淺析商貿企業采購成本存在問題與對策

方桂萍

摘要：現代企業的生產經營活動日益受到環境的作用和影響，采購管理活動也不例外，既受到外部宏觀環境和供應市場的制約，也受到企業內部部門間協調配合程度的影響。在采購的整個環節中，我們思考最多的就是怎樣降低成本，保證質量，加強采購質量管理。采購成本控制已越顯其重要，它是降低產品成本，增強企業市場競爭力的重要方面，是刻不容緩的事情。企業要適應經濟發展的步伐，要面對日益激烈的市場環境，必須對采購成本控制給予足夠的重視，這樣才能幫助企業去生存、去發展、去獲取最大的利益。

關鍵詞：采購成本 問題 對策

光華公司成立于2006年5月，主要銷售脫模劑、洗模劑、硅橡膠、MBTS助劑、TBZTD促進劑、TETD粉等；公司位于某市科技園，占面積8333平方米；公司類型是有限責任公司，是一家私企，共設置了6個下屬部門，分別為采購部、財務部、銷售部、辦公室、行政部、人事部。

公司秉持認真細致，積極主動的工作理念，要求財務部全力控制成本問題，尤其是針對采購部的采購成本，并提出解決之道。

1 采購成本的概述

1.1 采購成本的概念。采購成本占據企業總成本的較大份額，所以對采購成本的控制是企業日常管理工作中的重要工作之一，這也是企業實現自身經濟效益的重心。所謂采購成本，系指在企業采購的過程中所發生的各種費用，包括物料費、裝卸費、物流費、保險費等相關的稅費，此外還包括人員管理費等可劃歸采購成本的相關費用。其主要結構有訂購成本、存貨成本及缺貨成本。訂購成本主要有差旅費、電話費等；存貨成本主要包括倉庫折舊費和倉庫管理員工資、物料資金利息、保險費等；缺貨成本由延遲發貨損失、信譽形象損失等組成。總之，采購成本與公司的發展息息相關，控制好采購成本，在一定程度上可以幫助公司更好地發展。

1.2 計劃在采購成本控制中的重要性。俗話說：“凡事預則立，不預則廢。”在管理的五大功能中，計劃列為首要功能，這充分說明做任何事都要事先有計劃。何謂采購計劃？采購計劃大體指的是采購人員在采購之前根據整個市場的具體供求情況及本公司的經營需求所做出的各項安排和部署。眾所周知，一個企業的總成本中，采購成本占據著比較多的份額，因此，在采購之前需要全面系統地考慮采購整個過程所需的成本，做好詳細的采購計劃，才能更好地控制相關的采購成本。首先要估計好物料的需要量及交貨日期，以防止增加物料中斷供應而引起的缺料成本；其次避免庫存過多、資金積壓、空間浪費；再次配合生產、銷售計劃的順利達成及配合公司資金運用、周轉；最后可以指導采購工作的進行。

2 光華公司采購成本存在的問題

2.1 采購成本控制缺乏需求分析與計劃性。光華公司在采購之前，沒有根據現有庫存量、可替代庫存量等去進行調查分析，制定詳細的采購計劃。采購部門發現缺材料，來不及的時候，就會另找代購公司進行下單。有時代購公司沒能及時交貨，而公司也沒有該種材料的多余庫存，特別是進口材料，這就容易導致材料短缺問題，這就無疑給公司增加了缺貨成本的負擔，對有些急需的客戶來說，就使公司喪失了銷售機會，同時也影響公司的形象。而對一般客戶來說，就使公司增加了延遲發貨的損失，因為公司與客戶簽訂的銷售合同中都會涉及有關延遲發貨的問題。

2.2 公司不注重與供應商的穩定合作關系。由于公司沒有完善的規章制度，對開發好的供應商，沒有總結、分析、維護好，所以很多產品都沒有穩定的供應商，據統計，合作最長久的是A公司，公司與其合作關系長達八年，是唯一一家合作相對長久的公司，其他的公司基本都是一兩年就銷聲匿跡了。這直接導致當庫存不足且客戶有需求的時候，無法及時供應。采購部對供應商提供的產品也沒有進行檢驗、評估，用后不良效果也會給公司造成影響。不注重與供應商的穩定合作，就很可能會導致產品質量與服務水平不高，成本得不到良好的控制，供應鏈的競爭力得不到提高。

