破除壁壘 互聯(lián)互通——蘇寧集團檔案信息化管理探索與實踐

朱新杰

（蘇寧云商集團股份有限公司，江蘇南京，210042）

南京新街口蘇寧生活廣場

隨著互聯(lián)網技術的發(fā)展，越來越多的企業(yè)開始主動擁抱互聯(lián)網，融入互聯(lián)網。互聯(lián)網技術在為企業(yè)經營拓展領域，為管理帶來便利的同時，也延伸了諸多領域的管理范圍，對管理方式及方法提出了新的要求，檔案管理即是其中之一。

在企業(yè)發(fā)展新環(huán)境下，大多數企業(yè)的檔案管理部門都面臨著這樣兩個矛盾：一方面是紙質檔案集中管理與地區(qū)或部門間傳遞時效性之間的矛盾；另一方面是新業(yè)務導致的電子文件數量的迅猛增長與傳統(tǒng)檔案管理方式之間的矛盾。那么，如何解決這兩個矛盾，做好新形勢下的檔案管理工作呢？筆者試以蘇寧集團檔案信息化管理工作經驗，淺析非公有制企業(yè)在新的互聯(lián)網環(huán)境下如何做好電子檔案管理。

蘇寧集團作為一家互聯(lián)網企業(yè)，同時在全國600 多個城市擁有1600多家門店，以及多元化發(fā)展的產業(yè)，這就要求企業(yè)的檔案管理部門要有更強的靈活性、適應性和技術性。在新形勢、新環(huán)境的要求下，蘇寧檔案工作重點由封閉向開放、由重保管向重服務轉變，并通過加強專業(yè)管理系統(tǒng)開發(fā)、加快實物檔案電子化、推進電子檔案管理等不斷提高企業(yè)檔案信息化管理水平。

一、檔案信息化基礎

（一）軟件方面

1.獨立的檔案管理系統(tǒng)

適用于企業(yè)使用的檔案管理系統(tǒng)，是實現檔案管理信息化的基礎。蘇寧依托自有研發(fā)團隊，自主開發(fā)了檔案管理系統(tǒng)，實現了對檔案管理全流程的系統(tǒng)化管理。

通過此管理系統(tǒng)，檔案管理部門可對位于全國300多個城市的分子公司以及海外公司的檔案管理情況進行實時跟蹤、統(tǒng)計，并結合工作開展情況進行業(yè)務指導；檔案需求者可通過個人辦公終端自助查詢館藏檔案目錄信息；檔案系統(tǒng)實現了實物檔案與電子檔案之間的互聯(lián)互通，使得檔案可通過內部郵件及時、安全的傳輸。

2.建立電子檔案管理制度

成熟、健全的管理制度是指導工作開展的基礎。在深入調研實際業(yè)務工作情況的基礎上，檔案管理部門對相關部門、人員職責以及電子檔案的收集、鑒定、歸檔、移交、保管、檢索與利用、檔案風險管控等環(huán)節(jié)進行了明確，建立了電子檔案管理制度，使工作有“規(guī)”可循，并通過設立“自下而上”的兼職檔案員隊伍，使檔案管理團隊得到了擴充，制度能夠有效地貫徹執(zhí)行。

（二）硬件方面

硬件設備、設施是實現檔案信息化管理的必備條件。圍繞檔案信息化管理，蘇寧檔案管理部門配備了計算機、專用服務器、數據庫、移動存儲設備、高速掃描儀、打復印一體機、條碼打印機、掃碼槍、照相機、防磁柜、自助檢索查詢終端等信息化管理設備設施，為電子檔案存儲、檢索、利用及日常管理提供了硬件支持。

二、檔案信息化建設

2012年蘇寧成為首批參與國家電子發(fā)票及電子會計檔案綜合試點工作（下稱綜合試點工作）的企業(yè)，截至目前，南京蘇寧易購已累計開具了1200 萬份電子發(fā)票。2014年蘇寧與航天信息股份有限公司建立戰(zhàn)略合作關系，借助航天信息在電子發(fā)票領域的技術開發(fā)和產品創(chuàng)新上的領先地位，搭建電子發(fā)票的使用平臺，并將電子發(fā)票使用范圍推向全國。

綜合試點工作在全國的深入開展，從側面反映了電子檔案的發(fā)展趨勢，作為檔案管理部門必須要重視做好電子檔案管理工作。

蘇寧電子檔案建設主要從兩個方面開展：

1.館藏檔案電子化

通過掃描、轉錄、翻拍等手段，蘇寧檔案管理部門實現了對全部館藏檔案的電子化（約200 萬件）。電子化數據以電子附件的形式，通過本地上傳至檔案管理系統(tǒng)中，電子附件（如掃描件、照片、錄音、影像等）做為檔案元數據（二次檔案信息）的附件，與元數據封裝成一個檔案基本單元，最終與實物檔案信息一起呈現在檔案管理系統(tǒng)中，從而建立起完整的機讀檔案目錄。

