常熟公路檔案信息化管理探索與實踐

顧玉華

（常熟市公路管理處，江蘇常熟，215500）

優質的公路狀況是社會發達的一個標志，蘇南公路的發展史是蘇南率先實現現代化社會的一個縮影，與蘇南公路建設同步發展的是公路檔案工作。規范化的公路檔案管理已成為公路建設、管養的有機組成部分。常熟作為蘇南發展的一個代表，地方公路檔案管理也成為典型，常熟公路部門以檔案信息化工作為平臺，實現了公路檔案管理的跨越發展，2011年檔案管理工作達到省五星級標準。

一、常熟公路檔案管理面臨的時代責任

1.管轄公路點多、線長、養護要求高。常熟公路部門承擔著國道、省道及市道公路的管養工作以及部分道路的建設管理工作。全市管養公路總里程長達3069公里，其中國道84 公里、省道134 公里、市道328 公里、鎮道744 公里和村道1779 公里，屬于路網高密度地區。發達社會對公路的依賴度較高，高速的城鄉一體化進程使道路使用率、改造頻率明顯提高，社會各界對公路管理質量要求也十分嚴格。為此，常熟公路部門殫思竭慮，運用各種管理手段，實現全年國省干線好路率99.4%、市道好路率99.4%、鎮道好路率為89.78%、村道好路率為83.68%、綜合好路率達到85.45%。道路狀況在蘇州地區處于領先地位，公路檔案管理者也積極參與其中，為地方社會經濟的快速發展發揮積極作用。

2.公路檔案形式多樣，檔案數量快速增長。常熟公路管理內涵豐富、業務眾多，公路檔案范圍廣泛、內容豐富、數量很大。近幾年以來，改建和新建了部分國省道主要干線公路；農村公路實行了“白改黑”、大中修、文明樣板路、管養示范路段、精細化管理養護示范路創建；鎮村公路開展了提檔升級工程等等。上述工作產生大量的文件材料，且歸檔文件材料來自不同的主體單位。近五年以來，每年持續形成公路檔案達2000 多卷。至2014年底，常熟公路庫藏檔案總量達27672 卷，涵蓋了文書、科技、聲像、電子等各種類型檔案。

3.公路檔案來源多源，收集整理難度增大。公路檔案涉及內容廣泛，有建設檔案、管理檔案等，載體有紙質、電子、聲像等。應歸檔文件的來源單位多，有建設單位、監理單位、管理單位和政府設在公路處的工程指揮部等，有臨時的業務單位，也有長期承包的管理單位，檔案來源的多樣性大大增加了檔案收集整理的難度。同時，公路工程具有建設周期長的特點，從文件材料的形成到檔案歸檔完畢向檔案室移交具有較長一段時間，文件材料在歸檔前反復利用，容易損壞、遺失，管控難度大。另外，兼職檔案管理人員精力不集中、檔案業務能力不強，導致檔案收集不規范、不齊全，加上電子文件大量增加，收集整理方法不成熟，成為檔案規范管理的瓶頸。

4.公路檔案利用多，需求呈現多元化。由于公路改造頻繁，管理維護等級提高，對歷史信息的需求與日俱增。從公路工程的維修、改造升級，到平時管理取證、考核、查詢等，近年還增加了紀檢部門的查閱利用，社會對公路檔案總需求日益增加。利用者有本單位，也有設計、施工、監管的外單位，還有審計監察、紀檢部門；利用檔案有個別查詢，也有批量利用；利用時間有即時利用，也有一個月以上的長期利用；利用方式有制發證明或復制檔案等。檔案利用量增多的同時也帶來諸多問題，如紙質檔案利用不方便、外借后對原件的控制無法把握、復印檔案工作量大且需拆卷重裝、查找電子檔案未果的情況日益增加等。檔案利用對公路檔案管理提出了更高的要求。

二、以信息化舉措提升常熟公路檔案管理水平

最大程度滿足社會各界對公路檔案的需求，是公路檔案管理的最終目標。常熟公路部門以創新發展為動力，有針對性地分析了檔案管理的現狀，提出了以檔案信息化帶動檔案管理全面提升的策略。

1.確立公路檔案信息化思想觀念。常熟公路部門于2010年把傳統的公路檔案管理模式向檔案的信息化管理模式轉變，把公路檔案信息化管理作為戰略任務，列入綜合管理目標中，成為全面推動公路管理水平發展的重要項目。

2.全方位分析公路檔案信息化發展趨勢。公路工程數字化、公路管理信息化、公文處理辦公自動化系統的普遍運用，使公路建設與管理進入了數字化時代。與此相對應，檔案管理也已進入檔案數字化云管理時代，目前已從單純紙質檔案數字化進化到電子文件庫、檔案工作信息化等平臺。從公路檔案的利用需求來分析，要求查閱原始數據信息日益增多，通過網絡快速調閱檔案和要求復制電子文本的利用者越來越多，公路檔案的數字化建設勢在必行。

3.提高認知、健全制度，奠定信息化基礎。組織檔案專兼職人員進行專業技能和業務知識學習，使其熟悉檔案信息化管理的程序要求。特別是對建設、監理、施工等文件材料形成前置部門的相關人員進行崗位培訓和業務輔導，實現了檔案管理全流程的思想知識鋪墊。同時修訂了系列規章制度，增加了《公路建設與管理電子文件歸檔要求》，明確了應歸檔電子文件材料的范圍、移交、接收、編目、保管等要求，細化了與工程建設的流程以及紙質檔案的關聯要求，制訂了檔案數字化的操作規則，使檔案信息化有章可循。

