教學(xué)檔案的管理現(xiàn)狀及問題

舒 暢

（遼寧大學(xué)檔案管理中心，沈陽 110036）

教學(xué)檔案是各級各類學(xué)校的教學(xué)管理機構(gòu)及教師個人，在從事教學(xué)管理、教學(xué)實踐和教學(xué)研究活動中直接形成的，有一定保存價值的文字、圖表、聲像、電子載體等，具有有機歷史聯(lián)系的文件體系。

高校教學(xué)檔案全面、客觀、準(zhǔn)確地反映了我國高等教育事業(yè)的發(fā)展情況，它無論在總結(jié)教育工作的經(jīng)驗教訓(xùn)方面，還是在探索、掌握教育工作的規(guī)律方面作用重大。因此，提升教學(xué)檔案管理工作的水平，可以為學(xué)校的發(fā)展和教學(xué)質(zhì)量的提高提供服務(wù)和保障。

一、教學(xué)檔案的管理現(xiàn)狀

（一）教學(xué)檔案工作人員情況

目前，教學(xué)檔案在絕大多數(shù)院校由一名專職的檔案人員負(fù)責(zé)，這名檔案人員還可能負(fù)責(zé)其他類別的檔案工作，如會計檔案。

教學(xué)檔案工作人員的職責(zé)是：（1）認(rèn)真貫徹執(zhí)行國家《檔案法》，嚴(yán)格遵守檔案工作各項規(guī)章制度，認(rèn)真履行各項程序。（2）做好教學(xué)檔案的收集、整理、保管、利用、統(tǒng)計、編研等工作。（3）督促、檢查、指導(dǎo)相關(guān)部門做好歸檔工作，并做好移交登記。建立登記和統(tǒng)計制度，為上報各類統(tǒng)計報表做好基礎(chǔ)工作。（4）編制必要的檢索工具和參考資料，以及各種匯編工作。（5）做好教學(xué)檔案的鑒定工作，使保存的檔案既精練又完整，對超過保管期限的案卷和失去保存價值的教學(xué)檔案，要認(rèn)真審查，按照審批手續(xù)進(jìn)行銷毀。（6）工作認(rèn)真細(xì)致，提供利用教學(xué)檔案要主動、熱情、迅速、準(zhǔn)確。（7）增強宣傳意識，不失時機的宣傳檔案工作的重要性，擴(kuò)大教學(xué)檔案工作的影響。

（二）教學(xué)檔案工作制度建設(shè)情況

隨著教學(xué)檔案工作廣泛而深入的開展，教學(xué)檔案工作制度必須適應(yīng)其快速多變的發(fā)展特點。為此，各高校給予高度重視，不少院校將教學(xué)檔案管理的規(guī)章制度根據(jù)本校的實際情況，重新修訂，其中主要包括檔案歸檔、保管、借閱、保密、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等一系列制度，如《××大學(xué)教學(xué)類檔案管理辦法》，明確了教學(xué)檔案工作者的崗位責(zé)任和工作規(guī)范要求。

此外，伴隨著國家檔案部門、教育部門相繼出臺的高等學(xué)校檔案工作評估活動，為傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理模式注入了生機與活力，打破了傳統(tǒng)模式中由于缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)而出現(xiàn)的“閉門造車”、“百花齊放”的局面。多數(shù)院校均根據(jù)本單位教學(xué)檔案管理的實際情況，按照評估的原則要求，對本單位的教學(xué)檔案進(jìn)行了重新整理，在經(jīng)過整改的陣痛后，各高校的教學(xué)檔案管理逐漸走上了科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理軌道，并為各校的檔案管理的達(dá)標(biāo)升級工作奠定了堅實的基礎(chǔ)。

（三）教學(xué)檔案信息化建設(shè)情況

筆者在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，目前，大多數(shù)高校都配備了密集架、服務(wù)器、空調(diào)、防盜門窗、高速掃描儀等，使檔案庫房具備了防火、防盜、防潮、防蟲蛀等功能，這就為教學(xué)檔案的現(xiàn)代管理提供了設(shè)施保障，為長期安全、完整地保護(hù)好教學(xué)檔案創(chuàng)造了良好的外部環(huán)境。但應(yīng)當(dāng)看到是，教學(xué)檔案的數(shù)字化程度多數(shù)停留在目錄級數(shù)字化，只有一些學(xué)校對教學(xué)檔案中的學(xué)籍檔案部分實現(xiàn)了全文數(shù)字化。

