淺談高校檔案信息化管理現狀及對策研究

摘 要：檔案信息化建設是檔案工作適應信息化發展的必然趨勢，是提升檔案工作為社會服務能力的不可缺少的手段。本文分析了現代高校檔案信息化管理現狀，提出了相應的探究思路與工作對策。

關鍵詞：信息化；檔案管理；對策；信息資源

檔案信息化是指在檔案管理活動中，以數字化建設為核心，應用現代信息技術，對檔案信息資源進行開發、管理和提供利用的過程。20世紀以來，隨著電子計算機的問世和電子信息技術不斷革新和進步，社會發展以電子信息化作為其時代標志，信息化的發展也漸漸融入到高校檔案中，以加快各高校的工作效率。與此同時也引起了高校檔案工作的高度變革。高校檔案信息化管理是時代發展的產物，其發展和產生是必然的。

1 高校檔案信息化管理的必然性

1.1 適應高校檔案劇增的需要

隨著高校規模的擴張以及高校管理體制改革，檔案數量急劇增加，檔案載體類型也由過去單一的紙質檔案發展為圖片、音像、磁盤、光盤、移動硬盤等多種載體檔案，載體信息容量加大，不穩定因素增加。傳統的管理紙質檔案的方法已經很難適應巨量檔案的保管和及時提供利用。檔案數字化錄入并通過信息化平臺提供服務，是適應高校檔案存量劇增的需要，是優化高校檔案管理的必然趨勢。

1.2 提高檔案管理和使用效率的需要

當今時代，人們的時間意識越來越強，許多重大決策的做出需要迅速、準確；各職能部門工作查考要求快速及時；社會廣大公眾要求檔案部門提供及時、準確、全面的信息，這就迫使檔案部門必須盡快改變傳統的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現代化、多功能的服務措施，使檔案館館藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者。

1.3 保護檔案原件的需要

檔案信息化管理是利用信息化的手段將檔案原件掃描到計算機，然后以電子文件的方式分類、管理和保存和提供利用，避免了檔案原件的損壞，大大降低了檔案原件丟失的的風險。

1.4 高校檔案建設自身發展的需要

信息時代的到來，知識和信息越來越成為比資產更重要的資源，以現代通信技術和電子計算機技術引起的信息革命不斷沖擊，推動著信息業的變革和發展。檔案信息化建設要求檔案管理模式從實體管理轉向數字化信息服務的模式。其根本目的是服務于檔案管理現代化。由此可見，檔案信息化建設是適應檔案工作自身發展需要的重要措施。

2 高校檔案信息化管理存在的問題

2.1 信息化管理基礎設施薄弱

檔案的信息化建設，應以完備的硬件設備與相應的軟件為基礎，這也是信息管理工作的基礎性要求。但是就目前來說，我國高校的數字化設備與網絡系統普遍較為落后，雖然各高校均配置了計算機、掃描儀等基礎設備，但大規模的數據庫與網絡管理系統都十分匱乏，檔案網站管理運行和維護與應用軟件的升級工作較為落后，多數檔案管理工作都僅僅涉及日常的簡單管理方面。這一系列的問題，都與信息化時代網絡技術高速發展的要求背道而馳。

2.2 高校檔案管理部門的保密意識較差

在進行檔案日常處理的過程中，常常會遇到不同的保密問題處理不當的情況。究其原因來看，主要是工作人員的保密意識不足和保密措施不到位，導致信息嚴重丟失。高校保存的檔案多是學生、教職工的關鍵信息，安全問題不可忽視。隨著網絡技術的快速發展，部分資料從紙質檔案經電子信息化處理后轉移到互聯網，在提升檔案效率的同時也增加了檔案丟失的危險性。由于一些工作人員對檔案的重要性認識不夠，工作中常會出現泄密，這都在不同程度影響檔案的管理工作效率，增加了工作的難度。

