試論信息時代電視臺電子檔案的歸檔與利用

摘 要：計算機的信息技術給廣播電視臺的檔案管理帶來了良好的機遇，同時也使其面臨了一定的挑戰，廣播電視臺需要積極的完善電子化檔案的設施設備，加強對檔案人才的管理，更加完善電子化檔案的管理制度，從而加快檔案數字化、電子化、信息化的進程。

關鍵詞：廣播電視臺；信息化；檔案業務；電子化；數字化；信息化

隨著計算機信息技術日新月異的發展及互聯網的不斷普及，廣播電視臺的檔案管理工作也逐漸進入信息化的發展階段，近些年來取得了跨越式的發展。相應地，傳統的檔案管理模式在保管、成本、效率、便捷等方面已經無法適應信息化的發展要求。因此，在信息時代的大背景下，探索檔案的電子化管理具有重要的現實意義。

1 信息時代電視臺電子檔案管理的現狀

總所周知，電子檔案在管理和使用時具有很大的優越性，但是在真正操作上卻給我們帶來了一些的麻煩。一方面，一些檔案管理工作人員無法擺脫對傳統檔案管理觀念的束縛，在檔案管理工作中存在一定的誤區，而另外一方面對檔案管理制度上以及管理培訓上的創新具有一定的困難。

1.長期以往，對紙質檔案的長期使用中，很多人都始終對紙質文件非常重視，并沒有積極的意識到運用電子檔案的方便與快捷，檔案管理工作人員已經非常熟悉紙質文件的歸檔工作，如果讓他們做有關電子文件的工作他們會存在一定的畏難情緒。電子檔案的管理主要依賴于計算機，一些檔案管理工作者不熟悉計算機，對于他們來說電子文件歸檔工作是非常大的挑戰；

2.檔案工作經過長期的發展已經形成了相對完善的管理制度與工作流程，電子文件歸檔的實行會使原有的運作模式發生轉變，要經過很長一段時間才能得到協調，在對電子檔案的管理過程中，都是需要通過檔案的管理人員在日常對紙質檔案進行復印、掃描、歸檔等日常炒作進行不斷的系統維護以及更新。但是，由于檔案管理工作人員經常會因為一些工作上的失誤以及漏洞導致電子檔案信息被盜或是丟失。

3.紙質檔案與電子檔案相比更加安全。一些資料可能因負責的人缺乏相關知識在網上傳輸時，極易泄密，無法證明電子檔案文件是否來源于某個人或者某個機構，收發件人的身份一時無法確認，互相猜疑；黑客如果對檔案內容進行篡改，電子檔案就會失去其真實性、可靠性，其憑證效力不能發揮，而無法被利用。另外計算機網絡病毒的惡意入侵。網絡病毒種類繁多，任何病毒都可通過多種途徑感染計算機數據，以網絡感染為最多，輕者文件不能正常閱讀，重者檔案系統不能正常工作。

通過上面的介紹我們了解到，電子檔案實行起來存在的困難很多，但是從大局著眼，檔案管理電子化是一種潮流與趨勢，尤其是網絡技術的不斷完善以及光盤穩定性的不斷發展，電子文件管理實行的條件將會越來越成熟。

2 電視臺檔案管理工作中存在的問題

目前信息技術已經得到了快速的發展，這對檔案管理工作產生了至關重要的影響，為電視臺檔案管理工作的發展創造了良好的機遇。但是電視臺檔案管理中始終存在一系列的問題。

1.過于重視節目的制作與拍攝，嚴重忽視了一些檔案資料的保存工作。很多編輯和記者接到工作任務之后只重視怎樣盡快將節目拍攝、制作、播出等任務完成，嚴重忽視了對一些文字和圖像的保存。

2.很多作業人員注重對相關資料的珍藏，但是卻忽視了對相關資料進行歸檔保存。很多記者和編輯因為各種各樣的原因對一些有價值的文字與圖像只注重個人保存，不能按照規定進行上交，嚴重忽視了保存的問題。

3.重視對硬件設施的保存，忽視了對軟件的管理，很多電視臺已經基本配備了檔案硬件設施，但是在資料內容的收藏方面是嚴重欠缺的，在分類整理、保存查詢等方面存在嚴重的缺陷。

