文書檔案管理中存在的問題及對策探討

邢煒

摘 要：文書檔案管理在單位發展過程中占據著重要地位。文書檔案是記錄信息的一種載體，涉及到單位內部文件、物品存檔以及書刊資料等等，側重對各類資料的收集與保存，具有較強的機密性、專業性以及政策性，能夠有效確保各類資料的質量以及完整性。但是文書檔案在管理過程中，還存有一些問題需要解決，為此，該文就將對其存在的問題以及相應的對策展開進一步的探討。

關鍵詞：文書檔案管理 存在的問題 對策 探討

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2015）12（c）-0185-02

文書檔案管理能夠在各個單位工作過程中發揮重要作用，其管理水平越高，越能體現出單位的發展水平，是反映單位運行的客觀記錄。但是由于我國社會經濟的快速發展，使得原來的文書檔案管理已經不再適應當前單位發展的需求，需要對文書檔案管理加強研究，找出提升其管理水平的措施，使其能夠滿足單位發展的需求。

1 文書檔案管理中存在的問題

1.1 重視程度不足

文書檔案管理實際發展的時間較短，因此其在各個單位真正運行工作時，經常會受到單位領導的忽視，主要原因是由于單位領導對文書檔案管理的了解不足，不能正確認識文書檔案管理可以發揮的作用，在實際調查、研究以及管理的過程中，不夠認真、仔細與規范，致使單位中的文書檔案出現嚴重流失現象。如果發生急需文書檔案時，就會出現“慌亂”，單位的領導層找不出任何頭緒；還有一些單位對文書檔案管理加強了重視，并為之投入了人力、物力，但是并沒有達到理想效果，出現這種情況的主要原因是該單位并沒有針對如何做好文書檔案管理，制定出一個合理的規劃。

1.2 未能做好與其他工作的銜接

文書檔案管理對于單位檔案管理工作而言，占據了非常重要的位置，是單位整個檔案管理的重要組成內容，因此，單位要想做好檔案管理工作，應當加強對文件檔案管理的重視。文書檔案管理雖然與檔案管理存在一定的關聯，但是二者之間還是存在很多不同之處，單位只有將二者明確的卻分開，才能提升文書檔案管理的質量，但是在很多單位實際運行的過程中，總是將文書檔案管理與檔案管理混淆，將二者混為一體，導致單位工作人員認為，完成了文書檔案管理就等同于完成了整個單位的檔案管理工作，最終造成管理工作在銜接時出現脫離情況。

1.3 工作人員素質較差

文書檔案管理發展起來的時間較短，加之單位領導對文書檔案管理的重視程度不足，所以，單位也并沒有針對工作人員展開相應的培訓，大多數工作人員都是臨時借調過來的，這些工作人員并不具備較強的專業能力；甚至部分工作人員連基本的管理知識也不了解，在進入崗位之前也并沒有進行崗前培訓，是一種無證上崗狀態，這在一定程上嚴重影響了文書檔案的有效性與合理性，進而影響了工作人員的整體素質。由于文書檔案管理的工作人員存在素質低下，使得他們在實際工作過程中，不能有效的完成文書檔案管理工作，進而導致文書檔案管理經常出現疏漏，如果單位不能盡快對這種現象做出調整，會給單位文書檔案管理帶來直接影響[1]。

2 文書檔案管理出現問題的原因

2.1 工作較為復雜

文書檔案管理在實際工作中，需要進行收集、整理、保存等工作，其中收集與保存是檔案管理工作中的重點，同樣也是難點。原因就是由于其工作性質過于復雜，涉及面較為廣泛，需要進行收集的資料也過于繁瑣，因此在一定程度上加大了文書檔案管理人員的工作難度，只有加強對文書檔案管理的探討與分析，找出其存在的問題，才能有效提升工作人員的工作實效。

2.2 文書是工作依據

文書檔案管理在實際工作中，需要通過文書開展各項工作，因為文書檔案管理就是通過對文書采集、整理與記錄形成的一種管理模式，在某種情況下，文書檔案會直接影響到文書檔案管理的質量。除此之外，文書檔案還是反映工作內容的基礎部分，主要體現在財務方面、業務方面以及人事方面等，充分說明了文書檔案管理具有較強的復雜性，加之近年來科學技術的不斷發展，文書檔案出現了多元化趨勢，其內容的不斷擴充以及載體的多元化，都給文書檔案管理帶來了較大壓力。

3 解決文書檔案管理問題的對策

3.1 加強對文書檔案管理的重視

單位要想改善當前文書檔案管理的現狀，必須要加強對它的重視，因為“思想方面的改變，能夠促使行動發生改變”。所以，單位領導應當加強對文書檔案管理的重視。如：單位領導可以在開展集體會議時，針對文書檔案管理提出相應的建議與意見，提升所有運行部門的審查力度；還可以在單位內部加大對文書檔案管理的宣傳力度，通過這種方式能夠有效改變工作人員對該項管理的認識，進而有效提升工作人員的積極性。

3.2 做好銜接工作

文書檔案管理是單位各項工作結束之后的總結，因此，單位要想有效提升文書檔案管理水平，還需要做好文書檔案管理與其他檔案管理工作之間的銜接。單位可以強化文書檔案管理工作人員與其他部門之間的聯系，使二者能夠進行及時的溝通交流，實時掌握單位所有部門之間的工作狀況，通過這種方式能夠有效確保單位文書檔案的全面性、真實性以及可靠性，使原來被動的工作性質發生轉變，轉化成主動的工作性質，進而能夠有效提升單位文書檔案管理的質量，促進單位文書檔案管理工作得以順利的開展。

3.3 加強對工作人員的培訓

單位從事文書檔案管理的工作人員，存在著素質較低、專業知識層次不齊的現狀，這在一定程度上嚴重影響了文書檔案管理的水平。從事文書檔案管理的工作人員，不僅需要其具有專業的文書檔案管理知識，還要具備較廣的知識面。這就要求單位必須要加強對工作人員的培訓，只有這樣才能改善當前文書檔案管理的現狀。單位可以為工作人員提供學習的機會，如定期對工作人員進行專業知識的培訓，以此來有效提高工作人員的整體素質，或者是單位對開展的文書檔案管理進行深化，使工作人員的管理理念得到進一步的升華，促進該項工作的順利完成。除此之外，單位可以制度相應的規定，每個進入單位內部從事文書檔案管理的工作人員都必須要接受崗前培訓，在獲得相應等級之后持證上崗，這樣也可以為單位文書檔案管理做好鋪墊[2]。

4 結語

通過上述內容，從中可以看出，文書檔案管理能夠反映出單位的發展水平，但是由于單位領導層對于文書檔案管理的了解不足，以及工作人員的素質水平偏低等原因，導致單位對文書檔案管理并不重視，使其難以發揮出潛在作用。為此，單位需要加強對文書檔案管理的重視，通過有效措施提升文書檔案的使用價值，進而存進單位得到更好的發展。

參考文獻

[1] 何小飛.探討文書檔案管理中存在的問題及對策研究[J].東方企業文化，2014（14）：97，100.

[2] 譚祿.淺析文書檔案管理中存在的問題及對策[J].赤子（上中旬），2014（19）：245.