公共資源交易中心電子文件歸檔特點(diǎn)及管理方式探究

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[摘要]隨著公共資源交易中心業(yè)務(wù)的增大，隨之產(chǎn)生大量的電子文件，特別是信息產(chǎn)業(yè)和網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)的廣泛應(yīng)用，許多電子文件歸檔后形成了電子檔案。如何做好這些電子文件的歸檔，是當(dāng)前面臨的一個(gè)新問(wèn)題。

[關(guān)鍵詞]公共資源交易中心;電子文件;歸檔

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2015.13.124

電子檔案雖然與紙質(zhì)檔案都遵循著收集、整理、鑒定、保存與利用等檔案管理的基本原則，但電子檔案與紙質(zhì)檔案仍有很大的不同——因?yàn)榧堎|(zhì)檔案的信息內(nèi)容一旦與載體結(jié)構(gòu)形式構(gòu)成相互關(guān)系后就永遠(yuǎn)無(wú)法分離，人們不依靠任何技術(shù)就能識(shí)別檔案的內(nèi)容。而電子檔案則須使用技術(shù)和設(shè)備把信息內(nèi)容記錄于存儲(chǔ)載體上后，就離不開(kāi)這種技術(shù)和設(shè)備，并要利用這種技術(shù)和設(shè)備進(jìn)行逆處理才能識(shí)別它的內(nèi)容，這就造成了電子檔案管理的特殊性。

首先，從電子文件形成的過(guò)程和特點(diǎn)來(lái)看，電子文件仍像普通文件一樣具有形成階段、管理階段、處置階段。根據(jù)文件生命周期理論，電子文件的處置階段（即歸檔階段）仍應(yīng)有檔案部門(mén)集中統(tǒng)一管理。這是《中華人民共和國(guó)檔案法》有關(guān)規(guī)定的要求，也是電子文件形成部門(mén)的必然選擇。

現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)設(shè)備容量雖然很大，但面對(duì)呈幾何級(jí)數(shù)發(fā)展的電子文件，總有窮盡的時(shí)候。而且應(yīng)用軟件的更新很快，許多早起形成的文件在新的軟硬件環(huán)境下不能讀取，即使同時(shí)期的電子文件也有應(yīng)用軟件不兼容的問(wèn)題。每個(gè)文件形成部門(mén)為存儲(chǔ)檔案信息投入大量的精力保留舊的設(shè)備和多種應(yīng)用軟件，顯然從人力和物力上都是一種浪費(fèi)。所以，電子文件歸檔工作要走社會(huì)化管理這條路，由專(zhuān)業(yè)的檔案部門(mén)去管理。

其次，傳統(tǒng)的檔案工作是以紙質(zhì)文件材料為工作對(duì)象，而應(yīng)用計(jì)算機(jī)后，電子文件取代了以往的文字材料，電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案具有以下幾個(gè)特點(diǎn)：首先是電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它是以二進(jìn)制代碼形式記錄，它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用;其次是電子文件可以直接由計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞，電子文件的利用是可共享的，也不再受時(shí)間和距離的影響;再有電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對(duì)保存場(chǎng)地的面積要求不高，而對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。根據(jù)電子文件的上述特點(diǎn)，在對(duì)其進(jìn)行歸檔之前，要進(jìn)行認(rèn)真的鑒定。電子文件的鑒定，主要是區(qū)分文件價(jià)值。在本單位制作的所有電子文件之中，只有那些對(duì)本單位工作具有查考利用價(jià)值或藝術(shù)保管價(jià)值的，才有必要作為電子檔案保存下來(lái)，其余的電子文件就可以在機(jī)內(nèi)刪除。

與此同時(shí)，基于電子檔案的自身特點(diǎn)，它也具有一些特殊的特點(diǎn)：首先是電子文件整理減輕了檔案管理人員的勞作強(qiáng)度，從原來(lái)的手工建檔、查找與檢索變?yōu)樾畔⒕W(wǎng)絡(luò)操作與整理。其次電子檔案有利于文檔的保密工作，從原來(lái)的整卷提供利用查閱到現(xiàn)在電子文件相應(yīng)的頁(yè)、份、件提供，從而更有利于文件的保密。再有一點(diǎn)就是大大提高了檔案管理的工作效率與質(zhì)量。

再次，電子文件有別于傳統(tǒng)的檔案文件，它必須通過(guò)復(fù)雜的編碼和解碼過(guò)程才能利用，與載體沒(méi)有必然聯(lián)系，它可以復(fù)制并存儲(chǔ)于不同介質(zhì)之中，利用者只要獲得允許，就可以隨時(shí)隨地調(diào)出查閱所需的檔案信息。

