核電項目檔案驗收工作的推動作用——以田灣核電站為例

查鳳華

（江蘇核電有限公司，江蘇連云港，222042）

田灣核電站1-6號機組全景

田灣核電站一期工程（簡稱一期工程）是中俄戰略合作標志性工程，是首次由國家檔案局牽頭組織項目檔案單項驗收的核電項目。2009年2月，由國家檔案局組織的專家組一致同意項目檔案通過驗收，并提出3 條整改建議。江蘇核電有限公司（簡稱公司）對存在問題進行舉一反三的整改，采取多種措施，改進與創新文檔管理新思路。2012年11月，一期工程榮獲國家檔案局首批“全國建設項目檔案管理示范工程”。

一、存在的問題

一期工程檔案驗收后，轉入生產運行后文檔管理，擴建項目文檔管理面臨消化吸收一期工程文檔管理經驗的問題。驗收時提出的整改建議如下：進一步加強文檔管理體系的執行力，充分發揮檔案部門監督指導的職能作用；進一步在合同中明確歸檔文件材料提交的具體要求；進一步明確施工和監理單位在項目過程中形成的影像資料的收集歸檔范圍，加強收集歸檔工作。針對存在問題，公司通過一系列措施進行改進，致力于文檔管理向信息和知識資源管理轉型，開展創新性活動。

二、檔案驗收后的改進措施

1.以制度程序為依據，規范文檔管理要求

2009年 至2015年，公 司 定 期對公司級文檔管理程序進行梳理、升版、補充，已形成公司級通用文檔管理程序36 份、接口文檔管理程序10 份，并對公司文檔管理政策、文件產生、接收、分發、歸檔、利用、銷毀等過程進行全面詳細的規定。每年對公司級、處級、承包商提交的管理程序進行定期審查。為了規范崗位操作流程，一期工程文檔管理細化編制程序管理、技術文件管理、記錄報告管理、檔案管理、文檔服務等8 份崗位操作規范，并匯編成冊。

在程序升版中，將國際、國家檔案法規標準、上級主管單位下發文檔管理制度納入公司文檔管理程序中，每年在公司范圍內進行宣貫培訓。為了強化參建單位和公司各處室文檔管理人員對國家和行業檔案法規標準的理解，信息中心制作國家和行業檔案法規標準和規章制度匯編材料，分發給文檔工作相關人員，并對重要檔案法規標準，結合公司具體文檔業務，開展“業務講堂”培訓，以規范公司文檔管理。

2.以文檔管理網絡為紐帶，強化全員檔案意識

在公司和現場主要承包商范圍內設立處室級工作文件庫、專兼職文檔工程師和文檔管理員，組建公司文檔管理網絡。通過管理程序《工作文件的管理》，明確公司各處室和現場主要承包商文檔管理要求和考核指標，并在此基礎上實施對文檔管理網絡的監督與考核。積極圍繞“六五”檔案普法，開展檔案征文、檔案法制宣講、普法圖書推薦和檔案知識競賽、田灣文檔人勞動競賽等活動。信息中心還積極組織各項培訓交流活動，邀請文檔管理網絡成員參加，以此將文檔管理要求向所在單位進行傳達，強化全員檔案意識。

自2013年舉行首屆“田灣文檔人勞動競賽”活動，公司每年舉行文檔勞動競賽，組織文檔知識筆試、現場決賽，業務標兵評比筆試、口試，文檔崗位技能操作大賽，部門工作文件庫評比等活動，得到上級主管單位、公司領導的高度認可。在核電業內首創文檔勞動競賽新模式，并實現品牌化、長效化、規范化、廣泛化，這也成為公司各項競賽活動的標桿項目。

3.以文檔監督為手段，提高文檔全程管控

為確保文檔管理得到有效控制，滿足工程和生產需要，按照“前端控制、全程管理”的工作原則，每年開展系列活動實現對業務處室和承包商在文檔管理工作的監督和考核。年初編制年度文檔監督與檢查計劃，通過組織獨立文檔監督檢查活動和參加質量保證處組織的質保監查活動，重點監督檢查公司業務職能處室以及外部參建單位文件控制和記錄管理狀況，加強各單位文件產生、收發、保管利用、組卷、歸檔等環節全程管控。

