“大檔案”理念下開發(fā)區(qū)檔案資源整合與服務(wù)——以蘇州工業(yè)園區(qū)檔案館為例

彭 明

（蘇州工業(yè)園區(qū)檔案管理中心，江蘇蘇州，215028）

開發(fā)區(qū)檔案工作如何適應(yīng)開發(fā)區(qū)高速發(fā)展的需要，如何整合發(fā)展過(guò)程中形成的大量分散的檔案信息，如何適應(yīng)開發(fā)區(qū)精干、高效的行政部門設(shè)置，這需要有效的檔案管理模式指導(dǎo)開發(fā)區(qū)檔案管理工作的開展。“大檔案”理念在上世紀(jì)90年代被提出，其核心內(nèi)容為拓展檔案工作的職能，擴(kuò)展館藏檔案范圍，將多頭管理、分散管理的檔案進(jìn)行集中管理、統(tǒng)一服務(wù)，這種“大檔案”管理理念符合開發(fā)區(qū)檔案管理模式，更有利于開發(fā)區(qū)檔案資源的整合與服務(wù)。

一、檔案資源整合與服務(wù)

國(guó)家檔案局局長(zhǎng)楊冬權(quán)于2011年5月接受《中國(guó)經(jīng)濟(jì)網(wǎng)》采訪“十二五”檔案事業(yè)發(fā)展時(shí)，文章報(bào)道的標(biāo)題即為“加強(qiáng)服務(wù)能力建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享”，并提出“我們將樹立‘大檔案’的觀念，抓緊制定法規(guī)，加強(qiáng)文件歸檔工作，加強(qiáng)檔案接收進(jìn)館工作，加強(qiáng)檔案收集工作，加大檔案資源整合力度”。檔案資源整合與服務(wù)已經(jīng)成為我國(guó)“十二五”檔案工作創(chuàng)新的重要內(nèi)容。

（一）檔案資源整合與服務(wù)的內(nèi)涵

目前對(duì)檔案資源整合存在許多定義和理解，但需從資源整合的本質(zhì)去理解。資源整合實(shí)質(zhì)就是優(yōu)化資源配置，達(dá)到1+1＞2 效果。檔案資源整合不是簡(jiǎn)單地將分散檔案集中管理，而是通過(guò)對(duì)檔案機(jī)構(gòu)和檔案資源配置優(yōu)化，從而提升檔案服務(wù)功能。同時(shí)，檔案資源整合與檔案服務(wù)相輔相成，檔案服務(wù)是檔案資源整合的目的，亦是檔案資源整合的動(dòng)力。

（二）檔案資源整合與服務(wù)的內(nèi)容

檔案資源整合主要包括機(jī)構(gòu)整合、資源整合、服務(wù)整合和人才整合。只有機(jī)構(gòu)整合才能實(shí)現(xiàn)資源整合，只有資源整合才能實(shí)現(xiàn)服務(wù)整合。

1.機(jī)構(gòu)整合

任何改革是否成功要看此項(xiàng)改革是否能夠推動(dòng)這項(xiàng)事業(yè)向更高層次邁進(jìn)。廣東的順德和深圳、上海浦東、安徽和縣等地在整合當(dāng)?shù)貦n案資源、改革檔案管理模式等方面邁出了成功的步伐，他們改革的共同點(diǎn)在于建立一個(gè)“歸屬明晰、門類齊全、服務(wù)高效”的國(guó)家檔案資源管理機(jī)構(gòu)，改革我國(guó)檔案管理體制和機(jī)制，即從體制上實(shí)現(xiàn)檔案工作機(jī)構(gòu)歸并，并建立與之相適應(yīng)的檔案管理機(jī)制。

2.資源整合

檔案資源整合包括與檔案實(shí)體和檔案信息有關(guān)的多方資源整合。包括硬件資源整合、軟件資源整合、檔案信息資源和人才資源整合。

（1）硬件資源整合

包括檔案館建筑整合、恒溫恒濕檔案庫(kù)房整合、監(jiān)控與智能設(shè)備整合、數(shù)字檔案館設(shè)備和檔案實(shí)體等整合。通過(guò)硬件資源的整合，可讓行政區(qū)域內(nèi)的檔案實(shí)體得到最好的保管。

（2）軟件資源整合

軟件資源整合主要指構(gòu)建統(tǒng)一的數(shù)字檔案館軟件平臺(tái)，包括數(shù)據(jù)庫(kù)軟件、數(shù)字檔案館應(yīng)用軟件等整合。通過(guò)軟件資源整合，達(dá)到減少軟件重復(fù)開發(fā)等問(wèn)題。