4.加大投入，與公路管理信息化一體規劃。為進一步提高公路檔案信息化工作現代化水平，投入專項資金100多萬元，購置更新了高速掃描儀、光盤刻錄機、數碼相機、數碼攝像機、計算機、服務器、打印機等信息化設備，改造了網絡系統，升級了檔案管理軟件系統。根據電子檔案對環境的溫濕度、防磁性等要求高的特點，改造了檔案庫房和計算機用房，添置了防磁、防靜電裝置。

5.逐步有效對接公路信息管理平臺。與本行業信息化平臺的對接是檔案信息化建設的關鍵。我們從內外網的聯通與防護的物理連接、數據庫兼容、文本格式的匹配，以及在線歸檔、離線保存的程序、方法等軟硬件系統的全面技術銜接，從電子信息的產生到歸檔、保管和利用進行了全流程設計。充分利用建成的“常熟公路綜合信息管理平臺”和基礎信息數據庫，不僅使公路檔案信息化起點高、起步快，而且更接地氣、更具活力，業務科室利用檔案信息時對檔案部門的依賴度更高。

6.公路檔案信息化工作務實展開?；诹己玫臋n案管理基礎和高效的公路信息化管理系統，常熟公路檔案信息化建設從三個方面入手，取得了顯著成效。一是電子文件的歸檔。常熟公路部門對所有信息化系統進行電子文件歸檔范圍界定，共有17個電子信息管理系統的數據納入到歸檔范圍中，并明確了不同系統電子數據的歸檔方法、歸檔時間、歸檔要求、歸檔手續。歸檔方法針對不同系統分別進行在線歸檔和離線歸檔，電子檔案保存于專用服務器。重要數據在檔案局的指導下進行了異質異地備份，建立了電子檔案的容災系統。二是進行檔案的數字化。紙質檔案是傳統的載體，目前也是檔案的主要形式。我們委托專業公司對存量檔案進行數字化，保證數字化質量。對增量檔案要求歸檔前進行數字化掃描，有原電子文件的直接轉換成檔案閱讀格式，增量檔案實現了紙質檔案與電子檔案同時入庫。三是完善檔案管理網絡系統。為了更好地提供檔案利用服務，在原檔案專業管理系統中新建“常熟市公路處檔案查詢系統”，將公路檔案利用端口延伸到了主要業務部門，同時設置權限，做好安全管理的控制。檔案管理軟件獲得升級，電子歸檔、整理、檢索、存儲、打印等系列功能得到了系統性優化，檔案部門數字化管理效率快速提升，業務部門查詢利用滿意度明顯提高。

7.信息化檔案安全遠程監控成特色。常熟公路檔案庫房因改造而遠離辦公區，為了確保庫房的安全，在遠離辦公區域的分庫房安裝了檔案安全實時監測、智能環境控制系統。該系統可保持庫房環境的最佳溫濕度，可實現不間斷狀態下對檔案庫房進行遠程實時環境監測和控制、災難報警、故障記錄等功能，并通過網絡通信技術平臺提供溫度、濕度、煙感、監測等信息的即時傳遞，讓遠距離庫房的管理者實現對庫房安全的實時管理，真正實現了檔案庫房的智能化、數字化統一管理。常熟公路部門是此項數字化管理模式的首批應用單位，檔案信息化延伸到安全管理領域，得到了省、蘇州市公路部門的高度肯定。

常熟公路管理處信息化系統調查分析

二、常熟公路檔案實現信息化管理的現實意義

1.檔案利用全面進入信息時代。檔案儲存信息化、利用網絡化的實現，使檔案工作得到了徹底的轉型。傳統的紙質檔案手工管理模式存在的檢索效率低的問題得到徹底解決。公路檔案實現網絡化利用，極大地提高了業務部門利用檔案的效率，利用檔案文件、照片甚至視頻信息快捷準確，檔案部門與業務部門聯系更為緊密，年利用檔案數量從2010年 的87 次/年，提高到2014年的689 次/年，其中87%是網絡利用的數字檔案。

2.檔案原件得到全面有效保護。實現檔案信息化后，查閱時只需提供電子檔案，大大避免了紙質檔案因反復利用而造成損害，有效地保護了檔案原件。同時，通過紙質檔案的數字化，有效防止了檔案內容隨意涂改、損毀，從而維護了檔案的真實性。

3.電子文件得到全面收集利用。公路管理信息時代產生的巨量電子信息，經過檔案管理程序得到了全面鑒定、收集和利用，改變了電子文件無序管理的窘境，改善了檔案庫藏結構。

4.檔案管理效能得到全面提高。檔案信息通過公路網站設立信息共享平臺，實現部分信息資源的共享，讓業務部門和社會公眾更容易獲取公路管理的相關歷史信息，縮短了利用檔案的路徑，發揮了檔案參與和促進公路管理業務的作用。檔案信息化帶來了檔案接收、登記、錄入及歸檔、借閱、統計等業務工作的自動化，使檔案分類、統計更精準，檔案管理效能得到了全面提高。

常熟公路部門檔案信息化工作“做在實處、走在前列”，通過兩三年的努力，實現了檔案信息化與公路管理業務緊密結合，與公路管理信息化高度融合，并且拓展到檔案管理安全體系建設領域。開放型的檔案信息化利用不僅提升了業務部門檔案管理的滿意度，還實現了公眾對公路工作的信任度。公路檔案信息化建設成果不僅帶動了常熟公路部門檔案管理順利達到省五星級標準，而且也推動了公路管養工作的全面提升。