淺談電子表格在檔案管理活動中的運用

陳 軍

（射陽農村商業銀行，江蘇射陽，224300）

隨著電子表格功能的不斷強大，電子表格在檔案管理活動中發揮的作用也越來越大。本文結合自身工作實踐，闡述電子表格在檔案收集、整理、利用、統計、編研等環節中的運用，揭示電子表格對于減輕勞動強度，提高檔案工作效率，提升檔案工作品質所發揮的作用，進而激發起檔案同仁更多更好地運用電子表格的熱情，把我們的檔案工作做得更好。

一、電子表格在檔案管理活動中的運用

1.電子表格在檔案收集環節的運用

在檔案收集環節的前期準備工作中可以利用電子表格創建本單位各部門應歸檔文件材料的收集清單，便于各部門按照此清單向綜合檔案室移交應歸檔文件材料，或直接向綜合檔案室移交整理完畢的檔案。

在檔案收集的實際操作中，無論是移交方，還是接收方，都可以根據收集清單準備或接收文件材料或檔案。由于用電子表格創建的收集清單，條目清晰、便于操作，按表收集和移交，能夠最大限度地保證材料收集齊全完整，為下一步的材料整理奠定基礎。

在檔案的移交或接收環節中利用電子表格創建檔案交接文據和移交材料目錄，交接雙方對交接文據和移交目錄及材料核對無誤后，在交接文據上簽字確認，完成交接程序，使文件材料的交接達到規范化和標準化。

2.電子表格在檔案整理環節的運用

電子表格在檔案整理環節中可以大顯身手，有助于提高檔案整理工作質量和工作效率。

首先，利用電子表格可以制定本單位本部門的文件材料歸檔范圍和保管期限表、檔案分類方案，為檔案整理者提供直觀的、方便操作的檔案整理依據。

其次，可以利用電子表格創建各種檔案的卷內目錄、案卷目錄等。如在創建人事檔案目錄時，第一步，創建本單位的人事檔案文件夾；第二步，在其文件夾中創建每個人的檔案正本目錄；第三步，創建本單位所有人員的索引目錄，人員按漢語拼音順序排列，便于檢索；第四步，利用電子表格的超鏈接功能，在索引目錄中，將每個人的姓名和其對應的檔案正本目錄鏈接起來。完成這四個步驟后，只要點擊索引目錄中需要的姓名，其對應的檔案正本目錄就會立即顯現在屏幕上，輕松實現快速查找、修改、添加、利用的目的。此外，如在索引目錄中添加籍貫、出生年月、參加工作時間等項目，可以利用電子表格的篩選功能，對這些項目中的數據進行分析。如對出生年月的數據進行分析，可以快速查找到當年有哪些人員到達退休年齡，以便及時辦理這些人員的退休手續，從而大大提高了工作質量和效率。

3.電子表格在檔案鑒定環節中的運用

電子表格在檔案鑒定環節中的運用：一是創建銷毀檔案清冊，對需要銷毀的檔案逐件進行詳細登記，為銷毀檔案的審核工作提供第一手的數據；二是創建銷毀檔案統計表，方便填寫各種銷毀檔案數據以便核查和統計；三是創建銷毀檔案審批表，填寫相關內容，按程序提供給有關部門進行審核確認。此外，通過鑒定對需要調整保管期限的檔案，也可以創建相應的電子表格進行登記，為檔案的安全保管提供詳盡的數據，進而采取相應的安全保管措施，最大限度地延長檔案的使用壽命。

4.電子表格在檔案保管環節的運用

電子表格在檔案保管環節中的運用也是比較多的。如利用電子表格可以創建檔案檢查記錄簿，定期檢查記載室藏檔案數量、安全保管狀況，及時發現問題和解決問題；創建檔案溫濕度記錄簿，按規定記錄室內外溫濕度，當發現不正常溫濕度時，及時采取機械調控、開窗通風等措施，使室藏檔案的溫濕度達到安全值；創建重點檔案目錄和搶救檔案目錄，對相應的檔案進行錄入登記，以便對這些檔案進行特殊保護，確保這些珍貴檔案的絕對安全。

5.電子表格在檔案統計環節的運用

電子表格在檔案統計環節中發揮的作用尤為明顯，不僅可以利用電子表格創建檔案收進和移出登記表，對案卷基本情況和重要檔案利用基本情況進行統計，還可以利用電子表格的自動求和功能，將統計表中需要計算的數據，通過求和公式將程序預置在表格中，在實際運用中，只要將基礎數據錄入相應的表格里，各種統計數據就會自動統計出來，不僅減輕了工作人員的勞動強度，而且可以確保統計數據的準確無誤，大大提高了統計質量和效率。

