檔案數字化管理系統開發過程中的系統實現

劉淑新

檔案數字化與傳統檔案相比最人的區別在于載體形式的變化，傳統的檔案多以紙質材料為載體，而檔案數字化則多以計算機網絡為載體。隨著我國信息化社會的不斷深入，傳統檔案管理工作逐步被檔案數字化管理所代替，如何提高檔案數字化管理工作的效率也成了企事業單位發展中的一項重要工作。只有做好檔案數字化管理工作，才能夠能檔案信息充分利用起來，從而更好地推動企事業單位的可持續發展。檔案安全歷來就包括實體安全和信息安全，檔案信息安全正迎來大數據時代和云計算環境下的新風險、新挑戰。新環境下的信息安全盡管與以往的信息安全有著歷史的邏輯承續，但形成了一些新的特點，其風險鏈、風險域和風險度都有了諸多新變化，呈現出隱蔽的關聯性、集群的風險性、泛在的模糊性、跨域的滲透性以及交義的復雜性等特點，需要加強研究。在深入研究之前，需要厘清相關概念:云計算是你在做的事，而大數據是你擁有的東西。一言以蔽之，大數據是在云計算基礎架構之上的應用形式。由于大數據平臺基本上由基礎層、管理層、分析層和應用層架構而成，在檔案管理的工作實踐中，對數據庫的管理勢必對應檔案信息的收集、管理、利用等方面。“大數據”概念的引入，使檔案工作從內容到范圍、形式都與固有觀念有所不同。

1. 檔案數字化及其應用現狀

1.1 計算機網絡技術的飛速發展。計算機網絡是檔案數字化管理工作開展的平臺，如果缺少了計算機網絡作為支撐，那么檔案數字化管理也就無從談起。近年來，我國計算機網絡技術的發展可以說已經非常成熟了，兒乎所有的企事業單位都實現了無紙化辦公和電算化業務，這些都會檔案數字化管理的實現奠定了堅實的基礎。同時，信息產業技術的和其他專業技術的崛起，也為檔案數字化管理的有效開展提供了便利條件，比如說通信技術、電子技術等。

1.2 檔案數字化管理是隨著現代計算機技術、掃描技術以及存儲技術等現代信息技術的發展而產生的，它是通過計算機技術將模擬信號轉換為數字信號，具體操作是利用掃描儀或數碼相機等數碼設備對紙質檔案進行數字化加工，將其轉化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數字圖像或數字文本的處理過程，然后利用計算機系統對其進行管理，進而形成一個有序結構的數字化檔案信息庫，最終準確方便快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享，以滿足社會對檔案利用的需求。與傳統檔案管理相比，檔案數字化管理具有提高經濟效益、提高辦公效率、增強檔案原件保護等小可替代的先進性，使檔案保存更加便捷、持久、穩定，極大地提高了檔案信息利用率，最大限度地實現了資源共享，因此，社會對檔案的數字化管理接受程度較高。

1.3 檔案數字化而臨著一系列挑戰。檔案數字化是順應潮流、適應時代發展的新舉措、新要求，順應這一趨勢，許多黨政機關及企事業單位逐步引進了辦公自動化系統，積極推廣、參與檔案數字化管理，配介檔案管理部門建立完整的政府公開信息數據庫，為大家提供了便捷有效的檢索、查詢和服務。然而，由于職工老齡化嚴重，計算機應用能力普遍較弱，有的思想守舊，仍舊習慣于傳統紙質化辦公;由于黨政機關及部分企業集團涉及國家秘密及商業機密較多，部分資料公開范圍受嚴格控制，加之近年來網絡犯罪屢見小鮮，信息女全事故頻發，因此，檔案數字化在實際推廣過程中還而臨著一系列問題和挑戰。

