信息時代如何做好檔案管理工作

摘要：信息化時代在使傳統檔案管理工作面臨挑戰的同時，也為其帶來了發展的機遇。在信息時代，如何利用網絡信息技術來改善檔案管理工作，成為檔案管理人員需要迫切解決的問題。檔案管理部門需要發揮創新思維，轉變傳統的管理觀念，這樣才能夠使檔案管理工作適應信息時代的發展需求，更好地為社會發展而服務。

關鍵詞：信息時代；網絡信息技術；檔案管理；信息化建設；檔案管理模式 文獻標識碼：A

中圖分類號：G271 文章編號：1009-2374（2015）23-0171-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2015.23.086

網絡信息技術的快速發展標志著信息時代的到來，這使得許多行業及工作都受到巨大影響，檔案管理工作也是其中之一。我國在“十五”期間，將檔案工作列為重點發展的行業，明確指出各級檔案部門需要做好檔案管理的信息化工作，充分利用網絡信息技術來加強檔案管理，使檔案管理工作更加科學化、準確化。本文主要分析了傳統檔案管理模式在信息時代遭受的沖擊，在此基礎上就如何做好檔案管理工作提出幾點意見，使其更好地適應信息時代的發展。

1 傳統檔案管理模式面臨的挑戰

信息時代的到來，使傳統檔案管理工作面臨著嚴峻的挑戰，具體表現在以下三個方面：第一，文件生命周期遭受質疑。傳統檔案信息的主要載體是紙質文件，紙質文件都不可避免地遭受不可抗力的影響，例如火災、水災等都極有可能導致檔案遭受毀壞，再加上沒有備份，這就會給檔案管理工作造成嚴重損失。第二，傳統檔案分類面臨著新的挑戰。傳統檔案分類是特定時代的產物，但是隨著社會的發展，信息量大幅度增長，如果還采用傳統的檔案分類模式，那么將極有可能導致檔案管理工作的混亂，降低檔案管理效率及質量。第三，檔案鑒定方法面臨挑戰。近年來，我國網絡信息技術迅猛發展、檔案文件逐漸增多，電子文件的易改性增加了檔案鑒定的工作量，而檔案鑒定的重要性及迫切性也更為突出。這些問題的出現，都要求完善傳統的檔案鑒定方法來順應信息時代的發展需求。

2 信息時代做好檔案管理工作的新思路

根據上文分析的結果可知，信息時代檔案管理工作存在許多問題，為了解決這些問題，必須要發揮創新思維，在解決實際問題的同時樹立長遠眼光，制定出能促進檔案管理工作長期發展的新措施。筆者認為可以采取以下措施在信息時代做好檔案管理工作：

2.1 轉變傳統觀念，提高檔案管理意識

根據上述分析可知，傳統的檔案管理模式已難以適應信息時代的發展需求，這就要求檔案管理人員轉變傳統的管理理念、強化檔案意識，這也是做好檔案管理工作的重中之重。人才服務中心的全體人員要充分認識到檔案管理在整個單位工作中的基礎性作用，正確認識到檔案的真正價值，這樣才能夠為提高檔案管理水平打下堅實的思想基礎。管理人員不僅要提高思想的重視，更需要在實際工作過程中找準檔案管理工作的重心，增強主動服務意識，為單位及社會提供優質高效的服務。

2.2 創新管理模式，提高檔案管理效率

隨著信息時代的到來，人才市場競爭日益激烈，信息瞬息萬變。在這種形勢下，檔案管理人員要能夠采取多種措施來創新檔案管理模式：第一，需要完善檔案目標管理機制，在此基礎上建立激勵機制，將檔案管理工作與人員的薪酬相掛鉤，以此來充分調動檔案管理人員的工作積極性。第二，需要充分利用現代化的科學管理方法，將網絡信息技術與傳統檔案管理模式結合起來，完善人才服務中心的檔案管理信息系統，以此來實現信息資源的共享。第三，檔案管理人員需要加強自主學習、更新管理知識及技術。相關部門需要定期開展培訓活動，提高檔案管理人員的專業素養及技能水平，借鑒先進的管理經驗及管理模式，使得其能夠熟練地應用計算機信息技術，增強其檔案管理的能力，從而為檔案管理工作的順利開展提供人力資源的保障。第四，隨著現代信息技術在檔案管理工作中的應用與發展，檔案管理人員需要總結經驗教訓，不斷摸索能夠適應信息時代發展的新理論及方法，以提高檔案管理工作

