開放大學(xué)教務(wù)管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)

史艷蘭 梅炎輝

摘 要：廣播電視大學(xué)（以下簡稱 “電大”）作為我國高等教育的重要組成部分，由于近幾年國家層面推出了新的擴招政策，電大辦學(xué)規(guī)模也在不斷擴大，教學(xué)資源日趨緊張，從而使得在面對如此眾多的信息時，應(yīng)該怎樣合理有效地利用有限的教學(xué)資源，以提高使用效率，同時又能達到利用現(xiàn)代化手段進行規(guī)范管理、科學(xué)有效的統(tǒng)計以便實現(xiàn)快速查詢的目的，成為了高校教務(wù)管理甚至是整個高等學(xué)校管理的一大難點和重點。本文以四川廣播電視大學(xué)教務(wù)管理系統(tǒng)的開發(fā)為前提，對需求、功能等方面進行了全面分析，并在此基礎(chǔ)上設(shè)計了新的教務(wù)管理系統(tǒng)。

關(guān)鍵詞：教務(wù)管理系統(tǒng);功能需求;設(shè)計與實現(xiàn)

一、問題的提出

隨著時代的進步，信息化建設(shè)的加快[1]，高校教務(wù)管理部門面臨的挑戰(zhàn)也越來越嚴峻。所以，對于各大高校而言，實現(xiàn)教務(wù)管理的網(wǎng)絡(luò)化和信息化已是大勢所趨。四川廣播電視大學(xué)是一所以遠程開放教育為特征，是由地、市、州分級管理組成的辦學(xué)實體，以舉辦高等學(xué)歷教育為基礎(chǔ)，培養(yǎng)對象為面向社會各類群體，面向農(nóng)村，面向邊遠的民族地區(qū)，為廣大求學(xué)者提供一個終身接受教育的平臺。近幾年來，學(xué)校招生規(guī)模不斷擴大，學(xué)生人數(shù)不斷增長，專業(yè)設(shè)置不斷增加，開設(shè)課程越來越多，在教務(wù)管理方面，原先有限的手工操作處理無法得到高效率的教學(xué)質(zhì)量。因此，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)的優(yōu)勢，建立一套完善的教務(wù)管理系統(tǒng)，改變傳統(tǒng)的教務(wù)管理模式，實現(xiàn)各地、市、州電大教務(wù)管理的一體化，以及成人教育教務(wù)管理的規(guī)范化和科學(xué)化，進而提高工作效率，改進教務(wù)管理質(zhì)量，保證學(xué)生能順利畢業(yè)，這是作為一所省屬遠程高等學(xué)校的基本目標、使命和職責。在本研究中，筆者將立足于四川廣播電視大學(xué)教務(wù)管理系統(tǒng)目前存在的問題和不足，利用先進的技術(shù)對其進行升級改造，使之更加符合電大網(wǎng)絡(luò)化辦學(xué)的要求。

二、教務(wù)系統(tǒng)目前存在的不足

1.日常教務(wù)管理存在的不足

由于教務(wù)管理人員具有不穩(wěn)定性， 特別是下面各教學(xué)點的管理人員時常有變更，在工作的交接與溝通上存在一定的限制，再加上工作人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)的培訓(xùn)，因此在日常的教務(wù)工作中不免會出現(xiàn)各種問題，增加了一定的工作難度，結(jié)果可能會導(dǎo)致學(xué)生無法正常畢業(yè)現(xiàn)象出現(xiàn)。

選課方面，系統(tǒng)無法統(tǒng)計學(xué)生已修課程性質(zhì)及已修學(xué)分總計，在這種情況下，選課教師如果多選一科則會使學(xué)生學(xué)分費增加，如果少選一科則學(xué)生畢業(yè)審核不通過?；蛘哌x課教師在完成選課后并未提交，導(dǎo)致學(xué)生本期無選課記錄，直接影響學(xué)生考試。

成績方面，學(xué)生大部分科目是由平時成績和卷面成績所占的百分比合成為最終成績，平時成績的錄入是有時間限制的，如果在規(guī)定時間內(nèi)管理人員疏忽而遺漏錄入平時成績，系統(tǒng)發(fā)布考試成績后則顯示學(xué)生該科目的最終成績?yōu)椴缓细?，這時候才會發(fā)現(xiàn)是缺平時成績的原因，但為時已晚，導(dǎo)致學(xué)生補修該科目，產(chǎn)生學(xué)生補考費用。