信息中心對公司內部處室進行文檔獨立的監督檢查，對工程公司、監理承包商開展聲像與文件收發監督檢查，參加質保、工程部門組織的內外部質保監查監督、施工監督等活動，提出文檔領域發現問題單、觀察意見、文檔領域建議。通過定期監督與檢查，及時驗證協作單位和業務處室在文檔產生、收發、保管、利用、組卷、歸檔等文檔控制和管理工作是否符合相關業務開展需要，及時發現和糾正文檔管理中的薄弱環節，確保公司文檔分級管理政策和體系運轉良好，提高公司文檔管理整體水平。

4.以合同條款為準繩，加強文檔規范提交

信息中心協同商務部門制定標準文檔管理合同條款，參與合同談判、支付和驗收，加強文檔規范化提交。在工程承包、監理、建安、設備采購、技術設計等合同的項目文件清單完整性以及文件編制責任的談判中，信息中心牽頭組織公司業務處室積極參與合同文本有關文檔管理章節的審查、談判、會簽。目前正值擴建項目設備出廠驗收和項目交工文件移交中，信息中心依照合同條款和文檔管理程序，參加設備巡檢和出廠驗收、項目交工文件審查，加強對交工文件的前端控制，確保移交的文檔規范完整。信息中心參加項目合同支付會簽，通過會簽把關審查文件移交的完整性。

信息中心積極開展設備文檔管理專題交流，策劃建立生產階段文檔中的設備編碼流程，推動生產設備文檔管理優化；與公司科研管理、老化管理的歸口管理部門建立渠道，將公司科研項目與老化項目文件歸檔管理要求納入項目管理和合同控制中，并及時收集和督促已完成項目歸檔；參與采購合同文本討論，將文檔原則性要求在合同文本中加以確定和落實，將文檔編制、操作細則通過正式函件發送供方執行，確保供貨物項遞交文檔的質量，為物項到場后的及時接收與利用奠定基礎；利用改造項目開工會、質保監查等手段加強技改類文檔控制，規范遞交文檔編碼體系與格式要求；組織對遞交的技改項目修改竣工圖進行審查，明確原始竣工圖升版修訂要求和規范，將其與工程改造項目關閉掛鉤，作為項目關閉和合同結項的前提條件。

5.強化聲像檔案收集，發揮聲像檔案作用

收集完整、及時歸檔、妥善保管和方便利用，公司升版管理程序《聲像設備管理與聲像資料制作》，并新編了管理程序《數字聲像資料管理》，負責對本公司產生和獲得的有利用價值的照片、音頻、視頻的電子文件的制作、存儲、歸檔和利用。為了更好地收集、利用各類圖片資料，2013年10月，公司組織開發的聲像管理系統成功上線。

為細化核電項目各階段聲像檔案收集范圍與拍攝要求，確保聲像采集工作的可操作性，公司在充分執行國家、集團公司法規標準的基礎上，組織業務處室和承包商分階段、分領域開展聲像采集標準的制定，明確核電項目在土建、安裝、設備、調試、運行修改等各個節點應該提交的采集內容、拍攝數量和拍攝要求，并通過程序進行規定。目前田灣基地聲像管理網絡已建立，其成熟管理機制也為后續安裝、調試等階段的聲像管理提供保障。

6.以文檔交流為平臺，提升核電檔案管理水平

一期工程項目檔案驗收后，公司接待了20 多批次檔案同行的調研與交流，與同行共享檔案驗收經驗教訓。同時公司每年邀請外部專家對公司內部處室和承包商進行文檔知識管理培訓等。

三、檔案驗收后的創新措施

1.以文檔一體化系統為保障，強化文檔管控體系

一期工程項目檔案驗收后，公司加快文檔信息化進程，著力建設滿足多項目、群堆管理、集中式的內容存儲平臺，建立從文件采集、生效、存儲及利用的全生命周期管理的企業內容管理系統（簡稱ECM）。從2009年開始立項研究，2012年4月，ECM 系 統 成 功 上線。2014年12月，該項目獲得國家檔案局頒發優秀檔案成果三等獎。它具有以下幾個特點：實現文檔一體化，重組文檔業務流程，建立文檔安全管理體系，實現文檔流、業務流、信息流的融合。

