檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)開發(fā)過程中的系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)

劉淑新

檔案數(shù)字化與傳統(tǒng)檔案相比最人的區(qū)別在于載體形式的變化，傳統(tǒng)的檔案多以紙質(zhì)材料為載體，而檔案數(shù)字化則多以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為載體。隨著我國信息化社會(huì)的不斷深入，傳統(tǒng)檔案管理工作逐步被檔案數(shù)字化管理所代替，如何提高檔案數(shù)字化管理工作的效率也成了企事業(yè)單位發(fā)展中的一項(xiàng)重要工作。只有做好檔案數(shù)字化管理工作，才能夠能檔案信息充分利用起來，從而更好地推動(dòng)企事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。檔案安全歷來就包括實(shí)體安全和信息安全，檔案信息安全正迎來大數(shù)據(jù)時(shí)代和云計(jì)算環(huán)境下的新風(fēng)險(xiǎn)、新挑戰(zhàn)。新環(huán)境下的信息安全盡管與以往的信息安全有著歷史的邏輯承續(xù)，但形成了一些新的特點(diǎn)，其風(fēng)險(xiǎn)鏈、風(fēng)險(xiǎn)域和風(fēng)險(xiǎn)度都有了諸多新變化，呈現(xiàn)出隱蔽的關(guān)聯(lián)性、集群的風(fēng)險(xiǎn)性、泛在的模糊性、跨域的滲透性以及交義的復(fù)雜性等特點(diǎn)，需要加強(qiáng)研究。在深入研究之前，需要厘清相關(guān)概念:云計(jì)算是你在做的事，而大數(shù)據(jù)是你擁有的東西。一言以蔽之，大數(shù)據(jù)是在云計(jì)算基礎(chǔ)架構(gòu)之上的應(yīng)用形式。由于大數(shù)據(jù)平臺(tái)基本上由基礎(chǔ)層、管理層、分析層和應(yīng)用層架構(gòu)而成，在檔案管理的工作實(shí)踐中，對(duì)數(shù)據(jù)庫的管理勢(shì)必對(duì)應(yīng)檔案信息的收集、管理、利用等方面。“大數(shù)據(jù)”概念的引入，使檔案工作從內(nèi)容到范圍、形式都與固有觀念有所不同。

1. 檔案數(shù)字化及其應(yīng)用現(xiàn)狀

1.1 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)是檔案數(shù)字化管理工作開展的平臺(tái)，如果缺少了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)作為支撐，那么檔案數(shù)字化管理也就無從談起。近年來，我國計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展可以說已經(jīng)非常成熟了，兒乎所有的企事業(yè)單位都實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公和電算化業(yè)務(wù)，這些都會(huì)檔案數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。同時(shí)，信息產(chǎn)業(yè)技術(shù)的和其他專業(yè)技術(shù)的崛起，也為檔案數(shù)字化管理的有效開展提供了便利條件，比如說通信技術(shù)、電子技術(shù)等。

1.2 檔案數(shù)字化管理是隨著現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)以及存儲(chǔ)技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的，它是通過計(jì)算機(jī)技術(shù)將模擬信號(hào)轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號(hào)，具體操作是利用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程，然后利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)其進(jìn)行管理，進(jìn)而形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的數(shù)字化檔案信息庫，最終準(zhǔn)確方便快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享，以滿足社會(huì)對(duì)檔案利用的需求。與傳統(tǒng)檔案管理相比，檔案數(shù)字化管理具有提高經(jīng)濟(jì)效益、提高辦公效率、增強(qiáng)檔案原件保護(hù)等小可替代的先進(jìn)性，使檔案保存更加便捷、持久、穩(wěn)定，極大地提高了檔案信息利用率，最大限度地實(shí)現(xiàn)了資源共享，因此，社會(huì)對(duì)檔案的數(shù)字化管理接受程度較高。

