聶云霞 王新才
(1.南昌大學歷史系,江西南昌,330031;2.武漢大學信息管理學院,湖北武漢,430072)
當前,我國檔案事業的發展如同我國現階段經濟、社會的發展一樣,到了一個新的轉折點。從深層次看,我國檔案學本土原創性理論越來越少,“邊緣化”和“泊來品”越來越多;復合型、通用型人才的需求與單一型、“批量化”人才的“生產”形成檔案人才結構性“短缺”與“剩余”的矛盾;檔案部門不顧本地發展條件和實際需求,盲目跟風建設“數字檔案館”和風格一致的現代化檔案館建筑,在脫離實踐發展要求,造成人、財、物極大浪費的同時,一味地“模式化”導致檔案“特色化”漸漸消逝,大有舍“多元化”而逐“單一化”的趨勢。這些問題的存在實則表明,我國檔案事業已經到了一個“瓶頸期”,既存在向前的阻力,又缺乏新動力的推進。
為探索解決問題的途徑,本文試著跳出檔案事業“自我反省”的“老套路”,把視野拓展至歐美發達國家,以英國和美國國家檔案館戰略重點為切入點,學習和借鑒英美國家檔案事業發展的思路和經驗,以期為我國檔案事業發展找尋動力、展望前景。
2009年,英國國家檔案館在其戰 略 規 劃——Embracing the Future,Preserving Our Past[1]中 指出,檔案能為個人將現代生活經歷融入歷史背景提供豐富的歷史源頭,國家檔案館是檔案財富保管人,在風險管理、公共服務、增強公眾對政府信任、幫助政府提高信息管理能力、幫助公共部門轉變保存和利用信息方式等方面有著重要作用。2011年3月29日,英國國家檔案館新上任的館長奧利弗·莫雷指出,“我們的目標是收集并確保檔案文件(無論是實體還是信息)的安全,使我們的祖孫后代可以盡可能便捷地使用這些檔案信息”。未來檔案館將對組織機構進行改革,盡力提供高質量的服務[2]。
在信息時代和大數據環境下,數字化潮流席卷并改變著政府工作和社會生活的方方面面,一場數字革命正在掀起。在此背景下,檔案保管者一方面面臨著公眾信賴度逐漸降低的現實,一方面又得滿足結構化和非結構化數據海量增長所帶來的存儲、保管、利用等多元需求。英國國家檔案館認為這些都是無法忽視的挑戰,唯以創新來應對。以社會用戶需求為導向,英國國家檔案館將其愿景(Version)設計為:指導和變革信息管理方式;基于未來考慮,確保今天信息存在的安全性;為每個人,將歷史引入每個人的現實生活中。
英國國家檔案館把其戰略重點(Strategic Priorities)分為五個部分,分別是:推動傳統服務向網絡在線服務的轉變;要讓政府清楚自身需要保存的信息是什么,然后對其進行有效保存;確保政府能長期穩定地通過網絡和數據連續性來獲取重要的政務信息資源;通過革新和提高工作效率來改進我們的服務;正確部署人力資源、技巧、技術來傳播我們的愿景。
美國國家檔案與文件管理署(the National Archives and Records Administration,下文簡稱NARA)在其制定的2006-2016年戰略規劃“Preserving the Past to Protect the Future”中指出,我們的愿景(Vision)是成為一個對社會信息需求捕捉敏感、反應敏捷的現代化信息機構。這一愿景正是對在政府管理、技術進步、公眾宣言等全新發展趨勢所帶來的各種機遇的反映,為人們呈現了一個充滿活力的、值得期待的21世紀檔案館。NARA將與其他聯邦機構、私營部門、社會公眾大力合作,通過公眾自己的選擇信息獲取方式提供包括文件、數據及相關背景內容的任何信息需求服務。而上述愿景的實現將更加強調合作、創新和學習。美國公眾和國際檔案學界都知道,美國國家檔案館的使命(Mission)和動力(Drive)就是為公眾提供公共獲取聯邦政府文件,以加強社會民主;通過了解更多的美國歷史讓公眾能更加積極有效地參與到國家事務中。