（3）檔案信息資源整合

檔案信息資源整合主要指相同或異構(gòu)數(shù)據(jù)庫(kù)的檔案數(shù)據(jù)整合，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)集中保管。

3.服務(wù)整合

通過(guò)檔案資源整合，可向公眾提供“一站式”檔案利用服務(wù)，從而提升檔案服務(wù)水平和服務(wù)效率。

4.人才整合

檔案機(jī)構(gòu)整合、資源整合與服務(wù)整合是否成功的關(guān)健是人才整合，通過(guò)對(duì)不同專業(yè)人才整合，可以達(dá)到優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)的效果。

二、“大檔案”理念與開發(fā)區(qū)檔案資源整合與服務(wù)

（一）“大檔案”內(nèi)涵

所謂“大檔案”理念，就是改革和調(diào)整國(guó)家檔案資源的歸屬和流向，使專業(yè)檔案的多頭管理、分散管理變?yōu)榧薪y(tǒng)一管理，統(tǒng)一向社會(huì)提供服務(wù)。“大檔案”理念下的檔案館藏不僅包括傳統(tǒng)以政府機(jī)關(guān)為主的文書檔案，還包括各類具有社會(huì)利用價(jià)值的專業(yè)檔案，使得多頭、分散的專業(yè)檔案集中、統(tǒng)一管理，其目的是為了符合社會(huì)公眾與機(jī)構(gòu)的檔案利用需求，實(shí)現(xiàn)“大檔案”理念下的“一站式服務(wù)”。

（二）“大檔案”理念與開發(fā)區(qū)檔案管理

我國(guó)開發(fā)區(qū)主要以管委會(huì)體制形式存在，其特點(diǎn)為體制“簡(jiǎn)單靈活”和“一站式服務(wù)”。“簡(jiǎn)單靈活”為開發(fā)區(qū)檔案機(jī)構(gòu)的歸并創(chuàng)造了條件，“一站式服務(wù)”與“大檔案”理念完全相符。因此，“大檔案”理念適應(yīng)開發(fā)區(qū)精簡(jiǎn)、統(tǒng)一、高效的行政部門設(shè)置，而開發(fā)區(qū)特有的行政部門設(shè)置亦為“大檔案”理念的踐行提供了體制保障。

（三）“大檔案”理念下的開發(fā)區(qū)檔案資源整合與服務(wù)優(yōu)勢(shì)

“大檔案”理念下的開發(fā)區(qū)檔案資源整合與服務(wù)具有很大的優(yōu)勢(shì)，達(dá)到1+1>2 的效果。“大檔案”理念下開發(fā)區(qū)只設(shè)立一個(gè)檔案管理行政機(jī)構(gòu)和一個(gè)檔案館，實(shí)現(xiàn)了精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)與豐富館藏的作用；“大檔案”理念下開發(fā)區(qū)檔案館建筑、檔案館庫(kù)房、數(shù)字檔案館信息平臺(tái)等充分實(shí)現(xiàn)共享，從而實(shí)現(xiàn)檔案館資源的優(yōu)化配置，避免資源浪費(fèi)或因分散管理而設(shè)備不達(dá)標(biāo)；“大檔案”理念下，開發(fā)區(qū)檔案館提供“一站式”利用服務(wù)，從而提升檔案服務(wù)效率和提高檔案利用率；“大檔案”理念下，通過(guò)人才整合而實(shí)現(xiàn)更專業(yè)化的檔案管理，避免因?qū)I(yè)知識(shí)缺乏而不能實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。

三、蘇州工業(yè)園區(qū)“SIP 模式”檔案資源共享與服務(wù)

蘇州工業(yè)園區(qū)（簡(jiǎn)稱SIP 或園區(qū)）為蘇州市所轄的國(guó)家級(jí)經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)和縣級(jí)行政管理區(qū)，于1994年4月經(jīng)國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)為中國(guó)和新加坡合作建設(shè)的開發(fā)區(qū)。蘇州工業(yè)園區(qū)檔案管理中心于2007年7月成立，主管本行政區(qū)域內(nèi)的檔案事業(yè)，是集中保存、管理蘇州工業(yè)園區(qū)永久保管檔案的基地和利用檔案的服務(wù)中心。目前增掛“蘇州工業(yè)園區(qū)檔案館”和“蘇州工業(yè)園區(qū)城建檔案館”兩塊牌子。