2.資源共享及對系統(tǒng)操作人員的監(jiān)控存在的問題

在當今信息時代的飛速發(fā)展下，數(shù)據(jù)資源的共享是必不可少的，同時也是提高工作效率的有效途徑。由于數(shù)據(jù)信息缺乏共享，教務(wù)人員無法獲知學(xué)生是否欠費，進而導(dǎo)致不能按時給學(xué)生課程注冊，按時報考，必須通過財務(wù)部門提供的學(xué)生繳費名單，教務(wù)人員根據(jù)名單逐個核實后才能進行后續(xù)工作，無疑給教務(wù)管理人員帶來不便。管理人員的頻繁變動，后臺管理未及時對其更改權(quán)限，使之雖然已不在此崗位工作，但仍然可以通過原有的權(quán)限進入該系統(tǒng)并操作。系統(tǒng)無法識別用戶身份，容易造成人為的數(shù)據(jù)錯誤及丟失。

三、新形勢下教務(wù)系統(tǒng)的功能需求

1.需求分析

教務(wù)管理系統(tǒng)的首要任務(wù)就是實現(xiàn)管理自動化、規(guī)范化和系統(tǒng)化。使用本系統(tǒng)的對象分為系統(tǒng)管理員、教務(wù)管理員，每位用戶將根據(jù)各自的工作需求被授予相對應(yīng)的操作權(quán)限，可根據(jù)權(quán)限進行相關(guān)查詢和業(yè)務(wù)操作。本系統(tǒng)主要包括了招生管理、學(xué)籍管理、成績管理、計劃管理等幾大板塊，對學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)全過程進行管理及監(jiān)控。

2.功能需求

系統(tǒng)由多個模塊及子系統(tǒng)組成，每個子系統(tǒng)下面都包含數(shù)據(jù)處理、查詢統(tǒng)計、報表打印等功能。用戶登錄系統(tǒng)后，通過學(xué)籍管理掌握學(xué)生基本信息和學(xué)籍變動情況，查看學(xué)生學(xué)期所注冊科目，通過成績管理，可查詢學(xué)生的歷次考試成績情況;通過考務(wù)管理可查詢學(xué)生的報考科目情況，通過教學(xué)計劃，可查詢學(xué)生學(xué)期內(nèi)所開設(shè)教學(xué)課程等。系統(tǒng)所要實現(xiàn)的主要目標就是讓學(xué)生信息管理能夠全面實現(xiàn)系統(tǒng)化、自動化以及規(guī)范化。

教務(wù)管理系統(tǒng)在功能方面的需求囊括兩個部分，分別是學(xué)生在功能方面的需求以及管理工作者在功能方面的需求。

（1）學(xué)生在功能方面的需求。①對個人的信息進行瀏覽。②對課程方面的相關(guān)信息進行瀏覽。③學(xué)生還能夠通過系統(tǒng)對所選課程及報考情況進行瀏覽。④對自己的考試成績進行查詢。

（2）管理員在功能方面的需求。管理人員擁有較高的權(quán)限，能夠?qū)W(xué)生情況、課程情況以及班級情況實施管理.①學(xué)生的基本信息：瀏覽學(xué)習(xí)姓名、學(xué)號、性別、民族、籍貫、出生年月、班級以及備注等基本信息;此外，管理人員能夠?qū)W(xué)生的基本信息實施增刪改。②班級管理信息：對各個年級的信息以及各個班級的信息等進行瀏覽;此外，管理人員能夠?qū)δ昙墶嗉壍墓芾硇畔嵤┰鰟h改。③課程相關(guān)信息：瀏覽課程的詳細名稱、課程所屬的類型、學(xué)時、學(xué)分、課程的描述以及該課程的任課老師等信息。④管理人員還能夠?qū)φn程方面的信息實施增刪改及選課人數(shù)的統(tǒng)計。

3.性能需求

性能需求說的就是信息傳輸流暢，協(xié)議解析準確，界面良好，運行所需時間可以達到相應(yīng)的需求，而且安全性能也能夠得到有效的保障。

在高系統(tǒng)配置以及高網(wǎng)絡(luò)寬帶能夠得到充分保證的情形下，我們重點要思考的性能需求便是系統(tǒng)所具有的安全性。我們在對系統(tǒng)進行開發(fā)的時候，一定要嚴格落實授權(quán)以及認證。尤其要注重的就是認證，也就是對既定的用戶進行確認，并且通過安全員來對這一用戶的身份進行認證，確保安全。在對用戶身份進行識別之后，還需要給用戶授予相關(guān)權(quán)限，進而保證用戶能夠應(yīng)用相應(yīng)的系統(tǒng)功能。[2]