電子文件檔案化管理，就是在傳統(tǒng)檔案管理經(jīng)驗(yàn)和形式基礎(chǔ)上結(jié)合電子文件自身的特點(diǎn)，采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，有針對(duì)性地汲取文件中心、虛擬立卷等前沿檔案管理理論，對(duì)電子檔案實(shí)行文件級(jí)的管理，對(duì)本部門(mén)、本地區(qū)形成的文件實(shí)行社會(huì)化、自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化管理，從而實(shí)現(xiàn)高效、快捷的電子檔案信息管理模式，并相應(yīng)地成立地區(qū)性、部門(mén)性電子文件中心或電子文件檔案館。電子文件檔案化管理是由電子檔案部門(mén)集中統(tǒng)一管理電子文件，對(duì)電子文件采取社會(huì)化、自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化管理，它不由文件形成部門(mén)或其他非專(zhuān)業(yè)部門(mén)來(lái)管理電子文件，也和傳統(tǒng)的檔案管理方式有所區(qū)別。

1電子檔案的歸檔時(shí)間與傳統(tǒng)檔案不同

電子文件檔案可以在文件辦理結(jié)案后隨時(shí)歸檔，或在某一時(shí)間周期定時(shí)統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門(mén)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門(mén)，并用電子數(shù)碼簽名封簽認(rèn)證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類(lèi)號(hào)，設(shè)定訪問(wèn)限制級(jí)別，以便將來(lái)用戶查找利用。

2電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同

電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無(wú)法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都是電子文件的原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難。因此，電子文件在形成過(guò)程中要隨時(shí)進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證和加密保護(hù)，保證文件在傳輸、處理過(guò)程中不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，以確保檔案部門(mén)收到的電子文件的原始性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，保證電子文件的法律憑證地位。

3電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異

電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存儲(chǔ)介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會(huì)影響電子文件的長(zhǎng)期可讀性。檔案部門(mén)可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門(mén)的配合。檔案部門(mén)在接收到電子文件后對(duì)文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，以通過(guò)、統(tǒng)一的格式存儲(chǔ)接收到的電子文件檔案，以便將來(lái)計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展后仍能讀取以前存儲(chǔ)的檔案，保證信息資源方便利用。

4電子文件的分類(lèi)、編目方式與傳統(tǒng)檔案不同

因?yàn)殡娮游募奶厥庑裕梢赃_(dá)到文件一級(jí)的管理，所以，檔案部門(mén)在接收到文件同時(shí)，可以馬上給每份文件編制一個(gè)唯一的文件號(hào)，并給出相應(yīng)的分類(lèi)號(hào)和檔案號(hào)，根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相關(guān)文件號(hào)，在歸檔的同時(shí)進(jìn)行主題詞標(biāo)引、著錄。技術(shù)條件允許時(shí)可以編制多角度、全方位的檢索工具，方便檢索查詢信息。用戶只需給出文件分類(lèi)號(hào)或主題詞，即可以找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級(jí)行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。

5電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同

只有符合一定條件，利用者才能注冊(cè)、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會(huì)員，會(huì)員就可以通過(guò)遠(yuǎn)程登錄等方式，經(jīng)電子文件中心進(jìn)行確認(rèn)身份并確定查閱權(quán)限獲得許可后，才可以查詢有關(guān)的電子檔案信息，并要進(jìn)行借閱登記和繳納查詢費(fèi)用。

總之，電子文件的特殊性，給歸檔工作帶來(lái)新的挑戰(zhàn)，選擇合適的歸檔方式，制定行之有效的歸檔制度才能促進(jìn)電子文件的歸檔工作。作為一名好的檔案管理人員應(yīng)具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)素質(zhì)，以應(yīng)付不斷變化的檔案管理及利用方面的眾多問(wèn)題。目前，縣級(jí)以上單位檔案已實(shí)現(xiàn)了信息管理，鄉(xiāng)鎮(zhèn)部門(mén)也逐漸在向檔案管理信息化管理過(guò)渡，因此，檔案管理現(xiàn)代化，檔案數(shù)字化應(yīng)用是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，加強(qiáng)電子文檔的規(guī)范化歸檔管理是加快辦公室信息系統(tǒng)化建設(shè)的重要基礎(chǔ)性工作，需要我們不斷總結(jié)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，建立健全電子文件及電子資料的管理制度，提高電子文件制作及電子檔案管理人員素質(zhì)，加強(qiáng)各個(gè)環(huán)節(jié)的溝通與管理，更好地措施保護(hù)電子檔案的信息安全，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性，使得電子檔案的參考、憑證價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)，形成適合于自身工作特點(diǎn)的電子文檔管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，使電子檔案能適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求。

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