信息化視角下的公路系統檔案管理

于明莉

【摘要】 眾所周知，信息技術能夠有效提升檔案的管理工作。文章著重闡明信息化建設在公路系統檔案管理中的重要性，探討科學做好檔案管理信息化工作的機制和對策，從而更好的服務于公路建設和人才管理。

【關鍵詞】 信息化 公路系統 檔案管理

毋庸置疑，公路系統檔案的建設、管理與利用，對于我國的公路建設、維護有著極為重要的意義。但是，也要看到，隨著我國公路建設的日新月異，公路檔案數量大幅度攀升，內容也更加繁復。因此，囿于傳統的管理模式，無法滿足對公路檔案管理與利用的需要。為此，筆者建議，各級公路管理系統提高思想認識，充分認識到公路系統檔案管理的重要性，積極引進現代信息技術，創新管理模式，從而實現檔案管理質的飛躍。

一、信息技術在公路檔案管理與應用中的意義

1.1信息化管理是社會發展之必需

計算機技術突飛猛進，包括檔案管理軟件在內的各種信息軟件技術也隨之出現，它們極大的提高了檔案的輸入速度，提升了管理水平。各級公路系統應該緊跟時代潮流，搶抓機遇，積極做好硬件建設，提升軟件技術，使之應用于公路檔案管理與利用之中。應當看到，公路檔案作為一種有效的信息，其重要性在于開發和利用，而信息技術的引進能夠促使海量的紙質信息轉化為數字而存儲與計算機中，因而提升了閱讀和利用速度，減少了檔案傳閱時間，具有廣泛和重要的意義。

1.2信息化是檔案管理之必需

較之于信息化的檔案采集和管理技術，傳統的檔案采集和管理近乎于完全依靠人工，可以說，簡單而笨拙，無法保證檔案的完整性，無法保證檔案的時效性和實效性，費力、費事，經濟效益也不高。而引進現代化的計算機技術，信息化的技術確保了公路檔案采集、錄入的及時性、實時化，節省了人力、物力和財力，從而提高了檔案的完整性和準確性。

1.3信息化是提高工程建設水平之必需

隨著我國經濟的快速發展，我國公路建設日新月異。不過，需要指出的是，我國幅員遼闊，地質條件復雜，因此公路的勘探、建設投入大，需要公路建設部門要充分用好資金，發揮資金的最大效益。這就需要公路建設部門利用好公路檔案，能夠根據相關檔案查詢所建公路的地質地貌資料，一方面建設盲目的勘探，一方面確保工程建設質量，使有限的資金發揮更大更好的經濟效益。

二、公路檔案信息化建設策略

2.1提升信息化理念

毋庸諱言，公路檔案信息化管理系統建立的關鍵，在于人的信息化理念的建立。各級各類公路系統要緊跟時代潮流，充分認識到信息技術在公路建設特別是公路檔案管理中的重要性和重要意義。為此，公路系統管理者走出去，看看公路檔案管理信息化建設走在前列的單位，真正體會信息化建設在檔案管理中的作用，感受信息化建設對于公路建設的重要作用。只有這樣才能引進來，提升信息化數字化建設的理念，認識到信息化建設的緊迫感和責任感，并且真正加以落實，把檔案信息化建設納入到工作議程中。

2.2建立數據信息庫

公路檔案信息化建設的根本在于建立信息化的數據庫，而其中的最關鍵所在是，信息檔案管理系統。為此，公路檔案部門要全面統籌，重點做好系統設計、軟件選擇工作。系統設計要注重采用相同的管理軟件，做好內部兼容，防止檔案信息的泄露和丟失，提高信息的安全性；不僅如此，還要做好檔案管理信息系統的實用性，畢竟檔案管理人員還不是專業的信息技術人才，因此采用簡潔性和便利性較強的軟件能夠更好的為管理人員盡快掌握，使檔案更好的發揮效用。

2.3強化制度建設

再好的硬件，再好的系統軟件，如果沒有規范化的制度做保障，沒有真正落實到日常管理中，也無法發揮真正的作用。為此，公路管理部門要加強對檔案部門工作，落實制度建設，通過規范化的制度監督督促檔案管理工作，強化問責制，確保檔案交接和保管的無縫銜接；簽訂責任書，保證檔案信息系統正常運行，防止信息丟失，預防關鍵資料泄露；建立考核制，不斷督促檔案管理人員提高思想認識，提升自身業務知識與能力。

2.4統一管理標準

檔案信息化建設的意義就在于實現檔案管理的信息化，擴大檔案的利用率，發揮其最大效用。為此，要實現檔案的資源共享，這就需要建立公路檔案信息化管理的統一標準。各級各類公路管理部門要根據本行業自身特點，制定出檔案管理信息化建設標準，采用實用性和適用性較好的信息系統，依托互聯網構建起信息資源共享平臺。只有真正實現資源共享，才能大幅提高人才資源、檔案信息資源的有效利用，避免人力、物力和資源的浪費。

應當看到，公路在我國國民經濟發展中有著舉足輕重的作用，各級公路管理部門要科學做好公路建設和管理工作。為此，就要與時俱進，搶抓機遇，積極做好硬件建設、提升軟件技術，促使海量的紙質信息轉化為數字信息，提升閱讀和利用速度，減少檔案傳閱時間，為公路勘探、建設和管理發揮重要作用。

參 考 文 獻

[1]程學敏.芻議公路檔案的信息化建設[J].辦公室業務，2013（07）