ECM 擴展性為文檔業務流程梳理、重組和新增提供技術保障。在ECM 系統需求分析階段，信息中心聯合不同業務處室，依據公司管理程序和文檔業務，繼承信函、會議紀要、公文3 支流程，重組案卷歸檔、管理程序、技術程序等12支流程，新增維修大綱、系統流程圖、記錄報告、商務文件等9 支流程。

公司通過每天增量備份、每月異地全備份、CAS 認證、AD 用戶組權限控制等，建立文檔安全管理體系。除了國家秘密和核心商密外，允許普通商密、工作秘密、內部公開、外部公開文件在ECM 流轉。通過權限控制和安全等級保護策略，保護公司電子文檔安全。

將文檔管理要求納入項目管理全過程，通過各處室與信息中心密切配合，在系統流程設計時，將業務流、文檔流、信息流融合貫通。ECM 發布24 支流程，將關鍵業務流程融入系統中，實現文檔流、業務流和信息流的有效融合。

2.以檔案工作評價為抓手，提升文檔服務能力

為持續提升公司檔案工作水平，以檔案工作評價達標為抓手，將其列入公司2015年工作計劃和自我評價計劃中。信息中心作為公司檔案工作評價達標歸口處室，年初組織文檔技術骨干依據《中國核工業集團公司檔案工作評價辦法》，從組織管理、設施設備、基礎業務建設、檔案信息化建設、檔案開發利用等五個方面進行了自評，尋找管理短板。經審查，發現公司未明確檔案鑒定小組職責和任務，檔案部門未能參加科研課題成果鑒定，未看到檔案利用示例，缺乏組織沿革、年鑒、科研成果簡介等。

針對管理薄弱環節，從制度、機制、人力資源配備等方面尋求解決辦法。通過新編公司級管理程序《檔案工作評價辦法》，將檔案工作評價要求、具體指標、各處室需要配合內容，通過管理程序進行規定，以便公司開展此項活動“有法可依”；修訂公司級管理程序《檔案管理原則》，明確公司檔案鑒定小組職責和任務；要求文檔人主動采集典型的利用案例，并列入文檔服務工程師季度責任考核中。

3.以信息資源整合為目標，實現文檔服務向知識服務跨越

公司遵循“戰略導向、業務驅動、文化融合、技術保障、持續創新”知識管理原則，建立知識管理戰略、程序、流程，對知識資源開展知識鑒別、獲取、存儲、共享、應用和創造，依托ECM、WIKI、ELearning、ERP、CRS 等平臺，通過業務講堂、經驗反饋、研討交流等措施，開展知識共享和交流，搭建基本知識管理體系和知識管理網絡。依托ECM 系統檔案編研開展一期工程12 項重大主設備檔案編研，基于ECM 知識地圖搭建技術專利、經驗反饋、科技論文、技術訣竅、技術專利、培訓資料、項目案例等知識庫，對來自組織內部和相關方的知識進行管理。

實現ECM 與主要業務系統的集成和信息共享，實現文檔流、信息流與業務流的無縫銜接、高效運轉和信息共享，滿足配置管理要求。依托現有各種應用系統，基于信息和知識資源組織體系的構建，整合各項信息和知識資源管理功能，構建統一的知識門戶，實現多維分類、統一搜索、個人定制、知識推送、用戶中心等功能，為全公司提供信息和知識資源服務；員工在工作中產生的知識，在進入知識資源庫的同時也關聯到業務系統中。知識門戶作為統一登錄平臺，將與公司核心應用系統關聯或集成，獲取公司核心應用系統的流程信息、人員信息、狀態信息，分析用戶的知識需求，提供知識推送和數據分析服務，提高公司工作效率，助推公司學習型組織的建設。

一期工程順利完成項目檔案驗收后，通過合同、文檔監督檢查、檔案宣傳與交流等手段，加強項目文檔管控，并采取多種舉措提升聲像檔案收集與利用，及時完成3 個工作建議的改進與經驗反饋。通過構建一體化文檔系統、文檔工作評價、信息和知識資源整合等創新手段，進一步推進文檔服務能力，實現文檔管理向信息和知識資源管理跨越。

［1］肖秋惠.檔案管理概論［M］.武漢：武漢大學出版社，2009.

［2］李奕奕.核電工程聲像檔案采集歸檔［J］.中國檔案，2014，（12）：52～53.

［3］徐擁軍.企業檔案知識管理模式-基于雙向視覺的研究［M］.北京：中國檔案出版社，2009.