4.忽視了對一些資料的開發和利用，

電視臺與社會單位之間的資料很多都是無償使用的，但是在這些資料之中有很多存在較大的開發價值，電視臺可以根據一些資料進行主題定位，通過精心的剪輯完全可以作為新節目播出。

3 電視臺電子檔案管理的幾點認識和體會

電子檔案的管理與傳統的紙質檔案的管理有所不同，不論在形式或載體上都存在很大的差別。電子檔案是將接收到的文件按要求進行分類、編制文號后轉到檔案數據庫或記有歸檔的標識。然后由檔案部門統一管理歸檔。

（一）確定范圍

確定歸檔范圍是歸檔的首要任務，也是保證電子檔案管理的關鍵。凡是依據國家規定、能夠反映實際情況、具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍。將屬于同一種類、同一格式，具有歷史聯系的文件相對集中到一起，便于操作者查詢讀取文件，也便于計算機尋找文件。

（二）電子文件轉換成紙質文件歸檔保存

一是紙張的穩定性高，字跡的顏色、染料也相對穩定，所以，紙質檔案中的數據比電子檔案更加真實；二是紙質文件在提供利用時，不需要依靠任何設備，便可實現調卷、查閱功能；三是紙質文件在完成分類、整理、裝 訂等程序后，便可直接歸檔，相對簡單、便捷，沒有電子檔案關于設備、格式等方面的要求。由于上述原因，因此可以將電子文件轉換成紙質文件歸檔保存，這樣就形成了雙套歸檔的局面，各自發揮其優點、互避缺點。

（三）制定規范

及時收集、積累電子文件，確保不丟失，保證其完整性、準確性、原始性。對于草稿文件，考慮到以后紙質文件逐步數字化，建議對其進行積累、鑒定、歸檔；對于起輔助作用或正式使用的電子文件，應及時收集、整理、歸檔；對于電子文件生成的軟硬件環境和原數據，也應加強管理，一并進行歸檔管理；對于歸檔電子文件格式盡可能的通用、標準；這樣可以大大提高檔案的真實性和可靠性。

（四）選擇載體

紙質文件檔案管理的載體比較穩定安全，而電子文件的載體穩定性差，易損壞，如利用磁帶、磁盤、光盤等，在脫機采集數據的介質移交方式上極其容易造成數據丟失。因此，利用網絡移交較為安全。一是借助計算機信息管理網，開通電子文件歸檔專遞網線。現在大多數單位都已建立了計算機局域網，可以借助本單位的網絡與檔案部門之間開通電子文件歸檔專線，將上網與未上網的具有保存價值的電子文件通過此線傳輸到檔案管理部門。二是選擇電子文件信息的匯集點，由計算機與信息管理部門負責歸檔。為適應現代社會發展的需要，由單位指定一個管理部門負責本單位的數據傳輸、資料鑒定、內容審核、編目整理后，通過網絡傳輸，移交給檔案部門進行保存。以保證電子文件形成部門對其數據的原始性、準備性、真實性負責。通過計算機或網絡收集與管理電子文件，是實施前端控制的有效手段。任何電子文件一經產生，電子文件管理系統就自動進行跟蹤管理，檔案部門可通過網絡對其進行檔案管理和控制，對電子文件的生成、遷移、歸檔、利用等各個階段設置完善的功能管理，對各個環節實施邏輯管理。

4 總結

總之，要積極探索電子檔案獨特的歸檔利用服務功能，拓展服務領域，轉變傳統觀念，延伸服務范圍，創新服務機制，最大限度地開發檔案信息資源。使電子檔案歸檔利用效果得到充分發揮，推動電子檔案建設快速發展。努力實現檔案信息網絡共享。為電子檔案建設云服務開創新局面。

參考文獻

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[2] 周文泓.地方電子文件歸檔管理制度分析——《電子文件的檔與管理規范》本地化研究[J].電子政務，2012（1）：78.

作者簡介

鄧嵐（1982-）女，湖南衡陽，湖南廣播電視臺辦公室，初級職稱。