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檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)過(guò)程中的系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)

2015-06-21 01:17:40劉淑新
關(guān)鍵詞:檔案管理信息管理

劉淑新

檔案數(shù)字化與傳統(tǒng)檔案相比最人的區(qū)別在于載體形式的變化,傳統(tǒng)的檔案多以紙質(zhì)材料為載體,而檔案數(shù)字化則多以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為載體。隨著我國(guó)信息化社會(huì)的不斷深入,傳統(tǒng)檔案管理工作逐步被檔案數(shù)字化管理所代替,如何提高檔案數(shù)字化管理工作的效率也成了企事業(yè)單位發(fā)展中的一項(xiàng)重要工作。只有做好檔案數(shù)字化管理工作,才能夠能檔案信息充分利用起來(lái),從而更好地推動(dòng)企事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。檔案安全歷來(lái)就包括實(shí)體安全和信息安全,檔案信息安全正迎來(lái)大數(shù)據(jù)時(shí)代和云計(jì)算環(huán)境下的新風(fēng)險(xiǎn)、新挑戰(zhàn)。新環(huán)境下的信息安全盡管與以往的信息安全有著歷史的邏輯承續(xù),但形成了一些新的特點(diǎn),其風(fēng)險(xiǎn)鏈、風(fēng)險(xiǎn)域和風(fēng)險(xiǎn)度都有了諸多新變化,呈現(xiàn)出隱蔽的關(guān)聯(lián)性、集群的風(fēng)險(xiǎn)性、泛在的模糊性、跨域的滲透性以及交義的復(fù)雜性等特點(diǎn),需要加強(qiáng)研究。在深入研究之前,需要厘清相關(guān)概念:云計(jì)算是你在做的事,而大數(shù)據(jù)是你擁有的東西。一言以蔽之,大數(shù)據(jù)是在云計(jì)算基礎(chǔ)架構(gòu)之上的應(yīng)用形式。由于大數(shù)據(jù)平臺(tái)基本上由基礎(chǔ)層、管理層、分析層和應(yīng)用層架構(gòu)而成,在檔案管理的工作實(shí)踐中,對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的管理勢(shì)必對(duì)應(yīng)檔案信息的收集、管理、利用等方面?!按髷?shù)據(jù)”概念的引入,使檔案工作從內(nèi)容到范圍、形式都與固有觀念有所不同。

1. 檔案數(shù)字化及其應(yīng)用現(xiàn)狀

1.1 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)是檔案數(shù)字化管理工作開(kāi)展的平臺(tái),如果缺少了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)作為支撐,那么檔案數(shù)字化管理也就無(wú)從談起。近年來(lái),我國(guó)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展可以說(shuō)已經(jīng)非常成熟了,兒乎所有的企事業(yè)單位都實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化辦公和電算化業(yè)務(wù),這些都會(huì)檔案數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。同時(shí),信息產(chǎn)業(yè)技術(shù)的和其他專業(yè)技術(shù)的崛起,也為檔案數(shù)字化管理的有效開(kāi)展提供了便利條件,比如說(shuō)通信技術(shù)、電子技術(shù)等。

1.2 檔案數(shù)字化管理是隨著現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)以及存儲(chǔ)技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的,它是通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)將模擬信號(hào)轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號(hào),具體操作是利用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工,將其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體上并能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過(guò)程,然后利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)其進(jìn)行管理,進(jìn)而形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的數(shù)字化檔案信息庫(kù),最終準(zhǔn)確方便快捷地提供利用,使可以公開(kāi)的檔案信息資源得到共享,以滿足社會(huì)對(duì)檔案利用的需求。與傳統(tǒng)檔案管理相比,檔案數(shù)字化管理具有提高經(jīng)濟(jì)效益、提高辦公效率、增強(qiáng)檔案原件保護(hù)等小可替代的先進(jìn)性,使檔案保存更加便捷、持久、穩(wěn)定,極大地提高了檔案信息利用率,最大限度地實(shí)現(xiàn)了資源共享,因此,社會(huì)對(duì)檔案的數(shù)字化管理接受程度較高。

