干部人事檔案信息化管理研究

唐菖霞

（貴州省冊亨縣干部檔案管理中心，貴陽 552200）

干部人事檔案信息化管理研究

唐菖霞

（貴州省冊亨縣干部檔案管理中心，貴陽 552200）

在社會文明快速發(fā)展的今天，我國的干部隊伍也不斷發(fā)展壯大。社會的發(fā)展需要得到干部人才的支持，干部人才隊伍的流動性因此而存在。做好干部人事檔案的管理工作，是實(shí)現(xiàn)干部人力資源交流的重要基礎(chǔ)。當(dāng)今社會，信息技術(shù)不斷更新，信息化管理是干部人事檔案管理工作的發(fā)展方向。但是，我國干部人事檔案信息化管理工作才剛剛起步，存在諸多問題，影響了干部人事檔案管理工作的質(zhì)量。本文分析干部人事檔案信息化管理的意義與現(xiàn)狀，并提出提升干部人事檔案信息化管理的有效措施。

干部；人事檔案；信息化；管理現(xiàn)狀；對策

近年來，我國的干部人才流動越來越頻繁，干部人事檔案關(guān)系的流轉(zhuǎn)也隨之頻繁起來。知識經(jīng)濟(jì)時代的來臨與信息技術(shù)的發(fā)展，讓干部人事檔案信息化管理成為檔案管理的必然。建立一個共享性的干部人事檔案管理信息化平臺，有效地收集與整理人事檔案信息，才能促進(jìn)人事檔案的有效利用，從而做好干部人才的配置工作。

1　干部人事檔案信息化管理的意義

1.1有利于干部人事檔案管理的高效化

在我國干部隊伍不斷壯大的今天，人才流動性也有所提高。在這樣的社會背景下，檔案管理部門傳統(tǒng)的手工型人事檔案管理方式已經(jīng)不能滿足相關(guān)單位的管理需求。信息技術(shù)的飛躍式發(fā)展，使計算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)與人事檔案管理工作的聯(lián)系逐漸密切。結(jié)合科學(xué)技術(shù)做好干部人事檔案信息化改革工作，讓人事檔案管理系統(tǒng)更加全面，促進(jìn)干部人事檔案相關(guān)信息與數(shù)據(jù)的完善。

1.2有利于干部人事檔案信息的有效保存

在傳統(tǒng)的干部人事檔案管理工作中，所有人事檔案都以紙質(zhì)形式進(jìn)行保存。每一次檔案的檢索與翻閱，都會損害紙質(zhì)檔案的質(zhì)量。從某種程度上來講，紙質(zhì)檔案不利于長期保存與使用。在干部人才隊伍流動性快速提高的今天，檔案的檢索與查閱次數(shù)明顯提高，遷移資料也不斷增多，紙質(zhì)檔案很容易在遷移過程中遺失。信息化的干部人事檔案管理工作可極大地避免這些問題，將紙制檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)存儲在計算機(jī)內(nèi)，不僅有利于檢索與使用，還能長期保存。

2　干部人事檔案信息化管理的現(xiàn)狀

2.1人事檔案管理理念與方法落后

人事檔案管理工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性，在科學(xué)技術(shù)不能提供高效的人事檔案管理方法之前，檔案管理者的工作量很大，不僅要做好檔案信息的收集與編制工作，還要定期更新檔案。每一份檔案都要進(jìn)行手工書寫與裝訂，極大地考驗(yàn)檔案管理者的耐心與業(yè)務(wù)能力。在科學(xué)技術(shù)服務(wù)于檔案管理工作的當(dāng)今社會，許多單位的管理者沒有意識到信息化管理的重要性與便利性，不愿更新工作方法，安于現(xiàn)狀，影響人事檔案管理工作的信息化。

2.2檔案的利用效率過低

目前，許多單位已實(shí)現(xiàn)了互聯(lián)網(wǎng)的全面覆蓋，也引進(jìn)了足夠數(shù)量的計算機(jī)。但是，有關(guān)于檔案管理工作的配套設(shè)計以及計算機(jī)軟件仍然沒有得到有效應(yīng)用。一些單位的檔案信息化管理工作還停留在初級階段，也就是目錄的存儲和檢索階段。沒有統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的約束，部分單位內(nèi)部的各個部門之間沒有建立干部人事檔案共享平臺，使得檔案信息管理工作各自為政，限制了檔案信息使用功能的發(fā)揮。

3　干部人事檔案信息化管理的提升

3.1加強(qiáng)干部人事檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)

相關(guān)單位要更新人事檔案管理的硬件設(shè)備，開發(fā)符合單位干部人事檔案管理工作需求的軟件，并根據(jù)人事檔案管理軟件建立一個符合單位實(shí)際的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。健全的人事檔案管理系統(tǒng)，應(yīng)當(dāng)同時具備信息的接收與傳遞、存儲、利用功能。人事檔案信息數(shù)據(jù)庫的建立，是干部人事檔案管理工作的關(guān)鍵要素。將每一個部門的人事檔案管理數(shù)據(jù)集合在一起，提升信息的使用效率，確保檔案信息可以被反復(fù)檢索、查閱與使用，推動干部人事檔案信息化管理的發(fā)展。

3.2做好部門協(xié)調(diào)，促進(jìn)檔案資源共享

對于單位來說，干部人事檔案信息的收集、整理與核實(shí)會涉及到多個部門的人事管理工作。因此，單位管理者要做好部門之間的協(xié)調(diào)工作，通過各部門間互通有無，實(shí)現(xiàn)人事檔案資料的規(guī)范化。要促進(jìn)人事檔案管理體系的建立，就需要每個部門提供真實(shí)的有關(guān)人事檔案管理對象本身的人力、財力情況，整合多方面的信息做好人事檔案管理工作。檔案管理者要重視網(wǎng)絡(luò)的作用，以信息為中心，與信息需求者共享信息，讓人事檔案管理工作真正實(shí)現(xiàn)其價值。

3.3做好人事檔案信息化管理的安全保護(hù)措施

在計算機(jī)中利用軟件存儲人事檔案信息以及利用網(wǎng)絡(luò)傳遞人事檔案信息，要確保人事檔案信息的安全性。在人事檔案的信息化管理工作中，管理者要做好禁止非法用戶竊聽信息的工作，杜絕人事檔案信息外流，加強(qiáng)人事檔案信息系統(tǒng)的用戶管理工作。例如認(rèn)證身份和設(shè)置密碼等措施，都可提高人事檔案軟件管理的安全性。在人事檔案的信息化管理中，也要做好備份與隔離處理，提高信息資源的安全性。一旦發(fā)現(xiàn)有用戶越權(quán)操作或非法操作，要在第一時間用制止。

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10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.12.161

G275.9

A

1673-0194（2015）12-0218-01

2015-04-22