分析數字檔案在檔案信息化建設中的重要性

祁洪梅

摘 要：隨著我國信息化建設的完善，信息化已經滲透到各個行業和領域當中。而在檔案管理問題上，建設檔案信息化是大勢所趨。數字檔案在檔案信息化建設中起到了不可小覷的作用。筆者通過對數字檔案的研究，分析了數字檔案的管理方法措施以及特點，闡述了其由于特定條件而對檔案信息化建設的重要性，為數字檔案的研究提供價值。

關鍵詞：數字檔案;檔案信息化;重要性

隨著我國科技和經濟的同步發展，數字檔案是檔案信息化建設中的一個重要組成部分，它不僅能推動檔案信息化建設發展的速度，還能夠保證檔案信息化建設發展的質量。只有認識到數字檔案對檔案信息化建設的重要意義，才能有目標有方向地發展檔案信息化建設，從而調整檔案工作上升到一個更高效率和更高速發展的狀態。

一、數字檔案的管理系統與模式

我們都知道，傳統檔案是由紙張組成，不僅管理不方便，而且存放時間也有限，管理需要浪費大量的人力。數字檔案是計算機科學與技術高速發展的產物，它把大量的數據信息化，分散于各個載體，分類存儲在互聯網。這不僅節省了儲存空間，還很大程度地降低了手工操作，釋放了大量人力資源。在這個高速發展的社會，數字檔案已經越來越被人們需要。它的管理模式簡單方便，它具有合理管理系統，只要我們嚴格按照系統的要求，按部就班的對數字檔案進行管理和完善，那么數字檔案將會體現更大的優勢。

二、淺議檔案信息化建設發展至今的不足

（一）對檔案信息化的理解存在偏頗

檔案信息化檔案建設是指將檔案資源和檔案各項管理過程數字化，通過信息系統加工和計算機網絡的傳輸，實現檔案資源的合理配置與有序、有效開發利用，實現檔案信息資源的社會共享。雖然我國目前對于檔案信息化總體的態度比較積極，但由于檔案信息化還沒有形成一套合理嚴謹的系統，這就出現由于人們對于檔案信息的理解不同而管理模式出現差異的現象。主要表現為只追求信息化的廣度而忽略信息的真實性，只注重信息化的速度而使檔案面臨安全問題。這都是人類對檔案信息化的理解存在偏頗所導致的。

（二）網絡安全問題得不到保障

任何一項工作，安全問題都是頭等重要的大事，檔案信息更是如此。但是我們發現，現如今我國的檔案信息化在網絡安全問題上很難得到保障，一旦安全問題出現，隨時將會導致一系列由安全引發的隱患出現。網絡本身就存在一定的不安全性，一旦檔案信息被黑客攻擊或者刪毀，則很難恢復，檔案的損失將會對一個企業造成難以估量的損失。

（三）檔案管理工作效率低

傳統的檔案管理工作，需要大量工作人員去完成，而且紙質檔案保存時間短，易丟失。例如一個歷史悠久的企業，所有的員工信息將是一個巨大的檔案庫，如果想查詢一個員工的檔案信息，這將是一個困難的事情，即使可以完成也會浪費很長時間，這就使檔案管理的工作效率非常低。一項工作的效率是衡量這項工作質量的重要標準，所以在檔案信息化的發展中，一定要注重效率的提升，效率的提升將會很大程度上促進檔案信息化建設的發展。

三、數字檔案能夠為檔案信息化發展的問題提供解決措施

前文分析了數字檔案的管理系統與模式，又淺議了檔案信息化建設發展中存在的問題。而之所以談論數字檔案對檔案信息化建設發展的重要性，關鍵是因為數字檔案能夠為檔案信息化發展的問題提供解決措施。

（一）數字檔案能提高人們對檔案信息化的認識

實行數字檔案是檔案信息化建設的重要措施，數字檔案的普及也能提高人們對檔案信息化的認識，讓人們走出了檔案信息化只包含數字化和網絡化，忽略了檔案信息化建設具有廣泛的內容。它包括了檔案信息資源的有序整理、檔案信息數據庫的建設、檔案信息網絡的建設、檔案信息資源的開發利用、檔案信息化人才隊伍的建設以及促進檔案信息資源的開發，是發展信息化建設的保障。

（二）數字檔案采用高級手段對檔案信息進行加密

雖然檔案信息泄露的事件頻頻發生，但縱觀這些事件的背后，大部分都是由管理不善或者沒有按照系統的要求去保存所造成的。數字檔案在傳統檔案的基礎上進一步升級，使信息數字化，使管理更加合理，這就大大提高了數字檔案的安全系數。除此之外，數字檔案還可以利用安全密匙等手段對檔案信息進行保護，在訪問檔案之前必須通過一定的安全口令才允許訪問，安全密匙的信息只有內部人員可以掌握，這也在很大程度上降低了安全隱患。

（三）數字檔案以計算機為工具從而提高辦公效率

我們知道，數字檔案的載體是計算機，在這個計算機科學與技術高速發展的今天，計算機的工作效率要遠遠高于人力。就如上文中提到的查找員工信息的例子，如果是傳統檔案，要經過很多次翻閱和嘗試，這就無形中浪費了很多時間，而如果保存成數字檔案，我們只需要搜索要了解的員工的名字，就會查找到很多以前存儲過的這個員工的全部信息，這就提高了工作的效率。數字檔案很好的把握了計算機的這一特點和優勢，并將其充分發揮，使數字檔案推動檔案信息化建設發展的進程大大加快。

四、結語

數字檔案對檔案信息化建設極為重要，除了體現在更方便提高效率之外，還體現在降低安全隱患上。做好檔案工作并不斷發展檔案的建設，不僅一定程度上保護了員工和企業的隱私，也對企業的發展提供數據信息。而做好數字檔案的開發和研究，真正能對檔案信息化建設的發展起到很大的促進作用。充分發揮數字檔案的優勢，去解決信息化建設發展的進程中遇到的問題，將是檔案研究者未來工作中的方向。

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