新時期獨立學院檔案管理規范化探討

余巍巍　許俐俐

摘 要：隨著國家對教育重視程度的不斷加大，獨立學院近幾年發展的越來越快，很多獨立學院已經脫離于母校，獨立的開展教學任務，實行自我管理的方式，所以檔案管理在獨立學院的管理中占有重要的位置。筆者通過對獨立學院加強檔案管理的意義進行介紹，提出加強檔案管理規范化的建議，僅供參考。

關鍵詞：獨立學院 檔案管理 規范化

中圖分類號：G71 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2015）10（c）-0130-02

獨立學院是近10多年來中國高等教育辦學體制改革創新的重要成果，是國家為擴大高等教育資源，按照全新的機制和模式創辦的本科學院。截至2015年上半年，教育部批準的獨立學院共有275所。這種全新的辦學方式給獨立學院的檔案管理工作也帶來了前所未有的挑戰。辦學初期，獨立學院是作為母體學院的二級學院存在，因此其檔案放在一起進行管理，隨著教育體制的不斷深入，獨立學院正逐步脫離母體院校，獨立運行。因此，其檔案工作也就不能再雞鴨同籠管理。成立自己的檔案管理機構，加強檔案規范化管理，對于獨立學院正常業務的開展具有重要的作用。

1 獨立學院檔案規范化建設的意義

獨立學院進行規范化檔案管理有助于教學任務的順利開展。首先，檔案管理工作的有效開展，與教學、教務人員以及一些日常事務的開展有著重要的聯系，教學工作的開展，都是通過檔案管理來實現，其記錄的真實性對學校正常業務的開展具有重要的作用。其次，檔案信息化在對學校的各項工作進行真實的記錄以外，還是檔案信息的重要資源之一，學校可以通過這些檔案為教師和學生提供信息服務，一方面開展檔案規范化管理是為了獨立學院自身的發展；另一方面也是學校接受水平評估及專業評估的檢查依據；其次，由于獨立學院剛脫離母體進行管理，在檔案管理工作上還屬于剛剛起步的階段，管理機制不夠健全，檔案管理人員專業水平也不是很高，只有加強獨立學院檔案管理的規范化建設，才能更好地保障學校教學任務的有效開展。

2 獨立學院檔案管理存在的主要問題

獨立學院在辦學之初，是作為母體學院下面的一個二級學院進行管理，所有的檔案管理工作都是放在整個母體學校中統一進行管理的。隨著教育體制的不斷發展，獨立院校逐步從母體學校中分離出來，在檔案管理方面獨立出來的時間也很短，其自身的設施不夠完善，在開展檔案管理工作時面臨著很多的困難。其主要存在的問題有以下幾點。

2.1 意識問題

由于原來獨立學院的發展都是依托于母校進行的，在管理方式上有著很強的依賴性，由于其分離的時間比較短，多以在檔案管理的意識上還是十分淡薄，不但在教師隊伍中的意識淡薄，學校的管理者也不是十分注意對檔案的管理，這就使得學校整體上對管理工作不夠重視，再加上一些基礎設施不夠完善，缺乏對檔案工作系統的管理。

2.2 制度問題

獨立學院原有的管理方式是依托于母校發展的，所以在管理制度上都是與母校一致的，其自身沒有明確的管理方案，所以在獨立發展以后，一些規章制度并不是十分健全，對一些工作的劃分也不是十分明確，而且很多檔案材料都存在著丟失的現象，在檢查時都是應付了事，嚴重影響工作的正常開展，在對檔案資料進行收集的過程中存在很大的隨意性，名有明確的制度來進行規定，給教學任務的開展帶來很大的障礙。

2.3 管理問題

獨立學院的開展時間較短，沒有一套完整的管理制度，使得檔案管理工作難以正常開展，其主要表現為以下幾方面：檔案管理制度不夠健全，原有的管理制度都是與母校一致的，并不適合獨立學院業務的開展，所以很多規章制度都存在部分的情況；檔案管理的工作人員意識薄弱，工作人員沒有認識到檔案管理的重要作用，而且對于檔案的管理水平也比較低，基本上都是屬于應付了事的情況；而且檔案管理工作與實際工作脫節，嚴重阻礙了正常教學任務的開展。

