破除壁壘 互聯互通——蘇寧集團檔案信息化管理探索與實踐

朱新杰

（蘇寧云商集團股份有限公司，江蘇南京，210042）

南京新街口蘇寧生活廣場

隨著互聯網技術的發展，越來越多的企業開始主動擁抱互聯網，融入互聯網。互聯網技術在為企業經營拓展領域，為管理帶來便利的同時，也延伸了諸多領域的管理范圍，對管理方式及方法提出了新的要求，檔案管理即是其中之一。

在企業發展新環境下，大多數企業的檔案管理部門都面臨著這樣兩個矛盾：一方面是紙質檔案集中管理與地區或部門間傳遞時效性之間的矛盾；另一方面是新業務導致的電子文件數量的迅猛增長與傳統檔案管理方式之間的矛盾。那么，如何解決這兩個矛盾，做好新形勢下的檔案管理工作呢？筆者試以蘇寧集團檔案信息化管理工作經驗，淺析非公有制企業在新的互聯網環境下如何做好電子檔案管理。

蘇寧集團作為一家互聯網企業，同時在全國600 多個城市擁有1600多家門店，以及多元化發展的產業，這就要求企業的檔案管理部門要有更強的靈活性、適應性和技術性。在新形勢、新環境的要求下，蘇寧檔案工作重點由封閉向開放、由重保管向重服務轉變，并通過加強專業管理系統開發、加快實物檔案電子化、推進電子檔案管理等不斷提高企業檔案信息化管理水平。

一、檔案信息化基礎

（一）軟件方面

1.獨立的檔案管理系統

適用于企業使用的檔案管理系統，是實現檔案管理信息化的基礎。蘇寧依托自有研發團隊，自主開發了檔案管理系統，實現了對檔案管理全流程的系統化管理。

通過此管理系統，檔案管理部門可對位于全國300多個城市的分子公司以及海外公司的檔案管理情況進行實時跟蹤、統計，并結合工作開展情況進行業務指導；檔案需求者可通過個人辦公終端自助查詢館藏檔案目錄信息；檔案系統實現了實物檔案與電子檔案之間的互聯互通，使得檔案可通過內部郵件及時、安全的傳輸。

2.建立電子檔案管理制度

成熟、健全的管理制度是指導工作開展的基礎。在深入調研實際業務工作情況的基礎上，檔案管理部門對相關部門、人員職責以及電子檔案的收集、鑒定、歸檔、移交、保管、檢索與利用、檔案風險管控等環節進行了明確，建立了電子檔案管理制度，使工作有“規”可循，并通過設立“自下而上”的兼職檔案員隊伍，使檔案管理團隊得到了擴充，制度能夠有效地貫徹執行。

（二）硬件方面

硬件設備、設施是實現檔案信息化管理的必備條件。圍繞檔案信息化管理，蘇寧檔案管理部門配備了計算機、專用服務器、數據庫、移動存儲設備、高速掃描儀、打復印一體機、條碼打印機、掃碼槍、照相機、防磁柜、自助檢索查詢終端等信息化管理設備設施，為電子檔案存儲、檢索、利用及日常管理提供了硬件支持。

二、檔案信息化建設

2012年蘇寧成為首批參與國家電子發票及電子會計檔案綜合試點工作（下稱綜合試點工作）的企業，截至目前，南京蘇寧易購已累計開具了1200 萬份電子發票。2014年蘇寧與航天信息股份有限公司建立戰略合作關系，借助航天信息在電子發票領域的技術開發和產品創新上的領先地位，搭建電子發票的使用平臺，并將電子發票使用范圍推向全國。

綜合試點工作在全國的深入開展，從側面反映了電子檔案的發展趨勢，作為檔案管理部門必須要重視做好電子檔案管理工作。

蘇寧電子檔案建設主要從兩個方面開展：

1.館藏檔案電子化

通過掃描、轉錄、翻拍等手段，蘇寧檔案管理部門實現了對全部館藏檔案的電子化（約200 萬件）。電子化數據以電子附件的形式，通過本地上傳至檔案管理系統中，電子附件（如掃描件、照片、錄音、影像等）做為檔案元數據（二次檔案信息）的附件，與元數據封裝成一個檔案基本單元，最終與實物檔案信息一起呈現在檔案管理系統中，從而建立起完整的機讀檔案目錄。

