試論電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)與管理

孫華英

摘 要：對(duì)于電算化會(huì)計(jì)檔案管理來(lái)說，它有許多人工會(huì)計(jì)所沒有的特點(diǎn)，也彌補(bǔ)了許多人工會(huì)計(jì)存在的缺點(diǎn)，最主要的一點(diǎn)是它用計(jì)算機(jī)代替了人工作業(yè)，不僅節(jié)省了人力資源，還創(chuàng)建了軟件以及硬件系統(tǒng)，利用現(xiàn)代化載體將資料系列化，更好地建立了合理的會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)。但是，電算化會(huì)計(jì)檔案管理方面，會(huì)計(jì)人員的思想素質(zhì)以及計(jì)算機(jī)操作能力并不強(qiáng)，這時(shí)就要想辦法適當(dāng)提升會(huì)計(jì)人員的基本素質(zhì)和計(jì)算機(jī)技能，完善管理制度。

關(guān)鍵詞：電算化會(huì)計(jì)檔案；管理特點(diǎn)；管理方法

計(jì)算機(jī)應(yīng)用在各行各業(yè)的各個(gè)領(lǐng)域，而會(huì)計(jì)領(lǐng)域中計(jì)算機(jī)主要運(yùn)用在電算化會(huì)計(jì)檔案管理方面，企事業(yè)單位更是加大了計(jì)算機(jī)的使用比重，會(huì)計(jì)工作逐漸向會(huì)計(jì)電算化方向發(fā)展，使得會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作更加規(guī)范，也逐漸向現(xiàn)代化方向發(fā)展。

一、會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)電算化發(fā)展的特點(diǎn)

會(huì)計(jì)電算化是指以往繁瑣的人工記賬程序、算賬程序以及報(bào)賬程序都用電子計(jì)算機(jī)來(lái)代替，甚至包括以往用人腦完成會(huì)計(jì)信息分析、預(yù)測(cè)以及決策的部分。在電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度中，主要由以下幾個(gè)特點(diǎn)：

1.現(xiàn)代化載體

根據(jù)最新頒發(fā)的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，凡是采用電子計(jì)算機(jī)方式進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位，一律不允許只上交電子會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，還要配上并保存打印出來(lái)的紙質(zhì)檔案，這樣才能夠?yàn)殡娝慊瘯?huì)計(jì)提供雙重載體，也為會(huì)計(jì)檔案管理提供了雙重保障。雙重載體在此為儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)硬盤中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)以及其他光盤或磁性介質(zhì)等電子會(huì)計(jì)檔案，這些都能夠保證會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)不能夠輕易被篡改。

2.軟硬件環(huán)境

電算化的電子會(huì)計(jì)檔案不具有紙質(zhì)檔案所具有的直觀可視性，所以要想實(shí)現(xiàn)其可視性必須要在特定的硬件或軟件系統(tǒng)環(huán)境中顯示，這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)在現(xiàn)實(shí)中的實(shí)用性。此外，這樣的存儲(chǔ)方式有時(shí)會(huì)因?yàn)檩d體本身質(zhì)量以及存放環(huán)境等問題產(chǎn)生電子檔案修改或電子檔案保存不善等問題。

3.系統(tǒng)化資料

由于電算化操作流程以及電算化信息系統(tǒng)維護(hù)的要求，會(huì)計(jì)檔案涉及的范圍逐漸變成了系統(tǒng)化資料，這也是電算化會(huì)計(jì)檔案管理下出現(xiàn)的新特點(diǎn)。這一特點(diǎn)不僅可以保存會(huì)計(jì)檔案的電子數(shù)據(jù)，還可以將被計(jì)算機(jī)識(shí)讀的程序文件以及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件進(jìn)行保存，除此之外計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算所借助的各種代碼也會(huì)被保存下來(lái)，這樣才能夠最大化保證數(shù)據(jù)不會(huì)輕易丟失。

4.計(jì)算機(jī)技能

電算化會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)需要會(huì)計(jì)人員擁有更高的基本會(huì)計(jì)人員素質(zhì)以及必要的系統(tǒng)安全操作能力。會(huì)計(jì)人員不僅要熟悉會(huì)計(jì)核算工作的各項(xiàng)方法，還需要同時(shí)掌握一些必要的計(jì)算機(jī)使用能力以及維護(hù)能力，這樣才能夠更好地適應(yīng)電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作。

