淺談煙草企業采購項目檔案的規范管理

陳丹華

摘 ?要：煙草企業的采購檔案是采購項目從立項、決策到實施、付款、驗收的過程記錄，是煙草企業采購活動中形成的原始文件。采購檔案資料的完整性和規范性是反映采購過程是否符合采購程序規定的一個重要體現，也是近年來煙草行業各大專項檢查的重點和切入點。實踐中煙草企業采購檔案的歸檔不完整、保管分散，未能很好按"一個項目一個卷宗"的要求進行整理歸檔。本文嘗試從規范角度對煙草企業采購項目檔案管理提出建議。

關鍵詞：煙草企業;采購;檔案;管理

0 ?前言

國家煙草專賣局于2012年底發布了《煙草企業采購管理規定》，該規定明確了煙草企業的采購工作包含以合同方式取得的工程、物資和服務的行為，也明確了五種采購方式的適用條件和程序性要求，并對采購項目檔案管理進行了規定和要求。該規定發布實施以來，很大程度上實現了煙草企業的采購工作有章可循，有據可依，也大大提高了煙草企業的采購管理規范水平。然而實踐過程中采購項目的檔案管理卻仍然存在歸檔主體不明確、過程資料不完整等問題，本文給出了幾點建議。

1 ?煙草企業采購項目檔案的重要性

煙草企業的采購檔案是反映采購項目從立項、決策、采購實施直至付款、驗收的全過程記錄，是煙草企業采購活動中形成的原始文件。采購檔案資料的完整性和規范性是反映采購過程是否符合采購程序規定的一個重要體現，也是近年來煙草行業各大專項檢查的重點和切入點。從2008年煙草行業開展"三項檢查"（工程投資、物資采購和宣傳促銷）以來，采購項目檔案一直是各類檢查關注的重點內容和必查內容，采購過程資料具有可追溯性，能體現采購過程是否遵循公開、公平、公正原則，體現是否陽光操作。

2 ?煙草企業采購項目檔案管理存在的不足

從近年煙草行業開展的全面審計、三重一大、八項規定等檢查情況看，煙草企業采購工作的程序性大大提高了，員工的規范意識也得到顯著增強，但實踐中采購項目檔案的管理還存在歸檔主體不明確、過程資料不完整、分散保管、收集不及時等問題。

（一）歸檔責任主體不明確

目前煙草企業的采購項目檔案資料的收集責任主體較多，有采購經辦部門、采購管理部門、招標代理機構等，各責任主體的標準不一、人員素質參差不齊，導致采購項目的過程資料管理質量存在極大差異。

（二）過程資料不完整、分散保管

近年來煙草行業推行公開招標采購，大多數的煙草企業通過委托招標代理機構開展招標采購工作。代理機構只參與了采購項目的中間環節，對項目的立項、決策及合同簽訂后的履約及驗收、付款等過程并無介入;采購經辦部門雖然參與了項目的全過程，但存在采購規范意識、檔案意識薄弱或項目過程中變更經辦人等現象。以上種種原因易造成采購項目過程資料不完整、分散保管，從而導致檔案管理脫節。

（三）收集不及時

檔案資料不注重同步收集，一個環節完成后未能及時收集整理，遇到采購項目周期較長或項目經辦人變更的情況，導致采購過程資料未按流程順序整理、散亂或丟失，難以收集。

3 ?加強煙草企業采購項目檔案規范管理的幾點建議

（一）充分認識采購項目檔案規范管理的重要性

目前煙草企業采購項目檔案管理不到位的現象與采購當事人檔案意識不高、重視程度不夠有關。尤其是在招標采購項目中，部分采購人認為采購工作已委托代理機構，采購過程資料只需交由代理機構收集和整理，自身忽略了相關資料的跟蹤和收集。而代理機構受介入項目時間的限制，只保存了采購項目招標過程的相關資料，項目的立項審批、合同的履行和驗收結算等資料無法收集。有效解決這一問題，應明確檔案收集整理的責任主體，加強對采購項目資料歸檔業務的監督和指導。

（二）建立采購項目一項一檔歸檔制度

對采購項目檔案進行規范化管理，就要建立一項一檔制度，明確五種不同采購方式的歸檔內容和要求。采購項目一項一檔資料應包括從采購立項審批、采購計劃批復、采購實施過程文件、合同審批、合同、付款記錄、驗收等相關資料 ，所有過程資料不得涂改、偽造、變造、隱匿或者銷毀，按業務流程時間順序進行整理，項目驗收后及時進行卷宗目錄制作并裝訂歸檔。

（三）加強對采購經辦人的檔案管理培訓

明確歸檔責任主體和歸檔要求后，要加強對采購經辦人的業務培訓，更好地將一項一檔的要求執行到位。采購經辦人作為采購項目檔案歸檔整理的責任人，要樹立牢固的責任意識，明確工作范圍和職責，掌握采購工作相關的基本常識，熟悉五種采購方式的歸檔要求。

（四）檔案信息化

2011年煙草行業"兩項工作"河北綜合試點現場會以來，全國煙草企業陸續啟動采購信息系統的項目建設。該項目的建設固化了采購流程，嚴格了采購程序，做到上一環節未執行不能進入下一環節，同時采購項目過程資料的檔案電子化提供了技術支撐。煙草企業要借助信息系統，更好地規范采購項目的檔案管理。

總之，采購項目檔案管理是采購過程的一項基礎性工作，煙草企業要提高這項工作的重要性認識，積極探索，采取有效措施，不斷加強采購檔案的規范化、標準化管理。

參考文獻：

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