芻議加強(qiáng)文書檔案管理的具體措施

胡玉榮

摘 要：文書檔案管理工作作為檔案管理工作的重要分支之一，對(duì)檔案管理的有效運(yùn)行有著極其重要的影響和作用。做好文書檔案管理工作不僅僅可以提升檔案管理的質(zhì)量，更對(duì)檔案管理的長(zhǎng)久發(fā)展提供了有力保障，進(jìn)而引導(dǎo)決策者可以依據(jù)文書檔案管理進(jìn)行決策，從而保證決策的科學(xué)性以及安全性。文章主要針對(duì)當(dāng)前文書檔案管理存在的一些問(wèn)題進(jìn)行簡(jiǎn)要的分析與總結(jié)，并提出合理化解決措施，僅供參考。

關(guān)鍵詞：文書工作；檔案管理；加強(qiáng)；措施

前言

現(xiàn)代文書工作對(duì)工作的順利開展及有效運(yùn)行有著極其重要的作用。將其與檔案管理相結(jié)合是為了更好的適應(yīng)時(shí)代社會(huì)發(fā)展的需要，是促進(jìn)檔案管理可持續(xù)發(fā)展的必然舉措。從某種角度上來(lái)講，文書工作具有其特定的規(guī)范性、前瞻性、服務(wù)性及綜合性等特點(diǎn)，從屬于獨(dú)立的領(lǐng)導(dǎo)工作。隨著檔案管理工作的不斷創(chuàng)新與發(fā)展，作為時(shí)代社會(huì)發(fā)展的“記錄器”對(duì)其提出了更高的要求及標(biāo)準(zhǔn)。文書檔案管理工作更是擔(dān)負(fù)著單位的整個(gè)發(fā)展歷程的記錄使命，可以全面的反映整個(gè)單位的發(fā)展?fàn)顩r。隨著文書檔案管理各種管理模式的不斷創(chuàng)新，一定程度上便提高了文書檔案管理工作的水平，進(jìn)一步推動(dòng)了社會(huì)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。但與此同時(shí)，我們也應(yīng)該看到其存在的不足，下面就文書檔案管理工作進(jìn)行詳細(xì)的分析。

1 爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視是做好文檔工作的前提

1.1 愛崗敬業(yè)，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視

文書檔案管理人員對(duì)文書工作的自我完善及熱愛，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者能否重視其文書工作有著直接的影響。很大程度上，文書工作者將文書檔案管理做的十分出色，必然會(huì)引起相關(guān)人員的重視，這樣才能提升文書工作在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的重要地位，很好地為其服務(wù)，領(lǐng)導(dǎo)者才會(huì)依據(jù)文書工作做好每一個(gè)決策判斷，推動(dòng)企業(yè)發(fā)展。

1.2 加強(qiáng)宣傳，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)

領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書檔案管理的不重視，主要有以下等幾點(diǎn)原因：第一，文書工作者不能很好的對(duì)其進(jìn)行文書匯報(bào)及檔案收集、整理、分類，缺乏檔案管理意識(shí)，致使文書檔案很難在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中充分發(fā)揮作用。第二，上下級(jí)領(lǐng)導(dǎo)者或者相關(guān)負(fù)責(zé)人不能對(duì)文書工作進(jìn)行信息的整理、收集，工作大多處于被動(dòng)狀態(tài)，致使領(lǐng)導(dǎo)者難以對(duì)文書工作引起重視。

2 文書處理和檔案管理之間的關(guān)系

2.1 文書處理與檔案管理工作有不同的工作任務(wù)和工作對(duì)象

從深層次上來(lái)講，文書處理工作與檔案管理工作有著本質(zhì)的區(qū)別，但是將二者有效的結(jié)合卻可以推動(dòng)檔案管理工作的開展。文書的主要目的就是將文件進(jìn)行收發(fā)、傳遞、督辦、整理、保存。檔案的主要目的就是將這些文書進(jìn)行收集、鑒定、分類、編目、然后保存加以利用。從這個(gè)意義上來(lái)講，文書工作是檔案管理工作的前身，作為檔案管理的基礎(chǔ)對(duì)檔案管理的有效運(yùn)行有著不可替代的重要作用。

2.2 文書處理工作與檔案工作密切聯(lián)系、相互促進(jìn)

文書工作的好壞將對(duì)檔案管理質(zhì)量產(chǎn)生直接影響，文書工作的不規(guī)范將直接導(dǎo)致檔案管理工作的不健全。所以文書工作將對(duì)檔案管理工作提供一定條件及基礎(chǔ)。反過(guò)來(lái)講，檔案管理工作又影響著文書工作的系統(tǒng)化及規(guī)范化。所以，我們要辯證地看二者之間的關(guān)系，在文書工作中加強(qiáng)對(duì)文書工作的規(guī)范化管理及信息的收集，確保信息的可靠性及安全性，這樣才能做好檔案管理工作。