水平。

2.3 建立健全檔案管理工作制度

檔案管理工作是一個動態過程，因而需要不斷收集信息、對檔案加以補充，檔案管理工作也涉及到檔案材料的鑒別、移交、轉遞、分類、登記、借閱及檢查，由此可見，檔案管理工作程序較為繁重，這就需要相關部門及人員完善相關規章制度，并在實際工作中得到貫徹落實，以此來保障人事檔案內容的連續性、完整性、真實性，從而有效避免棄檔、檔案管理混亂、有檔無人等現象的發生。總之，檔案管理人員要能夠嚴格執行檔案管理相關的工作制度，確保管理工作有章可循，這樣有助于促進檔案管理服務理念的實現。與此同時，檔案管理人員還需要處理好檔案保密與公共服務的關系，避免管理漏洞的出現。

2.4 增強檔案管理工作的安全及法制意識

安全是檔案管理工作的靈魂，是檔案管理工作的重點。隨著信息時代的到來，網絡信息技術逐漸應用到各行各業，這在一定程度上為檔案管理工作注入了新鮮的血液，促進了檔案信息化建設水平的提高，使檔案信息在為社會各界提供服務方面取得新的進展。但是，由于信息技術缺乏規章制度的約束、技術維修保障不到位及管理人員自身素質等因素的影響，信息時代的電子化檔案管理工作存在許多安全隱患，具體表現在以下三個方面：第一，電子檔案容易被篡改。目前，檔案管理工作正逐漸步入電子化管理階段，檔案的載體形式逐漸由紙質轉為電子版，由于目前我國對于電子檔案管理工作缺乏規范程序及政策保障，這就導致部分不法人員篡改檔案，這種行為會直接影響到檔案信息的原始性、準確性、真實性及完整性。第二，網絡上的各類病毒也在一定程度上威脅到電子檔案管理安全。計算機網絡雖然能夠使我們的生活更加便捷高效，但是也給工作生活帶來了許多安全隱患，例如，病毒、木馬程序層出不窮，黑客入侵單位或個人網站的現象屢屢出現，不法分子利用網絡技術竊取機密信息、破壞程序，從而導致個人及單位遭受不同程度的損失，雖然技術人員也研發了多種殺毒軟件，但是這樣無法完全做好病毒的查殺工作，這就為電子檔案管理工作帶來了安全隱患。第三，檔案管理人員由于保管工作不到位，導致儲存信息的光盤、磁盤及設備丟失的現象經常發生，這也會影響到檔案的安全管理。

針對上述問題，人才服務中心可以采取以下措施加以解決：第一，需要增強檔案管理人員的安全防范意識，完善安全監察及監督機制，這樣有助于保障檔案內容的真實性與完整性。第二，定期安排計算機網絡維護人員進行檢查、殺毒，及時更新殺毒軟件，以此來避免網絡病毒的入侵。第三，做好檔案信息的備份及維護工作，這樣能夠避免檔案遭受病毒的侵害，保障檔案儲存安全。人才服務中心需要做好檔案管理相關法制政策的宣傳工作，工作人員需要認真學習相關法律法規文件，使工作人員樹立依法治檔的思想觀念、增強工作責任感，一旦發現檔案管理人員存在違犯檔案法的行為，必須要進行嚴肅處理。與此同時，服務中心的工作人員需要提高法制意識，端正工作態度，積極反饋社會公眾對檔案工作的評價，根據各方評價來對檔案管理工作做出相應的調整，提高整合信息的能力，進一步規范檔案信息管理工作。

3 結語

綜上所述，信息時代的到來使檔案管理工作面臨著嚴峻的挑戰，人才服務中心的工作人員需要對檔案管理工作提高重視，增強工作責任心，不斷更新自己的專業知識結構，充分利用先進的信息技術，改變傳統的管理理念，切實做好檔案管理工作，保障檔案管理工作的規范化，使其更好地為社會服務。

參考文獻

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作者簡介：冷艷（1971-），女，供職于隨縣人才交流服務中心，研究方向：大中專畢業生檔察管理。

（責任編輯：王 波）endprint