1.3 檔案數(shù)字化而臨著一系列挑戰(zhàn)。檔案數(shù)字化是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新舉措、新要求，順應(yīng)這一趨勢(shì)，許多黨政機(jī)關(guān)及企事業(yè)單位逐步引進(jìn)了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，積極推廣、參與檔案數(shù)字化管理，配介檔案管理部門建立完整的政府公開信息數(shù)據(jù)庫，為大家提供了便捷有效的檢索、查詢和服務(wù)。然而，由于職工老齡化嚴(yán)重，計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力普遍較弱，有的思想守舊，仍舊習(xí)慣于傳統(tǒng)紙質(zhì)化辦公;由于黨政機(jī)關(guān)及部分企業(yè)集團(tuán)涉及國家秘密及商業(yè)機(jī)密較多，部分資料公開范圍受嚴(yán)格控制，加之近年來網(wǎng)絡(luò)犯罪屢見小鮮，信息女全事故頻發(fā)，因此，檔案數(shù)字化在實(shí)際推廣過程中還而臨著一系列問題和挑戰(zhàn)。

2.檔案數(shù)字化應(yīng)用存在的問題

2.1 從上世紀(jì)90年代國內(nèi)最早的檔案管理軟件產(chǎn)生至今，已經(jīng)經(jīng)歷了近20年的發(fā)展。隨著計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字化檔案管理方式在分布形式上從最初的單機(jī)版(C/S架構(gòu))、到網(wǎng)絡(luò)版(B/S架構(gòu))、直至發(fā)展到最新的面向服務(wù)的數(shù)據(jù)平臺(tái)(CSOA架構(gòu));在功能上則從單一的僅實(shí)現(xiàn)簡單檔案管理的軟件、到檔案管理軟件與OA系統(tǒng)整合的數(shù)據(jù)庫、再到現(xiàn)今的將數(shù)字化檔案管理方式滲透到整個(gè)工作流(work flow)的數(shù)據(jù)庫平臺(tái)。檔案大數(shù)據(jù)是在檔案方面涉及的資料量規(guī)模巨大到無法通過目前主流軟件工具，在合理時(shí)問內(nèi)達(dá)到擷取、管理、處理并整理成為幫助企業(yè)經(jīng)營決策更積極目的的信息。[9]因此，檔案信息管理系統(tǒng)的安全在很大程度上決定了檔室信息的安全。

2.2 缺乏檔案數(shù)字化專業(yè)人才。檔案數(shù)字化管理是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的技術(shù)活兒，檔案管理從業(yè)人員小僅要有基本的檔案管理知識(shí)，還需要熟練掌握計(jì)算機(jī)掃描、圖形處理、音視頻處理等較高的計(jì)算機(jī)技能，具備較強(qiáng)的信息處理能力。檔案數(shù)字化是一個(gè)新興行業(yè)，也是一門新學(xué)問，而目前許多單位檔案管理人員并非檔案專業(yè)畢業(yè)，屬于“半路出家”型，尤其是廣大基層檔案管理人員，他們中的大部分人既沒有檔案管理相關(guān)知識(shí)，更沒有接受過檔案數(shù)字化相關(guān)的專業(yè)培訓(xùn)。仍存在較多女全隱患。山于黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位涉及一些國家機(jī)密、商業(yè)秘密等，雖然有的單位辦公自動(dòng)化程度較高，但是一部分文件資料卻無法進(jìn)行檔案數(shù)字化處理，使檔案數(shù)字化管理推行受到一定影響。近年來，網(wǎng)絡(luò)信息女全事件頻發(fā)，部分機(jī)關(guān)、單位對(duì)檔案數(shù)字化安全性仍有顧慮。