二、電算化會(huì)計(jì)檔案管理方法

1.硬件設(shè)施完善

專用的會(huì)計(jì)檔案存放倉(cāng)庫(kù)要符合規(guī)范、環(huán)境清潔，對(duì)于打印機(jī)也有非常高的要求，最好是能夠提供高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機(jī)，這樣輸出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案才能夠呈現(xiàn)清晰的字跡，便于管理。電算化會(huì)計(jì)軟件的選取也要注意，一定要根據(jù)本單位的實(shí)際業(yè)務(wù)相符，最好選取的軟件具有檔案管理輔助功能。系統(tǒng)的安全防護(hù)功能也要進(jìn)一步提升，在聯(lián)網(wǎng)的狀態(tài)下一定要定期進(jìn)行補(bǔ)丁維護(hù)，這樣才能夠避免電腦泄露秘密或被惡意修改資料。

電算化會(huì)計(jì)檔案會(huì)受質(zhì)量、濕度以及磁場(chǎng)等種種因素的影響，也非常容易被這些因素破壞，所以會(huì)計(jì)人員在管理時(shí)需要注意以下問題：首先要選用質(zhì)量較好且可靠性較高的介質(zhì)來(lái)保存會(huì)計(jì)檔案，除此之外，還要對(duì)存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)檔案介質(zhì)上寫上保護(hù)字樣，存放在不潮濕灰塵少且防磁的地方，定期復(fù)制往年的會(huì)計(jì)檔案，最好復(fù)制雙份并放置于不同的位置。長(zhǎng)時(shí)間使用且長(zhǎng)時(shí)間未替換的介質(zhì)要定期替換。對(duì)于電算化會(huì)計(jì)檔案容易被不留痕跡修改這一缺陷，會(huì)計(jì)檔案管理人員要對(duì)這些檔案采取專門管理，并實(shí)施一系列安全保護(hù)措施，這樣才能避免會(huì)計(jì)檔案被修改。

2.管理制度完善

（1）電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度建立：會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)開發(fā)以及使用時(shí)的全套文檔資料以及軟件程序都要視為會(huì)計(jì)檔案來(lái)進(jìn)行管理。在輸出書面形式的會(huì)計(jì)檔案前，副本一定要妥善保存，除此之外，記賬憑證、總分類賬以及現(xiàn)金、銀行存款日記賬都應(yīng)該以書面形式打印出來(lái)，還要以稅務(wù)審計(jì)部門的要求打印賬簿以及報(bào)表。

（2）建立嚴(yán)格的借用手續(xù)制度：對(duì)于本單位想要查閱會(huì)計(jì)檔案的人員，未經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)一律不得查閱，只能夠辦理正規(guī)的借閱手續(xù)才能夠進(jìn)行借閱。對(duì)于想要閱讀本部門會(huì)計(jì)檔案的外單位人員，首先要出示單位的介紹信，還要得到主管領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)才可以借閱。

會(huì)計(jì)檔案管理對(duì)于會(huì)計(jì)行業(yè)來(lái)說是一個(gè)非常重要的環(huán)節(jié)，能否做好會(huì)計(jì)檔案管理關(guān)系著單位今后的發(fā)展。電算化會(huì)計(jì)檔案管理對(duì)于整個(gè)會(huì)計(jì)檔案管理來(lái)說是與傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理相結(jié)合的，有著密切的聯(lián)系，也能夠在一定程度上凸顯出電算化會(huì)計(jì)檔案管理的個(gè)性，它不僅代表著會(huì)計(jì)工作向著規(guī)范化以及現(xiàn)代化發(fā)展，還為會(huì)計(jì)檔案管理工作提供了更好地保障。

參考文獻(xiàn)：

[1]張前.電算化環(huán)捷對(duì)會(huì)計(jì)檔案的影響及管理要求[J].交通財(cái)會(huì)，2001（10）.

[2]部莉君，趙偉.會(huì)計(jì)電算化時(shí)會(huì)計(jì)的相關(guān)影響[J].現(xiàn)代審計(jì)與會(huì)計(jì)，2001（12）.

編輯 楊兆東