關于打造船舶登記檔案管理升級版的思考

張辛

摘 要：本文針對當前船舶登記檔案管理存在的問題和弊端進行了分析，提出了在新的《船舶登記工作規程》框架下，如何強化船舶登記檔案管理、全面打造船舶登記檔案管理升級版的對策與建議。

關鍵詞：船舶登記檔案管理 現狀和弊端 對策

近年來，隨著水運業的發展和國際化進程的加快，船舶登記法規不斷完善，船舶登記管理軟件不斷更新換代，近期頒發了新的《船舶登記工作規程》（以下簡稱新《規程》），使得船舶登記工作愈來愈趨于科學、規范和高效。但就船舶登記檔案管理現狀來看，由于歷史的和認識上的原因，還有許多亟待完善的地方，尤其是現代化管理手段在船舶登記檔案管理中的擱淺，明顯阻滯著這項工作的發展。筆者就此談談有關船舶檔案管理的粗淺想法，希望能以蚓投魚、拋磚引玉。

1.船舶登記檔案管理現狀及弊端

（1）各地登記機關的船舶登記檔案管理無統一實施細則和作業指導書，各行其是，造成管理不規范。

雖然有交通部頒發的《中華人民共和國船舶登記檔案管理規定》，但各地登記機關作業指導要求不盡相同，案卷的立檔、存檔方式幾乎是一個登記機關一個版本。從檔案目錄來看：比較完善的是采用excel文檔，表頭有船名、曾用名、船舶登記號，表中有登記日期、資料名稱、頁碼及備注；普遍的做法是表頭有船名和登記號，表中有資料名稱、頁碼及備注；簡單做法是沒有表頭，只有按照序號排列下去的文件名稱；極簡的做法是一次登記只注明登記項目和頁碼總數目。從船舶登記檔案裝訂來看：有用檔案專用的塑膠條裝訂的，美觀、方便、不污損檔案；有用老式的鞋帶或者線繩裝訂的；甚至還有用密密麻麻、層層疊疊的訂書針裝訂的。從編制頁碼來看：有的打在上角，有的打在下角，有的不打印頁碼……從立檔內容來看：一是資料缺失現象較為普遍：如所有權登記時沒有船舶照片或者只有一到兩張船舶照片；經營人發生變化，漏存國籍證書變更登記的相關材料等；二是檔案存放順序較亂：不按登記時間順序或登記項目資料相關順序存放；三是舊證書收回后未加蓋“業已注銷”章，提交的材料及相關證書為復印件時未加蓋“與原材料核對無誤”章。四是發票、單據等未補鑲于A4紙張上裝訂，而是散亂的夾在檔案中。由此看來，各登記機關對《中華人民共和國船舶登記檔案管理規定》的理解和把握的尺度是有明顯差異的。船舶登記檔案的不規范不統一造成檔案管理的混亂：資料缺失、順序顛倒，資料損毀是普遍現象，一船多檔、一檔多船亦不鮮見。

（2）船舶登記簿的編制無格式規范可循，各登記機關做法不統一、不嚴謹以及操作的隨意性大大影響了其利用價值。

船舶登記簿是真實記錄船舶歷次登記種類及發證、換證情況，是船舶登記檔案管理的輔助。一般制作過程是：在打印完登記證書后，根據船舶登記臺賬填寫的登記內容，再從船舶登記系統中查找對應的項目打印出來，整理歸檔。各個登記機關歸檔方式差異很大：有的是以船舶登記號為單位歸類，有的是與船舶登記臺賬同步，按照時間先后順序打印出來，以一年為單位裝訂成冊。因為沒有統一的標準和嚴格的要求，所以各機關的做法大都流于形式，不能保證完整準確。按照船舶登記號歸檔的會因為船舶的重新登記或轉移失去資料的連續性和完整性；按照年份歸檔的，一艘船的信息可能分散在一本或好幾本資料中，查詢起來十分困難。還有一個較為嚴重的問題：船舶登記簿模塊只能顯示相同登記項目的最后一次登記內容。例如，有的船東剛剛辦理國籍證書不久就可能換發其它種類的國籍證書（如中文國籍證書轉中英文國籍證書），上次若未及時打印船舶登記簿基本信息，就會被本次信息覆蓋，造成資料的缺失，失去追溯功能。