2.4 經費問題

原有的獨立學院管理經費都是與母校共同使用的，在進行獨立運作后，其經費上的力度非常有限，重心都投放在教學上，檔案管理上的投入非常少，很多管理設備已經老化，難以適應正常工作的開展，甚至很多管理人員還是用手工的方式對檔案進行管理，利用信息化技術進行管理的時候非常少，由于資金支持的不到位，學校也很少為管理人員提供學習培訓的機會，在業務管理水平上也存在嚴重落后的局面。因此在獨立學院開展檔案規范化管理上，經費問題是最重要的制約因素。

3 規范獨立學院檔案管理工作的措施

針對獨立學院在檔案管理中存在的問題，必須采取有效的措施加以解決，加強對檔案管理工作的重視程度，這樣才能提高其檔案管理水平，更好地服務教學。具體可以從以下幾方面做起。

3.1 依法治檔，建立健全規章制度

獨立學院在開展檔案管理工作時，要根據國家的相關法律規定進行，近幾年針對獨立學院的發展，我國頒布了很多的法律法規，所以學院在開展工作時，要依據國家的法律法規進行，把學校的正常工作開展納入到檔案管理的工作中去，以便更好地促進檔案管理工作的有效開展。

3.2 完善組織機構

獨立學院的發展時間較短，所以在很多管理機構上還不是十分健全，要想有效的開展檔案管理工作，首先就要建立專業的組織機構，做好責任劃分，把檔案管理工作的各個環節落實到實處，通過相應的監督機制對其工作的管理水平進行探討，把管理人員、技術人員、監督人員分開來管理，以保證檔案管理工作的有效開展。

3.3 加強檔案人才的培養

獨立學院的很多檔案管理人員責任心不是很強，多以要想保證管理工作的有效進行，必須要加強對工作人員的培訓，使其認識到檔案管理工作的重要作用，通過組織其進行學習培訓，使其掌握先進的檔案管理方法，借鑒其他學校先進的管理方法，針對該學校的實際工作開展，制定自己的檔案管理方法，使其可以更好地為學校的業務開展服務。

3.4 開展形式豐富的培訓活動，提升檔案人員素質

開展各種形式的活動，調動廣大檔案人員的積極性，促進檔案隊伍上臺階。不定期對人員進行檔案管理技術的培訓，更要對人員進行二次培訓，以加強檔案管理策略的有效程度。每學年舉辦檔案工作評比活動，組織對學校各部門檔案工作進行檢查、評比。最大限度調動檔案人員工作的熱情和積極性。

3.5 大力提升獨立學院檔案管理信息化水平

現代高校檔案管理已逐漸進入了信息化時代，作為高校檔案建設和管理基礎的獨立學院，也要與時俱進，適應新時代學校、學院建設和發展的要求，實現獨立學院檔案管理工作現代化。傳統、粗獷式獨立學院檔案管理模式已不能適應高校改革深入的需要。只有運用現代信息技術，積極推行教學檔案的網絡化管理，建立教學檔案信息平臺，利用網絡對教學檔案進行收集、整理，以全新的工作方式及時、準確、全面地為廣大師生提供全方位、高層次、多角度的服務，才能對獨立學院優化人才培養、促進教育事業發展和提高辦學質量起到積極的推動作用，使獨立學院檔案管理工作逐漸步入正規化和現代化的軌道。

4 結語

通過對獨立學院的檔案管理工作介紹可知，獨立學院作為異軍突起的新生事物，在發展的過程中還存在著不少問題，尤其是將高等教育作為產業來經營的辦學模式，往往只顧及眼前利益，而忽視將檔案工作作為一項長期目標進行建設。因此，獨立學院檔案管理規范化是新時期檔案管理工作的明確要求。在當前新形勢下，首先需要加快觀念的改變，盡快擺脫依賴母體院校的管理理念，完善管理制度，加強基礎建設，有效發揮檔案的功能性，推動檔案管理工作逐漸向著規范化、標準化的道路發展。

參考文獻

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