為此,美國國家檔案館在未來幾年的戰略重點在于:第一,在政府領導改變或職能調整的過程中,確保對政府文件的連續性和有效性操作;第二,保存和處理文件,以確保公眾的合法性信息需求得到盡快滿足;第三,迎接政府部門電子文件大量產生所帶來的挑戰,以確保數字時代NARA使命的成功實現;第四,為信息利用者提供快速、便捷、安全地獲取館藏信息的“無障礙服務”;第五,增加公民獲取館藏信息的渠道;第六,提供更加先進的設備以滿足信息利用者不斷變化的信息需求。
首先,都認識到數字時代對檔案館和檔案工作的影響和挑戰,并制定了相關戰略部署,如英國提出要求傳統服務向網絡在線服務的轉變,美國提出要確保數字時代NARA使命的成功實現;其次,兩國國家檔案館都認識到保存和處理文件是檔案館最基本的使命,為公眾提供信息服務是檔案館的價值所在;第三,都提出應不斷更新設備,以滿足利用者不斷變化的信息需求;第四,都認識到提高工作效率、提供快速、便捷信息服務的重要性;第五,兩國檔案館都強調政府在信息保存和利用中的作用。
中國國家檔案局在《全國檔案事業發展“十二五”規劃》[3]中強調,應按照“確保檔案安全,加快業務創新,狠抓基礎建設,激發隊伍活力”的工作要求,通過檔案工作管理體制和運行機制的改革創新,促進檔案事業全面、協調、可持續發展,更好地為黨和國家各項事業服務,為人民群眾服務。在此基礎上,提出了“十二五”期間的戰略重點:第一,構建法制統一、依法行政、有效監督、高效服務的檔案法制工作體系,全面推進政務公開;第二,進一步加強檔案基礎設施建設,推動各地檔案館基礎設施建設有極大的改善;第三,進一步豐富并優化各級檔案館館藏,逐步實現館藏檔案資源的優化配置;第四,強化“國家重點檔案搶救與保護專項經費”落實力度,確保國家重點檔案搶救和保護工作的順利實施;第五,加快數字檔案館及電子文件(檔案)備份中心建設,完成國家數字檔案館建設總體規劃的編制工作,對電子檔案進行安全有效的管理;第六,加快檔案整理鑒定的進度,依法開放應開放的檔案,利用先進技術,為社會各界提供快捷、便利的檔案利用服務;第七,加強檔案安全體系建設,提高檔案的容災及災備能力,確保檔案安全;第八,加強檔案事業自身的科學發展,提高檔案工作為國家科學發展服務的能力和水平。
從上述我國檔案事業發展“十二五”規劃中,可以看出我國檔案事業發展戰略重點具有以下鮮明的特點:第一,重視檔案法制建設,意識到“依法治檔”的重要性和必要性;第二,重視檔案館藏資源的豐富和優化配置,強調檔案館舍基礎設施建設;第三,重視檔案保管和檔案安全工作,并突出了國家重點檔案搶救與保護工作,及電子檔案備份中心的建設;第四,重視檔案開放利用及檔案事業的科學發展,提高檔案工作的整體服務能力。
可見,中國和英美兩國都一樣,都認識到信息社會和網絡技術對檔案工作的影響,都采取相應的措施來應對數字時代的挑戰,比如加強數字檔案館建設,對電子檔案進行有效管理,利用網絡提供在線檔案信息服務等。
然而認真比較,中英美三國在戰略重點中還是存在差異的:首先,在法制建設方面,中國尤為重視構建法制統一、依法行政、有效監督、高效服務的檔案法制工作體系,提高檔案行政管理部門工作人員特別是領導干部依法行政的意識和能力,依法科學民主決策,而英美兩國并未將其列入戰略重點,而是作為最基本的工作準則;其次,在檔案館舍等基礎設施建設層面,該內容是中國檔案事業“十二五”規劃期間的重點內容之一,而英美兩國檔案館舍基礎設施建設相對較好,在戰略重點中并未提及;再次,從檔案信息服務的角度,英美兩國都強調要從公眾/利用者視角去提供與改善服務,而中國則主要側重于從檔案館自身發展去思考與規劃,并未從檔案利用者角度去換位思考;最后,從檔案事業的發展主體看,英美兩國都強調和突出了政府的角色和作用,認為政府既是推動國家檔案事業發展的重要主體,也是國家檔案工作的服務對象,而中國檔案事業“十二五”規劃中,單向強調了檔案事業的發展對電子政府建設、政務信息公開的推進工作。
