檔案形成知識共享的優質資源

劉思洋

摘要：在知識管理環境下，檔案管理模式面臨向知識管理模式的轉變。檔案是每一個單位重要的知識資源，對任何的知識管理都具有重要意義。

關鍵詞：知識共享 檔案管理 影響

知識資源便意味著戰略資源，在當今知識經濟時代，競爭優勢來自于對知識資源的有效開發和管理，知識共享是有效完成其關鍵的途徑，一個單位或公司如果能夠實現知識共享，將在全球進入知識經濟時代的環境中取得優勢地位。我們依次從什么是知識管理、知識管理會帶來哪些作用以及知識管理不同于傳統管理機制的差異，來展開以下論證。

美國德爾集團創始人之一卡爾·弗拉保羅認為，知識管理是運用集體的智慧提高應變能力和創新能力，是為組織實現顯性知識和隱性知識共享提供的新途徑。隨著行業發展和信息化持續建設，各類數據呈幾何式、爆炸式增長，增加了分析難度和決策風險。面對變數，企業如何在大數據環境下運用先進知識服務模式來支撐戰略決策和戰略執行，如何在爆炸式信息增量中，提取和利用最有價值的信息資源，來支持發展戰略，服務管理決策，如何通過改善知識服務來實現戰略動態演化是大家共同關注的課題。一個企業只有順應時代的呼喚和趨勢，不斷修正自己前進的道路，才可能不被時代所淘汰。知識管理的實質就是在新經濟時局下企業對知識鏈的管理，使企業在知識經濟背景下對信息資源整合以及企業戰略管理，實現企業戰略轉型與突圍。如今戰略決策、戰略管理知識頻繁推陳出新，博弈論、動態能力論、決策心理學、競爭動力學等新理論、新思想和新方法層出不窮；基于圖書、期刊、報紙、電子音像制品、互聯網、移動網絡、社交網絡等各類媒體傳播的科普、專業與文化知識更是讓人目不暇接。企業管理者在做出決策的時候需要比以往更需要系統、全面、權威的知識結構體系。一個高效的領導者要進行有效的知識管理，關鍵在于挖掘隱性知識，最大程度上實現內部的知識共享。

檔案在知識管理系統是構成知識來源的重要主體，從知識管理的知識共享角度來說，擁有檔案資料對知識管理有著巨大的作用。從信息資源角度來說，檔案記載是在管理活動和生產經營中形成的對國家、社會和單位具有保存價值的各種形式的文件材料，它是內生的最真實、最可靠、最權威的原生信息，是任何單位、部門重要的信息資源；從知識資源角度來說，檔案不僅記錄了歷史的發展，而且記載了所有形成和積累的知識，是絕對重要的知識資源。

正如IBM Lotus公司在其企業知識管理軟件產品白皮書中說的：“文檔是知識的容器，是已經物化的顯性知其中蘊涵了大量的知識財產。適時地、不受域和組織形式的限制獲得基于文檔內容的知識，是知識管理的一個主要目標?！睓n案記錄了單位在從事各項活動過程中獲得的認識、體會、經驗教訓，裝載了其顯性知識。美國Delphi咨詢集團的一項調查表明，檔案的形成是顯性知識的容器。在知識獲取能力與社會管理創新力和執行力息息相關的知識經濟時代，任何一類知識、信息或情報的缺失，將隨時可能讓一次極為關鍵的創新決策付之東流。

由于隱性知識存儲于個人的頭腦中，形成“信息孤島”，相對顯性知識來說，難以實現共享和利用。現實中被很好地歸類，并及時提供給需要的人，從而發揮作用的隱性知識僅有12%，因此，挖掘和利用檔案隱性知識資源，是一個單位知識系統的重要組成部分，與顯性知識相比，它更具有優勢化，更能創造價值，并且具有更深厚的挖掘空間。由于隱性知識難以被模仿和獲取，因此隱性知識也是單位核心知識資源的重要組成部分，更是核心競爭力的來源之一。要實現隱性知識的顯性化，必須要對隱性知識進行有規則的組織。企業文化中如質量標準文件、操作說明書、員工手冊等都是在長期的隱性知識積累并對其顯性化的成果，由此可見，檔案是隱性知識顯性化的編碼載體和工具。