2.檔案數字化應用存在的問題

2.1 從上世紀90年代國內最早的檔案管理軟件產生至今，已經經歷了近20年的發展。隨著計算機及網絡技術的發展，數字化檔案管理方式在分布形式上從最初的單機版(C/S架構)、到網絡版(B/S架構)、直至發展到最新的面向服務的數據平臺(CSOA架構);在功能上則從單一的僅實現簡單檔案管理的軟件、到檔案管理軟件與OA系統整合的數據庫、再到現今的將數字化檔案管理方式滲透到整個工作流(work flow)的數據庫平臺。檔案大數據是在檔案方面涉及的資料量規模巨大到無法通過目前主流軟件工具，在合理時問內達到擷取、管理、處理并整理成為幫助企業經營決策更積極目的的信息。[9]因此，檔案信息管理系統的安全在很大程度上決定了檔室信息的安全。

2.2 缺乏檔案數字化專業人才。檔案數字化管理是一項專業性較強的技術活兒，檔案管理從業人員小僅要有基本的檔案管理知識，還需要熟練掌握計算機掃描、圖形處理、音視頻處理等較高的計算機技能，具備較強的信息處理能力。檔案數字化是一個新興行業，也是一門新學問，而目前許多單位檔案管理人員并非檔案專業畢業，屬于“半路出家”型，尤其是廣大基層檔案管理人員，他們中的大部分人既沒有檔案管理相關知識，更沒有接受過檔案數字化相關的專業培訓。仍存在較多女全隱患。山于黨政機關、企事業單位涉及一些國家機密、商業秘密等，雖然有的單位辦公自動化程度較高，但是一部分文件資料卻無法進行檔案數字化處理，使檔案數字化管理推行受到一定影響。近年來，網絡信息女全事件頻發，部分機關、單位對檔案數字化安全性仍有顧慮。

2.3 積極解決檔案數字化進程中存在的難題。檔案數字化已經成為檔案工作的一項重要內容，經常會遇到一些疑難問題，比如，數字化檔案信息的知識產權問題;數字化檔案信息的利用方式與女全保密問題;數字化檔案信息的備份與載體壽命問題等等。針對檔案數字化進程中出現的這些疑難問題，要積極組織力量開展專題研究，尋找解決辦法或方案，確保數字化工作順利開展。同時，還要多請教相關專家和上級業務主管部門，并注意在實踐中積累經驗。

3. 檔案信息管理系統安全

3.1 檔案大數據技術的戰略意義不在于掌握龐大的數據信息，而在于對這些有較高價值的飽含歷史意義的數據進行專業化處理。如果把大數據比作一種產業，那么這種產業實現盈利的關鍵，在于提高對數據的“加工能力”，通過“加工”實現數據的“增值”。這種主動提供利用的檔案信息不僅僅是提供原始的檔案信息，還應該同時具有內容分析、結果預測、輔助決策等功能

3.2 電子檔案安全評價方法有許多，但基于電子檔案性質，其安全風險的評價方法卞要有定量分析法、定性分析法、定量與定性結合分析法。信息安全評價體系的構建需遵循科學性、層次性、全而性、獨立性、可操作性、動態穩定性等原則。

3.3 對管理制度進行不斷完善。制定科學、合理的管理制度并對其進行不斷完善是確保檔案規范化、數字化管理的重要依據。企業首要任務就是對進入檔案館的所有檔案資源進行嚴格控制，確保資源的真實性和有效性。只有這樣，才能夠使得管理制度的制定有用武之地，并將其作用充分發揮出來。對檔案管理制度的制定，應該從4個方而著手:第一是加強對工作人員的管理，應該包括對工作人員身份的審查以及工作效果的評定和獎懲等;是對檔案數據的管理制度，該項制度不僅要包含管理工作各個環節的工作規范，而且還要對數據的安全等級和安全措施等進行進一步明確;第三是對檔案管理環節的管理制度，該項制度卞要包括

對檔案的環境安全進行規定，比如說自然災害防護、設備防護、技術防護等;最后一個方而則是檔案管理系統的安全管理制度，該制度是確保檔案管理系統的正常安全的運行，涉及應用系統的操作權限、操作規范、操作監督和備份升級等。只有將以上兒個方而的

結語

大數據時代的檔案信息安全是主動地提供檔案數據安全保障，而不是等出現了無法挽回的損失進行補救。目前所有的相關研究都是基于這一目的溝超前考慮。隨著科學技術的進步及相關技術的發履，這些研究結果必將不斷修正，以更好地為實際工作服務。