1.3 檔案數(shù)字化而臨著一系列挑戰(zhàn)。檔案數(shù)字化是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新舉措、新要求,順應(yīng)這一趨勢(shì),許多黨政機(jī)關(guān)及企事業(yè)單位逐步引進(jìn)了辦公自動(dòng)化系統(tǒng),積極推廣、參與檔案數(shù)字化管理,配介檔案管理部門(mén)建立完整的政府公開(kāi)信息數(shù)據(jù)庫(kù),為大家提供了便捷有效的檢索、查詢和服務(wù)。然而,由于職工老齡化嚴(yán)重,計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力普遍較弱,有的思想守舊,仍舊習(xí)慣于傳統(tǒng)紙質(zhì)化辦公;由于黨政機(jī)關(guān)及部分企業(yè)集團(tuán)涉及國(guó)家秘密及商業(yè)機(jī)密較多,部分資料公開(kāi)范圍受?chē)?yán)格控制,加之近年來(lái)網(wǎng)絡(luò)犯罪屢見(jiàn)小鮮,信息女全事故頻發(fā),因此,檔案數(shù)字化在實(shí)際推廣過(guò)程中還而臨著一系列問(wèn)題和挑戰(zhàn)。

2.檔案數(shù)字化應(yīng)用存在的問(wèn)題

2.1 從上世紀(jì)90年代國(guó)內(nèi)最早的檔案管理軟件產(chǎn)生至今,已經(jīng)經(jīng)歷了近20年的發(fā)展。隨著計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展,數(shù)字化檔案管理方式在分布形式上從最初的單機(jī)版(C/S架構(gòu))、到網(wǎng)絡(luò)版(B/S架構(gòu))、直至發(fā)展到最新的面向服務(wù)的數(shù)據(jù)平臺(tái)(CSOA架構(gòu));在功能上則從單一的僅實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)單檔案管理的軟件、到檔案管理軟件與OA系統(tǒng)整合的數(shù)據(jù)庫(kù)、再到現(xiàn)今的將數(shù)字化檔案管理方式滲透到整個(gè)工作流(work flow)的數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)。檔案大數(shù)據(jù)是在檔案方面涉及的資料量規(guī)模巨大到無(wú)法通過(guò)目前主流軟件工具,在合理時(shí)問(wèn)內(nèi)達(dá)到擷取、管理、處理并整理成為幫助企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策更積極目的的信息。[9]因此,檔案信息管理系統(tǒng)的安全在很大程度上決定了檔室信息的安全。

2.2 缺乏檔案數(shù)字化專業(yè)人才。檔案數(shù)字化管理是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的技術(shù)活兒,檔案管理從業(yè)人員小僅要有基本的檔案管理知識(shí),還需要熟練掌握計(jì)算機(jī)掃描、圖形處理、音視頻處理等較高的計(jì)算機(jī)技能,具備較強(qiáng)的信息處理能力。檔案數(shù)字化是一個(gè)新興行業(yè),也是一門(mén)新學(xué)問(wèn),而目前許多單位檔案管理人員并非檔案專業(yè)畢業(yè),屬于“半路出家”型,尤其是廣大基層檔案管理人員,他們中的大部分人既沒(méi)有檔案管理相關(guān)知識(shí),更沒(méi)有接受過(guò)檔案數(shù)字化相關(guān)的專業(yè)培訓(xùn)。仍存在較多女全隱患。山于黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位涉及一些國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密等,雖然有的單位辦公自動(dòng)化程度較高,但是一部分文件資料卻無(wú)法進(jìn)行檔案數(shù)字化處理,使檔案數(shù)字化管理推行受到一定影響。近年來(lái),網(wǎng)絡(luò)信息女全事件頻發(fā),部分機(jī)關(guān)、單位對(duì)檔案數(shù)字化安全性仍有顧慮。

