淺論煤礦企業建設時期設備檔案管理存在的問題

李付兵

摘 要：設備檔案是指企業正常生產所耍設備在選型、訂購、安裝、調試、運行、維修和報廢各階段經濟、技術狀況的全面記載，主要包括設備采購相關記錄、設備出廠隨機文件、設備安裝調試記錄、設備運行記錄、設備維修記錄和報廢相關材料等。設備檔案是企業檔案的重要組成部分，也是設備管理工作的重要組成部分。煤礦企業由于設備繁多，設備管理在生產管理中占有舉足輕重的地位，但在設備檔案的管理特別是在煤礦建設過程中確存在許多問題。下面就結合自身工作實際談談煤礦建設時期設備檔案存在的問題及建議。

關鍵詞：煤礦；檔案管理；問題；對策

1 存在的問題

1.1 領導不重視，制度不健全

由于煤礦建設項目工期短，任務重，大部分項目在建設過程中，受領導觀念的限制，普遍都注重設備的安裝進度，認為生產安全抓好就行，而忽視設備檔案的收集與管理不夠重視，特別是檔案收集、整理、歸檔的相關制度都不健全，造成相關管理人員無章可循。

1.2 歸檔范圍不明確，歸檔檔案不完整；

煤礦建設項目在建設過程中，設備采購和安裝項目眾多，而由于設備檔案形成時間較長、資料較多，涉及部門人員廣，又沒有相關制度明確歸檔范圍，相關人員檔案意識不強，責任不清，導致設備檔案歸檔不完整。主要體現設備的采購相關記錄和設備出廠隨機文件大多由供應部門保管，設備安裝調試記錄由安裝部門保管，設備運行記錄由使用部門保管，設備維修記錄又由維修部門保管，沒有一個部門或者一個人要求設備的相關檔案材料統一進行歸檔保管。

1.3 檔案管理人員素質參差不齊

目前，雖說煤礦建設項目在建設時都配備有專職的設備管理員，但這些設備管理員大多都是機電專業的操作人員，大部份是從生產一線從實踐中成長起來的技術人員，他們的文化程度和檔案專業素質還不能適檔案工作的需要，特別是熟悉檔案管理內容的極度匱乏。

2 加強設備檔案管理的建議

2.1 加強宣傳，健全機構

檔案部門要強化服務意識，要加強宣傳，讓各級領導、相關部門知道設備檔案管理的重要性，搞好設備檔案管理工作不僅是檔案部門的事，也是各科室以及相關工作人員的事，做到有領導分管，有部門承辦，其他相關部門承辦，形成有機的設備檔案管理體系。

2.2 加強管理，完善制度

要改變設備檔案管理不規范的現狀，要建立專門的管理制度，強化規范管理。從設備檔案收集、整理等直到移交檔案室統一管理，都要作出明確的規定，防止歸檔不完整。對設備檔案的借閱、利用也要有具體有管理辦法。不但確保有關法規和制度落到實處，還必須制定有效的配套措施，明確責任，依法管理，做到有章可循、有章必依，確保設備檔案及時完整歸檔。

2.3 明確歸檔范圍和責任

設備檔案的歸檔范圍應包括責任者在設備采購過程中形成的各種文件和資料、設備安裝過程中所形成的安裝調試記錄、設備運行過程中的運行記錄、設備出現故障后的維修記錄以及報廢相關資料。只有明確設備檔案歸檔范圍和責任者，才能保證檔案人員和設備管理人員在日常工作中將設備檔案材料收集齊全完整。

2.4 加強隊伍建設，提高專業技能和素質

設備檔案管理人才建設要以鄧小平理論和“三個代表”重要思想為指導，堅持以人為本，緊緊抓住培養、吸引、使用三個環節，大力加強以專業技術人才為主體的檔案人才隊伍建設。堅持科學化、制度化、網絡化，并根據專業，開展專業繼續教育，促使設備檔案管理員拓寬視野，了解所涉及工作領域的現狀及發展動態，提高自身素質，運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進檔案工作，實現單一型向多樣復合型轉變。

由此可見，設備檔案管理領導重視、制度健全、人才隊伍建設和素質培養是必要的，設備管理人員和檔案管理人員的有機結合，并端正態度，不斷學習提高自身素質是搞好設備檔案的基礎。

參考文獻

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