2.3 高校檔案人員的能力有所欠缺

在檔案館現代化建設中，人是最重要的因素，檔案信息化的管理和利用、網絡化的實現和管理都離不開人，各種技術以及軟件和硬件都必須通過檔案人員才能發揮作用。檔案館網絡化建設，對檔案人員提出了更高的要求：不僅要掌握檔案知識，精通傳統的檔案業務，而且必須掌握自動化、網絡化技術。目前高校檔案隊伍整體素質仍普遍較低，館內嚴重缺乏既懂計算機技術、通訊技術、網絡技術，又精通檔案業務的復合型人才，以適應檔案網絡化建設和高校檔案事業發展的需要。

2.4 標準化規范體系需健全

高校的檔案信息化建設，需要有一套規范的標準和規定，它是指導檔案信息化建設的保障。由于我國各地區的社會和經濟發展的不平衡以及各種歷史原因，造成各地區信息化建設發展水平不同。另外，全國各高校所在地的行政主管機關不同，統一性的建設規劃較為缺乏，高校在實際建設工作中存在著較大的隨意性與分散性。標準的不統一直接影響了信息資源的共享，也不利于高校檔案工作的經驗借鑒與相互交流。

3 高校檔案信息化管理的對策

3.1 高校要加大對檔案信息化建設的投入

檔案是一種具有特殊價值的信息資源，高校各級領導應充分認識到其重要性。作為信息資源的重要組成部分，檔案信息資源對經濟社會發展具有重要的、不可替代的作用。學校應予以高度重視，加大人力、財力、物力的投入，要盡力滿足檔案信息化建設所需經費，給予檔案信息化建設提供充足的資金保障，為檔案部門提供良好的工作條件，支持檔案部門的建設和發展。

3.2 培養創新型專業化人才，加強高校檔案管理人員的業務培訓和繼續教育

作為檔案管理工作的主體，檔案管理人員的綜合素質直接影響到檔案管理工作的實際效果。為了適應信息技術的快速發展，高校檔案管理信息化建設需要一批事業心強、具備豐富專業知識、精通業務的復合型人才。這種人才可通過在職學習、脫產培訓和外出進修等各種方式培養。同時，要充分調動檔案管理人員的工作積極性、主動性和創造性，使他們的知識、結構及業務水平適應高校檔案管理信息化建設和發展的需要。

3.3 提高檔案人員的保密意識、完善檔案硬件設施、采取有效防護措施

保證檔案信息的安全性、真實性、完整性是檔案信息化建設的關鍵。但隨著網絡技術的應用，網絡上的一些安全隱患也可能使檔案信息化成為最不安全的檔案保管方式，所以必須要加強高校檔案信息的安全保障。第一，非公開的檔案信息一律不得上網。第二，要保護上網的信息安全，從進口、傳輸、使用三個方面采取安全保密措施，增強安全意識，防止失密、泄密事件的發生。第二，對已有的防護措施，如防火墻技術、殺毒軟件系統、網絡安全檢測、電子身份認證系統、數據加密技術等進行綜合運用，并及時升級。第三，結合存貯介質使用物理隔離和

邏輯隔離等多種安全防范手段，積極采取措施對抗“病毒”和“黑客”等行為，確保檔案的保密和安全。

3.4 制定和完善相關的法律法規

從制度層面上說，政府制定相關的制度和法律法規也是保證高校檔案信息化建設合理合法的一個重要方面，也是保障了高校檔案信息資源的安全和檔案人員的權益。21世紀是科學技術的年代，也是法制的年代。倘若沒有法制的保障，高校檔案信息化建設必將混亂和危機重重，尤其在政務信息公開的背景下，電子文件的真實性和憑證性是電子檔案管理的一個重要方面，制定電子檔案的鑒定定標準以及建立健全電子檔案管理法是不可或缺的。

參考文獻

[1]陳晶 《高校建設》2014年第313期

[2]葛桂珍《科技情報開發與經濟》2005年第5期

[3]馬志波 《教育管理與評價》 2010年第3期

作者簡介

錢小燕（1978-），女，漢，，安徽省本科，研究方向：學生檔案管理利用。