（四）教學(xué)檔案利用服務(wù)工作情況

教學(xué)檔案主要來源于學(xué)校的教學(xué)工作、教育活動領(lǐng)域，是真實的歷史記錄與成果表現(xiàn)形式，是教學(xué)人員、教務(wù)工作人員智慧的結(jié)晶和辛勤的勞動成果。人們要不斷創(chuàng)新、開拓，需要查考和借鑒已有的歷史資料和知識成果。筆者在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，從利用教學(xué)檔案的人員來看，主要是教師、學(xué)生，占85%以上，其次為教務(wù)部門人員，這與教學(xué)檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域有關(guān)，它來源于教學(xué)領(lǐng)域，服務(wù)于該領(lǐng)域的教學(xué)人員。從某校近3年的統(tǒng)計數(shù)字看，校內(nèi)利用3 880卷，校外利用1 557卷，校內(nèi)人利用遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于校外人員利用。

利用學(xué)籍、成績檔案出現(xiàn)高峰期。檔案館（室）集中管理全部校歷年的學(xué)生學(xué)籍、成績檔案。近幾年，隨著改革開放形勢的發(fā)展，前來利用學(xué)籍、成績檔案的人越來越多。也從該校近3年教學(xué)檔案利用情況看，2012年利用543人次，2013年621人次，2014年達(dá)815人次，呈逐年上升趨勢。從利用目的看，有的為升學(xué)、晉級，有的為辦理離退休，有的為人才交流或工作調(diào)動，有的為教齡、工齡和辦理畢業(yè)證明，更多的是為出國留學(xué)查詢成績。利用學(xué)籍、成績檔案目前呈現(xiàn)高峰期。從利用年齡層次看，青年人居多，中年人次之，80歲以上的老校友也有。

二、教學(xué)檔案存在的主要問題

近年來，隨著我國高等教育管理體系改革的深化和高等教育的迅速發(fā)展，高校的教學(xué)檔案管理工作也出現(xiàn)了許多問題。高校教學(xué)檔案工作者只有不斷研究、解決這些問題，才能適應(yīng)高等教育改革和發(fā)展的需要，從而充分發(fā)揮教學(xué)檔案的作用，更好地為高校的改革和發(fā)展服務(wù)。

（一）教學(xué)檔案收集難

收集工作是檔案工作的起點，“收集工作是文件向檔案轉(zhuǎn)化的第一環(huán)節(jié)，也是關(guān)鍵環(huán)節(jié)和工作難度最大的環(huán)節(jié)。”[1]然而，在教學(xué)檔案的收集中，仍然存在不少問題。

1．教學(xué)檔案的收集不齊全

教學(xué)檔案產(chǎn)生于教學(xué)、教輔單位，校、院、系（部）沒有配備專職檔案管理人員，通常由行政人員、教學(xué)秘書兼任，并且更換頻繁，沒有受過專業(yè)知識培訓(xùn)，對教學(xué)檔案的歸檔內(nèi)容不夠了解，以至于相當(dāng)一部分教學(xué)材料散存于部門、個人手中或者沒有及時收集整理，從而導(dǎo)致教學(xué)檔案材料不齊全、不完整。例如，有的學(xué)校在準(zhǔn)備備查資料時，找不到完整的教學(xué)改革會議材料、有關(guān)的專題材料及教學(xué)大綱、優(yōu)秀教案、自編教材、教學(xué)科研成果等材料；有些材料雖然找到了，但往往是“有頭無尾、有終無始”，如重點課程建設(shè)有請示報告、審批表，但缺少上級主管部門的正式批復(fù)或具體實施過程中形成的材料等等，為了迎接本科教學(xué)水平評估，雖然按照要求進(jìn)行了補充，但在人力、物力、時間上造成很大浪費，對日常的教學(xué)工作也帶來一定的影響。

2．教學(xué)檔案的收集不規(guī)范

教學(xué)檔案的收集帶有隨意性。盡管有的學(xué)校制定了歸檔制度，但歸檔范圍不明確，沒有具體的要求，該收集的沒有收集，不該收集的文件倒收集上來了；有的只注重“紅頭文件”[2]的收集，而不重視本處（室）、系（部）自己產(chǎn)生的教學(xué)材料的收集；有的有正文，無發(fā)文底稿或簽批單，有的材料殘缺不全，有的證件缺附件，有的批復(fù)無請示，有的同一份材料重復(fù)收集等等，部分檔案材料原始記錄書寫用圓珠筆、傳真件、復(fù)印件代替，紙張大小不一，長短不齊，不符合規(guī)范等。

3．教學(xué)檔案的內(nèi)容沒有與時俱近

教學(xué)檔案的歸檔范圍主要包括綜合類、學(xué)科與實驗室建設(shè)、招生類、學(xué)籍管理類、課堂教學(xué)與實踐、學(xué)位類、畢業(yè)生類、教材類。然而，隨著高校教育體制改革和本科教學(xué)水平評估工作的開展，各大院校在迎接評估、檢查的過程中，形成了許多新類型的檔案材料，如“211工程檔案”、“教學(xué)評估檔案”等等，這些檔案的歸屬問題，現(xiàn)已成為各大院校檔案工作者爭論的焦點。有的學(xué)校為了穩(wěn)妥起見，不破壞高校檔案原有的分類體系，把“211工程檔案”、“教學(xué)評估檔案”作為一個個獨立的專題來管理。筆者認(rèn)為這是與國家制定的原有的分類體系相違背的，211工程和本科教學(xué)水平評估主要是為提高高校的教學(xué)質(zhì)量服務(wù)的，應(yīng)該歸入教學(xué)檔案的歸檔范圍。