2.3 采購質量不高。供應商選擇的不當也導致了采購物料的質量不穩定。由于公司采購沒有穩定的供應商合作，采購的物料出現了質量問題，使生產方產出產品后發現質量存在問題。一般來說，采購方與供應商彼此的工作都不是透明的，供應商為了節約成本，會通過各種手段去降低成本，結果造成產品質量存在問題，雖然這樣給采購方的價格會優惠很多，但產品質量存在問題，銷售給客戶后，得到不良反應，反而會使公司信譽降低，甚至失去客戶。這種變動成本的損失，長遠來看，對公司來說并不是一件好事情。

2.4 采購人員專業知識不足，導致采購量不合理。企業合理的采購，對企業經濟發展來說是最好不過的，既能夠滿足客戶對物料發出的訂單需求，又能為企業節約一定的采購成本，無論是訂購成本、存貨成本還是缺貨成本，都不用擔心給企業帶來的損失。但如果公司沒有完善的相關制度，采購又沒有足夠的專業能力，且公司采購人員沒有認識到采購成本控制及采購存貨控制和管理的重要性，公司領導也沒有給予足夠的重視，那將會導致公司的訂購成本增加，這樣，采購成本得不到良好控制。（如圖1所示）

2.5 采購績效不明。公司內部控制制度不健全，崗位責權不明晰，對采購部的管理沒有實施相關的績效評估，采購只是缺什么就采購什么，沒有做相應的事前準備，也沒有在結束一項工作的同時去進行反思、評價、總結。沒有明確的績效考核制度，導致采購工作積極性受到影響，工作態度不端正。隨著科技的發展和經濟時代的到來，績效考核對一個企業的健康發展來說是必不可少的，績效考核有助于企業在激烈的競爭環境中保持自身的優勢，不斷壯大發展。企業要應對各種可能出現的新問題與新挑戰，需要建立全新的與之相適應的企業績效考核思想和體系。

3 光華公司采購成本存在問題的原因分析

3.1 企業領導對采購成本控制沒有足夠的意識。對于光華公司來說，導致采購成本缺乏控制的很大原因是因為領導沒有足夠的意識，由于該企業為私人企業，公司管理人員多為家族關系，缺乏科學的管理理念。隨著科學技術的發展，企業要不斷擴大自己的規模，提高市場競爭力，就必須改變現有的家族企業的經營模式，不能一味堅守傳統的家族經營模式。

3.2 對供應商的管理沒有相關制度說明。公司對供應商的管理沒有明確的制度及指定相關人員進行日常管理維護，總覺得自己是客戶，供應商要服務周到，而沒有合作共贏的意識。不夠重視深入了解供應商的相關信息，只是表皮地知道供應商生產什么、銷售什么、具體位置在哪里、聯系方式。建立一支合格穩定的供應商隊伍，能夠提高公司的服務質量與效益，提高客戶對公司的滿意度，進而提高公司的運營能力，增強市場競爭力。由此可見，科學合理地管理供應商，是公司必不可少的工作。提高供應商管理效益，構建彼此的雙贏管理模式，并在此基礎上建立超越買賣關系的合作，直接關系到企業的命運。

3.3 管理環節對采購質量不夠重視，只求利潤。公司在管理中對所采購的物料質量沒有制定相關的監督體系，沒有明確的質量標準，沒有采取有效措施保證采購質量，這導致采購人員對質量問題的責任心不夠，這就很容易造成質量的不合格。同時公司單純追求利潤，所以在采購過程中注重尋找廉價的物料來滿足利潤的高度。其實明確的需求及標準，完善的體系建立，更能保證采購物資的質量、市場的開拓、競爭力的加強和利潤的提升。

3.4 缺乏績效考核制度。由于公司對采購部的管理工作薄弱，沒有一套完善的采購成本管理制度，使得采購部成為“無支出計劃、無正常審批手續”的狀態，公司沒有結合自身的實際狀況和市場環境來制定適合本公司的績效考核制度。績效考核，能夠為企業經營管理者提供相關的業績依據，同時能夠引導采購人員的各種行為符合公司的規章制度，不僅幫助企業有效地管理員工，還能提高員工自身的自覺性、積極性，及在一定程度上培養員工的道德觀。建立符合公司自身發展的績效考核制度，有助于正確引導企業的員工管理模式，幫助企業建立一支合格的采購團隊，為企業經濟發展提供強大的人力資源。