2.電子文件接收與歸檔

一是內部系統(tǒng)業(yè)務對接。以檔案管理系統(tǒng)為基礎，與前端業(yè)務系統(tǒng)（數據源）建立對接關系，由業(yè)務發(fā)起人員在業(yè)務流程結束時觸發(fā)歸檔操作，對應的電子文件（數據流）將作為臨時文件，暫存在檔案管理系統(tǒng)的“資源池”中，檔案管理人員可在“資源池”中調用相關業(yè)務文件，并進行信息審核，在完成判斷后，檔案管理系統(tǒng)自動進行整理編目及入庫流程，最終將文件存儲在檔案管理系統(tǒng)中，建立機讀檔案目錄，以供檢索利用。

二是外部系統(tǒng)業(yè)務對接。蘇寧作為綜合試點工作中電子發(fā)票的開具單位，在配合中國人保財險做好試點工作的同時，還主動尋求與中國建設銀行江蘇省分行合作，以電子銀行回單為突破口，開發(fā)建設電子檔案系統(tǒng)，通過建立業(yè)務系統(tǒng)間的數據直聯(lián)，將元數據直接傳入檔案系統(tǒng)中，形成待歸檔明細，無需人工再次錄入，從而實現對電子會計檔案的歸檔、管理，建立有效的電子檔案歸檔機制，完成對外部電子文件的接收與歸檔。

三、檔案信息化管理

將信息技術運用到檔案工作中，使用信息化手段對檔案進行管理，實現檔案管理現代化。

1.電子檔案利用

檔案信息化建設為擴展檔案利用的方式提供了基礎。借助檔案管理系統(tǒng)，檔案能夠以電子附件的形式進行信息傳輸。檔案需求者通過個人終端在系統(tǒng)中查詢所需檔案的基本信息，提交申請并通過審核后，系統(tǒng)將自動發(fā)送電子鏈接至借閱人預留的內部郵箱中，借閱人點擊鏈接后即可查閱檔案信息（僅可在有效期內查閱，不可下載），這樣既打破了地域之間的限制，提高了檔案利用的效率，也有效控制了檔案利用風險。

2.庫房管理

信息化手段對于庫房管理的作用是顯而易見的，通過系統(tǒng)能夠隨時“監(jiān)測”、統(tǒng)計檔案狀態(tài)，如檔案出入庫情況、庫房空間利用情況、檔案整理編目的狀況、檔案使用情況等，便于檔案人員對庫房的管理。

四、檔案信息化管理對企業(yè)的現實意義

1.采取文件生命周期管理的信息管理策略，從業(yè)務系統(tǒng)獲取應歸檔檔案數量，結合檔案系統(tǒng)已歸檔的檔案，可查詢到未歸檔檔案，從而加強對企業(yè)檔案的全過程管理，實現檔案歸檔及時率及完整性的檢查、追蹤。

2.有利于推動無紙化辦公。一方面，系統(tǒng)可提供多種借閱方式，如借閱電子件、借閱掃描件等，借閱的檔案可實現直接查閱，這樣就打破了地域間的限制，減少了復制件、原件的使用數量；另一方面，電子檔案管理的成熟，也能夠反向推動電子化辦公的開展。

3.實現全電子化的檔案管理和檢索查詢，提供實時的瀏覽和檢索利用，建立企業(yè)檔案云數據中心，實現“實體檔案的信息化管理和電子信息的檔案化管理”。

開展檔案信息化管理以來，蘇寧集團已取得較好的工作成果，實現全部館藏檔案的電子化，純電子數據歸檔已達到150 萬條，有效解決了集團級企業(yè)大數據量的歸檔與管理的難題。實踐表明，非公企業(yè)檔案管理部門有必要重視對電子檔案的管理工作，從適用的檔案管理系統(tǒng)開始，逐步實現實物檔案電子化并建立與辦公系統(tǒng)間的對接，實現檔案全息管理，破解檔案利用的各種限制因素，凸顯檔案管理部門在企業(yè)經營管理中的重要的價值。

［1］陳兆祦，和寶榮，王英瑋.檔案管理學基礎［C］.北京：中國人民大學出版社，2005：474-542.

［2］鄒杰，電子文件資源共享利用研究與實現［C］.青島：中國海洋大學碩士學位論文，2007：5-10.