（二）教學(xué)檔案利用的不充分

1．注重基礎(chǔ)工作，忽視利用工作

長期以來，領(lǐng)導(dǎo)僅僅把文件材料是否收集保管好、出不出什么差錯作為評價教學(xué)檔案工作優(yōu)劣的主要標(biāo)準(zhǔn)。因此，從指導(dǎo)思想到工作安排，都著重強調(diào)基礎(chǔ)工作，將利用工作放在次要地位。教學(xué)檔案工作人員也把主要精力放在了文件材料的收集、整理、鑒定等工作環(huán)節(jié)上，常常埋頭于大量的文件材料之中，無暇顧及各方面的利用需求去開展利用和編研工作。

2．提供利用方式單一

作為教學(xué)檔案工作的目的和重點——利用工作迫切要求加強教學(xué)檔案開發(fā)的速度與數(shù)量。而目前教學(xué)檔案的開發(fā)利用工作與其他基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作相比尚顯薄弱。利用工作多限于被動式的你查我調(diào)、等客上門的單一服務(wù)方式，而主動開發(fā)教學(xué)檔案為用戶服務(wù)的工作，做的還很不夠。管理教學(xué)檔案的工作人員，又多拘泥于傳統(tǒng)的手工勞作—訂訂裝裝、抄抄寫寫，因而根本無暇顧及編研開發(fā)教學(xué)檔案資源。即使做了一些編研開發(fā)工作，也因重數(shù)量、輕質(zhì)量，盲目開發(fā)，所以開發(fā)出來的產(chǎn)品也大多流于形式，停留于表面，層次較淺，具有一定深度的編研產(chǎn)品所占比例較少，時效性、針對性較差，相反卻造成了人力、物力、財力的極大浪費，產(chǎn)生負(fù)效應(yīng)。

（三）教學(xué)檔案信息化建設(shè)水平參差不齊

高校檔案部門基本配備了計算機、掃描儀等硬件設(shè)施，但目前教學(xué)檔案的開發(fā)利用工作大多處于相對落后的狀態(tài)，教學(xué)檔案的檢索體系比較單一，計算機在教學(xué)檔案管理中的作用還沒有得到充分發(fā)揮。教學(xué)檔案材料從收集、整理到保管、利用等環(huán)節(jié)主要依靠傳統(tǒng)的手工操作，工作進(jìn)度慢，利用效率低。

目前，大多數(shù)教學(xué)檔案的數(shù)字化還停留在案卷級、文件級目錄上，有的甚至還是一片空白，要想看到教學(xué)檔案全文，還得通過手工檢索，這不僅影響檔案的利用效率，也不利于檔案的保護(hù)。

筆者在調(diào)查中還發(fā)現(xiàn)，目前推出的高水平檔案管理軟件（如“南大之星”、“世紀(jì)科怡”的）不多，而且很多院校購買的檔案管理軟件是單機版，即使購買的是網(wǎng)絡(luò)版，也沒有建立與校園網(wǎng)的鏈接。要么按照單機版使用，要么在局域網(wǎng)的小范圍使用。再有就是，目前全國在廣域網(wǎng)上能看到的高校檔案館網(wǎng)很少，有實際功能的就更少，很多也只是掛在校園網(wǎng)上，而且只對校內(nèi)辦公人員開放，本校學(xué)生和其他人員根本就登錄不上。當(dāng)然，也有連網(wǎng)站（頁）都沒有的。這樣就使得教學(xué)檔案由其形成部門整理非常困難，同時，其他部門也不能利用現(xiàn)代化的快捷手段方便的查找所需的教學(xué)檔案。

這些問題已經(jīng)影響到教學(xué)檔案信息資源的共享。“檔案信息資源共享是指在有效整合館藏檔案信息的基礎(chǔ)上，運用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)傳遞檔案信息，同時加強科學(xué)管理，實現(xiàn)檔案信息的社會共享。”[3]目前教學(xué)檔案的現(xiàn)狀與資源共享的要求相距甚遠(yuǎn)，信息化建設(shè)任務(wù)還相當(dāng)艱巨。如何滿足教師對管理信息的需求，教學(xué)成果如何有效交流，學(xué)校之間的教學(xué)資源如何充分利用等問題，將隨著改革的深入而日益突出。

[1]李淑艷.高校教學(xué)檔案管理的創(chuàng)新模式思考[J].中國科技信息，2005，（12）．

[2]李志清.新形勢下檔案的信息化管理[J].檔案天地，2006，（4）．

[3]丁振偉.淺談新時期教學(xué)檔案管理[J].遼寧教育研究，2010，（2）．