筆者認為,這些差異的存在,實質是中國與英美兩國檔案事業發展差距存在的主要原因:我國檔案法制不健全,在檔案工作中容易出現無法可依、有法不依、執法不嚴等法律亂象;我國各地檔案館舍建設,特別是中小型檔案館舍大都是20世紀60年代左右的建筑,很多功能設施已經不能滿足檔案管理現代化及信息服務的要求,應及時地改建、擴建或新建相應的檔案館舍及基礎設施;與英美兩國都提倡的以公民為中心的服務有所不同,我國檔案信息服務雖然也逐漸認識到檔案信息服務的重要性,但現階段仍然把服務對象的重點偏向于政府部門,較少從面向社會、面向公民的角度去研究和解決檔案信息利用問題;檔案信息涉密的性質、國家戰略資源的性質決定了無論是英美,還是中國,檔案事業都帶有一定的政治色彩,因此需要發揮政府部門在檔案事業中的宏觀調控作用,積極引導檔案事業的發展,在促進檔案事業發展的同時,推動政府工作效率的提高和政府親民形象的塑造。
檔案信息需求不足,表面上看是社會公眾沒有或很少有檔案信息需求,檔案信息資源沒有得到充分地利用。但實際上,我國檔案信息需求不足,只是相對的不足,只是結構上的檔案資源短缺導致社會公眾的檔案信息需求無法全面滿足。具體來說,就是我國檔案資源的總量是龐大的,但卻沒有各級檔案館網站提供利用的在線檔案信息統計數據,而且很多檔案網站(即便是國家檔案局網站)提供的已公開的在線檔案信息要么只限于目錄級,要么只是政府文件性質的全文信息。
以在線檔案教育資源為例,我國各級檔案館網站都沒有開設教育類檔案資源鏈接的服務,而相比之下,英國政府的網絡檔案館目前已經有超過10 億頁(Pages)的檔案教育資源,且有60多萬原始檔案文獻被在線利用,有1.5萬多的學生通過網絡在線學習檔案資源(2011-2012財年)。英國國家檔案館還設有專門的國家檔案館教育服務通道,經調查(PSQG 2011)有96%的訪問者認為該服務工作“好”或“非常好”。而就檔案信息網絡服務而言,英國各級地方檔案館每年都會收到75萬左右的遠程檔案信息服務的要求,且每年都有3千多萬的檔案館網絡訪問量,這些訪客中有26%并非英國本土訪客[4]。美國則采用了ALIC的 OPAC(Online Public Access Catalog,聯機公共檢索目錄)服務模式,在保障檔案信息安全及檢索標準統一的前提下,美國國家檔案館包含了8.9萬多條目記錄[5],且該數據每天都在增加。這些條目類型多樣,既包括書本、縮微膠片,也包括計算機光盤、聲像材料等,這些資源提供給所有的美國國家檔案館會員及在線利用者使用,極大地方便了檔案信息利用者,促進了檔案資源的開發與利用。因此,美國國家檔案館的訪問量也特別高。
從這個角度看,英美兩國國家檔案館既發揮了檔案館作為檔案資源保管基地的作用,更發揮了檔案館作為知識交流、傳播與知識獲取場所的價值,公眾可以在檔案館、檔案館網站上查閱到所需的相關信息。而我國公眾雖也有各方面的檔案信息需求,檔案館及其相關網站也提供查詢服務,但往往其所提供的信息并非公眾所需要的。任意打開我國一個檔案館網站,映入眼簾的多是省市法規或政府文件。即便是國家檔案局網站,其在線公布的檔案也主要是“毛澤東檔案系列”、“中國共產黨黨旗檔案”、“共和國腳步”等系列檔案,這些檔案資源雖然也很好,但是與公眾的現實生活和真正的信息需求多少還有點距離。
說到這里,有人就拿檔案館利用率(利用人次)說話了。他們認為檔案資源利用率還是比較高的,比如2007年一個縣級檔案館一天接待的檔案利用者超過500 多人[6]。按照這個數據,檔案資源利用率確實不算低。可是,仔細分析,這些利用者主要是庫區移民,他們查詢檔案主要是為了據此得到政府給予移民的經濟補償。也就是檔案資源利用率的高低,根據資源類型、時間節點、政策法規等因素的不同會出現不同變化,上述某縣級檔案館移民檔案的案例,就屬于特例,在某個時間節點、根據國家相關政策、某類型專門檔案利用率較高。但是對于檔案館藏的大多數資源來說,是不存在特例的。根據湖北省檔案館2012年統計的查詢利用人次,該館該年度共接待利用單位1076家,利用者2004 人次(其中外國利用者66 人次)[7],也就是說平均每天接待5-6人次。該數據基本代表了我國綜合型檔案館檔案利用率的狀況。
