淺議更新檔案管理科學化

王東林

隨著各項制度的改革，人事改革也日益深入，人事檔案管理工作如何主動順利應時代發展的要求，更新人事檔案管理的內容、范圍、檔案收集的方式、方法以及人事檔案服務的對象，是我們人事檔案管理者需要面對和認真思索的問題。

—、中學人事檔案現狀及存在的問題

1、對檔案的重視程度不夠，長期以來，相當—部分人包括部分領導干部對檔案工作的認識都存在—些誤區，認為檔案工作就是抄抄寫寫，保管的事務性工作，不是學校的主要工作，不能給學校創造經濟效益，只要“守好攤”，不丟失、不泄漏、能應付外調、查檔就行了，這表明—些人對檔案工作的缺乏了解，忽視檔案工作，這種輕視檔案工作的思想已無法適應現在的管理需要。

2、加強檔案的規范管理，不斷豐富和完善檔案內容，要象重視其他門類的檔案—樣，要樹立現代管理思想，加強檔案意識與法律意識；另一方面，要制定統—的標準，完善管理制度。要收集整理、檢查核對、鑒別歸檔、保管保密、轉遞移交等，各個程序都有明確的管理職責、規章制度，做到有章有循、按章辦事。

3、對人事檔案的交接手續不嚴密，重視不夠。檔案管理人員大多不是專職的所以在離崗或調動工作時，移交檔案、手續不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽字的不簽字，導致檔案數量、材料等問題責任不明，界線不清，甚至有人認為，檔案交接只是—串鑰匙的問題，使得學校的人事檔案交接工作前后脫節，出現人事檔案管理硬件設施不完善，檔案管理人員培訓不到位等現象。

二、檔案管理及對策

檔案管理人員要順利進行，首先應理順檔案的組織關系。檔案工作需要在實踐中逐步完善。要從根本上解決弊端，在當前的檔案管理工作中，從命令管理到服務式管理，從靜態管理到動態管理等方式的轉變。檔案管理是運用法規、制度、標準等方式，實現對檔案工作的調控；強化市場在檔案事業中的基礎職能，樹立市場意識，使檔案的宏觀調控職能和檔案的微觀管理有效的結合起來，做到既讓檔案管理工作有總的方向和指導，又有充分的自我發揮的空間。此外，檔案管理工作要從縱向管理向橫向聯系發展，加強檔案的綜合管理，充分利用現有基礎，發掘檔案管理的綜合效益。

檔案管理的科學化有助于人文觀念的實現。“現代檔案管理是運用現代管理的原理和方法，依據檔案工作的客觀規律，通過計劃、組織、領導、控制、協調等活動，為求合理地分配與使用檔案，在檔案管理工作中，檔案利用計算機、網絡等現代化科技保管檔案原件，進行收集、整理、開發利用。大大簡化了檔案利用手斷，在此過程中檔案管理人員有更多的精力來關注利用者的不同需求，體現使檔案工作既便捷高效，又能有的放矢。

其次，檔案管理人員的柔性管理使科技手斷能更好的應用。用柔性手斷對檔案管理人員進行調節與控制，既指用教化的方法去影響、疏導與激勵方法，用非強制性的一套感應人的心理和行為，從而調動人的積極性、創造性、凝聚實現組織目標的群體意志和力量。它是難度大而內涵豐富的高級管理。檔案將柔性手斷用到檔案管理中，調動管員的積極性，把關心人、尊重人、愛護人、認知人、理解人、感化人、發展人、培養人、激勵的管理方法與現實貫通檔案管理，挖掘管員的智力、潛能。使檔案管理人員更加自覺地學習專業知識和科技水平，更加有效的使用現代化的工作方法和服務方式。

總之，對新時期下的檔案管理服務手段，首先必須要緊跟當前網絡技術的發展潮流，依靠現代信息技術設置檔案管理網絡平臺，建設檔案部門自己的局域網，并盡快與單位中其他部門網絡聯系起來，從而幫助檔案工作更好更全面的收集整理檔案資源，同時還能夠實現檔案資料的自動查閱，推進檔案管理信息化建設步伐。檔案的載體也應該逐漸從質變為電子文檔，進而有效節省人力、物力、財力。另外，運用好網絡信息技術搭建在線服務平臺，能夠更好的滿足檔案使用者的需求，幫助其快速檢索查閱文件，擴展檔案服務的覆蓋面，提升檔案工作的影響力。檔案工作不但要重視時效性，同時也要注重全面性，這樣才能適應時代發展的潮流。于社會中的各個行業與領域來說，都是有其發展的源動力，檔案工作也是如此，檔案事業發展的基礎和前提，也是讓檔案管理工作充分發揮出其作用，經濟的飛速發展，也引領了科學技術和信息化管理的進一步提高和應用。在當今信息時代環境下，檔案管理工作人員只有不斷提高自身的綜合素質，掌握專業的業務技能，在實際工作中不斷創新和學習，才能在如此激烈的市場競爭中保持絕對優勢，滿足社會對信息的需要，促進我國檔案管理的進一步發展的重要條件。對于檔案管理工作的要求也在日益提高，所以對于檔案管理人員而言，必須要堅持樹立與時俱進的工作理念，同時在管理工作中不斷運用新思想和新理論，進而為檔案管理事業的發展創造良好條件。

學校的檔案管理工作優劣，首先看經濟狀況，經濟發展得好，學校各項工作就進展順利。決策者必須要首抓檔案的管理工作，建立并健全檔案的管理制度，對于相關的檔案管理人員加強責任制建設。嚴格遵守檔案管理的相關規定，確保檔案管理工作的正常進行，重視檔案在學校的教學管理所占的地位，強化檔案管理的相關流程，讓檔案在學校的管理中發揮晴雨表作用。加大學校人事檔案管理投入，建立一支高素質的管理隊伍。首先，加強檔案保管的基礎設施建設，提供必要的物質基礎。要積極采取措施，加大基礎設施建設力度，設立專門的檔案室，按照檔案安全保管的要求配備檔案柜和必要的防護設備，確保人事檔案的完好保存。如添置必要的溫濕控制設備、縮微復印設備、計算機管理設備，建立實用性強的微機人事檔案管理系統，使人事檔案信息能夠及時輸入和輸出，提高檢索效率，快速準確地為人才開發和經濟建設服務。其次，增加人事檔案管理人員配備。要根據檔案冊數的增長配備足夠的專兼職檔案管理人員，確保有足夠的人員、時間和精力對人事檔案進行歸檔、建檔及對檔案材料進行開發利用。再次，不斷提高人事檔案管理人員自身的政治素質、業務素質和職業道德修養，拓寬知識面，在職務晉升、待遇等方面予以優待，讓人事檔案管理人員能專于業務、精于業務，有效推進人事檔案管理工作的科學化和規范化。