蘇州工業(yè)園區(qū)檔案管理模式踐行了“大檔案”理念，以園區(qū)檔案管理中心為主導(dǎo)，借助新建檔案館舍之機(jī)遇，將轄區(qū)內(nèi)人才交流中心、房地產(chǎn)交易、城建規(guī)劃和公積金等各部門的檔案集中到園區(qū)檔案館，成功實(shí)現(xiàn)了園區(qū)檔案資源的整合。

（一）蘇州工業(yè)園區(qū)檔案資源整合與服務(wù)

檔案資源整合主要通過(guò)機(jī)構(gòu)整合、硬件整合、軟件整合、數(shù)據(jù)整合和人才整合實(shí)現(xiàn)檔案資源整合，它不僅僅是在物理形態(tài)上實(shí)現(xiàn)了檔案館對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)檔案的集中，更重要的是在管理體系和開發(fā)利用上實(shí)現(xiàn)集中和統(tǒng)一。蘇州工業(yè)園區(qū)檔案館借助數(shù)字檔案館信息平臺(tái)，進(jìn)行線上線下雙重管理，成功實(shí)現(xiàn)了檔案資源的整合，并對(duì)外提供先進(jìn)、優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

1.機(jī)構(gòu)整合

為適應(yīng)開發(fā)區(qū)的機(jī)構(gòu)精簡(jiǎn)，園區(qū)成立之初檔案暫時(shí)由園區(qū)建設(shè)規(guī)劃局下屬機(jī)構(gòu)整理保管建設(shè)檔案，管委會(huì)下屬機(jī)構(gòu)整理保管文書檔案。但隨著園區(qū)快速發(fā)展，城建檔案、拆遷檔案、環(huán)保檔案等其他門類檔案日益增多，園區(qū)于2007年正式成立園區(qū)檔案管理中心這家唯一的行政管理機(jī)構(gòu)，主管園區(qū)范圍內(nèi)的所有檔案工作。

2.資源整合

（1）檔案館資源、庫(kù)房、檔案實(shí)體等硬件資源整合

園區(qū)2008年5月開工建設(shè)高標(biāo)準(zhǔn)檔案綜合大廈，總建筑面積約8.2 萬(wàn)平方米，建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)是“建成國(guó)家一流的檔案館”，設(shè)計(jì)庫(kù)房?jī)?chǔ)藏規(guī)模150 萬(wàn)卷。檔案館內(nèi)配置了智能密集架、智能小車、風(fēng)淋系統(tǒng)、消毒設(shè)備、安全監(jiān)控設(shè)備、自動(dòng)報(bào)警和滅火設(shè)備、溫濕度測(cè)量與調(diào)控設(shè)備等具有國(guó)內(nèi)一流水平的先進(jìn)設(shè)施設(shè)備，為檔案的安全保管、科學(xué)管理、提升服務(wù)創(chuàng)造了優(yōu)越的條件。因此，園區(qū)范圍內(nèi)所有門類永久保存檔案都能共享到最先進(jìn)的檔案管理設(shè)施。對(duì)于查閱利用頻繁的房產(chǎn)檔案等不實(shí)行物理歸檔，實(shí)現(xiàn)邏輯歸檔，也體現(xiàn)了檔案資源整合的靈活性和多樣性。

圖1 數(shù)字檔案館信息平臺(tái)服務(wù)整合

圖2 檔案館信息平臺(tái)服務(wù)用戶整合

從檔案來(lái)源上看，園區(qū)檔案館館藏體系不僅包括管轄范圍內(nèi)的各個(gè)政府、企事業(yè)單位形成的綜合性文書檔案，還包括城建檔案、專業(yè)檔案與其它特色檔案，形成了各類檔案統(tǒng)一管理與保存，有效地實(shí)現(xiàn)了檔案資源的整合。

