計算機技術在醫院檔案管理中的靈活運用

摘 要：隨著計算機技術的迅速發展，檔案計算機管理是檔案管理發展的必然趨勢。一些單位逐漸將檔案管理與強大的計算機處理能力相結合，極大地提高了工作效率，節約了人力、物力和財力，在享受方便、快捷、準確的同時，建立起一個金融檔案存儲與檔案信息處理于一體的計算機檔案管理系統。

關鍵詞：計算機；檔案管理；問題建議

醫院檔案工作由過去管理單一的文書檔案逐漸發展到今天的多門類的綜合檔案，檔案載體也從紙質為主變成了更多元化，特別是近幾年來的電子病歷，視頻資料等電子文檔的發展，對醫院檔案管理有了更大的要求，所以說計算機管理醫院檔案十分有必要，也逐漸應用在各大醫院。

1 醫院實行計算機管理的必要性

如果使用計算機進行人員管理，病房分配，以及醫生出診工作，既可以節約時間也可以減少錯誤，在這個飛速發展的時代，計算機應用已經走進人們的生活。應用到每個小康家庭。計算機管理保存的保密性更強，不會失真，成本人工費用低，儲存量大，更好管理，可以用最少的人，做最高效的事情。

可以通過購買編程軟件，可以更好的查詢，檢索所需要的事情，可以細化到每個部門，每個人員，每項醫院服務，檢索速度快，節約時間，而且可以改變人工錄入，安全性低，人為影響因素等錯誤都可以避免。更好地調動每個人的工作熱情，也可以提高工作效率。病人等待的時間也可以變為最小，更方便找到自己所需要。

可以進行更系統的檔案等統計，避免了手工出現的錯誤，人為因素，并且可以節約人工統計進行的時間，提高效率，只需要管理人員統計各類數字，輸入一個指令后，便可以迅速準確的顯示出來，不僅便于管理檔案，還提供了更好的統計分析，和看到每段時間的工作的變化，為分析預測奠定了基礎。

實行計算機管理，便于查找，更直觀。代碼系統采用菜單形式，把各個使用人，使用單位和檔案的編號輸入計算機內，輸入借閱時間，當借閱過期未還，也不需要檔案管理人員一一對比，填寫催還單，計算機便會自動打出催還單子，并且比人工功能更為詳細的寫出超出的時間節約了使用者和管理者的時間，方便管理。

使用計算機管理可以更長久的保存，可以反復調用原件，而且隨時可以利用，也避免了損壞。而人工管理，長時間文字會不清晰，而且隨著人工次次的翻閱，會是原件毀壞，不能更好的延長使用壽命，并且需要的規模的空間進行儲存，計算機管理可以減少空間的使用，更好節約成本。

利用計算機管理可以進行聯網管理，可以更好的實現資源的共享，打破時空界限。利用率也會有所提高。

檔案計算機管理可以使文件保密，使用者需要有密碼等具有保密性的形式才可進入系統。是信息傳輸更加安全可靠，可以有效的避免文件的泄密和丟失。

2 醫院實現計算機管理檔案所存在的問題

使用計算機管理醫院檔案雖然有很多的優勢，但是也存在一些問題和難處。需要我們努力的解決和克服。

1.管理檔案的人員并不十分的了解認識計算機，沒有明確的目標，對醫院檔案使用計算機管理沒有準確的認識，不了解目的，需要達到什么，不能清楚的認識到可以解決的一些問題，只是走一種流程形式，沒有意識到傳統模式轉向計算機模式的必要性。

人員不具備專業的計算機知識，目前的醫院檔案管理系統人員大部分是非專業人員或者是短期的兼職人員，能熟練使用的人并不多，即使懂得一些計算機基礎知識，但對計算機技術的掌握缺乏深度，需要提高檔案管理人員的素質，進行相應的培訓指導。

2.醫院實行計算機檔案管理，有很多技術問題將要面對，難度較大，計算機管理檔案信息是社會的產物，和紙質管理有很多的不同，檔案管理的載體有很多，例如：軟磁盤，磁帶，光盤等，文件種類包括：數據庫文件，字處理文件，圖像文件，表格文件等等，所以實現計算機管理檔案難度較大，使用文件類型難以統一，影響其廣泛的應用和傳播。

