基于高校教務(wù)系統(tǒng)中教室資源的信息化管理

俞啟祥

【摘 要】教室是高校教學(xué)活動的主要場所，傳統(tǒng)的教室管理模式難以將教室的使用情況快速地共享，且手工管理容易出現(xiàn)教室沖突等多種問題，嚴(yán)重影響到教學(xué)活動的正常進(jìn)行。本文主要分析了如何解決教室信息閉塞，建立教室資源管理系統(tǒng)，以此為中心整合各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)，對教室資源的使用信息做系統(tǒng)化的統(tǒng)一管理，科學(xué)地管理和分配教室資源。

【關(guān)鍵詞】高校教室 信息化管理系統(tǒng) 資源

教室是高校教學(xué)活動的基礎(chǔ)設(shè)施，不僅承擔(dān)著課程教學(xué)的任務(wù)，而且是學(xué)生日常學(xué)習(xí)生活、會議、培訓(xùn)、社團(tuán)活動的重要場所。高校招生規(guī)模不斷增加，不僅課程教學(xué)需要占用大量的教室，而且各類講座、學(xué)生社團(tuán)活動也需要使用部分教室資源。目前我校在教室管理中，管理手段比較落后，教室利用率不高，難以高效地統(tǒng)籌和分配教室資源。本人結(jié)合實際的工作經(jīng)驗，通過設(shè)計教室信息管理系統(tǒng)，整合與其相輔助的系統(tǒng)，使用現(xiàn)代信息技術(shù)，科學(xué)合理地管理和分配教室資源，并且對系統(tǒng)在教室管理的應(yīng)用提出一些設(shè)想。

一、高校教室管理存在的問題

1.教室的使用和管理不統(tǒng)一

我校教室的使用大致分成兩類，一類是公共教室，供全校所有年級學(xué)生使用，由教務(wù)處統(tǒng)一管理，除了滿足正常的課堂教學(xué)安排外，無課程安排的教室可作為學(xué)生自習(xí)教室或者提供給學(xué)生開展社團(tuán)活動或者講座；另一類是專用教室，教務(wù)處根據(jù)各院系需求分配給學(xué)院使用，由學(xué)院根據(jù)自己的教學(xué)需要自行決定。在教室的使用管理上，除教務(wù)處對教室的使用進(jìn)行管理外，教室配置的多媒體設(shè)備，設(shè)備的日常管理及維護(hù)則由現(xiàn)代教育技術(shù)中心管理，而教室其他的日常維護(hù)，如清理衛(wèi)生、教室設(shè)備的安全保障等相關(guān)的工作由其他的部門分別管理。

2.管理手段落后

目前，我校教室管理仍然采用傳統(tǒng)的方式，以手工登記的形式對教室使用情況進(jìn)行集中管理。教室借用的手續(xù)比較煩瑣，教室的使用需要多個部門的簽字審批，審批成功后還需將審批結(jié)果反饋至各個管理部門，整個教室申請的流程較長，而且需要花費一定的時間成本。手工操作不僅辦事效率低，也容易出現(xiàn)差錯，教室重復(fù)出借，導(dǎo)致使用上的沖突。

3.教室的使用信息共享難

在當(dāng)前的管理模式下，各個管理部門在管理教室中產(chǎn)生的教室信息很少在各部門間共享，導(dǎo)致教室信息的利用率不高，教室的設(shè)備出現(xiàn)故障后，無法及時通知相關(guān)的任課教師和學(xué)生調(diào)整上課地點，影響教學(xué)秩序。同時，每個學(xué)期的課程上課安排以及期末的考試安排中，因為教室的使用情況無法共享到各院系，使得課程安排和考試安排工作均需要由教務(wù)處管理員完成，不僅增加了工作人員的工作量，也增加了工作壓力，同時使得整個工作的進(jìn)度變長，效率極低，浪費有限的人力資源。

二、高校教室資源管理的解決方案

系統(tǒng)整合結(jié)構(gòu)圖如圖1所示

1.構(gòu)建教室資源管理系統(tǒng)，設(shè)計教室分配接口

（1）建立教室基本信息

記錄學(xué)校教室的基本信息，如座位數(shù)，可容納考試人數(shù)，是否配置多媒體設(shè)備，教室的使用權(quán)限，教室配備的其他設(shè)備信息。

（2）建立教室使用狀態(tài)信息

按照教學(xué)時間每天上午8：00-12：00，中午12：00-2：30，下午2：30-6：30，晚上7：00-10：00，每周7天，每個學(xué)期20周，每一間教室設(shè)置時間標(biāo)志，記錄是否在用，保證每個時間點均能有數(shù)據(jù)記載。

（3）設(shè)計教室分配接口

設(shè)計系統(tǒng)接口，使用標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)格式，為請求使用教室的業(yè)務(wù)系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)服務(wù)。系統(tǒng)根據(jù)使用時間、使用人數(shù)、設(shè)備要求等信息提供滿足條件的教室，確認(rèn)教室借出后對教室的使用狀態(tài)進(jìn)行更新。

2.整合教務(wù)管理系統(tǒng)，使用統(tǒng)一接口申請教室資源

教務(wù)系統(tǒng)中的排課系統(tǒng)與教室的使用密切相關(guān)，教務(wù)處排課人員或者院系的排課人員使用教務(wù)系統(tǒng)中的排課系統(tǒng)。在排課過程中，排課系統(tǒng)將課程上課的信息，如上課周數(shù)，星期幾，某幾節(jié)課程，是否單雙周上課，需要多大的教室，是否需要多媒體設(shè)備或者語音設(shè)備，通過教室資源系統(tǒng)的接口發(fā)送申請教室的請求，教室資源系統(tǒng)依據(jù)申請條件篩選滿足課程安排的教室反饋至排課系統(tǒng)，排課人員根據(jù)要求選擇教室，排課系統(tǒng)選定教室完成后，教室資源系統(tǒng)自動記錄被選教室的使用狀態(tài)。