（3）船舶登記檔案信息化程度低導致管理不能高效，資源不能共享，難以實現管理上的規范化、標準化，同時也是新《規程》實施的重大障礙。

目前，在B/S版船舶登記系統里，船舶檔案管理欄目里只有“檔案清單上傳”、“檔案清單查詢”和“檔案清單修改”，迄今只啟用了發生登記機關轉移的船舶清單上傳項目，顯然是不能全面反映船舶登記檔案管理要求的，即船舶登記檔案管理還沒有在信息平臺充分體現、更無法與船舶登記相關業務在平臺整合。船舶登記臺賬是打印證書后按照審批材料的內容和證書流水號逐一手工填寫的；船舶登記簿是參照手工填寫的船舶登記臺賬從登記系統打印出來的；證書的管理也是手工填寫的。以上這些做法費時費力、錯漏幾率大，因此船舶登記檔案管理還處于低效率的手工操作階段，于外毫無共享性，于內其準確性、完整性都存疑。所以，船舶登記檔案的管理還談不上真正的電子化、信息化。

大量存放的船舶登記檔案靠手工整理，一方面受自然條件的限制或多或少會造成損耗，影響檔案的完整性、穩定性，致使全面快速地把握管轄區域內的船舶資料信息比較困難；另一方面致使船舶登記檔案管理人員大都日復一日、年復一年地沿襲著前任的做法，重復著低水平、低效率的勞動，無法使自己的勞動成果在信息平臺得到驗證和分享，也無法從信息平臺獲取相關資源以提升管理水平和完善船舶登記檔案管理。再者，信息資源不能共享不僅造成資源的大量浪費，而且難以實現管理上的規范化和標準化。

新《規程》已于2015年1月5日實施，其中最大的變革是船舶轉港登記的辦理：當船舶發生轉移時，根據新《規程》第一百二十條 “本船舶登記機關形成的船舶登記檔案在本機關保管，船舶登記檔案原件不轉往新的登記機關。”船舶登記檔案的合法合理性歸原登記機關負責，接收單位只要收到對方的注銷登記證明書和從船舶登記系統獲取原登記機關上傳的船舶檔案登記清單，按照“只接收，不審查”的原則立即辦理新的登記。這樣做轉港效率是大大提高了，但登記人員卻忐忑不安了。以往大多數船舶登記人員在辦理轉港的船舶登記資料審核時都遇到過這樣或那樣的問題：如買方提供的買賣合同與外地轉來買賣合同不是一個版本；船舶改建合同或其他資料遺失；漏蓋公章……沒能統一規范的、原來不曾共享的船舶登記檔案清單上傳作為下一個登記機關的登記依據，根據新《規程》來辦理，就當前船舶登記檔案管理現狀，這些情況是難以發現和查證的，萬一被不法分子利用就會滋生出新問題；另一方面，按新《規程》辦理明顯造成了一船多檔，在沒有信息共享的前提下，身處異地的一船多檔管理不方便也不合理。endprint

2.對策與建議

（1）完善船舶檔案登記管理體系，制訂船舶登記管理細則或辦法，明確和嚴格實施管理責任制。

交通部頒發的《交通材料立卷歸檔辦法》和《中華人民共和國船舶登記檔案管理規定》對船舶檔案登記工作有著直接而廣泛的指導意義，但一直缺乏針對船舶登記檔案的立卷歸檔實施細則或辦法，因此各地的作業指導書不僅粗略而且各不相同，加之監督、獎懲機制的缺失使得管理人員安于現狀，船舶檔案管理工作多年來沒有大的改善和提高。因此這項工作管理模式的變革勢在必行，且要制度先行：建立健全管理機制，從管理人員職責、立卷、歸檔、裝訂、保管、利用、移交、銷毀、轉檔以及獎懲各個環節制訂實施細則或辦法，并切實推行三級管理責任制度和監督制度。

