新時代檔案管理的問題及措施

羅敏

摘 要：隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和在社會生活中的應用，以及國家全面深化改革的目標提出，檔案管理迎來了一個全新的時代。新時代為檔案管理工作帶來了機遇和挑戰(zhàn)，如何利用新技術(shù)和新標準開展信息時代背景下檔案管理工作的全面深化改革，成為了檔案工作人員需要思考的問題。

關(guān)鍵詞：檔案管理；新時代；問題；措施

檔案作為文獻資料和數(shù)據(jù)信息的載體，是社會和經(jīng)濟生活歷史的見證者與記錄者。隨著社會經(jīng)濟生活的不斷發(fā)展，對檔案信息的需求逐漸增加。國家對檔案管理工作也提出了新的目標和要求，開展檔案管理工作的全面深化改革已經(jīng)迫在眉睫。本文將通過分析新時代檔案管理工作遇到的問題，并提出相應措施。

1 新時代對檔案管理的要求

隨著信息技術(shù)飛速發(fā)展，人們能夠不受時間和空間限制的獲取資訊，傳遞信息。在這樣的時代背景下，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不再適合時代的要求。要把檔案管理工作建設(shè)成為一個完整的、獨立的系統(tǒng)。將科學的檔案管理方式、現(xiàn)代化的檔案管理理念、高科技的檔案管理設(shè)備和專業(yè)素質(zhì)較強的管理人才應用到檔案管理工作中。在思想上高度重視檔案管理工作，開發(fā)檔案管理工作新的應用方法和服務模式，進行檔案資料的深入挖掘與編研，把檔案資料內(nèi)部蘊含的信息開發(fā)出來，為各項社會經(jīng)濟活動服務。不但要積極開展檔案管理工作的全面深化改革，還要完整記錄全面深化改革、服務全面深化改革。

2 新時代檔案管理存在的問題

2.1 對檔案管理缺乏重視

作為重要的資料信息源，檔案部門的重要性越來越明顯，但是目前對檔案管理工作的認識依然是“重藏輕用”的理念。長期以來，無論是檔案工作人員還是單位領(lǐng)導都對檔案管理工作的認識不足，重視程度較低。檔案工作人員認為檔案管理只是進行檔案文件的整理和保管工作，只要保證檔案資料的完整性和妥善的保存即可。而單位領(lǐng)導更是認為檔案管理工作只是在需要的時候進行查閱，沒有意識到檔案資料對本單位日常管理和決策帶來的幫助，所以在工作要求和支持投入上不夠重視。這些對檔案管理工作上存在的誤區(qū)，導致檔案管理工作被邊緣化，沒有形成獨立的系統(tǒng)，更加談不上提高檔案管理工作的效率，發(fā)揮檔案資料的作用，把檔案信息資源轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，產(chǎn)生效益。

2.2 檔案管理人員專業(yè)能力及業(yè)務素質(zhì)不足

由于對檔案管理工作不夠重視，所以單位領(lǐng)導往往忽視了檔案管理人員的人才隊伍建設(shè)，目前一些檔案管理部門的工作人員缺乏檔案管理相應的專業(yè)知識。大部分單位的檔案管理人員都是身兼數(shù)職，只能抽出一部分時間開展檔案資料的管理工作。單位人事部門在開展檔案管理人員的招聘時，認為檔案管理人員工作要求較低，所以進行專業(yè)性的匹配，使招聘的人員專業(yè)能力欠缺。而且對現(xiàn)有的檔案管理人員也沒有開展與之配套的崗位技能培訓，使得檔案管理人員對檔案管理本身就認識不足，技能不熟練，業(yè)務知識欠缺。更是沒有完整有效的檔案管理人員后備人才建設(shè)和員工提升計劃。

2.3 檔案管理沒有明確的制度和流程

目前除了個別單位制定了詳細的檔案管理制度和流程以外，其他單位都缺乏相應的制度和流程，不能很好地保證檔案的完整性、延續(xù)性和保密性。比較突出的幾個問題主要有：一是檔案的歸檔制度和流程不完善，對于哪些文件應該歸檔，以何種方式歸檔、歸檔的時間節(jié)點等都不明確。單位其他職能部門沒有明確的標準，可能導致檔案資料歸檔不及時或者歸檔的資料文件不完整，或者不符合檔案要求。二是檔案的存放管理制度和流程不完善，對于檔案保管的環(huán)境、保管的方式、檔案保存年限和銷毀流程都不夠明確。要么因為檔案缺乏整理和銷毀，珍貴的檔案被淹沒在浩如煙海的檔案文件之中，要么就是還有存放價值的文件資料沒有經(jīng)過甄別和審核就被銷毀。三是檔案的借閱和保密制度流程不完善，對于檔案的密級、借閱條件、使用條件等都不夠合理，往往出現(xiàn)檔案資料沒有做好保密工作，信息泄露，或者是檔案被束之高閣，缺乏利用。