2.3 積極解決檔案數(shù)字化進(jìn)程中存在的難題。檔案數(shù)字化已經(jīng)成為檔案工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，經(jīng)常會(huì)遇到一些疑難問題，比如，數(shù)字化檔案信息的知識(shí)產(chǎn)權(quán)問題;數(shù)字化檔案信息的利用方式與女全保密問題;數(shù)字化檔案信息的備份與載體壽命問題等等。針對(duì)檔案數(shù)字化進(jìn)程中出現(xiàn)的這些疑難問題，要積極組織力量開展專題研究，尋找解決辦法或方案，確保數(shù)字化工作順利開展。同時(shí)，還要多請(qǐng)教相關(guān)專家和上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門，并注意在實(shí)踐中積累經(jīng)驗(yàn)。

3. 檔案信息管理系統(tǒng)安全

3.1 檔案大數(shù)據(jù)技術(shù)的戰(zhàn)略意義不在于掌握龐大的數(shù)據(jù)信息，而在于對(duì)這些有較高價(jià)值的飽含歷史意義的數(shù)據(jù)進(jìn)行專業(yè)化處理。如果把大數(shù)據(jù)比作一種產(chǎn)業(yè)，那么這種產(chǎn)業(yè)實(shí)現(xiàn)盈利的關(guān)鍵，在于提高對(duì)數(shù)據(jù)的“加工能力”，通過“加工”實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的“增值”。這種主動(dòng)提供利用的檔案信息不僅僅是提供原始的檔案信息，還應(yīng)該同時(shí)具有內(nèi)容分析、結(jié)果預(yù)測(cè)、輔助決策等功能

3.2 電子檔案安全評(píng)價(jià)方法有許多，但基于電子檔案性質(zhì)，其安全風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)價(jià)方法卞要有定量分析法、定性分析法、定量與定性結(jié)合分析法。信息安全評(píng)價(jià)體系的構(gòu)建需遵循科學(xué)性、層次性、全而性、獨(dú)立性、可操作性、動(dòng)態(tài)穩(wěn)定性等原則。

3.3 對(duì)管理制度進(jìn)行不斷完善。制定科學(xué)、合理的管理制度并對(duì)其進(jìn)行不斷完善是確保檔案規(guī)范化、數(shù)字化管理的重要依據(jù)。企業(yè)首要任務(wù)就是對(duì)進(jìn)入檔案館的所有檔案資源進(jìn)行嚴(yán)格控制，確保資源的真實(shí)性和有效性。只有這樣，才能夠使得管理制度的制定有用武之地，并將其作用充分發(fā)揮出來。對(duì)檔案管理制度的制定，應(yīng)該從4個(gè)方而著手:第一是加強(qiáng)對(duì)工作人員的管理，應(yīng)該包括對(duì)工作人員身份的審查以及工作效果的評(píng)定和獎(jiǎng)懲等;是對(duì)檔案數(shù)據(jù)的管理制度，該項(xiàng)制度不僅要包含管理工作各個(gè)環(huán)節(jié)的工作規(guī)范，而且還要對(duì)數(shù)據(jù)的安全等級(jí)和安全措施等進(jìn)行進(jìn)一步明確;第三是對(duì)檔案管理環(huán)節(jié)的管理制度，該項(xiàng)制度卞要包括

對(duì)檔案的環(huán)境安全進(jìn)行規(guī)定，比如說自然災(zāi)害防護(hù)、設(shè)備防護(hù)、技術(shù)防護(hù)等;最后一個(gè)方而則是檔案管理系統(tǒng)的安全管理制度，該制度是確保檔案管理系統(tǒng)的正常安全的運(yùn)行，涉及應(yīng)用系統(tǒng)的操作權(quán)限、操作規(guī)范、操作監(jiān)督和備份升級(jí)等。只有將以上兒個(gè)方而的

結(jié)語

大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案信息安全是主動(dòng)地提供檔案數(shù)據(jù)安全保障，而不是等出現(xiàn)了無法挽回的損失進(jìn)行補(bǔ)救。目前所有的相關(guān)研究都是基于這一目的溝超前考慮。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步及相關(guān)技術(shù)的發(fā)履，這些研究結(jié)果必將不斷修正，以更好地為實(shí)際工作服務(wù)。