2.電子文件接收與歸檔

一是內部系統業務對接。以檔案管理系統為基礎，與前端業務系統（數據源）建立對接關系，由業務發起人員在業務流程結束時觸發歸檔操作，對應的電子文件（數據流）將作為臨時文件，暫存在檔案管理系統的“資源池”中，檔案管理人員可在“資源池”中調用相關業務文件，并進行信息審核，在完成判斷后，檔案管理系統自動進行整理編目及入庫流程，最終將文件存儲在檔案管理系統中，建立機讀檔案目錄，以供檢索利用。

二是外部系統業務對接。蘇寧作為綜合試點工作中電子發票的開具單位，在配合中國人保財險做好試點工作的同時，還主動尋求與中國建設銀行江蘇省分行合作，以電子銀行回單為突破口，開發建設電子檔案系統，通過建立業務系統間的數據直聯，將元數據直接傳入檔案系統中，形成待歸檔明細，無需人工再次錄入，從而實現對電子會計檔案的歸檔、管理，建立有效的電子檔案歸檔機制，完成對外部電子文件的接收與歸檔。

三、檔案信息化管理

將信息技術運用到檔案工作中，使用信息化手段對檔案進行管理，實現檔案管理現代化。

1.電子檔案利用

檔案信息化建設為擴展檔案利用的方式提供了基礎。借助檔案管理系統，檔案能夠以電子附件的形式進行信息傳輸。檔案需求者通過個人終端在系統中查詢所需檔案的基本信息，提交申請并通過審核后，系統將自動發送電子鏈接至借閱人預留的內部郵箱中，借閱人點擊鏈接后即可查閱檔案信息（僅可在有效期內查閱，不可下載），這樣既打破了地域之間的限制，提高了檔案利用的效率，也有效控制了檔案利用風險。

2.庫房管理

信息化手段對于庫房管理的作用是顯而易見的，通過系統能夠隨時“監測”、統計檔案狀態，如檔案出入庫情況、庫房空間利用情況、檔案整理編目的狀況、檔案使用情況等，便于檔案人員對庫房的管理。

四、檔案信息化管理對企業的現實意義

1.采取文件生命周期管理的信息管理策略，從業務系統獲取應歸檔檔案數量，結合檔案系統已歸檔的檔案，可查詢到未歸檔檔案，從而加強對企業檔案的全過程管理，實現檔案歸檔及時率及完整性的檢查、追蹤。

2.有利于推動無紙化辦公。一方面，系統可提供多種借閱方式，如借閱電子件、借閱掃描件等，借閱的檔案可實現直接查閱，這樣就打破了地域間的限制，減少了復制件、原件的使用數量；另一方面，電子檔案管理的成熟，也能夠反向推動電子化辦公的開展。

3.實現全電子化的檔案管理和檢索查詢，提供實時的瀏覽和檢索利用，建立企業檔案云數據中心，實現“實體檔案的信息化管理和電子信息的檔案化管理”。

開展檔案信息化管理以來，蘇寧集團已取得較好的工作成果，實現全部館藏檔案的電子化，純電子數據歸檔已達到150 萬條，有效解決了集團級企業大數據量的歸檔與管理的難題。實踐表明，非公企業檔案管理部門有必要重視對電子檔案的管理工作，從適用的檔案管理系統開始，逐步實現實物檔案電子化并建立與辦公系統間的對接，實現檔案全息管理，破解檔案利用的各種限制因素，凸顯檔案管理部門在企業經營管理中的重要的價值。

［1］陳兆祦，和寶榮，王英瑋.檔案管理學基礎［C］.北京：中國人民大學出版社，2005：474-542.

［2］鄒杰，電子文件資源共享利用研究與實現［C］.青島：中國海洋大學碩士學位論文，2007：5-10.