考試安排系統(tǒng)與排課系統(tǒng)一樣，均需要大量使用教室資源。教務(wù)處考試安排人員或者院系的考試安排人員使用教務(wù)系統(tǒng)中的考試安排系統(tǒng)，考試安排的過程與排課的過程類似，也是由考試安排系統(tǒng)向教室資源系統(tǒng)發(fā)送申請教室的請求，考試安排人員選定使用的教室后，教室資源系統(tǒng)自動記錄被選教室的使用狀態(tài)。

3.建立教室借用系統(tǒng)與調(diào)課系統(tǒng)

為了滿足各類講座、社團(tuán)活動能夠更方便地使用教室，需建立教室網(wǎng)上借用系統(tǒng)。在校師生使用該系統(tǒng)在網(wǎng)上自助申請活動或者講座的教室，教室資源系統(tǒng)根據(jù)系統(tǒng)的設(shè)定提供滿足申請要求的教室，申請人可自行選定，提交申請后，根據(jù)審批流程逐級審批申請單，審批通過后，申請人可直接在線查閱并使用教室，管理部門在線根據(jù)審批結(jié)果開放教室和教學(xué)設(shè)備。

任課教師由于各種原因，如生病、出差等，需要辦理調(diào)課，傳統(tǒng)的方式是填寫調(diào)課單，各院系審批，最后由教務(wù)處審批并分配教室。為了提高教學(xué)服務(wù)效率，建立網(wǎng)上調(diào)課管理系統(tǒng)供教師網(wǎng)上申請調(diào)課以及補課。提交申請后，根據(jù)審批流程，學(xué)院教學(xué)負(fù)責(zé)人以及教務(wù)處管理人員逐級網(wǎng)上審批，完成對教師調(diào)課的申請。審批通過后，調(diào)課系統(tǒng)自動向教室資源系統(tǒng)提交調(diào)課信息，并且釋放原來已安排課程的教室的使用狀態(tài)。補課時，老師可以在系統(tǒng)上根據(jù)時間自行申請補課，并且申請教室。

4.融合各個系統(tǒng)信息資源，提供數(shù)據(jù)查詢

整合排課系統(tǒng)、考試安排系統(tǒng)、調(diào)課系統(tǒng)、教室借用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)信息，采集教室借用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，對申請進(jìn)行分類，提取使用教室而舉行的各類活動、講座信息，以及課程安排信息、教師調(diào)課信息、考試安排信息。學(xué)校師生可以通過使用PC或者智能手機(jī)在線查詢各間教室各個時間段實時的使用情況。

5.系統(tǒng)應(yīng)用擴(kuò)展性的設(shè)想

不僅教學(xué)使用的教室可以通過管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)管理，學(xué)校的其他辦公場地、會議室也可以按照上述的方式進(jìn)行管理或者融合統(tǒng)一管理，并且可以開放符合條件的會議室供更多的師生交流學(xué)習(xí)之用，這樣更能提高學(xué)校辦公資源的利用率。

將設(shè)備的使用管理納入教室資源管理系統(tǒng)中，讓設(shè)備數(shù)據(jù)與教室管理系統(tǒng)、排課系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交互，可以實時向各個管理部門推送設(shè)備使用情況，讓設(shè)備維護(hù)部門能夠及時對設(shè)備進(jìn)行維護(hù)、升級，或者因設(shè)備故障等原因提前通知上課班級或任課教師做教學(xué)調(diào)整。

圖1 系統(tǒng)整合結(jié)構(gòu)圖

表1 各時間段各使用率的教室占有比例

上午 下午 晚上

使用率 80%以上 60%-80% 60%以下 80%以上 60%-80% 60%以下 80%以上 60%-80% 60%以下

2013年 33% 50% 17% 0% 30% 70% 0% 13% 87%

2014年 38% 59% 3% 0% 34% 66% 0% 24% 76%

表2 各類活動教室使用申請次數(shù)

周一 周二 周三 周四 周五 周六 周日 合計

2013 84 354 162 152 182 140 182 1256

2014 142 443 131 164 167 298 295 1640

三、結(jié)語

筆者所在的學(xué)校在使用該系統(tǒng)后，由于教室借用審批流程的精簡，師生使用教室的申請不斷增加（表1），而且教室的使用率有所提高（表2），任何的教室申請流程以及使用情況均可實時查詢，審批人員的審批過程并未占用大量時間。由于教室的使用信息完全共享，每個學(xué)期在課程安排以及考試安排中，教務(wù)處人員以及院系教務(wù)員均可同時進(jìn)行，不僅減少教務(wù)處工作人員的工作量，并且加快了整個工作的進(jìn)度，大大降低手工方式產(chǎn)生的錯誤。實時的教室使用查詢也更方便地了解各間教室的使用情況以及使用目的。完善的數(shù)據(jù)也為教務(wù)部門更好地分配教室和管理教室提供了有力的依據(jù)。管理系統(tǒng)改變了原本的管理方式，為學(xué)校的教學(xué)活動和學(xué)生學(xué)習(xí)生活的開展提供了有力的保障。

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