檔案統計臺賬是檔案部門常用的基礎性統計臺賬，許多基層檔案人員反映，為了確保統計數字的準確無誤，往往要通過多次核實，才對最后的統計數字有信心。因為統計數字之間是相互聯系的，只要有一個數字錯了，就會影響到最終的數字準確。而要糾錯，也不是一件容易的事情，因為一字動，百字搖。特別是一些成立年代久遠的單位檔案統計臺賬更是如此。例如：當檔案向綜合檔案館移交后，就會出現相關年度檔案“本期減少”的情況，檔案數量減少后，就意味著其原來后面的合計數字都要進行變動。其實只要我們掌握了電子表格的求和功能后，這些困擾就會迎刃而解。

圖1 所示的《檔案統計臺賬》，已經將計算程序預置在表格里，在沒有錄入基礎數據前，其計算結果均為“0”，只要一錄入基礎數據，計算結果立即發生變化。不論基礎數據發生怎樣的變化，其計算結果都會發生相應的變化。所以學會了此方法，就再也不會為修改數據而發愁了。

6.電子表格在檔案利用環節的運用

電子表格在檔案利用環節中的運用主要是創建檔案查借閱登記簿，方便查檔登記、統計、分析，從中掌握查借閱檔案人員的構成，查閱檔案內容情況，進行歷年檔案查借閱各種數據分析等，從中找出規律性，為進一步做好檔案利用工作提供各種數據參考。

7.電子表格在檔案編研環節的運用

電子表格在檔案編研環節中可以發揮重要作用。如利用電子表格創建檔案編研成果登記簿，統計和分析歷年編研成果數量、內容，為領導進行檔案編研決策提供參考。

在檔案編研過程中，利用電子表格創建基礎材料目錄，將每一條目錄與其對應的材料鏈接起來，運用電子表格的篩選功能進行分類篩選，為編研選材提供快速通道，從而提高編研效率。

8.電子表格在檔案工作其他環節中的運用

圖1

電子表格在檔案工作的其他環節中同樣能夠發揮重要作用。如收發文登記、文件閱辦單、擬文稿紙、人員統計、用品發放、請銷假登記等，都可以利用電子表格進行創建，從而方便工作，提高效率。

總之，電子表格與檔案管理活動的各個環節都密不可分，熟練掌握電子表格的各種功能，對于提高檔案工作質量和效率，更好地服務于各項工作都有著重要的意義。

二、提高運用電子表格水平的途徑和方法

電子表格雖然功能強大，能夠為我們的檔案工作提供很多便利，但要學好電子表格也不是一件容易的事情，需要我們付出相應的努力，才能夠達到熟練運用的程度。這里，結合自身的實踐，談談提高運用電子表格水平的途徑和方法。

首先要多親近，提興趣。要學好電子表格，一定要多親近電子表格，對電子表格接觸多了，了解多了，能夠親身感受到電子表格的作用和神奇，從而提高利用電子表格的興趣和積極性，實現良性循環。

其次要多學習，強基礎。學好電子表格和學好其他東西一樣，都要從基礎性的東西學起。把基礎性的東西學好學牢，再在實踐中穩步推進，自然會成為運用電子表格的高手。對于初學者而言，應先從學習瀏覽菜單、選擇多重單元格、創建和編輯工作表、使用模板、創建公式和函數、使用粘貼函數、自動求和、自動套用格式、使用圖表向導、編輯圖表等學起，再去學習數據庫及其管理、工作表管理、邏輯塊、高級數據管理、用戶自定義函數、創建自定義菜單、自定義工具欄、創建模板等，循序漸進，強基固本。

第三要多實踐，長本領。要學好電子表格，必須在“游泳中學會游泳”，實踐出真知，實踐長本領。如設置頂端標題行、分散對齊縮進、超鏈接、篩選、預置計算公式等，光學不練，速記速忘，很難運用到實際工作中去，只有反復磨練，反復運用，才能牢記于心，熟能生巧，把學到的各種技巧靈活運用到檔案實際工作中去。如自動求和功能，說起來非常簡單，選擇相應的數據，再點擊自動求和圖標就成功了。但要熟練掌握和運用，也并非是件易事，如預先將求和公式設計在表格中、建立表與表之間的數據求和等就比較復雜，需要我們不斷地進行知識的積累。唯有如此，電子表格才能和我們融為一體，使我們隨心所欲地運用電子表格，從而為我們創造最佳的經濟效益和社會效益。