下文將對本系統(tǒng)的性能做簡要分析：

（1）數(shù)據(jù)精確度：每一項結(jié)果都必須滿足精度要求。

（2）適應(yīng)性：在設(shè)計本系統(tǒng)的過程前，要先把用戶的操作方式、運行環(huán)境以及系統(tǒng)與其他軟件的兼容性考慮進去，并在此基礎(chǔ)上制定配套的開發(fā)方案，假使這部分條件改變的話，系統(tǒng)的適應(yīng)性也就會隨之發(fā)生改變。

（3）時間特性：比如響應(yīng)信息的時間、處理信息所需的時間、轉(zhuǎn)換與傳輸數(shù)據(jù)的時間等。

四、開放大學(xué)教務(wù)系統(tǒng)的設(shè)計

本文所介紹的教務(wù)管理系統(tǒng)的功能具有管理考務(wù)信息、管理成績信息、管理計劃信息、管理學(xué)籍信息的功能。教務(wù)管理人員可運用該系統(tǒng)實現(xiàn)數(shù)據(jù)處理的智能化，從而使自己從大量的手工操作中解放出來。從學(xué)生入校到畢業(yè)，整個工作流程及各個環(huán)節(jié)都具有一定的準確性和便捷性，減輕了教務(wù)人員原先繁重的工作量。特別是每年有兩次正考和補考的考試，有近萬名學(xué)生參加，這是個十分重要并很繁瑣的工作，將涉及整個考試的安排布置、教室安排、監(jiān)考人員安排等。通過新開發(fā)的教務(wù)管理系統(tǒng)，工作人員就可以在系統(tǒng)中編排相應(yīng)的數(shù)據(jù)，然后再通過系統(tǒng)打印出來，上傳到網(wǎng)上，學(xué)生可自行下載查看自己所在的考點及教室，從而避免了以往通過手工編排而容易出錯的情況。

1.系統(tǒng)功能模塊劃分

依據(jù)系統(tǒng)在實際層面上的需要以及各業(yè)務(wù)在功能方面的特點，我們把系統(tǒng)劃分成：招生與注冊、考試、成績、學(xué)籍、畢業(yè)、教學(xué)、文件、分數(shù)以及系統(tǒng)等相關(guān)的管理模塊，詳情見圖1。

2.系統(tǒng)實現(xiàn)

此系統(tǒng)主要實現(xiàn)了以下9個功能：

（1）招生和注冊管理工作中主要涉及錄入新生基本信息、修改新生所學(xué)專業(yè)、對新生注冊信息進行統(tǒng)計、幫助老生注冊等方面。

（2）教學(xué)計劃管理中需要重視維護課程信息、維護教學(xué)計劃、維護專業(yè)信息等工作。

（3）學(xué)生學(xué)籍管理中最關(guān)鍵的部分是學(xué)籍卡管理、學(xué)籍異動管理、維護學(xué)生信息、留級學(xué)生管理等。

（4）成績管理主要包含分析學(xué)生成績、維護成績信息、導(dǎo)入登分成績、維護免修免考成績信息等內(nèi)容。

（5）畢業(yè)審核管理中最重要的部分是畢業(yè)辦證、畢業(yè)終審、畢業(yè)預(yù)審等。

（6）考試文件管理工作中需要引起重視的是維護試卷編號、維護考試成績、制定考試文件。

（7）考場管理主要涉及安排考試場地、安排考試時間、打印考試信息、管理補考報考與正考報考等內(nèi)容。

（8）登分管理中最重要的環(huán)節(jié)是準確錄入平時成績、依據(jù)考試場地記錄學(xué)生成績、依據(jù)學(xué)生學(xué)號記錄課程成績、綜合成績合格。

（9）系統(tǒng)維護中最核心的部分是數(shù)據(jù)備份、維護基礎(chǔ)信息、用戶管理等。

四川電大教務(wù)管理系統(tǒng)的登錄界面如圖2所示。

五、開放大學(xué)教務(wù)管理系統(tǒng)的實現(xiàn)

1.系統(tǒng)環(huán)境

（1）服務(wù)器端： XENO雙CPU或Pentium 2G ，2G以上內(nèi)存;以 Microsoft Windows Server2000/2003為操作系統(tǒng);以Microsoft IIS5.0或以上為WEB服務(wù)器;以SQL Server 2000為系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫。