兩組數據,一個是每天超過500人次的利用率,一個是每天5-6 人次,差距之大,除了時間、政策上的原因之外,更深層的原因在于我國檔案館更多注重大的、宏觀層面的檔案資源開放利用,對于公眾真正關心且需要的小范圍的、專門的檔案資源開放較少。一言以蔽之,我國公眾的檔案信息需求是實際存在的,但是人為障礙太多,而阻礙越多、越大,公眾有效的信息需求表達機會就越少。
檔案信息需求的相對不足,還受制于我國檔案事業發展中技術的應用。長期以來,檔案人頭腦中都有著“重技術,輕管理”的印象,但是現在這種說法并不切實際。因為我國大部分檔案館在先進技術應用方面,已經遠遠落后于國外檔案館,特別是在檔案在線服務、數字檔案館建設方面。就如上文中提到的美國國家檔案館使用“OPAC”技術用于公眾的檔案查詢與利用,極大地方便了公眾。在檔案在線利用方面還為個人設置了專門的“Room”,提供了個性化的服務窗口和界面,公眾檢索所需檔案信息可輸入“標題”、“關鍵詞”等多種方式,就如在數字圖書館檢索信息一樣。而反觀我國檔案館網上查詢服務,大多是從檔案工作者角度制定的檢索窗口,比如需要輸入“案卷號”、“目錄號”等,這些專業檢索項對于普通的檔案利用者顯然是陌生的。而要達到像查詢圖書館信息一樣查詢檔案館資源,就必須要使用先進技術保障館藏檔案信息的安全,這些技術至少目前在我國檔案館界還沒有應用。
此外,我國檔案事業發展中,對于檔案技術的研究、開發和利用的重視程度也不及英美,從上文英國和美國國家檔案館戰略重點中可以看出,兩國都明確提到了要利用先進的技術和設備滿足公眾的信息需求。但我國現階段僅側重于把技術力量用于檔案資源的備份研究方面,特別是近年來很少有檔案方面的新技術、新設備的發明與使用,即便是在電子文件管理中,我國也只是理論上的貢獻多于技術方面的貢獻,更缺乏從檔案利用者角度去研究和運用相關技術了。在檔案館實際業務中,往往聽到很多人“自豪”地說“這是引進某國最先進的技術”,全然不顧及引進技術和自主研發技術的差別所在。
如果說檔案信息需求不足、技術應用較落后多少帶有點客觀性質,那么制度設計的不合理則體現了主觀因素對我國檔案事業發展造成的阻力。
我國檔案事業制度設計不合理,主要體現在:檔案開放制度、檔案利用制度沒有為檔案利用者“制造”方便。現有的相關檔案制度中,主要是從檔案部門的角度出去設計,比如檔案館上班時間為周一和周五,恰是普通公眾正常上班的時間,如果要去檔案館查閱相關資料,不得不請假。又如,在檔案開放利用方面,只是規定了檔案利用者在利用檔案時應該注意的事項,卻沒有明確規定檔案部門是否應該承擔可開放、應開放檔案而未開放的責任,把更多的行政自由裁量權留給了檔案部門,社會公眾由于信息權益無法保障而處于相對弱勢地位。如此惡性循環,一方面檔案部門服務意識得不到加強,一方面社會公眾檔案信息需求無法表達、無法滿足,進一步拉大了檔案部門與公眾之間的距離。
我國檔案事業要取得實質性的進步與發展,除了要沖破現有的阻力,還必須有新的動力。結合我國檔案事業發展現狀和我國社會經濟發展實際,筆者認為中國檔案事業發展有三大推動力。
隨著我國社會民主進程的發展和《政府信息公開條例》的頒布實施,公眾知情權逐漸得到保障,公眾對檔案信息需求日益增多。而滿足社會公眾各方面的檔案信息需求本身就是檔案工作的基本要求和終極目標,也是檔案館存在的根本動力和價值體現。