（2）在全省建立統一的船舶登記檔案管理作業指導書，細分到各類表格的使用、船舶登記清單的填寫、船舶登記簿的編制、裝訂和存放的技術要求等，強化基礎管理。

根據《中華人民共和國船舶登記檔案管理規定》第二十二條：“歸檔案卷應當齊全完整、分類清楚、題名確切、容易查找，書寫應正楷整潔。”如何做到這一點是要統一認識和明確指導的。筆者就以船舶登記檔案的目錄清單為例來詳述做法。以下幾種檔案目錄清單是比較具有代表性的：

船舶登記檔案卷內目錄不僅要真實、準確、有序、完整反映卷內每份資料名稱、位置，而且應反映該文件區別于其它檔案文件的基本屬性：如船名、登記號、案卷號、曾用名等，以便快速，準確識別要查找的資料。如圖1所示目錄，內容過分粗略，僅有資料名稱，沒有頁碼和登記日期，表頭只有船名，查找資料難度很大，案卷資料極容易混淆漏失；圖2所示目錄，登記號、檔號，登記日期、頁碼都有了，基本不易混淆，查找相對方便，但不同時間登記的資料從表格上不易區分，登記項目不能一目了然；圖3所示目錄相對圖2在備注里增加了登記項目的名稱，便于區分，但沒有船舶登記號或檔號，我國同一地域的船名很多僅差一個字，比較易與其它檔案混淆；圖1至圖3所示目錄都沒有船舶的曾用名，缺少追溯性，容易造成一船多檔；圖4所示目錄登記日期清晰，資料內容填寫完整有序，頁碼清楚，船名、曾用名、登記號在表頭一一標出，這樣就容易查找，可追溯性強，不易混淆，若增加一個登記的項目名稱就更加完善，在上傳清單時更方便快捷。綜上，對船舶登記檔案目錄的作業指導建議可以細化至如下表格：

以上設想不一定是最合理的，只要完全、準確體現《中華人民共和國船舶登記檔案管理規定》的要求，與船舶檔案電子化管理充分對應，在必要的時候易與全國船舶登記檔案數據庫和查詢系統對接就是最科學的。

（3）抓住船舶登記檔案管理升級的關鍵：拓展船舶登記系統電子信息平臺，嵌入完整的船舶檔案管理模塊。

檔案電子信息化管理相較于傳統的管理不僅存儲量大，快捷方便，而且更為安全穩定，加快運用互聯網技術，全面電子信息化，是實現船舶登記檔案管理飛躍的關鍵。船舶登記檔案管理組織結構圖結構如下：

從圖中可以看出船舶登記檔案管理分為四個方面：船舶登記檔案案卷、船舶登記臺賬、船舶登記簿、船舶登記證書，而這四個方面恰恰是緊密聯系，不可分割的——后三項的內容都可以在第一項里面找到原始依據；第二與第三項的主要內容一致，只是表現方式不同；第二與第四項內容可以相互對照印證。正是因為它們的緊密聯系性、相互依存性使得船舶登記檔案管理全面電子信息化可行性、實效性大大提高。

全面實現船舶登記檔案電子信息化管理模塊的設立要圍繞以上四項內容，大膽突破：一是依托OCR技術實現傳統船舶登記檔案紙質文件的電子化。形成的掃描件和其他其它非文本格式電子文件具有全文檢索功能。用戶只須給出分類號和主題詞，即可以找出相應的檔案文件和相關信息。二是完善原船舶登記簿電子模塊，實現其完整的追溯功能。三是整合船舶登記檔案管理的相關內容，在船舶登記管理系統中嵌入完整的船舶檔案管理模塊，生成船舶登記管理的信息集合體，打破原來各項內容不斷重復、孤立的、低效率的手工操作的格局，實現一個平臺可以同時生成船舶登記臺賬，船舶登記簿、船舶證書管理臺賬。四是建立船舶完整的電子檔案目錄，以目錄為引擎，實現各登記機關船舶登記檔案資源共享，保證船舶轉港的順利與安全。船舶登記檔案電子信息化，智能化之后，紙質檔案與電子檔案仍可以共存，并且可以互相檢驗印證其準確性，還保留了原始資料的法律效力。

隨著現代化管理手段的深入，我們完全有理由相信，船舶登記檔案管理工作效率會大大提高；服務將會變得更快捷更人性化；船舶轉港登記面臨的問題也將迎刃而解。

參考文獻：

邑彪.船舶登記檔案移轉的實踐與建議.endprint