信息（知識）交流、傳遞的實現便是知識共享。有兩種構成了信息（知識）交流以及傳遞的方式，他們分別是：語言與肢體的交流和書面文字交流。這兩種交流方式各具有優缺點，語言與肢體交流的優點是交流簡介、隨意，便于及時對某一問題進行深入探討，易于激發知識創新。缺點是：受到時間、空間的限制，傳播的范圍有限，內容不易保存，而且在傳播的過程中，信息內容易失真。書面文字交流的優點是可以長時期的保存信息內容，并且信息內容不易損耗和失真，能夠促進文化的快速普及與發展。缺點是過于正式和規范。語言反映在書面上就是文字，換言之，文字就是思想的載體?；ヂ摼W時代要求信息共享，而創造出來的需求與供給的對接，是前所未有的便捷，這也意味著共享經濟的潛力巨大。借助現代信息技術的書面交流可以不受時間、空間的限制，信息（知識）的傳遞速度快，傳播范圍廣，不易發生信息（知識）損耗或失真，便于及時進行知識編碼化。因此，檔案的形成以及結果將是知識共享的主要媒介。

從檔案的傳統管理機制來談，我國的檔案分類模式仍舊停留在上個世紀90年代或者更早，我國國家檔案局1991年頒發的《工業企業檔案分類試行規則》將檔案分成十個大類，雖然規定可根據實際需要增設一級類目。但是目前由于經濟增長模式轉變而產生的新生檔案群無法在該規則中找到歸處。另外，以“八大環節”為象征的傳統的檔案管理模式受到文檔一體化管理、電子文件全程管理等理論的強烈沖擊，使人們認識到對于檔案資源的管理核心在于對知識的整合和利用，關鍵在于知識的共享。要充分認識到檔案資料在社會經濟發展中的作用，始終把檔案管理工作納入議事日程，加強對此項工作的管理，成立由專業的檔案管理人員組成檔案管理小組，設立規范化檔案室、閱覽室，配備素質高、懂雙語的工作人員負責檔案管理工作，明確了檔案管理人員的職責和任務，簽訂了目標管理責任書，加大對檔案硬件設施的投入，制定并完善《保密工作制度》、《機要文件保管借閱制度》等十余項規章制度，使檔案管理工作制度化、規范化，全面提高檔案管理工作水平。編制案卷目錄、電子目錄等檢索工具，編制組織機構沿革、基礎數據匯編等參考資料，通過檔案室對文件資料的收集、整合、管理、傳遞，為用戶提供相關的文獻資料，為用戶提供解決問題的答案。要有計劃、有針對的對檔案管理人員進行培訓，講解檔案方面的最新制度，圍繞檔案工作等級管理暫行辦法、文書檔案整理暫行辦法、綜合辦公平臺檔案管理系統、綜合辦公平臺檔案管理等檔案知識進行培訓，通過培訓進一步提高了全行檔案工作人員的業務知識和能力水平。

目前，我國比較注重黨政部門和工作中形成的文件材料的搜集和整理，而對大量在業務工作中形成的、反映和記錄一個單位重要業務活動的原始材料，要么因為缺乏檔案素材的收集意識，要么因為收集困難而放棄收集建檔。知識視角下的文書檔案管理首先要改變的就是這種現狀，若毫無積累，或是積累很少，這些信息和知識就會隨著某項具體工作的結束而消失，或者隨著某個員工的離去而流失，所以一個單位的經驗財富累積，正是這些檔案知識、材料一點一滴的匯聚而成的。其次，注意隱性知識的收集與挖掘，應該是每一位檔案工作者的一個積極重要的新使命；最后，還要注意外部信息的收集。

從單位檔案的利用上看，是可以通過建設一個知識倉庫，提供一些知識導航或是知識咨詢等方式來實現檔案知識共享服務的。筆者認為這種服務方式將被廣泛采用，特別在當今日益發展的網絡環境下。所以，在單位內部我們可以通過構建內部網絡來實現知識的傳遞和共享。建立在網絡互聯基礎上的單位內部網，可以使各單位內部原本各自封閉的信息孤島互相連接起來，實現知識的共享與傳遞。對于外部的知識傳遞，可以構建相應的社交外部網，實現各個相關領域的知識共享與交流。

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