檔案數字化管理在醫院檔案管理中的應用

馬清

摘 要：在不斷發展進步的社會中，醫院檔案管理工作也要與時俱進，不斷創新檔案管理模式和制度，提高醫院檔案數字化管理水平。本文分析了醫院檔案數字化管理工作的重要性和目前醫院檔案管理工作存在的問題，并提出了規范醫院檔案管理工作的相關策略。

關鍵詞：醫院檔案管理；數字化管理；策略

一、醫院檔案數字化管理工作的重要性

醫院檔案數字化管理是一項將傳統模式與數字化進行融合的全方位技術革新，相比于傳統模式的醫院檔案管理，數字化醫院檔案管理可以在運用方面更加效率化。醫院檔案數字化管理為醫院廣大技術人員提供方便的檢索查詢平臺，為專業技術人員在進行論文寫作，科研研究提供信息查詢的便捷。同時使進行學術研究交流的專業人士有了有力依據，檔案數字化管理逐漸深入人們的工作生活，為提高管理水平，加快技術轉化提供有利條件，從而也實現了檔案管理的價值。檔案管理數字化提高了檔案管理的工作效率，在開展檔案利用方面，有方便，快捷，可供諸多衛生專業技術人員同時使用的優點。可見檔案管理數字化促進檔案管理工作的開展是多方面的，這些都是傳統模式的檔案管理所不具備的，同時也有利于企業制定正確全面的發展規劃。檔案記錄著企業和單位的成功經驗和失敗的教訓，為企業單位今后的發展提供借鑒，有利于決策者做出正確的決策。規范的檔案管理工作不僅對企業和單位有重要意義，而且對社會的意義也很重大。

二、目前檔案管理工作存在的問題

1.對檔案管理不重視，管理人員素質低。許多醫院對檔案管理工作不夠重視，認為檔案管理工作不重要，只是簡單的信息錄入和管理。醫院過于重視對醫療人才的培養，忽視了對數字化檔案管理人員的培養，導致了醫院缺乏具有高電子設備技術水平的檔案管理人員。許多醫院的檔案管理人員的素質不高，職業素養較差，沒有責任意識。許多檔案管理工作人員并不具備相關的專業知識，對檔案管理工作的知識了解較少，不能很好的管理檔案信息。由于檔案管理人員的知識缺乏，致使檔案信息的缺失、遺漏的現象經常出現。許多醫院的檔案管理人員很少有機會進行培訓，很少有機會提高自身的能力水平。

2.檔案管理工作的信息化水平較低。現代信息技術發展的十分迅速，但是許多醫院對檔案管理工作的信息化建設卻相對落后，有些醫院檔案管理工作的硬件設備較差。大多數情況下，檔案管理工作管理人員還要靠自己去翻找需要的信息，浪費了大量的人力和物力不能利用互聯網等高科技手段提高檔案管理工作的效率。一些醫院仍然依靠紙質檔案的管理方法，跟不上社會變化發展的需求，紙質化檔案管理不僅占據大量的空間，儲存的信息量也比較小，制約了檔案管理的發展。

3.部門分工不明確。許多企業和單位檔案管理部門分工不夠健全，導致許多弊端的出現，首先在檔案管理人員聘用方面.其次。相互監督管理的制度不健全，而又有一些非專業人士被分配到專業部門，缺乏相關的知識，在其位不謀其事。有些單位的檔案管理人員冗雜，機構的設置也不合理。各部門工作職責及分工，特別是邊緣性、交叉性工作不能明確落實分工。各部門不認真落實責任，不能細化任務分工，使檔案管理的每項工作都缺少專業人士負責。形成不了有部門承擔，通過各方面的密切配合，努力形成上下協同、齊抓共管、通力合作的局面。有些部門分工并不夠明晰，進而使管理權限有模糊和重疊之處，責任也無法明確。工作職責梳理不清，工作標準不明確，欠缺一定的履職約束機制。由于一定的歷史原因，各部門之間的工作職責梳理不清，還有一部分工作職責沒有明確的相關負責人員。干部角色責任不清晰，部門職責分工不清晰。