3 加強(qiáng)文書檔案管理工作的措施

3.1 做好文書檔案管理的基礎(chǔ)工作

文書檔案管理工作的失誤將影響其以后使用的正確性，其影響力不容忽視，做好文書檔案的管理工作就必須先要求從基礎(chǔ)工作入手，檔案的管理工作不僅僅是“管好堆”，應(yīng)不斷的完善原有的檔案。保證現(xiàn)有檔案工作無(wú)錯(cuò)誤的基礎(chǔ)上，要求檔案工作者對(duì)原有檔案應(yīng)進(jìn)行核查，以防之前檔案管理工作的失誤，從中發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤時(shí)，應(yīng)采取補(bǔ)救措施以使失誤造成的損失降到最低。這就要求檔案工作者要全心全意地進(jìn)行檔案工作管理，從基礎(chǔ)抓起。文書工作與現(xiàn)代信息技術(shù)的有效結(jié)合是社會(huì)發(fā)展的必然結(jié)果，所以文書工作者要不斷學(xué)習(xí)信息技術(shù)將與實(shí)際工作有效結(jié)合，不斷提升自身業(yè)務(wù)素質(zhì)素養(yǎng)以及計(jì)算機(jī)、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，結(jié)合文書工作及檔案管理工作的特點(diǎn)，制定合理的文書檔案管理人才機(jī)制的培養(yǎng)。

3.2 利用現(xiàn)代化技術(shù)整理檔案

計(jì)算機(jī)的出現(xiàn)，各種現(xiàn)代化技術(shù)的層出不窮，很大程度上推動(dòng)了檔案管理工作的發(fā)展。相對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作，計(jì)算機(jī)檔案管理工作的開展，一定程度上不僅僅提高了工作效率，更對(duì)文書工作有了很好的規(guī)范性管理及分類，文書信息可以依據(jù)不同的類別進(jìn)行對(duì)比分析，然后依據(jù)單位實(shí)際發(fā)展需要進(jìn)行整合分類，這樣在進(jìn)行使用過(guò)程中，可以方便快捷的為其提供檔案管理資料，縮短了時(shí)間，大大提高了工作效率。真正意義上將計(jì)算機(jī)信息技術(shù)引進(jìn)到了檔案管理過(guò)程中，推動(dòng)了檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)的創(chuàng)新與發(fā)展。

3.3 提高文書檔案管理工作人員的積極性

文書檔案管理工作一定意義上而言，是一項(xiàng)比較枯燥的作業(yè)。對(duì)此，在實(shí)際文書檔案管理過(guò)程中，必須加強(qiáng)相關(guān)管理人員對(duì)其重視，建立完善的監(jiān)管制度，做好宣傳工作，全面提高檔案管理者的自身素質(zhì)及責(zé)任感，培養(yǎng)他們的工作熱情及腳踏實(shí)地的工作態(tài)度。此外，還要建立完善的獎(jiǎng)懲制度，針對(duì)文書檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的職業(yè)培訓(xùn)。

3.4 文書人員要樹立檔案意識(shí)

文書人員在文書處理中，要時(shí)刻想到檔案工作，自覺主動(dòng)地為歸檔做準(zhǔn)備，規(guī)范辦理好每一份公文，為后續(xù)的檔案工作減少麻煩。在平時(shí)工作中，要及時(shí)收集文件材料，收發(fā)文要逐件登記建賬，做到有據(jù)可查，發(fā)現(xiàn)缺少要及時(shí)查找。

3.5 利用現(xiàn)代化技術(shù)整理檔案

紙質(zhì)檔案的整理工作繁瑣，勞動(dòng)強(qiáng)度大。而利用計(jì)算機(jī)整理文件，則可以收到事半功倍的效果。在人工立卷時(shí)，立卷人根據(jù)自己的理解對(duì)文件進(jìn)行分類，雖然都按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，但因每個(gè)人的理解同，對(duì)同一個(gè)文件的分類不盡相同，就不可避免地產(chǎn)生分類不準(zhǔn)確的，影響案卷的質(zhì)量，給今后的利用工作帶來(lái)不便。而按照新的《歸檔文件整理規(guī)則》，不需要擬定案卷標(biāo)題，以件為單位，不僅省時(shí)省力，而且利用計(jì)算機(jī)檢索達(dá)到方便快捷，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又可發(fā)揮計(jì)算機(jī)管理優(yōu)勢(shì)，提高了工作效率。真正達(dá)到了簡(jiǎn)化整理、深化檢索的目的。

4 結(jié)束語(yǔ)

文書和檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)工作的需要，要充分發(fā)揮檔案工作工作人員的積極性、主動(dòng)性和例行性，努力提高文檔人中販知識(shí)水平和管理能力。由于文件及檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷更新，因此，對(duì)文檔工作人員在業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)知識(shí)以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原來(lái)那些傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識(shí)與工作方法，已不能適應(yīng)新的形勢(shì)，所以，必須對(duì)文檔人員進(jìn)行在職教育培訓(xùn)，盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù)，又能熟悉文檔專業(yè)知識(shí)的人才。

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