檔案是工具價值和信息價值的綜合體,檔案不僅能為權益保護提供證據,人們在利用檔案信息的過程中也能產生經濟效益和社會效益。顯然,英美國家檔案館不僅認識和發現了檔案的重要價值,而且認識到社會有效需求對檔案事業的促進作用。比如英國通過“檔案意識提升運動”,一方面提升了公眾檔案意識,一方面吸引了新的檔案利用群體。我國有些檔案部門往往感嘆門庭冷落,卻很少從社會熱點和公眾感興趣的角度主動開發檔案信息資源,吸引公眾到檔案館、檔案網站去利用檔案信息。也有學者批評一些檔案部門“跟風走”,國家政策是什么、社會公眾關心什么,檔案部門就提供哪方面的推送服務。筆者認為,檔案館特別是檔案編研部門和檔案利用部門,就應該跟著社會熱點和國家政策走,因為“熱點”和“政策”就是社會信息需求的走向,也是檔案信息價值發揮的最佳時刻。不然,置社會熱點和國家政策不顧,埋頭于自己的業務整理和內部編研,顯然是不合時宜的,也不是面向社會發展檔案事業的科學做法。當然,檔案事業發展必然不能只顧眼前,而是要堅持滿足社會長遠檔案信息需求為基礎,同時滿足現實的、短暫的檔案信息需求。
因此,不管是社會長遠的信息需求,還是現實短暫的信息需求,都是檔案事業向前邁進的牽引力。
創新是任何一項事業的“保鮮劑”。我國檔案事業也需要持續不斷地創新,才能保持經久不衰的活力。創新包括制度創新、觀念創新、技術創新、服務創新等多方面。
制度創新涉及到我國檔案事業管理體制的革新,而革新體制就關系到檔案事業的組織機構設置、人員編制管理等深層次的問題。因此,對其改革將面臨來自社會各方面的阻力,難度非常大。但體制不創新,我國檔案事業將得不到實質性的發展與進步,所以難度再大、阻力再多也要進行。
觀念創新就是要把“官本位”的思想轉向“民本位”思想,檔案工作要“接地氣”,要多從社會公眾角度思考檔案工作的重心,摒棄怕擔責任的想法,加大檔案開放的力度。
技術創新既是對檔案保管技術的創新,更是對檔案利用和檔案信息服務技術的創新。時間的推移和新技術、新載體的出現給檔案保管帶來新的挑戰,必須對現有檔案保管技術進行適時創新;而檔案利用服務的創新,也需要信息技術作為支撐。檔案部門要利用新技術開展檔案信息服務,通過發展數字檔案館,開展檔案信息網上在線服務等。
服務創新除了在技術上要求檔案部門利用先進技術、先進設備滿足公眾的檔案信息需求外,還要求檔案部門在服務時間、服務方式等方面創新。比如打破現有的、固定的檔案館作息時間安排,設置靈活的、彈性制的工作時間。還可根據社會信息需求,開展主動推送服務,或者根據利用者實際需要開展送檔上門服務,改變被動的“你來我調”的檔案服務模式等。當前,檔案信息服務創新的重點在于借助先進的信息技術開展檔案信息網絡在線服務。
檔案事業的發展不是孤立存在的,它的發展必然受制于社會政治、經濟、科技、文化等多方面因素的制約,這些因素構成了檔案事業發展的社會環境。當前,我國社會綜合環境總體良好,民主進程加快,經濟水平得到較大提升,科技發展迅速,中國文化的世界影響力正在加強。
社會政治文明程度高,公眾民主意識高、民主權利得到保障,社會檔案信息需求就高;經濟水平提升,則檔案事業發展經費就有保障,就有更多、更穩定的資金投入到檔案事業的重點發展領域,比如數字檔案館建設、國家重點檔案搶救等。當然,并不是說國家現有的檔案投入經費不足,而是我國目前的檔案經費支出結構有待調整和優化。比如在我國國家檔案局2013年預算中,全年財政預算為3.1億多元人民幣,而納入財政預算的共有8個部門(見表1),其中非直接性檔案業務管理性質的單位就有4 個;在職人員774人,離退休職工428人[8],由此而負擔的社會保障和就業、住房保障支出部分(約為2847萬元人民幣)占到總預算的9%左右。
國家檔案部門的現狀還不是“機構龐大、人員臃腫”的情況,許多縣一級的檔案部門只有幾個人,忙于應付。如果對我國現有檔案事業機構進行適當精簡,或對現有非直接檔案管理業務性質的機構進行改制,實行市場化運作和企業化管理,那么在現有經費總量不變的前提下,就把精簡、裁減和機構改制中節省下來的資金用于檔案信息服務方面,相信我國檔案事業的局面也會有新的進展。科技、文化的發展對檔案事業的影響自然不必多說,檔案事業是依靠科技支撐的文化事業,我國科技、文化整體水平的發展對檔案事業的推動作用是全面的,是由內而外、由表及里的,因此任何時候都不能忽視科技和文化因素對檔案事業的影響。