4 光華公司加強采購成本管理的對策

4.1 編制詳細的采購預算。進行需求分析，做出更精確的采購計劃。采用ABC分析法對物資品種進行分類。首先選定一個合適的統計時期，選定時期的基本原則是比較靠近計劃期，運行比較正常，通常是采用過去一個月或就近幾個月；其次，要及早制作ABC分析表，提前根據相關物料的單價和銷量計算銷售金額，其中要注明物料名稱、數量、單價、金額和占比等信息。如表2所示，針對各部門需要的辦公用品，可以采用采購需求表來進行登記，采購需求表可以清晰地看見需要采購什么，數量多少，什么時候采購。

4.2 與供應商建立可靠穩定的關系。關于供應商的選擇，公司首先要了解供應商，并熟悉整個相關的資源和市場情況。公司要求采購部在選擇供應商的時候，要對供應商的基本情況進行調查，主要了解供應商的名稱、地址、生產能力、供應的產品、能提供多少、價格如何、質量如何、運輸進貨條件如何等。而且對相關資源市場中各個供應商都要有針對性地調查，從而掌握整個資源市場的基本狀況。

在對供應初步調查的基礎上，利用供應商管理記錄表中的基本情況分析供應商的市場實力、產品規模和技術水平；供應商的信譽及管理水平；所生產的產品是競爭性的還是壟斷性的；還有供應商相對于本公司的地理位置及交通狀況等。通過對供應商們的比較，進行優勝劣汰，選擇合適的供應商。同時與供應商建立互相信任的伙伴關系。長期的采購協議可以大大激發供應商的合作欲望，逐漸建立互相信任的伙伴關系，才會更加傾注全力與公司保持良好的合作關系，實現雙贏的局面。

4.3 注重采購質量問題，建立采購質量保證體系。①明確采購質量目標。質量目標是采購部門遵守和依從的行動指南，因此，采購物料的質量水平直接影響到最終產品的質量，影響到消費者對產品的滿意度。因此建立采購部門的質量目標是必須的，明確的采購質量目標是采購管理的一個重要環節，把握好質量這一關，有助于提高企業的核心競爭力。②建立健全采購質量管理制度。為了有效控制采購物資質量，必須制定相應的規章制度，規定倉管，要進行品種、規格、數量、質量等各方面的嚴格檢驗核實后，方可驗收入庫。對已入庫的物料，要按科學、經濟、合理的原則進行妥善的管理，保證物料質量的完好。對不符合質量要求的物料及時通知相關負責人聯系供應商，認真做好各項記錄工作。對采購部人員加強質量教育，強化質量意識，形成一種質量教育、強化質量意識的文化，在工作中把質量教育作為采購質量管理的“第一道工序”來抓，確保采購品質管理工作事事有人管、人人有專職、辦事有依有據、考核有標準，使所有參與人員為保證和提高采購品質而認真工作。

4.4 合理采購，有效控制庫存。在激烈的市場競爭環境中，企業只有給客戶提供更高的服務水平，才能保持較強的競爭力。適當的采購，合理有效地控制庫存，才能滿足市場需求的變動，如果沒適當的商品庫存，就會發生脫銷。合理控制庫存，也有利于企業找到平衡點，平衡流動資金的使用。合理采購，有效控制庫存是保證企業經營活動正常運作的需要。為此，可制定庫存管理制度，采用ABC分類法對庫存進行管理，進行各類產品保險庫存管理，也就是安全庫存，這樣不僅可能獲取現金折扣，而且還能降低運輸成本，降低運輸費率實際上也就是降低了采購成本。良好的庫存控制制度，有助于對供需進行調節，以保證經營活動正常而有效地進行，提高企業資金的周轉能力及企業的整體管理水平，并獲得良好的經濟效益，促進企業的穩定健康發展。

4.5 建立全面的績效考核機制。績效考核是指企業根據自身的經營特點制定系統的方法與要求，客觀公正地測量和考評員工在過去一段時間內的工作行為與效果。現代企業廣泛使用績效考核的辦法，企業管理者使用績效考核可以使員工高效工作，使企業正常運作，因此績效考核直接影響企業職工的工作效率，也同樣影響采購人員。建立科學合理的績效考核機制，促使部門人員既合作又負責，通過監督、檢查、考核，使大家可以對達到良好指標的成績給予肯定，沒達到指標的思考問題所在，為下一階段的工作績效改進做好準備。

綜上所述，隨著經濟環境的復雜和日益多變，采購成本控制已越顯其重要，它是降低產品成本，增強企業市場競爭力的重要方面，是刻不容緩的事情。企業要適應經濟發展的步伐，要面對日益激烈的市場環境，必須對采購成本控制給予足夠的重視，這樣才能幫助企業去生存、去發展、去獲取最大的利益。

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