（2）園區(qū)數(shù)字檔案館信息平臺(tái)整合

園區(qū)于2010年起開發(fā)了數(shù)字檔案館信息平臺(tái)，建立了覆蓋全區(qū)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，為實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化提供了技術(shù)保障。該平臺(tái)集成技術(shù)先進(jìn)，采用了SOA 企業(yè)服務(wù)總線平臺(tái)進(jìn)行系統(tǒng)的集成和構(gòu)建，為檔案利用和平臺(tái)擴(kuò)展提供了底層技術(shù)支持，方便實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)和自建檔案系統(tǒng)的接口對(duì)接。該平臺(tái)將檔案管理系統(tǒng)、虛擬檔案室系統(tǒng)、在線業(yè)務(wù)指導(dǎo)系統(tǒng)、館藏資源管理系統(tǒng)、離線檔案管理系統(tǒng)、建設(shè)檔案整理系統(tǒng)、GIS 建設(shè)檔案管理系統(tǒng)以及門戶網(wǎng)站8 個(gè)功能模塊集成整合在一起，通過(guò)一個(gè)平臺(tái)不同用戶根據(jù)自身權(quán)限可以使用不同應(yīng)用系統(tǒng)。

（3）檔案信息資源整合

園區(qū)檔案中心多門類數(shù)字資源整合實(shí)現(xiàn)了多贏，不僅減少了立檔單位在軟件開發(fā)或購(gòu)買以及后期維護(hù)的費(fèi)用，同時(shí)也方便了檔案中心對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行時(shí)時(shí)維護(hù)和利用。用戶在檔案大廳可以登錄系統(tǒng)檢索所需檔案，檔案中心則通過(guò)數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)數(shù)字檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一管理，保證了檔案工作的效率和檔案安全。

（4）服務(wù)整合

園區(qū)檔案管理中心依托數(shù)字檔案信息平臺(tái)在實(shí)現(xiàn)應(yīng)用系統(tǒng)集成的同時(shí)亦成功實(shí)現(xiàn)了用戶的分類和整合，該用戶包括檔案中心、公眾用戶、立檔單位、服務(wù)公司等，這些用戶必須通過(guò)該平臺(tái)才能實(shí)現(xiàn)自己的檔案行為。公眾用戶通過(guò)該系統(tǒng)可以查閱自己需要的檔案信息；立檔單位通過(guò)該系統(tǒng)可以建立自己的虛擬檔案室，向檔案中心提出報(bào)建申請(qǐng)并可時(shí)時(shí)錄入數(shù)字檔案信息；檔案中心通過(guò)該系統(tǒng)可以管理數(shù)字檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案權(quán)限分配，跟蹤項(xiàng)目進(jìn)展等，如圖1、圖2。

（5）人才整合

園區(qū)檔案管理中心目前聚合了包括檔案、建筑、計(jì)算機(jī)、信息管理、編研、寫作、攝影攝像等多方面專業(yè)人才，完全達(dá)到各門類檔案資源管理的人才需求。

（二）蘇州工業(yè)園區(qū)資源整合與服務(wù)的“SIP 模式”應(yīng)用

“SIP 模式”在蘇州工業(yè)園區(qū)檔案管理中心得到了充分應(yīng)用，歸納起來(lái)為：

一個(gè)中心、一套班子、一個(gè)平臺(tái)：蘇州工業(yè)園區(qū)檔案管理中心、中心員工、信息平臺(tái)。

兩塊牌子：蘇州工業(yè)園區(qū)檔案館、蘇州工業(yè)園區(qū)城建檔案館。

四項(xiàng)整合：機(jī)構(gòu)整合、資源整合、服務(wù)整合、人才整合。

八個(gè)功能模塊：檔案管理系統(tǒng)、虛擬檔案室系統(tǒng)、在線業(yè)務(wù)指導(dǎo)系統(tǒng)、館藏資源管理系統(tǒng)、離線檔案管理系統(tǒng)、建設(shè)檔案整理系統(tǒng)、GIS 建設(shè)檔案管理系統(tǒng)以及門戶網(wǎng)站。

若干專業(yè)人才：檔案、建筑、計(jì)算機(jī)、編研、寫作、攝影攝像等專業(yè)人才。

雖然“大檔案”在全國(guó)越來(lái)越熱，檔案資源整合也在檔案界中越來(lái)越受重視，但不得不承認(rèn)目前我國(guó)在“大檔案”的道路上還處于不斷摸索和創(chuàng)新階段。我們必須重視“大檔案”對(duì)我國(guó)檔案工作產(chǎn)生的重大變化，同時(shí)我們也要預(yù)防“大檔案”中管理混亂、責(zé)任推諉、資源移交不及時(shí)等問(wèn)題的產(chǎn)生。蘇州工業(yè)園區(qū)檔案管理中心的“SIP 模式”值得全國(guó)各地開發(fā)區(qū)檔案館的學(xué)習(xí)和借鑒，也促進(jìn)了我國(guó)開發(fā)區(qū)檔案事業(yè)的科學(xué)發(fā)展。

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