表1 納入中國國家檔案局2013年部門預算編制范圍的單位
比較英美國家檔案館戰略重點,綜觀我國檔案事業發展現狀和“十二五”規劃,未來我國檔案事業發展任重道遠。
從我國檔案事業體系發展看,總體上,我國檔案工作還需要擴展、完善與提高,還需要朝著由城市向農村、由機關向基層的方向深入發展;檔案管理的法制化、規范化和現代化建設還需要進一步加強;檔案資源建設應更加注重農村檔案資源、民生檔案資源的收集、開發和利用工作,面向社會建設和規劃檔案資源,檔案事業才能更有“底氣”和“地氣”;檔案學理論研究應拓展視野,加強相關學科的交叉與融合、加強檔案事業傳統與現代化的共生發展;加強檔案人才的培養和教育,為檔案事業提供強大的智力支持和建設力量。
從歷史與現實的角度看,檔案是一個國家民眾權利的重要保障,檔案是社會發展的記憶和人類文化遺產的承載者。只有加強和保證檔案文化的多樣性建設,重視檔案文化遺產的長期保存與有效傳承,才能滿足社會多元化的信息需求、才能有更多檔案文化的創新、才能維護世界文化的豐富多彩。當下,電子文件和數字檔案逐漸增多,加強檔案標準體系建設尤為緊迫。這里的標準不是強制性標準,因為強制性標準是統一管理意識的體現,與檔案事業的多元發展和檔案文化的多樣性要求相背離。因此,這里的標準是推薦性標準,檔案資源所有者可以自由選擇相關標準,哪個標準好用就用哪個。
從科技推動的視角看,云計算、云存儲、云服務是當前檔案事業發展中必須要重視的技術問題,如何迎接“云”帶來的各種挑戰,如何利用“云”更好地服務于檔案工作,這是當前我國檔案事業發展所不得不去面對和解決的問題。
[1]Embracing the Future,Preserving Our Past[EB/OL].http://www.nationalarchives.gov.uk/,2013-10-26.
[2]For the Record;For Good[EB/OL].http://www.nationalarchives.gov.uk/search/search_results.aspx?,2013-10-28.
[3]中華人民共和國國家檔案局.關于印發《全國檔案事業發展“十二五”規劃》的通知[EB/OL].http://www.saac.gov.cn/zt/2011-01/14/content_12721.htm,2013-06-05.
[4]The National Archives.Help with your research[EB/OL].http://www.nationalarchives.gov.uk/records/.
[5]Archives Library Information Center[EB/OL].http://www.archives.gov/research/alic/tools/online-public-access-catalog.html,2013-11-08.
[6]人民網.中央檔案館新聞發言人郭嗣平談“黨的檔案事業發展”[EB/OL].http://cpc.people.com.cn/GB/66888/66889/15030323.html,2013-06-18.
[7]湖北檔案信息網.政務公開[EB/OL].http://www.hbda.gov.cn/news.do,2013-06-26.
[8]中華人民共和國國家檔案局.國家檔案局2013年部門預算[EB/OL].http://www.gov.cn/gzdt/att/att/site1/20130418/7845c441d7d812d9f70701.pdf,2013-11-2.