（2）客戶端：128MB以上內(nèi)存， Pentium450MHz以上CPU;操作系統(tǒng)：Windows 2003，Windows 2007， Windows XP;瀏覽器：支持常用的大多數(shù)瀏覽器。

（3）網(wǎng)絡(luò)配置：100M或是更大。

2.系統(tǒng)服務(wù)器

本系統(tǒng)應(yīng)用了Windows Server 2003 中擁有良好集成性能的Internet Information Server IIS 6.0 當作Web 服務(wù)器。

Microsoft Windows Server 2003 里面的IIS提供了能夠用于Intranet抑或是Extranet 之中的Web 服務(wù)器，而這一服務(wù)器不管是在可靠性、安全性、可伸縮性抑或是可管理性上都有其獨特的優(yōu)勢。無論是什么樣的組織，均能夠應(yīng)用 IIS 來對 Internet 抑或是 Intranet 之中的網(wǎng)頁以及FTP站點進行管理，而且還能夠應(yīng)用NNTP協(xié)議以及SMTP協(xié)議傳輸新聞抑或是郵件。除此之外，IIS6.0還最大限度地應(yīng)用Web 標準、XML語言以及SOAP協(xié)議來對Web 應(yīng)用程序進行開發(fā)、實施以及管理。IIS6.0提供了諸多全新的功能來協(xié)助組織、IT人員以及Web 管理員來更好地完成目標。

3.數(shù)據(jù)庫維護及配置

為防止因計算機硬盤故障而造成數(shù)據(jù)丟失情況的發(fā)生，應(yīng)定期備份數(shù)據(jù)庫。更換數(shù)據(jù)庫服務(wù)器或者重新安裝操作系統(tǒng)時，需要先將數(shù)據(jù)庫備份之后再恢復(fù)。

該教務(wù)管理系統(tǒng)采用“客戶機/服務(wù)器”的結(jié)構(gòu)模式，即客戶機上的應(yīng)用程序按照服務(wù)器連接配置訪問服務(wù)器上的數(shù)據(jù)庫。因而，在使用教務(wù)管理系統(tǒng)前，應(yīng)在客戶機上配置好數(shù)據(jù)庫服務(wù)器連接信息。

客戶機的數(shù)據(jù)庫服務(wù)器連接配置是通過“設(shè)置服務(wù)器”程序進行的?！霸O(shè)置服務(wù)器”程序在安裝應(yīng)用軟件時會安裝到程序的安裝目錄下（MyServer.exe），每個客戶端在首次使用教務(wù)管理系統(tǒng)前都應(yīng)先配置好數(shù)據(jù)庫服務(wù)器連接信息，否則將出現(xiàn)“連接數(shù)據(jù)庫失敗”的提示。

4.主要功能模塊的應(yīng)用實例

本系統(tǒng)開發(fā)的主要管理功能模塊包括：成績管理、學(xué)籍管理、計劃管理、招生管理、考務(wù)管理、財務(wù)管理等。如下圖3所示：

本文以四川廣播電視大學(xué)教務(wù)管理系統(tǒng)的開發(fā)為前提，對需求分析、功能設(shè)計等方面進行分析。將此系統(tǒng)靈活應(yīng)用到實際工作中，側(cè)重于考務(wù)管理、招生管理、畢業(yè)審核、學(xué)籍管理等方面，對教務(wù)人員的不良行為進行約束與控制，對各個環(huán)節(jié)的工作進行監(jiān)督與管理，緩解教務(wù)人員的工作壓力，避免資源浪費。對現(xiàn)有資源進行優(yōu)化與整合，充分利用先進技術(shù)與設(shè)備，讓文件傳輸?shù)裙ぷ鲗崿F(xiàn)自動化，避免工作人員因操作失誤影響到其他工作，將教務(wù)管理有效落實，在確保工作質(zhì)量的基礎(chǔ)上提高整體工作效率，并實現(xiàn)了各個業(yè)務(wù)部門之間的數(shù)據(jù)共享。從系統(tǒng)目前的運行情況來看，在遠程數(shù)據(jù)管理及數(shù)據(jù)傳輸方面的性能穩(wěn)定，基本上達到了設(shè)計的要求，在未來的工作中將進一步研究和實現(xiàn)。

參考文獻：

[1]丁貴廣，閆允一，孟繁杰.ASP及ASP.NET編程教程基礎(chǔ)與實例[M].北京：機械工業(yè)出版社，2004.

[2]孫 靜.教務(wù)管理系統(tǒng)[D].廣州：中山大學(xué)，2009.

（作者單位：四川廣播電視大學(xué)）