檔案信息安全系統(tǒng)受到破壞。事業(yè)檔案信息系統(tǒng)是一個半開放的系統(tǒng)，使用者在對其利用的過程中可能會對檔案信息系統(tǒng)造成破壞，比如使用者隨意的更改和刪除原檔案中的數(shù)據(jù)。

三、加強事業(yè)檔案管理信息化的有效措施分析

（一）轉(zhuǎn)變意識，做好事業(yè)檔案信息化管理的建設(shè)工作

公司的高層領(lǐng)導管理人員要清楚的認識到事業(yè)檔案信息化管理的重要作用，要知道事業(yè)檔案管理的信息化是時代發(fā)展的產(chǎn)物，是信息產(chǎn)業(yè)化對事業(yè)提出的新要求。事業(yè)要想更好的發(fā)展，不被市場所淘汰就要加強對事業(yè)檔案信息化管理的建設(shè)，提高事業(yè)檔案信息化管理的意識，更好的利用信息化平臺利用和開發(fā)事業(yè)檔案中對事業(yè)有價值的信息，更好的實現(xiàn)事業(yè)檔案的信息資源共享。高層管理和領(lǐng)導人員要進行定期的培訓，不斷的提高自己的事業(yè)檔案管理信息化意識，高層管理人員的這一意識將直接影響著事業(yè)檔案信息化管理的建設(shè)和發(fā)展。事業(yè)的高層人員要正確的意識到檔案信息化管理在促進事業(yè)發(fā)展和提高事業(yè)經(jīng)濟效益中的積極作用，正確認識檔案信息化管理工作的艱巨性和重要性，積極倡導和鼓勵員工加強這方面的工作，同時要加大對檔案信息化管理的資金投入，配備和更新先進的電子設(shè)備，注重對檔案管理員工的學習培養(yǎng)，定期開展活動，不斷的提高員工的檔案信息化管理的意識。

（二）建立和健全檔案信息數(shù)據(jù)的采集制度

事業(yè)檔案的信息化管理工作要想做好，就要做到檔案信息資源采集的標準化和規(guī)范化。一方面，在標準化上事業(yè)檔案的信息要嚴格按照國家的相關(guān)規(guī)定做好著錄和標引工作。一方面，事業(yè)檔案的規(guī)范化上要按照國際質(zhì)量認證體系的規(guī)范，對事業(yè)自身的檔案信息實行規(guī)范化管理，主要在電子文檔，計算機的管理和檢索等實行規(guī)范化管理。通過標準化和規(guī)范化的管理，保證公司事業(yè)檔案管理以后的良性發(fā)展方向。

事業(yè)的檔案信息化管理還要做好系統(tǒng)的安全工作，制定詳細的檔案信息安全系統(tǒng)問題措施。

（三）保證檔案信息的安全性和完整性

事業(yè)檔案信息具有價值的前提就是信息的安全性。主要表現(xiàn)在檔案信息化管理系統(tǒng)的硬件安全，軟件安全，還有信息傳播的安全。第一，事業(yè)要針對檔案管理的機房，軟件和硬件制定安全系統(tǒng)管理制度，通過安全制度的建立來保護計算機系統(tǒng)的安全。第二，在選擇檔案信息化管理系統(tǒng)時，要嚴格的按照標準進行，不能為了減少資金投入而降低選擇的標準；第三，信息化網(wǎng)絡(luò)的管理平臺要僅限于公司內(nèi)部使用，并做好數(shù)據(jù)庫保密工作；第四，對事業(yè)檔案不同的信息資源實行等級保護制度。

結(jié)語

事業(yè)檔案的信息化管理工作時事業(yè)眾多工作中的一個重要部分，做好這一部分工作能夠?qū)崿F(xiàn)公司經(jīng)濟效益的提高，所以事業(yè)要重視事業(yè)檔案信息化管理，加大對事業(yè)檔案信息化管理的研究力度，充分的發(fā)揮檔案信息化管理在促進公司發(fā)展中的積極作用，實現(xiàn)公司健康穩(wěn)定的發(fā)展。

參考文獻

[1]房麗娜.新形勢下事業(yè)檔案管理信息化建設(shè)探究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013，03：32.

[2]潘莉.加強事業(yè)檔案管理信息化建設(shè)之我見[J].蘭臺世界，2013，S1：153.

[3]左麗文.關(guān)于事業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的思考[J].經(jīng)營管理者，2011，15：108.

[4]張雨薇，李鋒.人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性與建設(shè)策略分析[J].科協(xié)論壇（下半月），2013，11：148-149.

[5]王小利.事業(yè)檔案管理信息化建設(shè)存在的問題及對策[J].黑龍江檔案，2012，06：85.