2.3 積極解決檔案數(shù)字化進(jìn)程中存在的難題。檔案數(shù)字化已經(jīng)成為檔案工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容,經(jīng)常會(huì)遇到一些疑難問(wèn)題,比如,數(shù)字化檔案信息的知識(shí)產(chǎn)權(quán)問(wèn)題;數(shù)字化檔案信息的利用方式與女全保密問(wèn)題;數(shù)字化檔案信息的備份與載體壽命問(wèn)題等等。針對(duì)檔案數(shù)字化進(jìn)程中出現(xiàn)的這些疑難問(wèn)題,要積極組織力量開(kāi)展專題研究,尋找解決辦法或方案,確保數(shù)字化工作順利開(kāi)展。同時(shí),還要多請(qǐng)教相關(guān)專家和上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門(mén),并注意在實(shí)踐中積累經(jīng)驗(yàn)。

3. 檔案信息管理系統(tǒng)安全

3.1 檔案大數(shù)據(jù)技術(shù)的戰(zhàn)略意義不在于掌握龐大的數(shù)據(jù)信息,而在于對(duì)這些有較高價(jià)值的飽含歷史意義的數(shù)據(jù)進(jìn)行專業(yè)化處理。如果把大數(shù)據(jù)比作一種產(chǎn)業(yè),那么這種產(chǎn)業(yè)實(shí)現(xiàn)盈利的關(guān)鍵,在于提高對(duì)數(shù)據(jù)的“加工能力”,通過(guò)“加工”實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的“增值”。這種主動(dòng)提供利用的檔案信息不僅僅是提供原始的檔案信息,還應(yīng)該同時(shí)具有內(nèi)容分析、結(jié)果預(yù)測(cè)、輔助決策等功能

3.2 電子檔案安全評(píng)價(jià)方法有許多,但基于電子檔案性質(zhì),其安全風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)價(jià)方法卞要有定量分析法、定性分析法、定量與定性結(jié)合分析法。信息安全評(píng)價(jià)體系的構(gòu)建需遵循科學(xué)性、層次性、全而性、獨(dú)立性、可操作性、動(dòng)態(tài)穩(wěn)定性等原則。

3.3 對(duì)管理制度進(jìn)行不斷完善。制定科學(xué)、合理的管理制度并對(duì)其進(jìn)行不斷完善是確保檔案規(guī)范化、數(shù)字化管理的重要依據(jù)。企業(yè)首要任務(wù)就是對(duì)進(jìn)入檔案館的所有檔案資源進(jìn)行嚴(yán)格控制,確保資源的真實(shí)性和有效性。只有這樣,才能夠使得管理制度的制定有用武之地,并將其作用充分發(fā)揮出來(lái)。對(duì)檔案管理制度的制定,應(yīng)該從4個(gè)方而著手:第一是加強(qiáng)對(duì)工作人員的管理,應(yīng)該包括對(duì)工作人員身份的審查以及工作效果的評(píng)定和獎(jiǎng)懲等;是對(duì)檔案數(shù)據(jù)的管理制度,該項(xiàng)制度不僅要包含管理工作各個(gè)環(huán)節(jié)的工作規(guī)范,而且還要對(duì)數(shù)據(jù)的安全等級(jí)和安全措施等進(jìn)行進(jìn)一步明確;第三是對(duì)檔案管理環(huán)節(jié)的管理制度,該項(xiàng)制度卞要包括

對(duì)檔案的環(huán)境安全進(jìn)行規(guī)定,比如說(shuō)自然災(zāi)害防護(hù)、設(shè)備防護(hù)、技術(shù)防護(hù)等;最后一個(gè)方而則是檔案管理系統(tǒng)的安全管理制度,該制度是確保檔案管理系統(tǒng)的正常安全的運(yùn)行,涉及應(yīng)用系統(tǒng)的操作權(quán)限、操作規(guī)范、操作監(jiān)督和備份升級(jí)等。只有將以上兒個(gè)方而的

結(jié)語(yǔ)

大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案信息安全是主動(dòng)地提供檔案數(shù)據(jù)安全保障,而不是等出現(xiàn)了無(wú)法挽回的損失進(jìn)行補(bǔ)救。目前所有的相關(guān)研究都是基于這一目的溝超前考慮。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步及相關(guān)技術(shù)的發(fā)履,這些研究結(jié)果必將不斷修正,以更好地為實(shí)際工作服務(wù)。

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