3.計算機醫院檔案，應用并不十分廣泛，水平不高，現在實際工作應用所使用的軟件

單一，只可用于檔案的編目和檢索查找，許多工作還需要手動完成，也需要技術人員協作完成，有些時候不僅不會提高工作效率，反而造成了很多不必要的人力，物力，財力的浪費。

4.使用計算機管理醫院檔案的保護難度很大，使用計算機管理醫院檔案的載體一般為硬盤，護提出了更高的要求，需要及時的進行備份和定期分類的儲存。文件的耐久性成為了新的問題，同時還需要進行安全性的鑒定，需要防止計算機病毒，黑客盜走入侵文件，計算機硬件軟件出現故障等問題。

3 醫院檔案實現計算機管理的途徑

1.需要樹立新的檔案信息管理理念，目前大量的非紙質材料成為新的管理主要載體，如磁盤光盤，視頻音效需要科學有效的方法，在新的形勢下，必須采用先進的現代的技術設備，和具有專業計算機管理型技術人才，才可以很容易的適應快速高效的工作環境和檔案管理。檔案管理人員的思想不能只停留在檔案的收，管，存的落后水平上，滿足現狀，停滯不前，必須對檔案管理人員樹立新的檔案管理思想。學習新的檔案管理技術.，認識到計算機管理醫院檔案是發展的趨勢所向。會逐漸取代直至管理。成為主流。

2.實現計算機管理醫院檔案系統，需要建立一支素質優良具有專業水平知識的優秀團隊需要掌握傳統的檔案管理知識和具備較強的計算應用管理技術，需要把傳統和新技術結合，如果不懂得檔案管理的基礎知識就無法理解計算機管理檔案長期保存的必要性，就會努力學習和改變現狀，不能采取必要的技術和相應的管理措施來保存好檔案，如果不學習計算機的相應管理知識，也無法更好的應用管理系統，無法提供更廣泛的技術支持，不能高效有效率的管理。因此醫院可以組織學習參觀，進行相應的培訓指導，考核對比選出更合適于計算機管理醫院檔案系統的優秀人才。檔案管理人員也需要積極進取，努力學習力爭上游，提高自己的技術水平，擁有新知識，更好的管理和操作系統。成為新型管理檔案的領頭人。

3.實計算機管理醫院檔案系統需要良好的外部環境，需要配備計算機，這是最基本硬件設施，同時.還要根據工作需要隨時添加購買新的軟件設施及相應的硬件設備，是計算機功能的開發和檔案資源的更好管理提供條件，只有這樣才能在真正意義上實現計算機管理醫院檔案系統。

4.需要加強檔案業務的規范建設，加強檔案管理人員的基礎工作和相應的配備工作需要從案.卷質量，歸檔要求，歸類要求等等，檔案有序的分類，更高效的查找，保證工作順利標準的進行，如果檔案不完整準確，既便是計算機管理系統十分發達也不能更好地實現管理，因此醫院檔案管理人員在日常管理中要做好檢測復制的工作，錄入文件后記得隨時備份，以便所需，保證信息讀得出，用得上。

5.實行計算機管理系統需要建立好網絡安全思維意識，做好相應的防范工作，使用殺毒軟件，防火墻等工具進行文件的保護，設立文件的登陸密碼，隨時拷貝文件，進行相應的管理，不從盜版的商販，光盤安裝和下載相應的軟件，建立嚴密的網絡安全防范措施，給計算機管理系統一個安全可靠的環境。

參考文獻

[1]蔣美玲，計算機在企業檔案管理中的安全性探討[J].《寧夏電力》2009年增刊

[2]《企業檔案管理辦法》

[3]蘇艷霞，計算機技術在文件與檔案管理中的應用討論[J].（石家莊水利通訊站石家莊050000）

作者簡介

郝崢嶸（1975-），男，漢族，籍貫吉林遼源，遼源市中心醫院，本科，檔案專業。