2.4 檔案信息化程度較低，服務和應用模式僵化

隨著信息技術(shù)的廣泛應用，大部分單位都開始進行檔案管理工作的信息化改造，但是在改造中存在的問題依然比較突出。因為缺乏專業(yè)的檔案管理人員，而且現(xiàn)有檔案管理人員的計算機網(wǎng)絡知識和技能比較薄弱，所以信息化改造只是把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，由實物存儲改為計算機存儲，并沒有建立與之配套的檔案管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡利用系統(tǒng)。檔案服務依然停留在被動接受查閱的階段，沒有利用網(wǎng)絡技術(shù)開展檔案資料的開發(fā)利用。

3 新時代檔案管理的措施

3.1 重視檔案管理、做好基礎(chǔ)建設(shè)

要加大對檔案管理的重視力度，在單位領(lǐng)導層面，要認識到檔案管理對日常工作的重要性。把檔案管理工作納入單位的重點管理工作之中來，為檔案管理人員設(shè)定工作目標，制定詳細的考核和管理制度。同時加大對檔案管理的投入力度，設(shè)立專項資金，開展檔案存放環(huán)境的改造，保證檔案資料的安全性；開展檔案管理設(shè)施的改造，提高檔案管理的信息化水平。同時檔案工作人員也要加強對檔案工作的認識，提高自身覺悟，培養(yǎng)服務意識。

3.2 加大檔案管理人才隊伍建設(shè)

對檔案工作人員的人才隊伍建設(shè)，要從招聘、培訓、考核三個方面開展。在招聘環(huán)節(jié)，要重視專業(yè)對口和勝任力匹配，因為檔案管理工作不但需要專業(yè)技術(shù)，還需要耐心、細致。如果招聘的人員符合檔案工作要求，那么日后的培訓工作也將事半功倍。在培訓環(huán)節(jié)，要建立培訓計劃，從思想素質(zhì)培訓到專業(yè)技能培訓，逐級開展。不斷提高檔案工作人員的專業(yè)水平和業(yè)務能力。在考核環(huán)節(jié)，要設(shè)立符合單位現(xiàn)況的考核方案，把檔案的歸檔、開發(fā)、利用等環(huán)節(jié)進行分解，提取考核指標，通過考核的激勵提高檔案管理人員的個人素質(zhì)和工作能力。

3.3 建立明確的制度流程，規(guī)范檔案管理

要建立并完善本單位的檔案管理制度和流程，在考慮本單位實際情況和對檔案資料的需求度的基礎(chǔ)上，建立一套科學合理的檔案管理制度。要保證制度的實用性和可操作性。利用制度和流程規(guī)范檔案的管理。明確檔案的歸檔范圍、歸檔時間和歸檔方式，確定檔案的存放和保管條件，設(shè)立一套完整的檔案編研、審核、銷毀制度。并且制定相應的檔案開發(fā)利用流程，在提高檔案的利用率的情況下，保證檔案的安全性和保密性。與此同時還要對已有的檔案管理制度和標準進行完善，使其能否符合計算機信息處理的技術(shù)特點，讓檔案整理、分類方法、著錄標準等適應信息化改革的需要。

3.4 加快檔案管理的信息化建設(shè)，提高檔案服務能力

檔案管理的信息化建設(shè)，并不是以檔案的電子化存儲為標準的。而是要建立一整套完善的檔案管理系統(tǒng)，包含檔案的電子存儲，系統(tǒng)化管理和研究、網(wǎng)絡查詢和利用等功能。即對現(xiàn)有的檔案進行管理，開展相應的編研工作，又讓檔案資料內(nèi)包含的信息能夠更加快捷的被查閱。信息化檔案管理是以虛擬、開放、靈活的手段，采用計算機、網(wǎng)絡等信息技術(shù)，采取社會化、自動化、標準化、網(wǎng)絡化的管理模式，實現(xiàn)高效、快捷、準確、開放的檔案信息服務，以滿足社會各界人士對檔案的需求。

4 結(jié)語

新時代的檔案管理，需要從意識、思想、人員素質(zhì)等軟件方面和庫存環(huán)境、設(shè)備、管理系統(tǒng)等硬件方面的共同提升，才能抓住信息時代的機遇，迎接新時期對檔案管理新的挑戰(zhàn)。希望通過本文對新時代檔案管理的探究，對工作要點充分理解，使檔案管理在社會經(jīng)濟文化生活中發(fā)揮應有的作用。

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