三、醫院檔案數字化管理的策略

1.強化數字化檔案管理人才的培養。提高檔案管理人員的網絡和計算機知識，一旦出現任何問題能夠快速及時的進行修補，避免出現較大的損失。同時企業單位要招聘具有較高專業素質的檔案管理人員，擇優錄取，定期的對檔案管理人員的檔案管理知識和操作能力進行考核。平衡技術人員專業分布，督促人力資源部門把技術人員的培訓工作當重點來抓，搞好培訓工程，儲備人力資源。讓他們提高專業素質，掌握計算機檔案管理方面的知識，學會靈活的運用檔案管理軟件，提高工作效率。還要爭取引進專業對口的畢業生，增加引進學生的數量，認真篩選選保證質量，還要加強對檔案管理人員的教育、培訓和考核，提高檔案管理人員的工作能力和管理水平，不斷優化檔案管理人員結構。檔案管理人員也要以身作則，規范自身的行為，嚴于律己，認真負責。通過明確的標準來選拔人才，通過組織化的途徑來培養人才，通過規范化的程序來任用人才，完善培養機制，打造“梯隊式”的骨干人才隊伍。建立人才模型，明確人才庫結構和人才素質標準。嚴格選拔程序，構建全員參與的多元化人才體系。

2.完善數字化檔案管理所需的設備。強設備管理，推動數字化檔案管理裝備的技術進步，以先進的設備和良好的設備狀態來保證檔案管理的順利完成。善于通過不斷改善人員素質和設備素質，充分發揮設備效能，為檔案管理創造最好的便捷條件和社會效益。搞好檔案管理設備管理工作對于加快工作進度，提高工作效率降低勞動強度，增強檔案對社會的價值都有十分重要的現實意義。完善數字化檔案管理所需的設備可以保證每一作業的落實與品質保證。設備的完整性狀態是動態的，設備完整性需要持續改進，只有不斷地完善數字化檔案管理所需的設備，才能使數字化檔案管理得到不斷的提高。優化設備完整性管理體系構架及環節，制定出詳細的實施設備完整性管理的作業程序，設備作業要定期審核，配合品質保證作業的實施。設備要針對企業在檔案業務過程中的收集、管理、保存和利用提供必要的自動化、智能化管理手段，為企業檔案規范管理提供支持。

3.完善醫院信息平臺。深入分析醫院的實際需求，明確了問題和解決方案，設計既可以單獨應用又可組成平臺的軟件設計理念今后值得深入探討。定制化軟件開發將成為醫院信息化建設的未來趨勢，加快網絡設施的建設。設法消除醫院領導對信息管理所涉及的醫院管理體，組織結構，工作方法和工作基礎等一系列根本性變革的畏難情緒。增強醫院信息化所帶來管理手段的重大變革，服務方式的根本轉變意義的認識。培養技術人員，因為醫院信息系統的實時性非常強，出現問題必須在短時間內解決。此外，醫院信息系統維護工作的外包可能性不大，所以要加強醫院這方面的人才培養。培養一支高素質，穩定的人才隊伍將會是醫院信息化平臺建設的關鍵。

四、結論

在新的趨勢下，檔案的管理工作必須要適應時代發展的需求，提高對檔案管理工作的重視程度，創新檔案管理工作模式，完善醫院信息平臺，提高檔案管理工作的信息化水平，這不僅利于企業、單位自身的發展，也會對社會的整體發展做貢獻。

參考文獻：

[1]于金玲.淺談醫院檔案管理中的數字化應用[J].赤峰學院學報，2006（5）：22.

[2]郭琰.信息化環境中醫院綜合檔案數字化管理的應用[J].生物技術世界，2014，06（12）：250.

[3]呂春艷.檔案管理數字化的優勢及問題分析[J].管理觀察，2014，16（11）：144-145.

[4]徐茁.醫院綜合檔案數字化建設的應用與體會[J].醫院管理論壇，2013，13（03）：57-59.